INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA -INE- MANUAL DE PROCESOS DEPARTAMENTO DE DEMOGRAFÍA ST 2.4 (VERSIÓN 1)

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1 -INE- MANUAL DE PROCESOS DEPARTAMENTO DE DEMOGRAFÍA ST 2.4 (VERSIÓN ) FUNDAMENTACIÓN LEGAL: ACUERDO No CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS, APROBACIÓN DE NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO Numeral.0. MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS GUATEMALA, ENERO 206

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4 VISTO BUENO GUATEMALA, ENERO 206

5 INTRODUCCIÓN Para cumplir con las Normas Generales de Control Interno, las Autoridades del INE implementaron una nueva metodología con el fin de agilizar la elaboración y actualización de los manuales de procesos en cada dirección, departamento, sección y unidad. La importancia de mantener actualizados los procesos y procedimientos permitirá cumplir con la normativa vigente, así también servirá para que las actividades, acciones y pasos se practiquen con énfasis en la eficiencia y eficacia. El equipo técnico de la Dirección de Planificación conforme a las directrices dadas, revisó el proceso del Departamento de, para su estandarización previa a la oficialización del mismo. Para mostrar el quehacer del Departamento de, se identificó: Un Macroproceso, un proceso y 3 procedimientos, los que conforman el presente manual. Esta herramienta administrativa da a conocer el desarrollo de las actividades del Departamento de ; como un documento de consulta, inducción y apoyo en las actividades diarias de la Institución. Finalmente es de destacar que gracias al profesionalismo y responsabilidad de los involucrados, se logró la elaboración del presente documento que a continuación se da a conocer. Metodología para la actualización de manuales de procesos 204. Oficio Gerencia cada dirección, departamento, sección y unidad es responsable de actualizar su respectivo manual y entregarlo a la Dirección de Planificación para revisión, diseño y estandarización de los procesos finales para la oficialización por parte de las autoridades del INE.

6 ÍNDICE Manual de Procesos del Departamento de Contenido Página MAPA DEL MACROPROCESO MAPA DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS 3 MAPA DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE DEMOGRAFÍA 5 DEPARTAMENTO DE DEMOGRAFÍA 7 PROCESO 7: DEMOGRAFÍA 9 Ficha técnica de Procedimiento No. : Recopilación de información 2 Procedimiento No. 2: Generación de indicadores demográficos 4 Procedimiento No. 3: Revisión y actualización de proyecciones de población 6 DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS 2 Glosario 23 Acrónimos y abreviaturas 25 Organigrama oficial del INE con nomenclatura 26 Organigrama oficial parcial del INE con nomenclatura 27 Leyes, acuerdos y reglamentos 28

7 MAPA DEL MACROPROCESO Y PROCESO DE LA DIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS MACROPROCESO Gestión de la producción estadística de censos y encuestas PROCESO No. Planificación, coordinación y seguimiento de censos y encuestas PROCESO No. 2 Elaboración de documentos de gestión PROCESO No. 3 Análisis Estadístico PROCESO No. 4 Cartografía dígital PROCESO No. 5 Actualización cartográfica PROCESO No. 6 Comercialización, archivo y reproducción PROCESO No. 7 PROCESO No. 8 Muestreo Estadístico Página - V0

