Caso de Estudio: Implementación de un Software de Administración de Viajes

Transcripción

1 Caso de Estudio: Implementación de un Software de Administración de Viajes

2 Qué es un Software de Administración de Viajes?

3 Cómo Funciona? HERRAMIENTA ONLINE POLÍTICA CORPORATIVA DE VIAJES AGENCIA DE VIAJES AUTO- RESERVA AUTORIZADOR CONTROL DE CALIDAD REPORTES EMISIÓN ARC / BSP FRONT-OFFICE MID-OFFICE BACK-OFFICE

4 Cómo es la Distribución? PROVEEDOR TECNOLÓGICO TMC AGENCIA DE VIAJES CORPORACIÓN

5 Proceso de Implementación

6 Evaluación Preliminar Razones del cambio Alcance Entorno Modalidad

7 Análisis del Programa Perfil de los viajes Perfil de los viajeros Proceso Actual de solicitud y reservación

8 Selección de Herramienta (RFP) Selección de Proveedores Herramientas en el mercado (proveedores directos) Herramientas ofrecida por TMC Aspectos a evaluar Funcionalidad Costos

9 Selección de Herramienta (RFP) Cuestionario Presentación Oral (Demo) Evaluación de Propuesta Económica Selección Final

10 Selección de Herramienta (RFP) Cuestionario Orientado a responder aspectos técnicos de funcionalidad del proceso de reservación, seguridad, soporte, reportes, capacitación de acuerdo al perfil del Programa de Viajes de la empresa

11 Selección de Herramienta (RFP) Áreas de Consulta Soporte Administrativo, Nivel de Servicio durante el proceso Integración con Proceso de Administración de Viajes actual Niveles de Seguridad Plan de Contingencia Administración del Sitio Reservación Aerolíneas Reservación Hoteles y Servicios de Acomodación Reservación Transporte terrestre Grupos y Reuniones Proceso de Reservación y Fulfillment Tecnología y Soporte Servicios para Dispositivos Móviles Capacitación y Educación Reportes Módulo de gastos de viajes (viáticos)

12 Selección de Herramienta (RFP) Presentación Oral Presentación de la Herramienta (Demo) Preguntas Adicionales sobre Funcionalidad Casos Particulares Orientadas a evaluar la funcionalidad y versatilidad de la Herramienta

13 Selección de Herramienta (RFP) Evaluación de la Propuesta Económica Análisis Financiero de propuestas Simulación en base a perfil del programa y volumen del período anterior Negociación (contra-propuesta)

14 Selección de Herramienta (RFP) Selección Final Revisión y firma de Contrato Diseño del Plan de Trabajo Cronograma

15 Implementación Tecnológica

16 Implementación Tecnológica Conformación del Equipo

17 Implementación Tecnológica Incorporación de Data Construcción del Site Pruebas del Proveedor Pruebas del Cliente Pre Lanzamiento Post Lanzamiento 4 semanas 1 semana 1 semana 1 semana 1 semana

18 Implementación Tecnológica Incorporación de Data Construcción del Site Pruebas del Proveedor Pruebas del Cliente Pre Lanzamiento Post Lanzamiento ERP Interfase

19 Implementación Tecnológica Incorporación de Data Construcción del Site

20 Implementación Tecnológica Incorporación de Data Construcción del Site

21 Implementación Tecnológica Pruebas del Proveedor Pruebas del Cliente

22 Implementación Tecnológica Pre- Lanzamiento Post- Lanzamiento Se realizan las modificaciones en base a las pruebas realizadas por el cliente Ajustes del Proceso Servicio postventa con el equipo conformado del proveedor

23 Programa de Adopción

24 Programa de Adopción Estrategia Identificación de potenciales aliados Identificación de potenciales detractores Plan de Trabajo Capacitación Por funcionalidad Por áreas Por niveles de jerarquía

25 Programa de Adopción Estrategia Plan de Trabajo Seguimiento y evaluación de la adopción Metas de niveles de adopción Elegibilidad online Análisis de desviaciones

26 Programa de Adopción Mes A Monto total de compra de boletos de avión B Número total de reservas efectuadas en el mes C Número total de viajes NO elegibles a ser reservados en la Herramienta D = B - C Número total de viajes SI elegibles a ser reservados en la Herramienta E Número total de reservas efectuadas a través de la Herramienta F = E / D % Adopción mensual de la Herramienta Ene % Feb % Mar % Abr % May % Jun % Jul % Ago % Sep % Oct % Nov % Dic % Total Hoja de Evaluación de Nivel de Adopción %

27 Quienes son tus aliados estratégicos?

28 Análisis de aliados estratégicos Stakeholder Puesto Influencia (1-5) Desfavorable Neutral Favorable Nombre Stakeholder Puesto en la organización Califica el nivel de influencia del individuo en la Org [1=No/Poca Influencia; 5=Alta Influencia] Coloca una "x" en la casilla que más se adecue al nivel de apoyo del individuo al programa de viajes. Joe Smith Director de Finanzas 5 -- Tiene un alto grado de influencia. X Susan Johnson Director de Recursos Humanos 4 -- Fortaleza en relaciones. X Bill Jones Director General 5 -- Tiene un alto grado de influencia. X

29 Principales aliados estratégicos Viajero de negocios. Líder de Finanzas. Líder de Recursos Humanos. Líder de Compras. Líder de Servicios Compartidos.

30 Viajero de negocios Qué es lo que le importa? Reducción de tiempo de gestión en la compra de viajes. Calidad en el servicio. Seguridad. Beneficios. Bienestar durante sus viajes.

31 Líder de Finanzas Qué es lo que le importa? Ahorros. $$$ Maximización de recursos. Controles.

32 Líder de Recursos Humanos Qué es lo que le importa? Bienestar de los empleados. Seguridad. Beneficios adicionales.

33 Líder de Compras Qué es lo que le importa? Proveeduría estratégica. Cumplimiento de políticas. Asegurar el proceso de compra.

34 Cierre del proyecto Lecciones aprendidas

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