SIR SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RECARGOS INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACIÓN DE LOS ANEXOS

Transcripción

1 SIR SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RECARGOS INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACIÓN DE LOS ANEXOS El nuevo procedimiento de declaración de los recargos implica la presentación de un fichero detallado de las operaciones de seguros que lleven recargos implicados. En este fichero, denominado Fichero de Información Complementaria FIC_ por la Resolución de 27 de marzo de la Presidencia del Consorcio de Compensación de Seguros, se incluirán los datos de las pólizas y los recibos que conlleven recargos para el Consorcio. Para poder presentar dicho Fichero FIC es obligatorio que las entidades aseguradoras actualicen los datos de sus representantes de recargos ante el Consorcio y aporten el nombre de alguna persona con conocimientos de informática con la que coordinar el envío de los datos, principalmente en los momentos de pruebas hasta que el sistema funcione de forma recurrente sin incidencias, y posteriormente para temas puntuales. Asimismo, el nuevo sistema, que abandona la vía de las entidades bancarias colaboradoras, se basará en la emisión de recibos domiciliados, para los cuales será necesario que las entidades suscriban un mandato SEPA, Business to Business, con el Consorcio. Es muy importante que este mandato, además de enviarse al Consorcio, se envíe también a la entidad financiera donde se encuentre la cuenta bancaria en la que serán cargados los recibos. Los anexos siguientes habrán de ser enviados al Consorcio en todo caso antes de la entrada en vigor del nuevo sistema SIR en enero de El hecho de no enviarlos impedirá el acceso al Sistema SIR y la participación en las pruebas que se pondrán a disposición de las entidades en el cuarto trimestre de A continuación se detallan las instrucciones para la cumplimentación de los anexos relativos al Representante de la Entidad Aseguradora ( Anexo I), del Interlocutor ( Anexo 2), y del Mandato SEPA -B2B- ( Anexo 3). SERÁ OBLIGATORIO CUMPLIMENTAR LOS 3 ANEXOS POR CADA ENTIDAD ASEGURADORA.

2 ANEXO 1: DATOS A COMUNICAR POR LA ENTIDAD ASEGURADORA AL CONSORCIO DE COMPENSACIÓN DE SEGUROS RELATIVOS AL REPRESENTANTE. Todos los datos son obligatorios. Aun cuando el representante ya enviase la documentación en su momento, dándose de alta en el registro de representantes del Consorcio, será obligatorio volver a comunicar y actualizar los datos del Anexo 1 en cuanto lleva adjunto el nuevo acuerdo de protección de datos vigente. A continuación se describe el contenido de cada campo: 1. ENTIDAD ASEGURADORA: razón social completa de la entidad aseguradora, sin abreviaturas. 2. CLAVE ENTIDAD: Se deberá indicar el código asignado por la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones DGSFP- a la entidad aseguradora y que figura en el registro administrativo del órgano supervisor, por el que se le ha comunicado la autorización para poder concertar seguros en territorio español. Constará de cinco dígitos siendo el primero una letra. 3. Nº DE IDENTIFICACIÓN FISCAL: Se incluirá el código CIF asignado por la agencia tributaria española a la entidad aseguradora en el caso de ser una entidad con establecimiento permanente en España, o el código VAT ( Value Added Tax code) en el caso de ser una entidad que desarrolla su actividad en España en Libre Prestación de Servicios -LPS-. 4. REPRESENTANTE: a. RAZÓN SOCIAL: Caso de que el representante sea una persona jurídica, se incluirá la razón social completa de la entidad, sin abreviaturas. b. NOMBRE Y APELLIDOS: El sistema SIR requiere por temas de autenticación disponer del nombre de una persona física como representante. Se incluirá el nombre de la persona responsable de la declaración de recargos y su aprobación futura. Caso de que la entidad aseguradora haya designado más de un representante, deberá cumplimentarse un formulario por cada uno. c. NIF: Se deberá incluir el Número de Identificación Fiscal personal de la persona física que hace de representante. d. DOMICILIO: Se cumplimentarán todos los campos de la dirección del representante o de la razón social del representante si es una persona jurídica y se ha cumplimentado el campo RAZÓN SOCIAL. El nº de fax no es obligatorio. e. DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: Se incluirá la dirección electrónica del correo personal del representante, no siendo válida una dirección genérica de la persona jurídica, en el caso de haberse cumplimentado el campo RAZÓN SOCIAL.