8 MAPA DEL MACROPROCESO, PROCESO Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS MACROPROCESO Gestión de la producción estadística de censos y encuestas Departamento de Censos y Encuestas Departamento de Análisis Estadístico Departamento de Cartografía Departamento de Departamento de Muestreo PROCESO No. Planificación, coordinación y seguimiento de PROCESO No. 2 Elaboración de documentos de gestión PROCESO No. 3 Análisis Estadístico PROCESO No. 4 Cartografía dígital PROCESO No. 5 Actualización cartográfica PROCESO No. 6 Comercialización, archivo y reproducción cartográfica PROCESO No. 7 PROCESO No. 8 Muestreo Estadístico Procedimiento No. Planificación y coordinación de censos Procedimiento No. Apoyo en la elaboración de documentos de gestión Procedimiento No. Generación de información estadística solicitada Procedimiento No. Generación de áreas sectorizadas Procedimiento No. Organización y planificación de las actividades previo a Procedimiento No. Comercialización de material cartográfico Procedimiento No. Recopilación de información Procedimiento No. Muestreo estadístico para encuestas Procedimiento No. 2 Planificación y coordinación de encuestas Procedimiento No. 2 Elaboración de caracterizaciones departamentales Procedimiento No. 2 Opinión para creación de un nuevo municipio Procedimiento No. 2 Actualización cartográfica en campo Procedimiento No. 2 Comercialización de material cartográfico sectorizado Procedimiento No. 2 Generación de indicadores demográficos Procedimiento No. 2 Consultorìa técnica en muestreo Procedimiento No. 3 Seguimiento de las actividades de censos y encuestas Procedimiento No. 3 Gestión para brindar asesoría exterma Procedimiento No. 3 Actualización digital de sectores Procedimiento No. 3 Revisión de la toponimia de lugares poblados Procedimiento No. 3 Copiado de sectores para usuarios externos Procedimiento No. 3 Revisión y actualización de proyecciones de población Procedimiento No. 4 Análisis de las bases de datos Procedimiento No. 4 Elaboración de mapas temáticos Procedimiento No. 4 Elaboración del directorio de lugares poblados Procedimiento No. 4 Requerimientos de material cartográfico para usuarios internos Procedimiento No. 5 Requerimientos de material cartográfico para donaciones o Procedimiento No. 6 Revisión del archivo base en oficina Página 3 - V0

9 MAPA DEL MACROPROCESO, PROCESO Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE DEMOGRAFÍA MACROPROCESO Gestión de la producción estadística de censos y encuestas PROCESO 7 Procedimiento No. Recopilación de información Procedimiento No. 2 Generación de indicadores demográficos Procedimiento No. 3 Revisión y actualización de proyecciones de población Página 5 - V0

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11 PROCESO 7: DEMOGRAFÍA Página 9 - V0

12 NOMBRE DEL MACROPROCESO: GESTIÓN DE LA PRODUCCION ESTADÍSTICA DE CENSOS Y ENCUESTAS ORGANIGRAMA NOMBREL DEL PROCESO: DUEÑO DEL PROCESO: DIRECCIÓN: CENSOS Y ENCUESTAS DEPARTAMENTO: DEMOGRAFÍA Director de Censos y Encuestas ESTRUCTURA DEL PROCESO: ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS - Solicitud de información interna - Solicitud de información institucional. Recopilación de información - Centralización y análisis de datos - Información consistenciada 2. Generación de indicadores demográficos - Publicación impresa y dígital - Información consistenciada 3. Revisión y actualización de proyecciones de - Publicación de resultados población RECURSOS NECESARIOS PARA EL PROCESO: - Mobiliario y equipo - Internet y red interna - Programas informáticos (SPSS) (Office) - Base y banco de datos - Útiles de oficina - Recurso humano ELABORACIÓN DEL MANUAL FECHA INICIO Junio 205 FECHA FINAL Enero 206 TOTAL DE PAGINAS MANUAL 28 Página - V0

