AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD Actualizado: 23 de Septiembre de 2013

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1 AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD Actualizado: 23 de Septiembre de 2013 ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SU INFORMACIÓN MÉDICA PUEDE SER USADA Y DIVULGADA Y CÓMO PUEDE USTED CONSEGUIR ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR ESTÚDIELA DETENIDAMENTE. Si tiene alguna pregunta acerca de este aviso favor de comunicarse con el Funcionario de Cumplimiento y Privacidad de MGH al QUIÉN SE ADHERIRÁ A ESTE AVISO Este aviso describe las prácticas de este hospital y las de: Cualquier profesional de la salud autorizado a ingresar información en su hoja clínica en el hospital. Todos los departamentos y unidades del hospital. Cualquier miembro de un grupo de voluntarios que permitimos que le ayuden mientras usted está en el hospital. Todos los empleados, funcionarios y otro personal del hospital. Todos estos individuos y departamentos se adhieren a los términos de este aviso. Además, estas personas y departamentos pueden compartir información médica unos con otros para propósitos del tratamiento, del pago, o de operaciones de atención a la salud según se describen en este aviso. NUESTRO COMPROMISO RESPECTO DE LA INFORMACIÓN MÉDICA Entendemos que la información médica sobre usted y su salud es personal. Estamos comprometidos a proteger su información médica. Creamos un registro de la atención y los servicios que usted recibe en el hospital. Necesitamos este expediente para proveerle cuidado de calidad y para cumplir con ciertos requisitos legales. Este aviso se aplica a todos los registros de su atención generados por el hospital, hechos por el personal del hospital o por su médico personal. Es posible que su médico personal tenga políticas o avisos diferentes concernientes al uso y divulgación por dicho médico de la información médica suya que se haya generado en el consultorio del médico o en la clínica. Este Aviso le informará de las maneras en que podríamos utilizar y divulgar su información médica. También describe sus derechos y ciertas obligaciones que tenemos con respecto al uso y la divulgación de la información médica. Por ley se nos requiere: Asegurarnos de que la información médica que lo identifica se mantenga privada (con ciertas excepciones); 1

2 Entregarle este aviso que describe nuestros deberes legales y prácticas de privacidad con respecto a su información médica; y Seguir los términos del aviso que está actualmente vigente. CÓMO PODRÍAMOS USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA. Las siguientes categorías describen diferentes maneras en que utilizamos y divulgamos información médica. Para cada categoría de usos o divulgaciones explicaremos lo que queremos decir e intentaremos dar algunos ejemplos. No se enumerará cada uso o divulgación de una categoría. Sin embargo, todas las {\highlight7 maneras en que se nos permite} utilizar y divulgar información {\highlight7 caerán dentro de una de las categorías.} Divulgación a Petición Suya Podríamos divulgar información cuando usted lo solicite. Esta divulgación conforme a su solicitud podría requerir una autorización escrita firmada por usted. Para el Tratamiento Podríamos usar su información médica para proporcionarle tratamientos o servicios médicos. Podríamos divulgar su información médica a médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina, u otro personal del hospital que intervienen en atenderle en el hospital. Por ejemplo: un médico que lo está atendiendo por una pierna fracturada tal vez necesite saber si sufre de diabetes, ya que la diabetes puede retardar el proceso de curación. Además, el médico tal vez necesite informarle al dietista si usted tiene diabetes para que podamos hacer arreglos para comidas apropiadas. Diferentes departamentos del hospital también pueden compartir información su médica para coordinar los diferentes servicios que usted necesite, tales como recetas, trabajo de laboratorio, y radiografías. También podríamos divulgar su información médica a personas ajenas al hospital que pudieran estar involucradas en su atención médica después de su alta del hospital, tales como centros de enfermería especializada, agencias de atención de la salud a domicilio, y médicos u otros profesionales. Por ejemplo, podríamos dar acceso a su información de salud a su médico para ayudarle a tratarlo. Para Pagos Podríamos usar y divulgar su información médica para que el tratamiento y los servicios que usted reciba puedan ser facturados y el pago pueda ser cobrada a usted, a una compañía de seguros o a un tercero. Por ejemplo, puede que necesitemos proporcionar información médica acera de una cirugía que usted haya recibido en el hospital a su plan médico para que éste nos pague a nosotros o le reembolse a usted por la cirugía. También puede que informemos a su plan médico acerca de un tratamiento que usted va a recibir a fin de obtener autorización previa o para determinar si su plan cubrirá el tratamiento. También podríamos proporcionar información básica sobre usted y su plan de salud, compañía de seguros u otra fuente de pago a los profesionales ajenos al hospital que participan en su atención, para ayudarles a obtener el pago por los servicios que le prestan. Para Operaciones de Atención a la Salud Podríamos usar y divulgar su información médica para operaciones de atención a la salud. Estos usos y divulgaciones son necesarios para administrar el hospital y asegurarnos de que todos nuestros pacientes reciban atención de calidad. Por ejemplo, podríamos utilizar información médica para analizar nuestro tratamiento y servicios y evaluar el desempeño de nuestro personal al atenderle. También podemos combinar información médica de muchos pacientes del hospital para decidir cuáles servicios adicionales 2