3 ANEXO 2: FORMULARIO DE RECOGIDA DE DATOS, del interlocutor : Todos los datos son obligatorios. Debido a la componente tecnológica implicada en la realización y declaración del Fichero de Información Complementaria, con los datos de los recargos a ingresar y los datos delas pólizas involucradas, es necesario contar con una persona en la entidad aseguradora o su representante, que puede atender y resolver las cuestiones de desarrollo, integración y comunicación necesarias para poder efectuar en plazo la declaración al Consorcio y el desarrollo de las pruebas. Esta persona requerirá identificarse para poder comunicarse con el Consorcio o con la empresa tecnológica designada por el Consorcio que llevará a cabo el proyecto SIR. En el supuesto de que pueda haber varios interlocutores s de la misma entidad aseguradora, se utilizará la parte posterior del Anexo 2 para relacionarlos. A continuación se describe el contenido de cada campo: 1. NOMBRE Y APELLIDOS: De la persona física designada de referencia. 2. TELEFONO: De la persona que ejerza de interlocutor Se incluirá la dirección electrónica del correo personal del interlocutor, no siendo válida una dirección genérica común a la persona jurídica. 4. ESTIMACIÓN DE PÓLIZAS: Con el fin de dimensionar adecuadamente la plataforma que servirá para aglutinar toda la información declarada en los ficheros de recargos de las entidades aseguradoras, se solicita una estimación del número de pólizas que se declararán al Consorcio, teniendo en cuenta en las pólizas colectivas, que no es necesario declarar en el fichero todos y cada uno de los miembros de los colectivos, salvo que la entidad así lo prefiera. El dato es estimado y no se efectuará ningún tipo de validación con él. a. CODIGO DGSFP: Será idéntico al de la CLAVE DE ENTIDAD del Anexo 1. b. DENOMINACIÓN: Razón Social de la entidad aseguradora. Deberá coincidir con el campo ENTIDAD ASEGURADORA del Anexo 1. c. ESTIMACIÓN DE PÓLIZAS ANUALES: Dato aproximado del número de pólizas anuales emitidas, de nueva contratación y renovadas. En el caso de pólizas plurianuales incluir las existentes en cartera. En el caso de pólizas colectivas (una póliza con N elementos) computarla como una sola póliza. 5. NOMBRE Y APELLIDOS DE LA PERSONSA RESPONSABLE DEL ENVÍO DEL FORMULARIO: Éste dato es a los efectos exclusivos de resolver alguna duda sobre la interpretación de los datos incluidos o posibles erratas en la cumplimentación. La persona no ha de ser obligatoriamente un apoderado de la entidad ni tampoco la persona de IT informada, pero podrían. 6. FIRMA: De la persona que realiza el envío.

4 ANEXO 3: ORDEN DE DOMICILIACIÓN DE ADEUDO DIRECTO SEPA Para poder gestionar de una forma eficiente los ingresos de los recargos obligatorios para el Consorcio, se hace necesario contar con el mandato SEPA. Según determina el procedimiento que se pone en marcha con el Sistema de Información de Recargos -SIR-, una vez que el representante apruebe y presente el Fichero de Información Complementaria FIC-, se generará un recibo que se girará contra la cuenta corriente y banco que se haya establecido en el mandato. El banco puede estar situado en cualquier país del área SEPA y el titular de la cuenta corriente debe ser el mismo que el que se detalle en el mandato. Habitualmente el titular será la propia entidad aseguradora. En el caso de que el representante utilice su propia cuenta corriente para liquidar los recargos del Consorcio, por cuenta de la entidad aseguradora, el titular del mandato SEPA será el representante. MUY IMPORTANTE: se debe enviar al banco copia del mandato para que atienda los recibos. No basta con enviarla tan solo al Consorcio. A continuación se describe el contenido de cada campo: INFORMACIÓN DEL ACREEDOR: todos los campos son obligatorios, incluido lo mencionado para la referencia 1. REFERENCIA DE LA ORDEN DE DOMICILIACIÓN: Este campo será la referencia que utilizará el sistema SIR para casar el cargo realizado en la cuenta corriente de la entidad aseguradora con el ingreso recibido en el Consorcio, por lo que debe constar en todos los mandatos. En el caso de que se estén descargando los Anexos de la web del Consorcio, habrá que personalizar el mandato SEPA, incluyendo la CLAVE DE LA ENTIDAD en la Referencia de la orden de domiciliación, en el espacio habilitado al efecto. Ejemplo: CLAVE DE ENTIDAD: L00XX Referencia de la orden de domiciliación: CCSRECARGOS L00XX SIR01 2. IDENTIFICADOR DEL ACREEDOR: El acreedor será el Consorcio y siempre constará la misma clave, ES03009Q E 3. DIRECCIÓN: La del Consorcio, que será fija en todos los casos.