13 NOMBRE DEL PROCESO: DEMOGRAFÍA No. DE ALCANCE: CÓDIGO: PASOS: INICIA: TERMINA: 4 ST 2.4 Departamento de Departamento de DEPARTAMENTO / SECCIÓN / UNIDAD DIRECCIÓN Departamento de Censos y Encuestas Procedimiento No. : Recopilación de información. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Recopilar la información adecuada para la elaboración de indicadores y proyecciones de población. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. ACTIVIDAD UNIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO PASO Solicitud de información interna 2 Solicitud de información institucional 3 Centralización de datos 4 Análisis de datos EJECUTORA Solicita la información de interés demográfico, a las distintas áreas del INE, generadoras de datos primarios. Se solicita a través de la Subgerencia Técnica, información a instituciones del SEN (RENAP, MSPAS, MINEDUC). Ver normas y lineamientos. Recibe información impresa o en medios magnéticos, la cual se centraliza en una unidad de cómputo. Analiza que los datos recibidos sean consistentes y cumplan con la estructura. Fin del procedimiento. APROX. 5 minutos 2 semanas 2 semanas semana NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 2: Está actividad depende de la entrega oportuna de la información por parte de las instituciones generadoras de la información. Página 2 - V0

14 NOMBRE DEL PROCESO: DEMOGRAFÍA No. DE PASOS CÓDIGO 4 ST 2.4 ALCANCE INICIA Departamento de DEPARTAMENTO / SECCIÓN / UNIDAD Departamento de Procedimiento No. : Recopilación de información DEPARTAMENTO DE DEMOGRAFÍA JEFE DE DEMOGRAFÍA TERMINA Departamento de DIRECCIÓN Censos y Encuestas INICIO Solicitud de información interna 2 Solicitud de información institucional 3 Centralización de datos 4 Analisis de datos FIN Página 3 - V0

15 NOMBRE DEL PROCESO: DEMOGRAFÍA No. DE ALCANCE: CÓDIGO: PASOS: INICIA: TERMINA: 6 ST 2.4 Departamento de Departamento de DEPARTAMENTO / SECCIÓN / UNIDAD DIRECCIÓN Departamento de Censos y Encuestas Procedimiento No. 2: Generación de indicadores demográficos. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Elaborar indicadores demográficos, para la toma de decisiones. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. UNIDAD TIEMPO ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PASO EJECUTORA APROX. Llenado de La información consistenciada, se traslada a formatos 2 Generación de cuadros 3 Aplicación de fórmula 4 Análisis de resultados 5 Elaboración de gráficos 6 Elaboración de publicación formatos SPSS, para su uso adecuado. De los datos básicos se generan cuadros resumen (Población por departamento, sexo, etc.). A los totales de los cuadros resumen se les aplica la formula del indicador que se requiere (Educación, Vitales, Salud, Nacimientos, etc.). Ver normas y lineamientos. Analiza y documenta si los resultados obtenidos son congruentes con la realidad nacional del país. Elabora gráficos, para trasladar los resultados a una forma visual; y así observar comportamientos. Con los resultados del análisis y las graficas generadas, elabora la publicación impresa y digital de los indicadores demográficos. Fin del procedimiento. semana día día día día 2 semanas NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso 3: La metodología para la elaboración de indicadores demográficos es de uso y aplicación internacional. Página 4 - V0

16 NOMBRE DEL PROCESO: DEMOGRAFÍA No. DE PASOS CÓDIGO 6 ST 2.4 ALCANCE INICIA Departamento de DEPARTAMENTO / SECCIÓN / UNIDAD Departamento de Procedimiento No. 2: Generación de indicadores demográficos. DEPARTAMENTO DE DEMOGRAFÍA JEFE DE DEMOGRAFÍA TERMINA Departamento de DIRECCIÓN Censos y Encuestas INICIO 2 Generación de cuadros 4 Análisis de resultados 6 Elaboración de publicación Llenado de formatos 3 Aplicación de fórmula 5 Elaboración de gráficos FIN Página 5 - V0

