Código General de Conducta. Grupo ARCANO

Transcripción

1 Código General de Conducta Grupo ARCANO 1

2 Índice 1º Presentación º Personas Sujetas º Conocimiento y cumplimiento º Principios y valores fundamentales º.1 Cumplimiento de la legislación aplicable º. 2 Integridad y transparencia º.3 Respeto, dignidad y no discriminación º. 4 Prevención de riesgos laborales º.5 No competencia y compromiso con el Grupo º Normas de conducta º.1 Deber general de secreto y confidencialidad º.2 Protección de la intimidad y datos personales º.3 Regalos y atenciones º.4 Relaciones con clientes y terceros º.5 Relaciones con autoridades o funcionarios públicos º.6 Agentes, intermediarios o asesores º.7 Relaciones con los partidos políticos º. 8 Relaciones con otras empresas º. 9 Cumplimiento de obligaciones para con la Hacienda Pública y con terceros º. 10 Prevención de blanqueo de capitales º. 11 Respeto a la propiedad intelectual y acciones publicitarias º.12 Utilización de los sistemas informáticos º Consecuencias en caso de incumplimiento º.1 Incumplimiento º.2 Canal de denuncia y obligación de denunciar

3 1º Presentación El Código General de Conducta contempla los principios éticos de comportamiento y las normas de conducta que han de ser respetados por todo el personal del Grupo Arcano, y constituye un elemento fundamental del Programa de Cumplimiento del Grupo. Este Código es complementario a toda la normativa interna específica que regula materias como la prevención del blanqueo de capitales, la protección de datos, o la conducta en el mercado de valores. En caso de conflicto entre dos normas, prevalecerá la más específica por ser el reflejo de una regulación sectorial y especializada en materias concretas. 2º Personas Sujetas El Código General de Conducta es aplicable a los miembros de los distintos órganos de administración de las sociedades que conforman el Grupo Arcano, así como a los empleados, y a aquellos que, sin una vinculación laboral, participen en un momento concreto en la actividad del Grupo (como estudiantes en prácticas, becarios, etc), sin perjuicio de que a determinadas personas les sea de aplicación el Reglamento Interno de Conducta del Mercado de Valores. Todos ellos se consideran personas sujetas y se encuentran obligados a respetar los principios aquí recogidos y a cumplir los procedimientos internos para el mejor funcionamiento del Grupo. 3º Conocimiento y cumplimiento Las personas sujetas tienen la obligación de conocer y respetar el Código General de Conducta. Este será entregado o puesto a su disposición para que puedan conocerlo y plantear las cuestiones que su interpretación pudieran suscitarle. Las cuestiones que pueda plantear este Código, así como el conocimiento de actuaciones que puedan ser vulneradoras del mismo, se deberán poner en conocimiento de la Dirección de Cumplimiento. 4º Principios y valores fundamentales 4º.1 Cumplimiento de la legislación aplicable Las personas sujetas deberán conocer, respetar y cumplir la normativa que le sea aplicable a su ámbito de actuación profesional, tanto la externa como la normativa interna y sectorial. En concreto, y por la especial regulación del sector, se deberá cumplir de manera exhaustiva el Real Decreto Legislativo 4/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Mercado de Valores. 3

4 4º. 2 Integridad y transparencia La especial relación de confianza de la prestación de servicios del Grupo Arcano con sus clientes exige que el actuar profesional de las personas sujetas se encuentre, en todo momento, presidido por la honestidad, la claridad y la transparencia en la gestión. 4º.3 Respeto, dignidad y no discriminación El comportamiento de las personas sujetas estará presidido por el respeto a los demás trabajadores y a terceros, sin que se encuentre permitido o amparado, de ningún modo, la falta de respeto o la actitud hostil hacia un tercero en el ámbito de la relación profesional. La dignidad de las personas, así como la ausencia de discriminación personal y profesional, se configuran como dos principios fundamentales que han de regir el comportamiento de todo el personal del Grupo Arcano 4º. 4 Prevención de riesgos laborales El Grupo Arcano considera como un objetivo prioritario la seguridad y salud laboral de todo su personal. Para llevar a cabo de manera óptima las medidas implantadas de prevención de riesgos laborales, las personas sujetas deberán respetar los protocolos de seguridad y cumplir las medidas tendentes a conservar la salud de los empleados del Grupo. 4º.5 No competencia y compromiso con el Grupo Las personas sujetas no podrán prestar sus servicios profesionales a otras empresas competidoras del sector, sean retribuidos o no. Aquellos que ejerzan otra actividad profesional deberán comunicar dicha situación a Recursos Humanos. Las personas sujetas actuarán, en todo momento, en el mejor interés del Grupo, llevando a cabo una actuación honesta, seria y responsable de los medios puestos a su disposición y evitando actuaciones que pudieran reportar perjuicios al Grupo de cualquier tipo en el presente o en el futuro. En todo caso, se abstendrán de utilizar en beneficio propio oportunidades de negocio que sean de interés del Grupo. 5º Normas de conducta 5º.1 Deber general de secreto y confidencialidad Las personas sujetas deberán guardar secreto profesional de cuantos datos, informes o documentos no públicos conozcan como consecuencia del ejercicio de su actividad profesional, con independencia de que procedan del Grupo, de clientes o de terceras empresas. Esta información y documentación deberá ser tratada cumpliendo los acuerdos contractuales de confidencialidad a los que se encuentren sometidos. 4

