REQUISITOS LEY ORGANICA DE PROTECCIÓN DE DATOS. 1. Para mandar un correo electrónico.

Transcripción

1 REQUISITOS LEY ORGANICA DE PROTECCIÓN DE DATOS 1. Para mandar un correo electrónico. Es necesario tener previamente la autorización del destinatario, utilizando para ello el anexo Solicitud de consentimiento. En el correo electrónico debe figurar la clausula del Deber de información de correo electrónico/fax, más la cláusula que corresponda según se trate de: Deber de información en comunicaciones o Deber de información en peticiones. La solicitud de consentimiento se archivará en su fichero De forma análoga, la empresa también puede recibir una Solicitud de consentimiento de cualquiera que desee tratar sus datos. 2. Para mandar una circular por correo ordinario u otro medio distinto a correo electrónico. a) Si los datos se recabaron de fuentes accesibles al público, o los ha proporcionado el destinatario: Mandar la circular incluyendo la clausula correspondiente al Deber de información b) Si los datos se han recabado de otras fuentes: Pedir la Solicitud de consentimiento al interesado Y una vez obtenida, se puede mandar la circular incluyendo la clausula correspondiente al Deber de información. 3. Para contratar con un tercero, un determinado servicio (Asesoría fiscal, confección de nóminas, servicios bancarios, etc.) Para cederle los datos personales (por ejemplo de los empleados) debe suscribirse el anexo Contrato de cesión de datos para su tratamiento, cumpliéndose todos los requisitos que figuran en el mismo. El mencionado contrato se archivará en su fichero 4. Cuando los datos sean recogidos verbalmente. Si los datos personales los proporciona el cliente, proveedor, etc.. de forma verbal (estando presente), éste deberá firmar el Deber de información correspondiente, que será archivado en su fichero Si los datos personales los comunica telefónicamente el interesado, la cláusula correspondiente al Deber de información se le debe facilitar en el mismo momento a través del teléfono. En este caso los datos con la clausula comunicada también se archivaran en su fichero 5. Cuando se realice una venta o prestación de servicio a un cliente, mediante un contrato, presupuesto u hoja de encargo. El presupuesto, hoja de encargo o contrato suscrito con el cliente debe contener la clausula Deber de información en servicios facturables El contrato se archivará en su fichero 6. Cuando se contrate un nuevo empleado o colaborador. La contratación de un empleado o colaborador, implica que este firme el anexo relativo al Deber de información y secreto de empleados En el momento de la firma también se le entregará el anexo sobre Funciones y obligaciones del personal, junto a una copia del Documento de Seguridad. Los anexos firmados se archivarán en el fichero correspondiente

2 7. Cuando se reciba de un interesado una solicitud de Acceso o rectificación de sus datos. En la solicitud recibida se comprobará que el interesado acredita su identidad, acompañando fotocopia de su DNI. De no ser así se le contestará reclamándole dicha fotocopia. A continuación se contestará a su petición mediante el anexo Contestación al derecho ejercido indicándole : o El fichero donde están sus datos o El origen o forma en que se recabaron, o La finalidad o uso al que se destina y o Si han sido objeto de algún tratamiento, o cesión a terceros. Si lo que solicita el interesado es su derecho a que rectifiquemos algún extremo de sus datos, procederemos a realizar la rectificación que nos pide y le contestaremos confirmándole que se ha llevado a cabo la modificación solicitada. En cualquier caso, siempre deberemos contestar a la petición del interesado, aunque no tengamos ningún dato suyo. Las solicitudes recibidas junto a la contestación realizada, se archivarán en su correspondiente fichero. De forma análoga a como se ha expuesto, la empresa también puede solicitar su derecho de acceso y/o rectificación ante cualquiera que tenga datos personales suyos. Para ello, deberá cumplimentar el anexo Derecho de acceso o Derecho de rectificación y remitírselo a quien esté tratando sus datos (por ejemplo a su asesor fiscal, asesor laboral, entidad bancaria, etc ) 8. Cuando concedamos una determinada autorización a un empleado. Para cualquier autorización que se le conceda a un empleado en relación al tratamiento de datos personales (siempre que dicho trabajo no esté contemplado en las funciones que tiene asignadas), se cumplimentará el anexo Solicitud de autorización. La autorización siempre será necesaria para sacar de los locales un soporte que contenga datos personales (por ejemplo un ordenador portátil). Las autorizaciones concedidas se archivarán en su correspondiente fichero. 9. Cuando se reciba de un interesado una solicitud de Cancelación de sus datos personales. Cualquier persona puede solicitarnos que cancelemos total o parcialmente sus datos personales. En este caso, se está obligado a realizar la cancelación solicitada y comunicárselo al interesado. La petición recibida, junto a nuestra contestación se archivará en el correspondiente fichero. Si la cancelación es total se procedería lógicamente al borrado de sus datos. De forma análoga, a como se ha expuesto, la empresa también puede solicitar su derecho de cancelación ante cualquiera que tenga datos personales suyos. Para ello, deberá cumplimentar el anexo Derecho de cancelación, y remitírselo a quien esté tratando sus datos (por ejemplo su asesor fiscal, asesor laboral, entidad bancaria, etc..) 10. Cuando se reciba de un interesado una solicitud de Oposición a que se traten sus datos personales. El interesado puede oponerse a que le enviemos circulares, correos electrónicos, o cualquier otro tipo de tratamiento que hagamos con sus datos personales. Bien de forma parcial o total. Cuando se reciba un solicitud en este sentido, deberemos excluir de nuestros ficheros el tratamiento que nos indica el interesado, comunicándole que hemos realizado su petición. Si la oposición es parcial, se hará constar esa exclusión anotándola en el fichero En caso contrario se procedería al borrado de sus datos, pues se trataría de una oposición total. De forma análoga, a como se ha expuesto, la empresa también puede solicitar su derecho de oposición ante cualquiera que tenga datos personales suyos. Para ello, deberá cumplimentar el anexo Derecho de oposición, y remitírselo a quien esté tratando sus datos (por ejemplo su asesor fiscal, asesor laboral, entidad bancaria, etc..) 11. Cuando se produzca el impagado de una deuda a su vencimiento. Cuando la empresa se ponga en contacto con un deudor para reclamarle el importe de una deuda que no ha sido atendida a su vencimiento, deberá incluir en ese requerimiento la clausula que figura en el anexo Deber de información a deudores. Los requerimientos serán archivados en el fichero 12. Cuando se quiera formular una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos. (AEPD) Cuando la empresa ejerza su derecho de acceso, rectificación, oposición o cancelación ante cualquiera que tenga datos personales suyos y no reciba contestación alguna, podrá poner esta circunstancia en conocimiento de la AEPD, remitiéndole para ello el anexo Tutela sobre el derecho. En este caso, será la AEPD la que se dirija a quien debía habernos contestado. Una copia del anexo remitido se archivará en su fichero

