DUDAS FRECUENTES LOPD

Transcripción

1 DUDAS FRECUENTES LOPD 1 Qué son los Datos de Carácter Personal? Se entenderán por datos de carácter personal cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables. Por el contrario, los datos relativos a empresas no se consideran datos de carácter personal. 2 Dónde se regula los Datos de Carácter Personal? Los Datos de Carácter Personal se regulan en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y en el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal. 3 Qué se entiende por Fichero? Se entenderá por fichero todo conjunto organizado de datos independientemente de la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso. 4 Quién es el Responsable del Fichero? El Responsable del fichero es la persona ya sea física o jurídica que decide sobre la finalidad, el contenido y el uso del tratamiento. 5 Qué es la Agencia de Protección de Datos? La Agencia de Protección de Datos es una institución de Derecho público cuya finalidad es velar por el cumplimiento de la normativa relativa a la protección de los datos de carácter personal. 6 Es obligación del Responsables de los Ficheros proceder a su inscripción? La L.O.P.D. exige que previamente a la creación de cualquier fichero se proceda a la inscripción de los Ficheros que se pretendan crear. 7 Dónde se Registran los Ficheros? Los Ficheros deberán inscribirse en el Registro de Ficheros de la Agencia de Protección de Datos habilitado a tal efecto 8 Cómo se notifican los Ficheros? La notificación se llevará a cabo mediante la cumplimentación de un formulario oficial, bien en soporte papel bien en soporte electrónico, y la presentación ante el Registro de dichos formularios. 9 Cuál es el contenido de dichos formularios? La información facilitada en los mismos será la siguiente: a. El tipo de solicitud, datos de la persona que los notifica y dirección a efectos de notificaciones. b. Datos del Responsable del fichero o Tratamiento. c. Datos del Servicio o Unidad al que pueda dirigirse el afectado para ejercitar sus derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación. d. Nombre y descripción del fichero o del tratamiento de ficheros. e. Ubicación de los datos. f. Datos de Encargado del Tratamiento. g. Sistemas de tratamiento o de información. h. Medidas de seguridad. i. Estructura básica y descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el fichero. j. Finalidad del fichero y los usos previstos. k. Procedencia y procedimiento de recogida de los datos. l. Cesiones o comunicaciones de datos. m. Transferencias internacionales. 10 Una vez presentados en el Registro de la Agencia de Protección de Datos los Ficheros cuál es el paso siguiente? Una vez presentado los Ficheros la Agencia de Protección de Datos emitirá resolución por la cual se le notificará la inscripción del fichero y el código de inscripción asignado. 1

2 11 Qué plazo tiene la Agencia de Protección de Datos para emitir las Resoluciones? La Agencia de Protección de Datos deberá emitir las resoluciones aceptando o denegando la inscripción en un plazo no superior a 1 mes. 12 Qué pasa si en el plazo de un mes no recibo la resolución? Si, en el plazo de un mes no recibe la resolución podrá entender estimada su petición y se entenderán inscritos. En su caso, podrá solicitar de la administración documento que acredite dicha inscripción. 13 Se me puede denegar la inscripción? Sí, la Agencia de Protección de Datos puede emitir resolución denegando la inscripción por que exista algún defecto de forma o contenido en la presentación de las solicitudes. O bien, podrá ser requerido para que presente alguna información adicional que justifique cualquier declaración emitida en dicho formulario como por ejemplo: que presente los avisos legales que aparecen en los formularios en el supuesto de transferencia internacional de datos. 14 Puedo subsanar la inscripción? Sí, en la misma resolución denegatoria de la Agencia de Protección de Datos se le notificará el defecto subsanable y el plazo para ello. Normalmente, el plazo para subsanar el defecto será de 10 días. 15 Estoy obligado a notificar cualquier circunstancia que afecte a los ficheros ya notificados? Si, cualquier modificación en cualquiera de los apartados que comprende el formulario o bien, la supresión de los ficheros deberá notificarse a la Agencia de Protección de Datos. 16 Cómo puedo modificar los ficheros? Para la modificación de los ficheros notificados deberá cumplimentar el mismo formulario que se utiliza para la notificación. No obstante, deberá señalar en la primera página como tipo de solicitud el de modificación y presentar cumplimentados la hoja principal, el apartado 1 de la página 1, el apartado 14 de la página 13 y, el apartado que se pretenda modificar. En su caso, en el apartado 14 de la página 13 deberá indicar el código de inscripción del fichero que se pretende modificar y el apartado en concreto que se modifica. 17 Cómo puedo suprimir los ficheros? Para la supresión de los ficheros notificados deberá cumplimentar el mismo formulario que se utiliza para la notificación. No obstante, deberá señalar en la primera página como tipo de solicitud el de supresión de fichero y presentar cumplimentados la hoja principal, el apartado 1 de la página 1 y el apartado 13 de la página 13. En su caso, en el apartado 13 de la página 13 deberá indicar el código de inscripción del fichero que se pretende suprimir, el motivo de la supresión y el destino de los datos con contiene el fichero suprimido. 18 El Responsable del Fichero puede utilizar los Datos de Carácter Personal para cualquier finalidad? No, el Responsable del Fichero deberá destinar la información contenida en los Ficheros para la finalidad determinada, explícita y legítima para la cual fueron recabados no pudiendo utilizar los mismos para otras finalidades. 19 Quién es el Afectado o interesado? El Interesado es la persona física titular de los datos de carácter personal contenidos en el fichero. 20 El interesado tiene derecho a conocer la finalidad del fichero? Sí, el derecho de información es un derecho contemplado en la L.O.P.D. y consiste en la obligación por parte del Responsable del Fichero de informar previamente a la recogida de los datos de las siguientes cuestiones: a. De la existencia de un fichero, de la finalidad y del destinatario de la información. b. Del carácter obligatorio o no de su respuesta en determinadas preguntas del formulario a través del cual se recaban los datos. c. De las consecuencias de la obtención de los datos o de su negativa. d. De la posibilidad de ejercitar los derechos de 2