17 NOMBRE DEL PROCESO: DEMOGRAFÍA No. DE ALCANCE: CÓDIGO: PASOS: INICIA: TERMINA: 6 ST 2.4 Departamento de Departamento de DEPARTAMENTO / SECCIÓN / UNIDAD DIRECCIÓN Departamento de Censos y Encuestas Procedimiento No. 3: Revisión y actualización de proyecciones de población. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Contar con datos de población actualizada, para la toma de decisiones y análisis del comportamiento de la población. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: No. ACTIVIDAD UNIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO PASO Recopilación de información de población base 2 Elaboración de cuadros de natalidad 3 Análisis de natalidad 4 Llenado de la matriz de mortalidad 5 Análisis de mortalidad 6 Elaboración de cuadros de migración 7 Análisis de migración 8 Generación de proyecciones nacionales 9 Análisis de proyecciones nacionales 0 Elaboración de proyecciones departamentales Análisis de proyecciones departamentales EJECUTORA Recopila la información de los dos ultimos censos de población, que se hayan realizado en el pais. Ver normas y lineamientos. Con la información consistenciada elabora cuadros de natalidad por departamento. Analiza el comportamiento de la natalidad por edad, sexo y sus generalidades. Con la información consistenciada, se llena la matriz de mortalidad por departamento, para la obtencion de la esperanza de vida por sexo. Analiza el comportamiento de la mortalidad por edad, sexo y sus generalidades. Con la información consistenciada de censos y encuestas, elabora los cuadros de migración de datos primarios. Analiza el comportamiento de la migración por sexo, edad y sus generalidades. En base a los cuatro componentes anteriores, genera las tablas de resultados, que contienen las proyecciones nacionales de población por sexo. Analiza que los datos de los resultados de las proyecciones, sean congruentes y apegados a la realidad a nivel nacional. Elabora las tablas de resultados que contienen las proyecciones de población a nivel departamental. Analiza que los datos de los resultados de las proyecciones a nivel departamental, sean congruentes y apegados a la realidad. APROX. semana 2 semanas 2 semanas 2 semanas 2 semanas semana 2 semanas semana semana semana semana Página 6 - V0

18 No. ACTIVIDAD PASO 2 Elaboración de proyecciones municipales 3 Análisis de proyecciones municipales 4 Elaboración de proyección urbana y rural 5 Análisis de proyección urbana y rural 6 Publicación de resultados UNIDAD EJECUTORA MANUAL DE PROCESOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Elabora las tablas de resultados que contienen las proyecciones de población a nivel municipal. Analiza que los datos de los resultados de las proyecciones a nivel municipal, sean congruentes y apegados a la realidad. Elabora las tablas de resultados que contienen las proyecciones de población a nivel urbano y rural. Analiza que los datos de los resultados de las proyecciones a nivel urbano y rural, sean congruentes y apegados a la realidad. Elabora la publicación que contiene los resultados de las proyecciones a nivel nacional, departamental, municipal y área, la cual entrega al Director de Censos y Encuesta para su aprobación y socialización. Ver normas y lineamientos. Fin del procedimiento. TIEMPO APROX. semana semana semana semana 2 semanas NORMAS Y LINEAMIENTOS Del paso : La principal fuente de información para las proyecciones de población son los censos de población y vivienda. Del paso 6: La elaboración de las proyecciones de población se realiza cada vez que hay un censo y es recomendable su revisión cada cinco años. Página 7 - V0

19 NOMBRE DEL PROCESO: DEMOGRAFÍA No. DE PASOS CÓDIGO 6 ST 2.4 ALCANCE INICIA TERMINA Departamento de Departamento de DEPARTAMENTO / SECCIÓN / UNIDAD DIRECCIÓN Departamento de Censos y Encuestas Procedimiento No. 3: Revisión y actualización de proyecciones de población. DEPARTAMENTO DE DEMOGRAFÍA JEFE DE DEMOGRAFÍA INICIO 2 Elaboración de cuadros de natalidad 4 Llenado de la matriz de mortalidad 6 Elaboración de cuadros de migración Recopilación de información de población base 3 Análisis de natalidad 5 Análisis de mortalidad Va a la Pág. No. 9 Página 8 - V0