5 La información y documentación del Grupo, en la que expresamente no se indique que es pública, se considerará siempre confidencial como un activo fundamental de la actividad del Grupo, sin que esté permitida su apropiación por parte del personal o de cualquier tercero. Dicha información podrá ser utilizada, exclusivamente, para el desempeño de su actividad profesional dentro del Grupo, y sólo podrá ser facilitada a otros profesionales del Grupo que por su trabajo o actividad deban conocerla para ejecutar correctamente su labor profesional. Esta obligación de guardar secreto persistirá incluso una vez terminada la relación laboral. En caso de que una autoridad judicial o administrativa solicite determinada información o documentación, el requerimiento será comunicado a la Dirección de Cumplimiento Normativo, que será la encargada de tramitar y cumplir con el requerimiento. 5º.2 Protección de la intimidad y datos personales Las personas sujetas están obligadas a respetar la intimidad personal y familiar de todas las personas, tanto de los empleados del Grupo como de cualesquiera otras personas a cuyos datos tenga acceso derivado de la actividad profesional. La utilización de los datos debe seguir los cauces generales establecidos, atendiendo a los principios generales de uso y cumplimiento de los procedimientos internos. El cumplimiento de los procedimientos y manuales que se desarrollen en atención a la normativa protección de datos es obligatorio para el personal afectado por los mismos. 5º.3 Regalos y atenciones Queda prohibida la aceptación, a título particular y en beneficio propio, de cualquier tipo de ingresos o comisiones por operaciones o servicios prestados por el Grupo. Las personas sujetas no pueden aceptar regalos, invitaciones, favores o cualquier tipo de compensación vinculada a su actividad profesional con el Grupo procedente de clientes, proveedores, intermediarios, contrapartidas o cualquier otro tercero. Quedan excluidos de dicha limitación los objetos de propaganda de escaso valor, las invitaciones de cortesía social que no excedan los límites considerados razonables en los usos sociales, o las atenciones ocasiones (regalos de Navidad, etc) siempre que no sean en metálico y estén dentro de los límites de los usos socialmente admitidos. El límite de cortesía social se concreta en 150. Cualquier atención, regalo o invitación que supere dicho importe deberá ser puesto en conocimiento de la Dirección de Cumplimiento y autorizado por ella. Por otro lado, las personas sujetas no ofrecerán ni entregarán, a clientes, proveedores o terceros, regalos, invitaciones, o cualquier otro tipo de compensación tipo de compensación que supere los límites de la cortesía social. 5

6 5º.4 Relaciones con clientes y terceros Las personas sujetas deben respetar el principio de transparencia, y están obligadas a velar para que ninguna actuación suya pueda ser susceptible de interpretarse como engaño en perjuicio de clientes, proveedores o terceros. Cualquier reclamación de un cliente o de un tercero deberá ser tramitada de acuerdo al procedimiento interno, documentada y contestada en modo y forma adecuada por la persona u órgano designado al efecto. Las personas sujetas no deberán ofrecer, prometer, entregar, o recibir cualquier tipo de dádiva o forma de soborno o comisión no justificada a terceros. Los actos de soborno, los cuales se encuentran expresamente prohibidos y penados, incluyen el ofrecimiento o promesa, directo o indirecto, de cualquier tipo de ventaja no justificada o la utilización de cualquier instrumento para su encubrimiento. No se ofrecerán, ni se entregarán regalos o atenciones a empresas o instituciones con las que el Grupo tenga relación y que puedan influir de manera impropia en sus procesos de decisión o la propia relación. Tan sólo serán admisibles aquellos obsequios de cortesía social que formen parte de la política interna establecida al efecto, siempre de conformidad con la legislación vigente, y de las normas y procedimientos de la entidad potencialmente receptoras. 5º.5 Relaciones con autoridades o funcionarios públicos Las personas sujetas mantendrán con los representantes de las autoridades una actitud de colaboración en el marco de sus competencias. Las personas sujetas no deberán ofrecer, prometer, entregar cualquier tipo de dádiva o forma soborno o beneficio no justificado a funcionarios, autoridades, o comisión no justificada a terceros. Los actos de soborno, los cuales se encuentran expresamente prohibidos y penados, incluyen el ofrecimiento o promesa, directo o indirecto, de cualquier tipo de ventaja no justificada o la utilización de cualquier instrumento para su encubrimiento. En caso de que la solicitud provenga del funcionario o autoridad, este hecho debe ser puesto en conocimiento, de manera inmediata, de la Dirección de Cumplimiento. Las personas sujetas que tenga relación con alguna autoridad o funcionarios públicos que pueda influir en algún aspecto del Grupo, deberá evitar interferir, aún de modo indirecto, en una eventual toma de decisión que afecte al Grupo. 5º.6 Agentes, intermediarios o asesores La contratación de los servicios de agentes, intermediarios o asesores en transacciones u operaciones en la que intervenga, de alguna forma, la Administración Pública, algún organismo o empresa pública, nacional o extranjera, exigirá la adopción de las siguientes medidas: 6