3 debe ofrecer el hospital, cuáles servicios no se necesitan, y si ciertos tratamientos nuevos son eficaces. Podríamos divulgar información a médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina, u otro personal del hospital para fines de análisis y aprendizaje. También podríamos combinar la información médica que tengamos con información médica de otros hospitales para comparar cómo estamos haciendo las cosas y ver dónde podemos mejorar la atención y los servicios que proporcionemos. Podríamos eliminar la información que lo identifique de este conjunto de información médica para que otras personas puedan utilizarla para estudiar la atención médica y la prestación de la atención sin llegar a saber la identidad de los pacientes específicos. Actividades de Recaudación de Fondos Podríamos utilizar o divulgar su información a una fundación relacionada con el hospital, para que se comuniquen con usted en un esfuerzo para recaudar fondos para el hospital y sus operaciones. Usted tiene el derecho de optar por no recibir comunicaciones sobre recaudación de fondos. Si usted recibe una comunicación sobre recaudación de fondos, le indicará cómo señalar su deseo de no recibir más comunicaciones. Directorio del Hospital Podríamos incluir cierta información limitada suya en el directorio del hospital mientras usted sea paciente del hospital. Esta información podría incluir su nombre, su ubicación en el hospital, su estado general (por ejemplo: bueno, regular, etc.) y su afiliación religiosa. A menos que exista una solicitud específica suya por escrito que indique lo contrario, esta información del directorio, excepto su afiliación religiosa, también puede ser divulgada a personas que pregunten por usted por su nombre. Su afiliación religiosa puede ser dada a un ministro de una religión, como un sacerdote o rabino, aunque no pregunten por usted por su nombre. Esta información se divulga de manera que su familia, sus amigos y su ministro puedan visitarlo en el hospital y saber en general cómo se encuentra. Comercialización y Venta La mayoría de los usos y divulgaciones de información médica para fines de comercialización, y las divulgaciones que constituyen una venta de información médica, requieren su autorización. A Personas Involucradas en su Atención o el Pago de su Atención Podríamos divulgar su información médica a un amigo o miembro de la familia que esté involucrado en su atención médica. También podríamos dar información a alguien que ayude a pagar por su atención. A menos que exista una solicitud específica suya por escrito que indique lo contrario, también podríamos informar a su familia o amistades sobre su condición y de que usted está en el hospital. Asimismo, podríamos divulgar su información médica a alguna entidad que ayude en un esfuerzo de mitigación de desastre para que se pueda notificar a su familia sobre su condición, su situación y su ubicación. Si usted llega al departamento de urgencias en estado inconsciente o bien incapaz de comunicarse, estamos obligados a intentar localizar a alguien que creemos que puede tomar decisiones de atención médica por usted (por ejemplo, un familiar o un agente conforme a un poder para atención de la salud.) Para la Investigación Bajo ciertas circunstancias, nosotros podemos usar y divulgar su información médica para fines de investigación. Por ejemplo, un proyecto de investigación podría implicar comparar la salud y la recuperación de todos los pacientes que recibieron un medicamento con la de aquellos que recibieron otro para la misma condición. Sin embargo, todos los proyectos de investigación están sujetos a un proceso especial de aprobación. Este proceso evalúa un proyecto de investigación propuesto y su uso de 3