20 DEPARTAMENTO DE DEMOGRAFÍA JEFE DE DEMOGRAFÍA Viene de la Pág. No.8 7 Análisis de migración 8 Generación de proyecciones nacionales 9 Análisis de proyecciones nacionales 0 Elaboración de proyecciones departamentales nacionales nacionales departamentales Análisis de proyecciones departamentales 2 Elaboración de proyecciones municipales 3 Análisis de proyecciones municipales 4 Elaboración de proyección urbana y rural 5 Análisis de proyección urbana y rural 6 Publicación de resultados FIN Página 9 - V0

21 DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS Página 2 - V0

22 GLOSARIO Área rural Área urbana Defunción Edad simple Edad Esperanza de vida al nacer Fecundidad Índice de masculinidad Inmigración hogar Matrimonio Se definen a los lugares poblados que se reconocen oficialmente con la categoría de aldeas, caseríos, parajes, fincas, etc., de cada municipio. Incluye a la población dispersa, según Acuerdo Gubernativo del 7 de abril de 938. Se consideró como área urbana a las ciudades, villas y pueblos (cabeceras departamentales y municipales), así como a aquellos otros lugares poblados que tienen la categoría de colonia o condominio y los mayores de 2,000 habitantes, siempre que en dichos lugares, el 5 por ciento o más de los hogares disponga de alumbrado con energía eléctrica y de agua por tubería (chorro) dentro de sus locales de habitación (viviendas). Al igual que los censos anteriores, se incluyó como área urbana todo el municipio de Guatemala. Muerte de una persona. Es la ciencia que tiene por objeto el estudio de la población humana, tratando, desde un punto de vista principalmente cuantitativo, su dimensión, estructura, evolución y características generales. Es el intervalo de tiempo que ha vivido una persona desde su nacimiento y que en la práctica, se expresa en la unidad del tiempo más largo que haya cumplido (años, meses, semanas, días), según los casos. Es el intervalo de tiempo que ha vivido una persona desde su nacimiento y la fecha del censo que, en la práctica, se expresa en la unidad de tiempo más largo que haya cumplido (años, meses semanas, días u horas de vida, según los casos). Número promedio de años que se espera vivía una persona desde el nacimiento, si no varía la tendencia de la mortalidad, estimada a partir de las tasas específicas de mortalidad. Termino con el que se expresa la procreación efectiva de los individuos que componen una población, medida por el número de hijos nacidos vivos. Si bien puede estudiarse la fecundidad de la pareja, del hombre o de la mujer, en la práctica se limita por lo general a la de la mujer en edad de concebir (5 a 49 años). Proporción de población masculina respecto a la femenina que generalmente se expresa como el número de hombres por cada cien mujeres de una población determinada. Es el proceso de ingreso de una persona o conjunto o conjunto de personas a un área geográfica, diferente a la de nacimiento o residencia anterior, para establecer nueva residencia permanente. Es la persona que los demás miembros del hogar consideran como tal y quien toma las decisiones. Puede ser hombre o mujer, que tenga la responsabilidad económica del hogar o bien pude ser la persona de mayor edad. Es la institución de derecho privado por la cual un hombre y una mujer unen legalmente, con ánimo de permanencia y con el fin de vivir juntos, procrear, alimentar y educar a sus hijos y auxiliarse entre sí. Página 23 - V0

