Objetivo: Alcance: Referencias normativas:

Transcripción

1 MOM & PRO SOLUCIONES SAS EN CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES LEGALES QUE RIGEN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, CONSAGRADAS EN LA LEY 1581 DE 2012 Y EN EL DECRETO 1377 DE 2013, ADOPTA EL PRESENTE MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. Objetivo: Desarrollar un manual interno, que permita dar cumplimiento al derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos. Lo anterior, en aplicación de la Ley 1581 del 2012 y el Decreto 1377 de 2013, respecto de las bases de datos que manejará MOM&PRO SOLUCIONES SAS, identificado con Nit No en desarrollo de su actividad. Alcance: Este procedimiento será aplicable a la elaboración y manejo de las bases de datos que maneje MOM&PRO SOLUCIONES SAS, respecto de las cuales se recopile información de personas naturales para la búsqueda de empleos de tiempo parcial, con horarios flexibles o trabajos desde la casa o cualquier tipo de iniciativa que genere un mayor equilibrio entre el trabajo y la maternidad. Referencias normativas: Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta la Ley 1581 de Demás disposiciones normativas que resulten aplicables. Definiciones: Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

2 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. Fuente de la Información: Es la persona, entidad u organización que recibe, conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez entregará al usuario final; por ejemplo, los bancos. Operador de información: Es la persona, entidad u organización que recibe la fuente de datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la Ley Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

3 Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o la fuente, o directamente por el titular de la información. Responsabilidad: MOM&PRO SOLUCIONES SAS, en su calidad de usuario y responsable de tratamiento de la información, es responsable de dar cumplimiento a las disposiciones dispuestas por las autoridades en materia de protección de datos personales. Conforme a ello, se designará un procedimiento específico, según el cual se atiendan las solicitudes de consulta, rectificación, actualización o supresión de datos por parte del titular o de quien actúe legalmente en su nombre. Descripción: I. Procedimiento para dar cumplimiento a los deberes de MOM&PRO SOLUCIONES SAS en materia de protección de datos personales. 1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 2. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. 3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados. 6. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

4 7. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 10. Informar a través de su página web los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos. 11. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. A. Autorización del titular Sin importar el medio por el cual sea recogida la información, debe obtenerse la autorización de su titular para el uso de la misma, aclarando el fin con el cual se recolecta en una base de datos de la organización. En tal sentido, los aspirantes a empleos, deberán otorgar autorización expresa a MOM&PRO SOLUCIONES SAS, para la circulación de sus hojas de vida y sus respectivos soportes, con empresas de carácter nacional. Si la información es recogida mediante un formulario o un documento físico, debe anunciarse al titular que sus datos serán recolectados y tratados en una base de datos de la empresa, aclarando el fin de dicha acción. El formulario o la autorización en un documento independiente, adicional al formato de recolección de datos, deberá señalar lo siguiente: Le informamos que, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, los datos de carácter personal que se obtengan por medio de este documento serán recogidos en una base de datos, con la finalidad de hacer una intermediación de las hojas de vida de los aspirantes a empleos y empresas de carácter nacional; a fin de lograr la consecución de empleos con horarios flexibles, empleos de tiempo parcial o empleos ejecutados desde la casa para cada aspirante. Los datos de cada aspirante también podrán ser utilizados para fines de mercadeo e investigación. Los datos personales de cada aspirante y sus respectivos soportes, serán transferidos a cada empresa, durante un término razonable para el

5 conocimiento y aceptación de las mismas por parte de las mismas. La base de datos que conserva y administra MOM&PRO SOLUCIONES SAS se encuentra bajo la responsabilidad del área de gestión de usuarias, con correo electrónico usuarias@momandpro.com, dirección Carrera 50 # , Teléfono La base de datos cuenta con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos. Si desea hacer cualquier consulta, rectificación, actualización o supresión de sus datos o ejercer cualquier derecho señalado en la Ley 1581 de 2012, diríjase al área responsable antes indicado o escribamos al correo electrónico usuarias@momandpro.com. Consiento y autorizo que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en la presente autorización. Consiento y autorizo a MOM&PRO SOLUCIONES SAS para la transferencia de la información a las empresas correspondientes. Manifiesto la veracidad de la información otorgada a MOM&PRO SOLUCIONES SAS, la cual incluye hojas de vida, soportes e información de datos personales. Consiento que el otorgamiento de la información a MOM&PRO SOLUCIONES SAS, no genera una oferta de empleo o la efectiva consecución de un empleo Autorizo sea enviada información sobre ofertas laborales a mi correo electrónico e información de interés de la comunidad MOM&PRO Autorizo sea enviada información de interés por parte de los aliados a mi correo electrónico. FIRMA, NOMBRE Y FECHA. De las autorizaciones otorgadas por los titulares de la información, MOM&PRO SOLUCIONES SAS guardará copia de las mismas el tiempo que estime conveniente, siendo el lapso mínimo el correspondiente al tiempo en el que la información sea susceptible de tratamiento dentro de la empresa o el término acordado con cada aspirante.

6 B. Respuesta a consultas, solicitudes y reclamos. MOM&PRO pone a disposición de los titulares de la información los siguientes canales de atención: a. Las consultas y reclamos que no impliquen la revelación de datos personales específicos podrán ser presentadas a través de los siguientes canales: Por correo físico a la carrera 50 # Por medio telefónico a la línea Por medio de correo electrónico a la siguiente dirección: usuarias@momandpro.com b. Las peticiones, consultas y reclamos que sí impliquen la revelación de datos personales específicos podrán ser presentadas a través de los siguientes canales: Por correo físico a la carrera 50 # Por medio telefónico a la línea Por medio de correo electrónico a la siguiente dirección: usuarias@momandpro.com c. Por medio telefónico a la línea En este caso, el solicitante deberá acreditar plenamente su identidad. MOM&PRO se reserva la facultad de responder las consultas, solicitudes y reclamos formulados por vía telefónica cuando, en su criterio, el solicitante no haya sido identificado plenamente o cuando le asistan dudas relativas a la legitimidad que le asiste para proceder a la revelación de los datos personales solicitados a través de dicho canal de comunicación. MOM&PRO designará el área o la persona encargada de atender dichas consultas, solicitudes o reclamos en el tiempo especificado por la Ley. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta

7 de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. C. Transferencia de datos La transferencia de datos al operador de la información, se hará hacia la persona designada por cada aliado (operador de la información), quien recibirá por parte de Mom&Pro el usuario y la contraseña, por medio de la cual podrá acceder a la información de las candidatas de su interés. La carga de los datos a cada cuenta de cada aliado estará a cargo del área de gestión de usuarias de Mom&Pro. En dado caso de presentarse algún cambio acerca de la persona encargada de recibir la información por parte de las empresas aliadas, deberá ser comunicado a MOM&PRO, para recibir una nueva contraseña para el acceso a la información. La presente Política de tratamiento de la información, rige a partir de su promulgación y estará vigente durante la vigencia de la base de datos existentes en MOM&PRO.