5 INFORMACIÓN DEL DEUDOR: todos los campos son obligatorios 4. NOMBRE DEL DEUDOR: Nombre del titular de la cuenta corriente donde se cargará el recibo emitido por el Consorcio, bien la Razón Social de la entidad aseguradora, bien el Representante caso de utilizar su propia cuenta corriente para los pagos. Deberá coincidir con el campo ENTIDAD ASEGURADORA del Anexo 1 y el campo DENOMINACIÓN del Anexo 2, salvo en el caso de que el titular sea el representante. 5. DIRECCIÓN DEL DEUDOR: Dirección completa del titular de la cuenta corriente. 6. CÓDIGO POSTAL POBLACIÓN PROVINCIA: Datos completos de ubicación física del titular de la cuenta corriente. 7. PAÍS DEL DEUDOR: País de ubicación física del titular de la cuenta corriente 8. SWIFT BIC: Dato proporcionado por el banco y correspondiente a la entidad financiera. El código es único por entidad financiera y país. 9. NUMERO DE CUENTA IBAN: Dato completo que incluirá el código país, la entidad financiera, la sucursal, el código de control y la cuenta corriente, donde será cargado el recibo emitido por el Consorcio. 10. TIPO DE PAGO: En todos los casos será de tipo Recurrente, con el fin de no tener que emitir un nuevo mandato cada vez que se quiera domiciliar un recibo mensual. La casilla aparece pre-marcada. 11. FECHA LOCALIDAD: Se establecerá la fecha y lugar en la que se está firmando el mandato. 12. FIRMA DEL DEUDOR: Firma del titular de la cuenta corriente, de la que se ha aportado el detalle y en la que se cargarán los recibos del Consorcio.

6 Anexo 1 MINISTERIO DE ECONOMÍA Y EMPRESA DATOS A COMUNICAR POR LA ENTIDAD ASEGURADORA AL CONSORCIO DE COMPENSACIÓN DE SEGUROS RELATIVOS AL REPRESENTANTE. ENTIDAD ASEGURADORA: CLAVE ENTIDAD: Nº DE IDENTIFICACIÓN FISCAL (en su caso VAT de la entidad en el país de origen) REPRESENTANTE RAZÓN SOCIAL NOMBRE Y APELLIDOS(*) N.I.F.(*) DOMICILIO:(*) CALLE/AV/PZ.: NOMBRE Nº PISO PUERTA C. P. LOCALIDAD PROVINCIA PAÍS TELÉFONO FAX.: DIRECCIÓN ELECTRÓNICA(*) (*) Datos imprescindibles