7 1. Se llevará a cabo un análisis y estudio del agente para conocer, hasta donde sea razonable, las personas intervinientes, colaboradores, experiencia profesional y solvencia, a los efectos de valorar su idoneidad para actuar como intermediarios dignos de confianza. 2. Siempre que sea posible, se utilizarán agentes, intermediarios o asesores de conocido prestigio en el sector de que se trate. Especialmente cuando la retribución va ligada al éxito de la operación. 3. El agente, intermediario o asesor será informado del presente Código General de Conducta y deberán firmar una declaración en la que se comprometen a respetar los aspectos que les resulten aplicables. Asimismo, en los contratos se incluirán cláusulas que establezcan las condiciones expuestas y la prohibición taxativa de llevar a cabo cualquier actividad que pudiera ser interpretada como un acto de corrupción. 4. Los gastos de los intermediarios, agentes o asesores que no sean de transporte, hotel o dietas de comidas, deberán ser aprobados por el Grupo con carácter previo a que sean incurridos. Se deberá rechazar el pago de cualquier gasto que se considere excesivo o sin relación con el objeto de la prestación del servicio contratado. 5º.7 Relaciones con los partidos políticos Está prohibido realizar cualquier tipo de donación a los partidos políticos, sus fundaciones o federaciones, en nombre del Grupo o utilizar sus fondos para financiar a un partido político, aún de forma indirecta. 5º. 8 Relaciones con otras empresas Las relaciones con las empresas competidoras habrán de ser leal y estar presidida por el principio del respeto hacia la actividad empresarial del tercero. Las personas sujetas están obligadas a velar para que se mantenga la confidencialidad de cualquier clase de información reservada o sensible de otras empresas, a las que haya tenido acceso de forma lícita y en el marco de negociaciones o relaciones empresariales. Ningún trabajador que se incorpore al Grupo podrá utilizar documentación confidencial o secreta que haya podido obtener de sus anteriores empleos. Queda expresamente prohibido este uso ilícito de documentación ajena al Grupo. Los deberes de confidencialidad del personal del Grupo subsistirán indefinidamente, aun cuando la relación laboral haya finalizado. El empleado no podrá llevarse ningún tipo de información o documentación del Grupo, incluida la que se encuentre en soporte informático, ni aportar o utilizar dicha información en interés de otra compañía. El personal que gestione la presentación de ofertas en licitaciones, públicas o privadas, deberá abstenerse de cualquier tipo de conducta que pudiera ser entendida como una concertación de precios, ya sea con el propio licitador o con los terceros participantes. 7

8 5º. 9 Cumplimiento de obligaciones para con la Hacienda Pública y con terceros El cumplimiento de las obligaciones tributarias y los pagos a la seguridad social a los que venga obligado el Grupo se llevarán a cabo de un modo responsable, leal y adecuado a la legalidad vigente. Las personas sujetas están obligadas a respetar los principios de claridad, transparencia y veracidad en su desempeño profesional. Se encuentra totalmente prohibida la falsificación, ocultación o simulación de datos, asientos contables, etc. que tengan como finalidad la elusión de pagos u obtención de ilícitos beneficios que causen un perjuicio a la Hacienda Pública, a la Seguridad Social o a cualquier acreedor. La información económico-financiera del Grupo deberá reflejar fielmente su realidad económica, financiera y patrimonial, acorde con los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas internacionales de información financiera que sean aplicables. A estos efectos, ningún profesional deberá ocultar o distorsionar la información de los registros e informes contables del Grupo. El personal del Grupo responsable de la contabilidad y finanzas está obligado a cumplir de manera exhaustiva la normativa que afecta a los aspectos contables, financieros, económicos, tributarios, o cualquier otro que afecte a las declaraciones fiscales del Grupo. 5º. 10 Prevención de blanqueo de capitales El Grupo cuenta con los procedimientos y manuales referenciados en la normativa de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo. El personal del Grupo afectado por dicha normativa, y a efectos de evitar incurrir en el riesgo de blanqueo de capitales, deberá actuar de acuerdo a los manuales, la formación y los procedimientos aprobados al efecto. 5º. 11 Respeto a la propiedad intelectual y acciones publicitarias Las personas sujetas deberán respetar los derechos de propiedad intelectual de terceros en el desempeño de su labor profesional. No se utilizarán imágenes, textos o dibujos en la publicidad o documentos oficiales del Grupo sobre las que no se haya obtenido la correspondiente autorización de su legítimo propietario. Asimismo, está prohibido utilizar marcas o logos en la publicidad o documentos oficiales del Grupo que previamente no se hayan registrado a su nombre o sobre las que no se haya obtenido la correspondiente autorización para su uso. La publicidad que lleve a cabo el Grupo debe ser veraz y no podrá contener afirmaciones engañosas que puedan causar un perjuicio a los potenciales clientes. 8

