PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA EL TRATAMIENTO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO MUNICIPAL.

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1 ÁREA DE GOBIERNO DE CULTURA, TURISMO Y DEPORTES DELEGACIÓN DE ÁREA DE CULTURA Y EDUCACIÓN SECCIÓN ARCHIVO Y BIBLIOTECAS ACG/mrs Asunto: Contrato de Servicio Gestión Documental 2014 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA EL TRATAMIENTO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO MUNICIPAL. 1.- OBJETO El objeto del presente documento es establecer los requerimientos técnicos para la prestación de los servicios necesarios por parte de una empresa especializada en la gestión y organización de documentos del siglo XX custodiados en el Archivo Municipal que necesitan de un tratamiento documental integral, consistente en las siguientes fases: Identificación, clasificación, ordenación de series documentales, reagrupación de unidades documentales, descripción automatizada de las mismas por medio del software utilizado en el archivo, y el tratamiento físico de cada unidad documental. 2.- MARCO JURÍDICO Por la simple presentación de la oferta, se entenderá que los licitados muestran su expresa sumisión a la Legislación de Contratos del Sector Público y a los Pliegos de Cláusulas Administrativas y de Prescripciones Técnicas. Legislación en materia de Archivos aplicable a este contrato: Ley 3/1984, 9 de enero, de Archivos. Ley 1/1991, 3 de julio, de Patrimonio Histórico de Andalucía. Ley 30/1992, 26 de noviembre, Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Art. 37. Derecho de Acceso a Archivos y Registros. Decreto 73/1994, 3 de marzo, Reglamento de Organización y Desarrollo de la Ley 3/1984, 9 de enero, de Archivos. Decreto 97/2000, 6 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, 9 de enero, de Archivos. Ley 11/ 2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Ley 7/2011 de 3 de noviembre de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía. Ley 6/2013 de 22 de octubre por la que se modifica la Ley 7/2011 de 3 de Noviembre. 1

2 Legislación general aplicable a este contrato: Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, por el que se desarrolla parcialmente la Ley de Contratos del Sector Público. Real Decreto 1098/2001, de 12 de Octubre, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Publicas, en lo no derogado por el Real Decreto anterior. Ley Reguladora de Bases de Régimen Local 7/1985, de 2 de Abril, modificada por la Ley de Modernización del Gobierno Local 57/2003. Real Decreto Legislativo 781/1986, de 18 de Abril, que aprueba el Texto Refundido de las Disposiciones Legales Vigentes en materia de Régimen Local. Supletoriamente, las demás normas de Derecho Administrativo, y en su defecto, serán de aplicación las normas de Derecho Privado. 3.- DESCRIPCIÓN TÉCNICA DEL SERVICIO Las operaciones y tareas en las que consiste la organización documental son las siguientes: Separación de los documentos de archivo de la documentación de apoyo informativo. Comprobación de que los expedientes están debidamente organizados y ordenados según los sistemas previstos para cada tipo de expediente. Identificación de las series documentales objeto del tratamiento archivístico. Clasificación de las series documentales. Ordenación de las series según criterio establecido. Formación de las unidades documentales que constituyen cada una de las series documentales. Descripción automatizada de las unidades documentales, utilizando el software implantado en el archivo. Enlazar la descripción de las unidades documentales más significativas con el objeto multimedia resultante de la digitalización efectuada. Separación física en carpetillas individualizadas de los documentos que forman la unidad documental. Signaturado de carpetillas e introducción de estas en cajas de archivo. El nº de expedientes a introducir en cada caja dependerá del grosor de los mismos, procurando que no quede ni excesivamente llena, ya que dificultaría su cierre, ni demasiado vacía ya que provocaría la deformación de los documentos. Traslado de las cajas de archivo y su colocación en los depósitos. Memoria de los trabajos realizados. 2