23 Migración interna Migración Morbilidad Mortalidad Nacimiento vivo Natalidad MANUAL DE PROCESOS Es el proceso de traslado de población, dentro de un mismo país desde un área geográfica de origen o residencia previa, al área geográfica de destino, que implica cambio definitivo en el domicilio o lugar de residencia habitual. Para efectos de medición de la migración, el área geográfica de referencia puede ser el municipio o el departamento. Es el desplazamiento, con cambio de residencia habitual de personas, desde un lugar de origen o lugar de partida a un lugar de destino o lugar de llegada y que implica atravesar los límites de una división geográfica, ya sea de un país a otro, o de un lugar a otro dentro de un mismo país. Es la frecuencia de ocurrencia de las enfermedades en una población. Es la acción de la muerte sobre la población. Es la expulsión o extracción completa del cuerpo de su madre, independiente de la duración del embarazo, de un producto de la concepción que, después de dicha separación, respire o dé cualquier otra señal de vida, como latidos del corazón, pulsaciones del cordón umbilical o movimientos efectivos de los músculos de contracción voluntaria, tanto si se ha cortado o no el cordón umbilical y esté o no desprendida la placenta. Término genérico que comprende todo lo relativo a los nacimientos vivos que ocurren en una población. Razón de dependencia Relación entre las personas en edades dependientes, menores de 5 años y mayores de 65 y las personas en edades económicamente productivas de 5 a 64 años. Registro tardío Separación absoluta Tasa bruta de mortalidad Tasa general de fecundidad Tasa bruta de natalidad Tasa de crecimiento natural Tasa de crecimiento Tasa global de fecundidad Es el registro de hechos vitales durante los primeros seis meses de un año, de hechos vitales ocurridos en el año inmediato anterior. En el régimen de separación absoluta cada cónyuge conserva la propiedad y administración de los bienes que le pertenecen y será dueño exclusivo de los frutos, productos y accesiones de los mismos. Número de muertes ocurridas en una población por cada,000 habitantes durante un año determinado. Número de nacidos vivos por,000 mujeres comprendidas entre los 5 y 49 años, en un determinado año. Indica el número de nacidos vivos por cada,000 habitantes en determinado año. Aumento o disminución de una población en un determinado año o periodo debido a la diferencia entre los nacimientos y las defunciones, expresada como porcentaje de la población en ese determinado año o periodo. En otros términos, es la diferencia entre las tasas brutas de natalidad y mortalidad, que corrientemente se expresa en porcentaje. Aumento o disminución de una población en un determinado año o periodo debido al incremento natural y a la migración neta, expresada como porcentaje de la población en ese determinado periodo. Número promedio de hijos que tendría una mujer si todas las mujeres sobrevivieran hasta el final de su período fértil. Página 24 - V0

24 ACRÓNIMOS CEPAL ENA ENCOVI ENED ENEI ENIGFAM INE SIEH Comisión Económica Para América Latina y el Caribe Encuesta Nacional Agropecuaria Encuesta Nacional de Condiciones de Vida Encuesta Nacional de Empleo y Desempleo Encuesta Nacional de Empleo e Ingresos Encuesta Nacional de Ingresos y Gastos Familiares Instituto Nacional de Estadística Sistema Integrado de Encuestas de Hogares ABREVIATURAS Aprox. Depto. JD No. Pág. Aproximado Departamento Junta Directiva Número Páginas Página 25 - V0

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26 ORGANIGRAMA DEL INE (PARCIAL) CON NOMENCLATURA DIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS JUNTA DIRECTIVA GERENCIA SUB-GERENCIA TÉCNICA DIRECCIÓN DE CENSOS Y ENCUESTAS ST,2 Departamento de de Censos y Encuestas ST 2, Departamento de de Análisis Estadístico ST 2,2 Departamento de Cartografía de Cartografía ST 2,3 ST 2,3 Departamento de de ST 2,4 ST 2,4 Departamento de Muestreo ST 2,5 Sección de Censos y Encuestas Sociodemográficas ST 2.. Sección de Actualización Cartográfica ST 2,3, Sección de Censos y Encuestas Económicas ST 2,,2 Sección de Rotulación y Dibujo ST 2,3,2 Página 27 - V0

27 DECRETOS, ACUERDOS Y REGLAMENTOS Constitución Política de la República de Guatemala Decreto ley No Ley Orgánica del Instituto Nacional de Estadística Acuerdo No Contraloría General de Cuentas Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoria Gubernamental proyecto SIAF-SAG Normas Generales de Control Interno Gubernamental Página 28 - V0