9 5º.12 Utilización de los sistemas informáticos Los sistemas informáticos y el uso del correo electrónico corporativo deberán utilizarse únicamente para fines derivados de la actividad profesional, y su utilización debe ser responsable y cuidadosa. El Grupo se reserva la facultad de monitorizar el uso de los sistemas informáticos y del uso de internet por parte de su personal, como medio de ordenación y regulación del uso de los medios informáticos de titularidad empresarial por parte del trabajador, y en el ámbito de la facultad empresarial de vigilancia y control del cumplimiento de las obligaciones relativas a la utilización del medio en cuestión, siempre con pleno respeto a los derechos fundamentales. La advertencia de la posibilidad de utilizar la facultad expuesta elimina expresamente la expectativa razonable de privacidad que pudiese tener el personal del Grupo en relación con el uso de los sistemas informáticos corporativos. Las personas sujetas, en ningún caso, podrán utilizar los sistemas informáticos corporativos para llevar a cabo actuaciones que pudieran ser susceptibles de ser tenidas como ilícitas, encontrándose expresamente prohibido que el personal del Grupo acceda a aplicaciones o equipos informáticos de terceros sin la previa y documentada autorización del titular. 6º Consecuencias en caso de incumplimiento 6º.1 Incumplimiento El incumplimiento del Código General puede dar lugar a sanciones laborales, son perjuicio de las administrativas o penales que, en su caso, pudieran derivarse del comportamiento de la persona sujeta. 6º.2 Canal de denuncia y obligación de denunciar Toda persona sujeta que tenga conocimiento del incumplimiento del presente Código General de Conducta o de algún acto ilícito deberá comunicarlo, a través del canal habilitado al efecto, a la Dirección de Cumplimiento, la cual se encuentra integrada en el Órgano de Prevención y Control de Riesgos Penales. El canal de denuncia funcionará de un modo centralizado a través de la siguiente dirección de internet: arcanocanaldedenuncias@arcanopartners.com Para poder recibir y dar por válida una denuncia deberán existir los siguientes elementos: Nombre y apellidos de la persona denunciante. Argumentos o evidencias veraces, precisas y constatables que soporten la denuncia. Persona o colectivo denunciado. 9

10 De conformidad con el criterio de la Agencia Española de Protección de Datos en su consulta titulada Creación de sistemas de denuncias internas de las empresas, no se aceptarán denuncias anónimas a los efectos de respetar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de los denunciantes, sin perjuicio de disponer de todas las salvaguardas para asegurar la confidencialidad de sus datos de carácter personal. Las denuncias presentadas serán recibidas por la persona designada en la Dirección de Cumplimiento Normativo, designada por el Órgano de Prevención y Control de Riesgos Penales, y serán dadas de alta en un registro. Para cada una de ellas mantendrá actualizadas las acciones realizadas y la documentación que se genere en su tramitación y resolución. Una vez recibida y registrada se comunicará la misma a los miembros del Órgano que no hubieran tenido conocimiento de la misma. El Órgano de Prevención y Control de Riesgos Penales mantendrá la confidencialidad del denunciante en todo momento, salvo que le sea exigida dicha información por una autoridad administrativa o judicial. Se prohíbe adoptar medida de represalia alguna o cualquier otra medida negativa contra el empleado que, de buena fe, haya utilizado el canal de comunicación para comunicar una conducta que pudiera ser considerada poco ética o ilícita. En los casos de denuncias por incumplimiento del Código General de Conducta o derivada de algún otro tipo de incumplimiento normativo que pudiese afectar al ámbito penal, el Órgano de Prevención y Control evaluará su validez y procederá a su análisis en detalle e investigación, si de la misma se derivasen indicios de la comisión de un comportamiento ilícito. En todo caso, se comunicará al denunciante la resolución que adopte el Órgano de Prevención y Control. 10