3 4.- EQUIPO DE TRABAJO 4.1 Recursos previstos A continuación se expresan los recursos que se estiman necesarios para llevar a cabo las tareas objeto del contrato CATEGORÍA Coordinador 1 Documentalistas 2 Nº DE RECURSOS Nº de recursos es el número de efectivos que trabajará de forma habitual. Las ofertas incluirán un equipo de trabajo limitado en su número al de los recursos especificados. 4.2 Integrantes del equipo de trabajo Tanto para la categoría de Coordinador como para la de Documentalistas se requiere que el personal tenga la suficiente cualificación especifica : titulados medios o superiores en el Área de Humanidades o Ciencias sociales con conocimientos en gestión documental. Experiencia mínima de 3 años en gestión y organización de archivos. Experiencia mínima de 2 años en el tratamiento documental e identificación de series en archivos municipales. Así mismo conocimientos demostrables, mediante certificado, en el uso de la aplicación de gestión de archivos Albalá, aplicación implantada en el Archivo Municipal de Almería. 4.3 Jornada laboral y lugar de realización de los trabajos Los trabajos a realizar por el equipo de documentalistas, se realizará en las dependencias del Archivo municipal. La jornada de trabajo será de lunes a viernes con horario de 8:00 a 15: Seguimiento y control del proyecto Los trabajos a realizar por el Coordinador serán de seguimiento continuo de la evolución del proyecto y llevar a cabo todas las revisiones técnicas oportunas para la correcta calidad de la documentación a entregar. Se mantendrán reuniones periódicas de seguimiento con el responsable del Archivo Municipal. 5. SOLVENCIA TÉCNICA. La solvencia técnica de los empresarios se acreditará por los siguientes medios (artículo 78 RDL 3/2011): 3

4 a) Una relación de los principales servicios o trabajos realizados en los últimos tres años que incluya importe, fechas y el destinatario, público o privado, de los mismos. Los servicios o trabajos efectuados se acreditarán mediante certificados expedidos o visados por el órgano competente, cuando el destinatario sea una entidad del sector público; cuando el destinatario sea un sujeto privado, mediante un certificado expedido por éste o, a falta de este certificado, mediante una declaración del empresario; en su caso, estos certificados serán comunicados directamente al órgano de contratación por la autoridad competente. b) Indicación del personal técnico o de las unidades técnicas, integradas o no en la empresa, participantes en el contrato, especialmente aquellos encargados del control de calidad. c) Las titulaciones académicas y profesionales del empresario y del personal directivo de la empresa y, en particular, del personal responsable de la ejecución del contrato. d) Presentación de un Plan de Control de Calidad, en el que se refleje la aplicación de las normas de descripción archivística ISAD (G) e ISAAR (CPF) en la descripción documental, definición y descripción de los procesos de control y seguimiento que aseguren la calidad de los trabajos. 6.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Con independencia de lo estipulado anteriormente, en los trabajos objeto de este contrato el adjudicatario del servicio aceptará el cumplimiento de la normativa, pautas y especificaciones técnicas derivadas de la dirección y supervisión del Archivo Municipal del Ayuntamiento de Almería, de acuerdo con los manuales y la legislación archivística básica que los técnicos del proyecto determinen. Serán obligaciones del contratista: Imprescindible la utilización del software ALBALÁ para la descripción documental. Aportación de las licencias necesarias para el uso del programa de gestión documental ALBALÁ que garanticen el trabajo del equipo y el seguimiento y control de calidad de los trabajos realizados (mínimo 3 licencias para poder cubrir el número de recursos) En el caso de que la versión de la aplicación informática, con la que se gestiona el archivo, fuese actualizada durante la ejecución del contrato, la formación necesaria que deberá recibir el equipo de trabajo correrá a cuenta del adjudicatario que tendrá que asumir los costes derivados de la misma. Estar en posesión de un certificado de calidad (ISO 9001:2008) 7.- PRECIO El precio estimativo del coste del contrato no deberá superar en ningún caso la cantidad de VEINTICUATRO MIL SETECIENTOS NOVENTA Y TRES EUROS CON TREINTA Y NUEVE CÉNTIMOS (24.793,39 ), IVA excluido, ascendiendo éste (21%) a la cantidad de CINCO MIL DOSCIENTOS SEIS EUROS CON SESENTA Y UN CÉNTIMOS (5.206,61 ), totalizando un importe de TREINTA MIL EUROS (30.000,00 ), IVA incluido.