4 información médica, tratando de equilibrar las necesidades de la investigación con la necesidad de los pacientes de la privacidad de su información médica. Antes de que utilicemos o divulguemos información médica para la investigación, el proyecto habrá sido aprobado mediante dicho proceso de aprobación; sin embargo, podríamos divulgar su información médica a personas que se preparan para llevar a cabo un proyecto de investigación, por ejemplo, para ayudarles a buscar pacientes con necesidades médicas específicas, a condición de que la información médica que estudien no salga del hospital. Según lo Requerido por la Ley Divulgaremos su información médica cuando sea solicitada por la ley federal, estatal o local. Para Evitar una Amenaza Grave a la Salud o a la Seguridad Podríamos usar y divulgar su información médica cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave a su salud y seguridad o a la salud y seguridad del público o de otra persona. Sin embargo, sólo se divulgaría la información a alguien capaz de ayudar a evitar el riesgo. S Donación de órganos y Tejidos Podríamos divulgar su información médica a organizaciones que manejan la adquisición de órganos o el trasplante de órganos, ojos o tejidos, o a un banco de órganos, según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de órganos o tejidos. Militares y Veteranos Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podemos divulgar su información médica según se requiera por las autoridades de mando militar. También podríamos divulgar información médica acerca de personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera apropiada. Compensación a los Trabajadores Podríamos divulgar su información médica para programas de compensación a los trabajadores o programas similares. Estos programas proveen beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo. Actividades de Salud Pública Podríamos divulgar su información médica para propósitos de salud pública. Estas actividades por lo general incluyen los siguientes: Para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o incapacidades; Para reportar nacimientos y muertes; Para informar sobre el maltrato o descuido de menores, ancianos y adultos dependientes; Para informar sobre las reacciones a medicamentos o problemas con productos; Para informar a la gente de productos retirados del mercado que podrían estar usando; Para informar a una persona que pudo haber estado expuesta a una enfermedad o podría estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición; Para notificar a la autoridad gubernamental apropiada si creemos que un paciente ha sido víctima de maltrato, descuido o violencia doméstica. Solamente haremos esta divulgación si usted está de acuerdo o cuando sea requerido o autorizado por la ley; Para notificar a los empleados de respuesta de emergencia en relación con una posible exposición al VIH/SIDA, en la medida necesaria para cumplir con las leyes estatales y federales. 4

5 Actividades de Supervisión de la Atención de la Salud Podríamos divulgar información médica a una agencia de supervisión de la atención de la salud para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y la expedición de licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno controle el sistema de atención de la salud, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles. Demandas y Controversias Si usted está implicado en una demanda o una controversia, podríamos usar su información médica para responder a una orden judicial o administrativa. También podríamos divulgar su información médica en respuesta a una citación judicial, solicitud de exhibición de pruebas, u otro proceso legal de parte de otra persona implicada en la controversia, pero sólo si se han hecho esfuerzos para informarle a usted sobre la solicitud (que puede incluir una notificación por escrito a usted); o bien para obtener una orden que proteja la información solicitada. Procuración de Justicia Podríamos divulgar información médica si nos pide hacerlo un oficial de la ley: En respuesta a un mandato judicial, citación, orden, citatorio o proceso similar; Para identificar o localizar a un sospechoso, un fugitivo, un testigo material o una persona desaparecida; Acerca de la víctima de un crimen si, bajo ciertas circunstancias limitadas, somos incapaces de obtener el acuerdo de la persona; Acerca de una muerte que creemos sea el resultado de una conducta criminal; Acerca de una conducta criminal en el hospital; y En caso de una emergencia, para reportar un crimen; la ubicación del crimen o las víctimas; o la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el crimen. Jueces Forenses, Examinadores Médicos, y Funerarias Podríamos divulgar información médica a un juez forense o examinador médico. Esto podría ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de la muerte. También podríamos divulgar información médica de los pacientes del hospital a los directores de funerarias, según sea necesario para que cumplan con sus obligaciones. Actividades de Seguridad Nacional y de Inteligencia Podríamos divulgar su información médica a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia, y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley. Servicios de Protección para el Presidente y Otros Podríamos divulgar su información médica a oficiales federales autorizados para que puedan brindar protección al Presidente, otras personas autorizadas o jefes de estado extranjeros, o para realizar investigaciones especiales. Autorizaciones de Seguridad "Podríamos utilizar su información médica para tomar decisiones con respecto a su aptitud médica para una autorización de seguridad o servicio a bordo. También podríamos divulgar su determinación de aptitud médica a los funcionarios del Departamento de Estado de los EE.UU. que necesiten tener acceso a esa información para estos fines." 5

