POLITICA BASES DE DATOS GRUPO INDUSTRIAL EL TREBOL S.A.S

Transcripción

1 POLITICA BASES DE DATOS GRUPO INDUSTRIAL EL TREBOL S.A.S 1. OBJETIVO Establecer las pautas y criterios generales para el manejo de datos personales de empleados, clientes y proveedores de Grupo Industrial el Trebol Sas 2. ALCANCE La Política de Protección de Datos Personales tendra un alcance hacia las Bases de Datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de uso de Grupo Industrial el trebol s.a.s 3. MARCO LEGAL Nuestra Política de Protección de Datos Personales se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente a los que se refieren: el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia Ley Estatutaria No.1581 del 17 de octubre del 2012 Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, Decreto Numero 1074 de 26 de mayo de Decreto 886 de 2014 Reglamentación del Artículo 25 de la Ley 1581: Registro Nacional de Bases de Datos. Y la circular 002 del 3 de noviembre del 2015 Decreto 1377 de AMBITO DE APLICACIÓN Los datos personales registrados en cualquier base de datos, que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada, efectuado en el territorio colombiano o en países en donde sea aplicable la legislación colombiana. 5. DEFINICIONES Actores del tratamiento de Datos Personales: Son las empresas o personas que llevan a cabo el suministro, recolección y el tratamiento de datos personales, éstos son:

2 - Responsable del Tratamiento; Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. - Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento de Datos Personales. - Titular de Datos Personales: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. - Fuente de Información: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, como consecuencia de una relación comercial o de servicio y que, en razón de autorización legal, o del titular, suministra esos datos a un operador de información. - Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El usuario debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquél tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. - Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. - Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. - Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. -

3 - Canales para ejercer derechos: Son los medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el Responsable del Tratamiento y el Encargado del Tratamiento deben poner a disposición de los Titulares de la información, - Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. - Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. - Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a vida sexual, y los datos biométricos. - Registro Nacional De Bases De Datos (RNBD): Directorio público de las bases de datos personales sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.. - SIC: Superintendencia de Industria y Comercio. - Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, consulta, intercambio, transferencia, uso, circulación o supresión.

4 6. PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES En el Tratamiento de Datos Personales se cumplirá con los siguientes principios: a) Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima que se informará al Titular. b) Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o mandato legal o judicial que releve el consentimiento del Titular. c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Grupo Industrial el Trebol SAS, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. e) Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados por ellos. f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

5 7. FINALIDAD Grupo Industrial El Trebol s.a.s tendrá como finalidad el uso de datos personales de empleados, proveedores y clientes por las siguientes razones: a) Uso de información de sus empleados y familiares; para las afiliaciones pertinentes a salud, pensión, ARL, caja de compensación. b) El departamento de recursos humanos recoleta datos para uso de campañas, capacitaciones, bienestar social y convocatorias a diferentes reuniones, además de certificaciones laborales solicitadas por los trabajadores. c) Para el registro de todo lo que concierne a nuestro sistema de gestión de la salud y seguridad en el trabajo, como lo son; incapacidades, accidentalidad, ausentismo, estado de salud según exámenes realizados por las diferentes entidades de salud. d) Para el registro y la mejora continua en la relación con nuestros clientes, mediante la utilización de la información para el tema de ventas y pedidos pre-venta y post-venta, comercio y mercadeo de nuestros productos, envió de información general, y atención a quejas y reclamos. e) Para el registro y mejora continua en la relación con nuestros proveedores, mediante la utilización de la información para tema de toma de pedidos de repuestos, dotaciones, y en general materiales necesarios para el buen funcionamiento de la empresa. Además la verificación de saldos a deber a nuestros proveedores, estudio de precios en el mercado y diferentes ofertas. f) 8. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Grupo Industrial El Trebol s.a.s con NIT , con la siguiente actividad economica; Fabricacion de productos de arcilla para la construccion. Ubicada en la vereda El Olivo, del municipio de Cogua, departamento de Cundinamarca, pais Colombia, Teléfono; y página Web: ; correo electrónico: ladtrebol@gmail.com

6 El tratamiento al cual seran sometidos los datos personales, seran siempre en procura del desarrollo correcto de las actividades comerciales, y de la mejora continua en todos nuestros procesos que manejamos con usuarios internos y externos. Grupo Industrial El Trebol s.a.s recoleta, almacena, da uso y circula datos personales que corresponden a nuestros empleados, proveedores y clientes. 9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES Los titulares de los datos personales que son usados por parte de Grupo tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento: a) Conocer los Datos Personales sobre los cuales Grupo Industrial El Trebol s.a.s está usando. Ademas aprobar o desaprobar la informacion que alli pertenece tales como: actualizacion de datos, y/o rectificacion, en caso de que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Grupo Industrial El Trebol s.a.s. para el uso de sus datos personales. c) Ser informado del uso que Grupo Industrial El Trebol s.a.s le esta dando a sus datos personales d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales. e) Solicitar a Grupo Industrial El Trebol s.a.s la eliminacion de sus datos personales y/o revocar la autorizacion dada para el uso de sus datos personales mediante una solictud escrita. Pero se debe tener en cuenta que Grupo Industrial El Trebol s.a.s no acatara esta solicitud de eliminacion de sus datos cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relacion entre el titular y Grupo Industrial El Trebol s.a.s 10. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA En Grupo Industrial El Trebol s.a.s las areas responsables de la implementacion y observancia de esta politica es la gerencia administrativa y de recursos humanos. Todos los funcionarios que tienen contacto con las bases de datos personales estan obligados a reportar estas bases a las gerencias anteriormente nombradas y reportarles de manera inmediata, todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los titulares de datos personales.