5 El precio del presente contrato ha sido formulado en términos de precios unitarios, atendiendo a los precios generales del mercado y al siguiente detalle: aproximadamente 13,00 la hora de trabajo técnico, con una duración mínima de 6 meses, siendo el horario establecido de 8:00 a 15:00 horas, de lunes a viernes, dos técnicos acreditados a jornada laboral completa y un coordinador del proyecto, de conformidad con lo establecido en los artículos 87.2 y 88.2 RDL 3/2011. El procedimiento sera abierto y de tramitación ordinaria de conformidad con lo establecido en los artículos 109 y 157 del RD 3/2011 de 14 de Noviembre por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de contratos del sector público. El adjudicatario tendrá derecho al abono de las prestaciones efectuadas pudiendo facturarlas mensualmente. 8.- PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO La empresa que resulte adjudicataria deberá iniciar la prestación del servicio objeto del presente contrato en un plazo no superior a quince días desde la formalización del contrato. 9.- PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO Desde el comienzo de la ejecución del contrato será de 6 meses CRITERIOS DE ADJUDICACION La funcionaria que suscribe, sugiere que se tengan en cuenta los siguientes criterios, al objeto de establecer una valoración en el presente expediente de contratación, en virtud de lo dispuesto en el art. 150 del RD 3/2011 de 14 de noviembre por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público: 10.1 CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN DE OFERTAS sobre 1 CRITERIOS EVALUABLES DE FORMA AUTÓMATICA o Importe ofertado.. hasta 60 puntos sobre 2 CRITERIOS CUYA PONDERACIÔN DEPENDE DE UN JUICIO DE VALOR o Solución técnica hasta 40 puntos Sobre 1 CRITERIOS EVALUABLES DE FORMA AUTÓMATICA: Menor precio ofertado Se dará la máxima puntuación (60 puntos) a la oferta económica total más ventajosa. Para el resto de las ofertas se otorgará la puntuación resultante de la aplicación de la siguiente formula: 5

6 Precio de la oferta más baja Puntuación de la oferta económica = 60 x Precio de la oferta valorada Sobre 2 CRITERIOS CUYA PONDERACIÓN DEPENDE DE UN JUICIO DE VALOR: Solución técnica (40 puntos) Cada oferente deberá exponer la estrategia propuesta para la consecución del objeto marcado en el procedimiento valorándose, a tal efecto, el enfoque y el detalle de los servicios ofrecidos en relación con la metodología de ejecución del contrato detallada en la documentación aportada. Calidad en la memoria técnica determinada en el Anexo IV, máximo 25 puntos. Se analizara la memoria técnica aportada por el licitador y se valoraran los siguientes aspectos vinculados con la ejecución del contrato:.-diseño del proyecto (5 puntos), valorándose con la máxima puntuación los que incluyan especificaciones técnicas y metodología necesaria para su ejecución y con 2,5 puntos los que sólo incluyan las especificaciones técnicas..-desarrollo y descripción de las tareas técnicas a realizar (10 puntos), valorándose con la máxima puntuación la aplicación de las normas de descripción archivística ISAD (G) e ISAAR (CPF) en la descripción documental, y con 5 puntos los que sólo presenten el desarrollo y descripción de las tareas técnicas a realizar con la aplicación de normas similares..-cronograma y planificación de tareas para el inicio y desarrollo (5 puntos).- Definición y descripción de los procesos de control y seguimiento de propuestas destinadas a optimizar los recursos utilizados en el proyecto que garanticen la correcta ejecución del mismo (5 puntos) Mejoras al contrato, máximo 15 puntos..-descripción de un protocolo de incidencias (7,5 puntos).-mejoras en las tareas enunciadas en el pliego y relacionadas con éste (7,5 puntos): Se valorarán los siguientes aspectos:

7 a) Mejoras en el nivel de descripción en la documentación a tratar (2,5 puntos) b) Mejoras en la metodología en la gestión de la base de datos de descriptores (2,5 puntos) c) Uso de fuentes de referencia (2,5 puntos) 11.- CLAUSULAS DE RESERVA Y SIGILO La empresa adjudicataria se comprometerá a guardar sigilo profesional sobre la información contenida en la documentación que maneje en el desarrollo del trabajo, así como a la estricta observancia de la Ley de Protección de Datos PLAZO DE GARANTIA Desde el comienzo de la ejecución del contrato hasta su finalización. Almería, 25 de noviembre de 2013 LA DIRECTORA DE LA SECCION DE ARCHIVO Y BIBLIOTECAS Aurora Carretero Gutierrez 7

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