6 Presos Si usted es un recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de un oficial de la ley, podríamos divulgar su información médica a la institución correccional o al oficial de la ley. Esta divulgación sería necesaria 1) para que la institución le brinde atención médica; 2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de los demás; o 3) para la seguridad y protección de la institución correccional. Equipos de Personal Multidisciplinarios Podríamos divulgar información médica a un equipo de personal multidisciplinario con respecto a la prevención, la identificación, el manejo o el tratamiento de un menor maltratado y los padres del menor, o con respecto al maltrato y descuido de un adulto mayor. Categorías Especiales de Información En algunas circunstancias, su información médica puede ser objeto de medidas restrictivas que puedan limitar o impedir algunos usos o divulgaciones descritos en este aviso. Por ejemplo, hay restricciones especiales sobre el uso o la divulgación de ciertas categorías de información - por ejemplo, las pruebas para el VIH o el tratamiento de problemas de salud mental o de abuso de alcohol y drogas. Los programas de beneficios de salud del gobierno, tales como Medi-Cal, también podrían limitar la divulgación de información de los beneficiarios para fines no relacionados con el programa. SUS DERECHOS CONCERNIENTES A SU INFORMACIÓN MÉDICA Usted tiene los siguientes derechos concernientes a la información médica que mantenemos sobre usted. Derecho a Inspeccionar y Copiar Usted tiene derecho a inspeccionar y obtener una copia de la información médica que pueda utilizarse para tomar decisiones sobre su cuidado. Usualmente, esto incluye expedientes médicos y registros de facturación, pero no puede incluir información sobre la salud mental. Para inspeccionar y obtener una copia de la información médica que puede utilizarse para tomar decisiones sobre usted, debe presentar su solicitud por escrito a [insertar información de contacto]. Si usted solicita una copia de la información, podríamos cobrar una cuota por los costos de copiado, envío u otros suministros relacionados con su solicitud. Podríamos denegar su solicitud de inspección y copia en algunas circunstancias muy limitadas. Si se le niega el acceso a la información médica, usted podrá solicitar que se revise la denegación. Otro profesional de la salud certificado, elegido por el hospital, revisará su solicitud y la denegación. La persona que lleve a cabo la revisión no será la persona que negó su solicitud. Nosotros cumpliremos con los resultados de la revisión. Derecho a Modificar Si usted cree que la información médica que tenemos acerca de usted está incorrecta o incompleta, puede pedirnos que modifiquemos la información. Tiene derecho a pedir una modificación durante el tiempo que la información sea mantenida por o en nombre del hospital. Para solicitar una modificación, debe dirigir su solicitud por escrito a: Director of Health Information 6

7 Management, Marin General Hospital, 250 Bon Air Rd, Greenbrae, CA Además, usted debe proporcionar una razón que apoye su solicitud. Podemos negar su solicitud de una modificación si no la hace por escrito o si no incluye un motivo para apoyar su solicitud. Además, podríamos negar su solicitud si nos pide corregir información que: No fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para hacer la modificación; No es parte de la información médica conservada por o para el hospital; No es parte de la información que se le permite inspeccionar o copiar; o Es correcta y completa. Aún si denegamos su solicitud de modificación, usted tiene el derecho de enviar un anexo por escrito que no pase de 250 palabras, con respecto a cualquier punto o declaración que usted crea está incompleto o incorrecto en su expediente. Si usted indica claramente por escrito que quiere que el anexo sea parte de su expediente médico, nosotros lo adjuntaremos en sus expedientes y lo incluiremos siempre que divulguemos algo sobre el punto o la declaración que usted cree que está incompleta o incorrecta. Derecho a Cuentas de las Divulgaciones Usted tiene el derecho de solicitar "cuentas de las divulgaciones". Esta es una lista de las divulgaciones que hemos hecho de su información médica que no haya sido para nuestros propios usos para el tratamiento, el pago y operaciones de atención médica (según se describen esas funciones más arriba), y con otras excepciones de acuerdo a la ley. Para solicitar esta lista o cuenta de las divulgaciones, debe dirigir su solicitud por escrito a: Director of Health Information Management, Marin General Hospital, 250 Bon Air Rd, Greenbrae, CA Su solicitud debe indicar el periodo de tiempo, el cual no debe ser mayor a seis años y no debe incluir fechas antes del 14 de abril de Su solicitud deberá indicar en qué forma desea la lista (por ejemplo, en papel o en forma electrónica). La primera lista que solicite en un período de 12 meses será sin costo. Para listas adicionales, podemos cobrarle algo por los costos de proporcionar la lista. Le avisaremos del costo correspondiente y usted puede elegir retirar o modificar su solicitud en ese momento, antes de incurrir en costos. Además, le notificaremos según lo exige la ley en caso de violación de la privacidad de su información médica protegida no encriptada. Derecho a Solicitar Restricciones Usted tiene el derecho de solicitar una restricción o limitación en la información médica que usemos o divulguemos sobre su tratamiento, pago u operaciones de atención a la salud. También tiene el derecho de solicitar una limitación de la información médica suya que divulguemos a alguien que intervenga en su atención médica o el pago por la misma, como por ejemplo un familiar o una amistad. Por ejemplo, usted podría pedir que no compartamos o divulgamos información acerca de alguna cirugía que haya recibido. No estamos obligados a acceder a su solicitud, salvo en la medida en que usted nos solicite que limitemos la divulgación a un plan de salud o compañía de seguros para fines de pago u operaciones de atención de la salud si usted o alguien actuando en su nombre (que no sea el plan de salud o la compañía de seguros), ha pagado el artículo o servicio en su totalidad de su bolsillo. Aún si usted solicita esta restricción especial, podríamos divulgar la información a un plan de salud o compañía de seguros a los efectos de su tratamiento. Si accedemos a otra restricción especial, cumpliremos con su solicitud a menos que se necesite la 7