7 Las Gerencias Administrativa y de recursos humanos seran quienes den respuesta a la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y eliminar el dato y revocar la autorización. 11. AUTORIZACIÓN Para que Grupo Industrial El Trebol s.a.s pueda hacer uso de los datos personales, debe solicitar autorizacion previa, expresa e informada a sus titulares. En el momento de la recoleccion de datos personales es cuando el titular es informado y da consentimiento del uso de sus datos personales. El titular debe ser explicito y concreto al momento de dar la autorizacion del uso de sus datos. Hay diferentes maneras como el titular puede dar la autoirzacion del uso de sus datos, por escrito, tanto en papel como por medios electronicos, de forma oral tanto por telefono como en persona, mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales. IMPORTANTE: En ningún caso Grupo Industrial El trebol s.a.s asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca. 12. AVISO DE PRIVACIDAD Grupo Industrial el Trebol Sas cuenta con el Aviso de Privacidad, que contiene la información exigida mediante el Decreto 1377 de 2013, el cual será comunicado al Titular de Datos Personales Para facilitar la divulgación, su contenido podrá ser incluido dentro de la autorización. 13. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE. Está prohibido el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

8 b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular. d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas para suprimir la identidad de los Titulares. 14. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES Para la recoleccion y el uso de datos personales de niños, niñas y adolescentes Grupo Industrial El Trebol se acata a lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, donde sólo realizará el Tratamiento, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Para lo anterior Grupo Industrial El Trebol s.a.s deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente. 15. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES Los Titulares de los Datos Personales que estan siendo usados por Grupo Industrial El Trebol s.a.s podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para ello se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

9 ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS: El tramite consiste: El Titular podrá solicitar a Grupo Industrial El Trebol s.a.s la siguiente informacion : - Información sobre los Datos Personales del Titular que son usados. - Tener clara la informacion del uso que se le estan dando a sus datos personales Los titulates de los datos personales podran presentar sus peticiones o consultas a Grupo Industrial El Trebol s.a.s mediante los siguientes medios: - Medio escrito enviado a la direccion del domicilio de la empresa; Cogua, Cunadinamarca, Colombia, vereda el Olivo. -. Por medio del correo electrónico: ladtrebol@gmail.com Atención y respuesta por parte de Grupo Industrial El Trebol s.a.s : Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de ocho (8) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo por escrito la solicitud. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS: El trámite consiste: El titular de la informacion podra solicitar a Grupo Industrial El Trebol s.a.s - La corrección o actualización de la información. - La eliminacion de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el uso de los mismos. - La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer. Los titulates de los datos personales podran presentar sus quejas y reclamos a Grupo Industrial El Trebol s.a.s mediante los siguientes medios, ya que nos permiten conservar prueba fisica de su presentacion: - Comunicación por escrito dirigida a Grupo Industrial El Trebol s.a.s; con domicilio en Cogua, Cundinamarca, Colombia, vereda el Olivo. -. Solicitud presentada al correo electrónico: ladtrebol@gmail.com Atención y respuesta por parte de Grupo Industrial El Trebol s.a.s:

10 Las quejas o reclamos se deben presentar completas, si la queja o reclamo se presentan incompletos, Grupo Industrial El Trebol s.a.s debera dar aviso via telefonica, por escrito o presencialmente al interesado durante los siguientes 5 dias habiles. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo. Grupo Industrial El Trebol s.a.s tiene como plazo máximo para atender la queja o el reclamo quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de la solicitud. Si sucede el caso que no es posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos y la fecha en que se atenderá su queja o reclamo. 16. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA Cuando se acceda o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de Grupo Industrial el Trebol SAS. podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como cookies, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de Grupo Industrial el Trebol SAS tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las cookies, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet. 17. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES Grupo Industrial El Trebol s.a.s tiene la responsabilidad de la aplicación del principio de seguridad de datos personales, es por ello que suministrara y aplicara todas las medidas, fisicas, tecnologicas, administrativas y del recurso humano que sean necesarias para dar la seguridad necesaria del buen uso de datos personales, evitando plagio, fraude, falsificacion, perdida o uso no autorizado de las mismas. Grupo Industrial El Trebol s.a.s velara por el cumplimiento de la seguridad de los datos personales, pero a su vez deja claro que no puede garantizar la seguridad total de su informacion, ya que pueden ocurrir fallas tecnicas o tecnologicas y por ello puede ocurrir el ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos y/o archivos

11 18. VIGENCIA Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde octubre de Y podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de Grupo Industrial el Trébol SAS.