bienvenido/a ALCALDE/SA Te presentamos la llave de tu Ayuntamiento digital: GESTIONA

Transcripción

1 bienvenido/a ALCALDE/SA Te presentamos la llave de tu Ayuntamiento digital: GESTIONA Es la plataforma de gestión documental y firma electrónica que utilizan los trabajadores municipales en su día a día. No solo agiliza el trabajo diario del Ayuntamiento sino que aporta unos niveles de seguridad y transparencia mayores que el uso del papel. Con ella, vas a poder realizar un seguimiento exhaustivo de todos los registros y expedientes que se tramiten en tiempo real, además de poder firmar rápida y cómodamente desde cualquier lugar. Para que puedas hacer uso de ella desde el primer momento, te traemos esta pequeña guía con la que conocerás cómo trabaja el personal y cómo puedes sacarle el máximo partido.

2 qué necesito para empezar? Para acceder por primera vez a GESTIONA necesitarás un ordenador con conexión a internet. La url de acceso es: Antes de empezar a trabajar con gestiona necesitarás disponer de un DNI electrónico y las claves para poder firmar. * Comprueba que tu certificado es válido y que está vigente. Para ello, solamente debes acudir a cualquier comisaría de Policía Nacional y, en las máquinas habilitadas para ello, comprobar el estado de tu certificado. También, en las mismas máquinas, podrás cambiar la clave a una que memorices más fácilmente. Es necesario que cuentes con un lector de tarjetas, como el de la foto. Seguramente tu ayuntamiento pueda proporcionarte alguno. De no ser así, ponte en contacto con nosotros en el Si no puedes acceder, ponte en contacto con el secretario de tu ayuntamiento. Es posible que aún no estés dado de alta como usuario. O, si lo necesitas, contacta con nuestro servicio de Sporte y te informaremos de qué es lo que ocurre y de cuáles son los pasos a seguir. *Si dispones de cualquier otro certificado instalado en tarjeta criptográfica también podrás acceder ELIGE TU CONTRASEÑA DE ACCESO Gestiona solo te obligará a identificarte con tu DNI electrónico físico el primer día que accedas a la plataforma. El resto de ocasiones podrás hacerlo directamente con tu usuario, que será tu número de DNI, y la contraseña que elijas el primer día que accedas a la plataforma.

3 qué puedo hacer dentro de Gestiona? Desde Gestiona vas a poder realizar un seguimiento exhaustivo de todos los registros y expedientes que se tramiten en tu ayuntamiento en tiempo real, además de poder firmar rápida y cómodamente desde cualquier lugar. Para poder ver todo lo que se está registrando en tu ayuntamiento, simplemente necesitas clicar en la pestaña de Registro. Desde aquí puedes ver todo el registro de entrada y de salida del ayuntamiento sin necesidad de tener que rebuscar entre los papeles. EL REGISTRO Con un único vistazo puedes ver los datos más importantes de cada anotación registral, además de extraer todos los datos que necesites. Es muy práctico para buscar procedimientos concretos, como por ejemplo, las solicitudes de licencia de obra que se han realizado a la largo del año en el ayuntamiento gracias al filtro avanzado. Si necesitas disponer de más información de la anotación registral, puedes clicar en ella, y ahí verás todos sus datos, el documento escaneado. Además, si esta anotación forma parte de algún expediente quedará reflejado en la parte inferior. Cada registro cuenta con una auditoria de todas las acciones que se han realizado en la anotación.

4 Accediendo a la pestaña de Expedientes puedes conocer, en tiempo real, el estado de tramitación de todos ellos. Cuando entres en esta pestaña, te muestra sólo los expedientes que te hayan sido asignados, pero tienes la opción de verlos todos. Para ello, simplemente debes clicar sobre tu nombre en ASIGNADO A, seleccionar la opción de ver todos los expedientes y clicar en el ícono del embudo para aplicar el filtro. Dentro de cada expediente vas a encontrar una serie de pestañas que te ayudarán a guiarte por el mismo. LOS EXPEDIENTES En la pestaña de Documentos puedes encontrar todos los documentos que componen el mismo. Al igual que en registro, cada expediente cuenta con un sistema de auditoría, desde el cual puedes conocer todo lo que ha pasado en relación con un expediente.

5 LA FIRMA Para poder firmar documentos debes acudir a la pestaña de FIR- MAS. En esta pestaña podrás ver todos los documentos que tienes pendientes. Desde aquí también podrás ver todo aquello que ya hayas firmado o rechazado. A la derecha de cada documento vas a encontrar la información básica del mismo, pudiendo acceder al expediente del que forma parte. Te recomendamos que, todos los días, dediques un momento a realizar esta labor. La firma del Alcalde es imprescindible para que el expediente siga su curso. Como ya te he adelantado, con Gestiona puedes firmar desde cualquier sitio, y es que, si tienes un Smart phone puedes instalarte, de forma totalmente gratuita, la aplicación en el móvil para poder firmar. Si estás interesado en la firma en el móvil, puedes escribirnos un a appfirma@espublico.com y te enviaremos el manual de instalación. LA SEDE ELECTRÓNICA Dispones de una sede electrónica, con la que no sólo estas dando cumplimiento a la Ley de acceso electrónico, sino que además ofreces una administración más cercana y eficaz a todos los ciudadanos. Si quieres conocer cuál es la página a través de la cual ofreces este servicio puedes preguntarle al secretario o acudir al apartado de Sede Electrónica desde Configuración, situado en la parte inferior de Gestiona. CONFIGURACIÓN Desde el apartado de configuración podrás determinar la configuración de tu ayuntamiento con Gestiona. Entre otras cosas, puedes crear o desactivar usuarios, así como determinar qué permiso tiene cada usuario en relación con cada uno de los módulos y funcionalidades de Gestiona. Con estas páginas ya conoces lo más importante de Gestiona. Si te surge cualquier duda, puedes ponerte en contacto con nuestro equipo de Soporte en el Buena suerte en el reto de gobernar!