3 acceso, rectificación, cancelación y oposición. e. De la identidad y dirección del Responsable del Fichero. 21 Cómo se informa al interesado de la finalidad de los datos? En su caso, el Responsable del fichero deberá facilitar la información a la que tiene derecho el interesado mediante un aviso legal que deberá aparecer al pie del formulario o cualquier otro medio a través del cual se recaban los datos. 22 Qué derechos tiene el afectado sobre los datos facilitados? El afectado tendrá siempre y en todo caso el derecho de acceso, rectificación y cancelación de sus datos, así como el derecho de oposición a su tratamiento. 23 En qué consiste el derecho de acceso? El derecho de acceso consiste en la posibilidad que el afectado pueda solicitar y obtener información de sus datos de carácter personal y, a su vez de conocer el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o que se pretendan realizar. 24 Puedo acceder a mis datos en cualquier momento? No, este derecho sólo podrá ejercitarlo a intervalos no inferiores a doce meses salvo que exista un interés legítimo. 25 Cómo puedo ejercitar el derecho de acceso? Deberá dirigir una solicitud al Responsable del Fichero utilizando cualquier medio que garantice la identificación del afectado y la que se haga referencia al fichero que se desea consulta. Junto con la solicitud de acceso deberá acompañar fotocopia del D.N.I. 26 El Responsable del Fichero puede negarme el acceso una vez presentada la solicitud? El Responsable del Fichero deberá resolver la solicitud en el plazo de 1 mes desde la recepción de la solicitud y, podrá en todo caso denegar el acceso amparándose en dos causas: a. Que la solicitud se lleve a cabo por persona diferente del afectado salvo que exista representación. b. Que el derecho de acceso se haya ejercitado en un intervalo inferior a 12 meses salvo que exista un interés legítimo. 27 En el supuesto que el Responsable del Fichero resuelva la petición de forma satisfactoria cuanto tiempo tiene para hacer efectivo el derecho? Una vez resuelto de forma estimatoria deberá permitir el acceso en un plazo de 10 días desde que fue notificada la resolución. 28 Qué debe contener la información facilitada? La información facilitada deberá presentarse de forma legible y deberá contener todos los datos de carácter personal del afectado, el origen de los datos, los cesionarios y los usos y finalidad concreta para los que fueron recabados. 29 En qué consiste el derecho de rectificación y cancelación? El derecho de rectificación y cancelación de los datos consiste en la facultad del afectado de solicitar que se modifiquen los datos contenidos en el fichero por que no se ajustan a la realidad o bien se cancelen y en consecuencia el Responsable del Fichero deberá proceder a la eliminación de los datos del afectado de los ficheros. 30 Cómo puedo ejercitar el derecho de rectificación? Deberá dirigir una solicitud al Responsable del Fichero en la cual se indique el dato que es erróneo y la corrección que debe hacerse aportando en todo caso documentación acreditativa de la rectificación. Asimismo, para ejercitar este derecho, el interesado deberá acreditar y previamente su identidad. 3