3 13. Para nombrar al responsable de. La empresa está obligada a nombrar de forma expresa un responsable de. Para ello debe cumplimentar el anexo Nombramiento del responsable de, debiendo facilitarle también la misma documentación que a cualquier otro empleado y firmando igualmente el anexo Deber de información y secreto de empleados. Para información: central@iscalidad.es Teléfono: Otras comprobaciones que deben realizarse periódicamente. La empresa deberá realizar las siguientes comprobaciones periódicas: Se debe comprobar la veracidad de los datos recabados, realizando un muestreo de los mismos. Según el registro <Plan de revisión de la calidad de los datos> Se debe cancelar los ficheros que han cumplido su finalidad, o bien, bloquearlos. Consultando el informe <Relación de ficheros> Modificando el registro <Gestión de ficheros> Comprobando el informe <Situación/plazo de ficheros> Se debe comprobar la vigencia de las funciones delegadas por el responsable del fichero. Revisando el informe <Delegación de funciones> Se debe comprobar la necesidad de los ficheros temporales que existen. Consultando los ficheros temporales existentes. Modificando el registro <Gestión de ficheros> si ha finalizado su utilidad. Comprobando el informe <Situación/plazo de ficheros> Se debe revisar la situación en la que se encuentran todas las incidencias registradas Anotando las incidencias en el registro <No conformidades> Revisando las no conformidades pendientes. Se debe revisar el cumplimiento de los requisitos definidos en el Documento de Seguridad. Comprobando cada uno de los puntos definidos en el registro <Plan de revisión del Documento de Seguridad> Se debe revisar el personal que tiene autorización para acceder a los ficheros de datos Consultando el informe <Personal con acceso autorizado> Modificando el registro <Gestión de ficheros>, si procede. Se debe controlar todos los soportes que contienen datos de carácter personal. Consultando el informe <Inventario de soportes> Se debe registrar la creación o entrada de ficheros nuevos y salidas de soportes con ficheros Consultando el registro <Gestión de ficheros> Se debe controlar el acceso de cada usuario a su puesto de trabajo, y la privatización del tratamiento de los datos. Consultando los informes <Identificación y autenticación del personal> y <Control de acceso automatizado> Se debe controlar la realización de copias de y restauraciones. Consultando el registro <Plan de realización de copias de > Se debe comprobar el resultado de la auditoria, revisando las posibles no conformidades abiertas. Anual Cumplimentando los registros <Realización de auditoria> e <Informe de auditoria>. Se debe comprobar que está regulado el acceso físico a las dependencias donde se encuentran los ficheros de datos. Consultando la localización y medidas de definidas en el informe <Puestos de trabajo>. Se debe revisar la información almacenada al acceder a ficheros de datos de nivel alto. Consultando el registro <Plan de revisión del registro de accesos>. Se debe revisar los criterios de archivo, almacenamiento y custodia de los ficheros no automatizados. Semestral Consultando el registro <Gestión de ficheros>. Se debe controlar el acceso de los usuarios a ficheros no automatizados. Consultando el registro manual de acceso a ficheros no automatizados.

4 La plataforma web de ISC resuelve todas las obligaciones exigidas por la LOPD, minimizando el trabajo mediante sus procesos automáticos para mantener actualizado su Documento de. Todos los requisitos están contemplados mediante los registros, informes y anexos que contiene. Registros Relación de ficheros/tratamientos Relación de soportes Documentación del sistema Plan de revisión de la calidad de los datos No conformidades Gestión de ficheros Plan de revisión del documento de Plan de realización de copias de Realización de auditoria Informe de auditoria Plan de revisión del registro de acceso Informes Relación de ficheros Situación/plazo de ficheros Niveles de Delegación de funciones Personal con acceso autorizado Identificación y localización de soportes Inventario de soportes Entrada de soportes y datos Salida de soportes y datos Identificación y autenticación del personal Control de acceso automatizado Puestos de trabajo Anexos Solicitud de consentimiento Contrato de cesión de datos para su tratamiento Deber de información en comunicaciones Deber de información en servicios facturables Deber de información y secreto de empleados Deber de información en correo electrónico/fax Deber de información en peticiones Derecho de acceso Solicitud de autorización Contestación al derecho ejercido Tutela sobre el derecho de acceso Derecho de rectificación Derecho de cancelación Tutela sobre el derecho de rectificación Tutela sobre el derecho de cancelación/oposición Derecho de oposición Deber de información a deudores Funciones y obligaciones del personal Nombramiento del responsable de

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