8 información para proporcionarle tratamiento de emergencia. Para solicitar restricciones, debe dirigir su solicitud por escrito a: Director of Health Information Management, Marin General Hospital, 250 Bon Air Rd, Greenbrae, CA En su solicitud, debe decirnos (1) qué información desea restringir, (2) si desea restringir nuestro uso o divulgación, o ambos; y (3) para quién desea que apliquen las restricciones, por ejemplo, divulgaciones a su cónyuge. Derecho a Solicitar Comunicaciones Confidenciales Usted tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos médicos de cierta manera o en cierta ubicación. Por ejemplo, puede solicitar que sólo nos comuniquemos con usted en su trabajo o por correo. Para solicitar comunicaciones confidenciales, debe dirigir su solicitud por escrito a: Director of Health Information Management, Marin General Hospital, 250 Bon Air Rd, Greenbrae, CA Nosotros no le preguntaremos la razón de su solicitud. Accederemos a todas las solicitudes razonables. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea que nos comuniquemos. Derecho a Notificación de Violación de la Privacidad Usted tiene derecho a recibir notificación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a cualquier violación de la privacidad de su información médica personal no encriptada. Derecho a una Copia Impresa de este Aviso Usted tiene derecho a una copia impresa de este aviso. Puede pedir que le proporcionemos una copia de este aviso en cualquier momento. Aun si estuvo de acuerdo en recibir este aviso por medios electrónicos, usted todavía tiene derecho a recibir una copia impresa del aviso. Puede obtener una copia de este aviso en nuestro sitio web: Para obtener una copia impresa de este aviso comuníquese con el Funcionario de Cumplimiento y Privacidad de MGH al CAMBIOS A ESTE AVISO Nos reservamos el derecho de modificar este aviso. Nos reservamos el derecho de poner en efecto el aviso modificado con respecto a información que ya tengamos sobre usted, así como cualquier información que recibamos en el futuro. Publicaremos una copia del aviso actual en el hospital. El aviso contendrá la fecha efectiva en la primera página, en la esquina superior derecha. Además, cada vez que usted se registre o sea admitido en el hospital para tratamiento o servicios de atención médica como paciente interno o externo, le ofreceremos una copia del aviso actual en vigencia. QUEJAS Si usted cree que sus derechos de privacidad fueron violados, puede presentar una queja con el hospital o con el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU. Para presentar una queja ante el hospital comuníquese con el Funcionario de Cumplimiento y Privacidad de MGH ( ) en Marin General Hospital, 250 Bon Air Rd., Greenbrae, CA Todas las quejas deben ser presentadas por escrito. No se le sancionará por presentar una queja. 8

9 OTROS USOS DE LA INFORMACIÓN MÉDICA Otros usos y divulgaciones de la información médica que no se contemplen por este Aviso o las leyes que apliquen con nosotros serán hechas sólo con su permiso escrito. Si usted nos da permiso para usar o divulgar su información médica, usted puede revocar ese permiso, por escrito, en cualquier momento. Si usted revoca su permiso, esto detendrá cualquier nuevo uso o divulgación de su información médica para los propósitos contemplados en su autorización por escrito, excepto si nosotros ya hemos actuado basándonos en su permiso. Usted entiende que nos es imposible deshacer cualquier divulgación que ya hayamos hecho con su permiso y que estamos obligados a retener nuestros registros de la atención que le hemos proporcionado. 9