4 31 Cómo puedo ejercitar el derecho de cancelación? Deberá dirigir una solicitud al Responsable del Fichero en la cual se indicará la decisión de revocar el consentimiento otorgado en un primer momento para que sus datos aparezcan en dicha base de datos. Para ejercitar este derecho, el interesado deberá acreditar y previamente su identidad. 32 En qué tiempo debe hacer efectivo el derecho de cancelación y rectificación el Responsable del Fichero? El Responsable del Fichero deberá hacer efectivo el derecho de rectificación y cancelación en el plazo de los 10 días siguientes al de la recepción de la solicitud. 33 Me puede negar en algún momento el derecho de cancelación? Sí, el derecho de cancelación no procederá en las circunstancias siguientes: a. Que la cancelación de los datos pueda causar un perjuicio a los intereses del afectado. b. Que exista una obligación legal de conservarlos. 34 Qué consecuencias comporta la cancelación? La cancelación comporta el borrado físico de los datos no siendo suficiente mantener otro fichero alternativo con las bajas solicitadas. 35 Qué pasa si no es posible la extinción física de los datos? En el supuesto que no fuera posible el borrado físico de los datos por cuestiones técnicas, de procedimiento o de soporte utilizado deberá procederse al bloqueo de los datos salvo que estos hubieran sido obtenidos de forma ilícita, en su caso, deberá destruirse el soporte utilizado. 36 En qué consiste el derecho de oposición? El derecho de oposición sólo es ejercitable en el supuesto que los datos de carácter personal hubieran sido recogidos sin el consentimiento del afectado por que el mismo no fuera necesario. En su caso, el derecho de oposición permite al afectado oponerse a su tratamiento siempre y cuando existan motivos fundados para ello. 37 En qué supuestos no es necesario el consentimiento del afectado para el tratamiento de los datos? No será necesario el consentimiento del afectado para el tratamiento de sus datos en los supuestos siguientes: a. Cuando los datos de carácter personal se recojan para el ejercicio de las funciones propias de las Administraciones públicas en el ámbito de sus competencias; b. Cuando se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación de negocios, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento; c. Cuando el tratamiento de los datos tenga por finalidad proteger un interés vital del interesado d. Cuando los datos figuren en fuentes accesibles al público y su tratamiento sea necesario para la satisfacción del interés legítimo perseguido por el responsable del fichero o por el del tercero a quien se comuniquen los datos, siempre que no se vulneren los derechos y libertades fundamentales del interesado. 38 Cuáles son las consecuencias del ejercicio del derecho de oposición? Nacerá la obligación por parte del Responsable del Fichero de excluir del fichero los datos del afectado no pudiendo ser objeto de tratamiento. 39 El Registro de la Agencia de Protección de Datos es un registro público? Sí, cualquier persona puede acudir al Registro de la Agencia de Protección de Datos y solicitar de forma gratuita información sobre la existencia de tratamientos de datos de carácter personal, sus finalidades y la identidad de los Responsables del Fichero. 40 Qué tengo que hacer si me niegan mis derechos? Deberá presentar una reclamación ante la Agencia de Protección de Datos en la que manifieste con claridad el contenido de su reclamación y los preceptos de la L.O.P.D. que entiende vulnerados. 4

5 41 Cuál es el plazo que tiene la Agencia de Protección de Datos para resolver? La Agencia de Protección de Datos deberá resolver expresamente en un plazo máximo de seis meses. 42 Qué recursos caben ante la resolución de la Agencia de Protección de Datos? Cabrá siempre y en todo caso un recurso contencioso-administrativo dado que la resolución de la Agencia de Protección de Datos pone fin a la vía administrativa. 43 Tengo derecho a exigir una indemnización? Sí, si el afectado considera que el incumplimiento de cualquiera de los preceptos de la L.O.P.D. le han producido un perjuicio podrá exigir una indemnización. 44 Cómo puedo ejercitar este derecho? En todo caso, para poder ejercitar este derecho será necesario acudir a los Tribunales ordinarios. 45 Qué otras obligaciones tiene el Responsable del Fichero? A parte de la notificación de los ficheros el Responsable de los Ficheros deberá adoptar las medidas de seguridad de índole técnicas y organizativas suficientes con la finalidad de garantizar la seguridad de los datos e impedir con ello cualquier acceso, alteración, pérdida o tratamiento no autorizado. 46 Cómo se materializa dicha obligación? En su caso, el titular de los ficheros deberá elaborar un Documento de Seguridad en el que se contemplen todas las medias de seguridad aplicables al tratamiento de los datos. 47 Debo registrar dicho Documento de Seguridad al igual que los Ficheros? No será necesaria la presentación ni registro del Documento de Seguridad bastará con que el Responsable del Fichero disponga de uno y sea presentado ante la autoridad que lo requiera. 5