7 CLAUSULA DE PROTECCIÓN DE DATOS PARA LOS REPRESENTANTES A EFECTOS DE LOS RECARGOS. De conformidad con la normativa vigente y aplicable en materia de protección de datos de carácter personal, le informados que los datos del Responsable del Tratamiento son los siguientes: Identidad: CONSORCIO DE COMPENSACIÓN DE SEGUROS (en adelante, CCS ) y NIF Q E, con domicilio: Paseo de la Castellana 32, CP: 28046, Madrid Delegado de Protección de Datos (DPO): dpo@consorseguros.es Sus datos personales serán tratados con el fin de permitir el acceso a los sistemas del CCS para la declaración y liquidación de los recargos obligatorios, contemplada en el Texto Refundido del Estatuto Legal del Consorcio de Compensación de Seguros, aprobado por Real Decreto Legislativo 7/2004, de 29 de octubre, así como gestionar el soporte de la información aportada, atender sus solicitudes y tramitar los requerimientos de información, que en su caso, pudieran producirse. El tratamiento de los datos requeridos es necesario para la ejecución de las obligaciones de las Entidades Aseguradoras en cuestión de recaudación y autoliquidación de los recargos obligatorios a favor del CCS. Asimismo, el Consorcio de Compensación de Seguros podrá tratar sus datos con fines de prevención del fraude, cuya base legitimadora es el interés legítimo de garantizar el adecuado cumplimiento de los derechos y obligaciones establecidas en su Estatuto Legal, el Reglamento de Riesgos Extraordinarios y las Resoluciones normativas sobre los modelos de declaración e ingreso de los recargos. En el caso de que sus datos sean tratados para finalidades adicionales, el CCS recabará su consentimiento. Salvo que se indique lo contrario, la totalidad de los datos requeridos son necesarios para dar cumplimiento a la finalidad antedicha, por lo que la negativa a suministrarlos impedirá la continuidad del proceso de emisión. El CCS comunicará sus datos a TIREA, Sociedad gestora de Tecnologías de la Información y Redes para las Entidades Aseguradoras, con la finalidad de dar cumplimiento a la obligación de declaración e ingreso de recargos. Asimismo, sus datos serán comunicados a entidades bancarias, para la gestión de los pagos exigidos por la Ley. Los datos que nos facilite se conservarán durante toda la vigencia de su mandato por la Entidad Aseguradora y, una vez finalizado este, conservándose únicamente a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento y/o de la relación jurídica subyacente, durante el plazo de prescripción de éstas, en virtud de la legislación civil, mercantil, fiscal y administrativa. En caso de que Usted facilite datos de terceros, manifiesta contar con su consentimiento y se compromete a trasladarle la información contenida en esta cláusula, así como a informar a CCS de cualquier cambio o actualización relativa a los mismos. Usted garantiza que los afectados son mayores de 14 años o, en caso contrario, que dispone del consentimiento informado de sus padres o tutores para la comunicación de la información. Usted tiene derecho a: Acceder a sus datos personales. Rectificar los datos inexactos o incompletos. Solicitar la supresión de tus datos cuando, entre otros motivos, ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos. Obtener de CCS la limitación del tratamiento de sus datos cuando se cumpla alguna de las condiciones previstas en la normativa de protección de datos. Solicitar la portabilidad de sus datos. Reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos, a través de la siguiente dirección: Calle de Jorge Juan, 6, Madrid, cuando considere que CCS ha vulnerado los derechos que le son reconocidos por la normativa de protección de datos. Ponerse en contacto con el delegado de protección de datos de a través de dpo@consorseguros.es Puede contactar con el Consorcio de Compensación de Seguros dirigiéndose por escrito a Paseo de la Castellana 32, 28046, Madrid, así como a través de nuestro Delegado de Protección de Datos, en la misma dirección o a través dpo@consorseguros.es Los datos facilitados serán conservados durante toda la vigencia de su mandato por la Entidad Aseguradora y, una vez resuelto el mismo, por cualquier causa, durante 5 años. Usted tiene derecho a acceder, rectificar o suprimir sus datos, entre otros derechos, así como a dirigirse a la Agencia Española de Protección de Datos. Para más información sobre nuestra Política de Privacidad, visite nuestra página web

8 Anexo 2 FORMULARIO DE RECOGIDA DE DATOS MINISTERIO DE ECONOMÍA Y EMPRESA Con el fin de abordar las actividades de puesta en marcha del proyecto de declaración e ingreso de los recargos a favor del Consorcio de Compensación de Seguros y del sistema de información complementaria, rogamos nos facilite la información que se solicita en el presente formulario: INTERLOCUTOR INFORMÁTICO Indique los datos de contacto de la persona encargada del desarrollo con la que tratar las acciones y comunicaciones del plan de pruebas del nuevo sistema de declaración e ingreso. Nombre y Apellidos: : (*) Todos los datos son imprescindibles En el caso de que sea representante autorizado de más de una entidad aseguradora, rogamos anote la información de las diferentes entidades seguradoras. ESTIMACIÓN DE PÓLIZAS Para la estimación a efectos técnicos del volumen de registros y movimientos a enviar a través del sistema de información complementaria SIR- por cada entidad a la que representa, indique el número de pólizas en el periodo de un año sobre las que aplica recargos al Consorcio de Compensación de Seguros. CÓDIGO DGSFP DENOMINACIÓN ESTIMACIÓN DE PÓLIZAS ANUALES En el caso de que sea representante autorizado de más de una entidad aseguradora, rogamos anote la información en el anexo. Nombre y apellidos de la persona responsable del envío del formulario: Firma:

9 Anexo 2 FORMULARIO DE RECOGIDA DE DATOS

10 Anexo 3 MINISTERIO DE ECONOMÍA Y EMPRESA ORDEN DE DOMICILIACIÓN DE ADEUDO DIRECTO SEPA SEPA Business-to-Business Direct Debit Mandate A cumplimentar por el acreedor To be completed by the creditor Referencia de la orden de domiciliación: Mandate reference Identificador del acreedor : Creditor Identifier CCCSRECARGOS SIR01 ES03009Q E Nombre del acreedor / Creditor s name CONSORCIO DE COMPENSACIÓN DE SEGUROS Dirección / Address PASEO DE LA CASTELLANA, 32 Código postal - Población - Provincia / Postal Code - City Town MADRID MADRID País / Country ESPAÑA Mediante la firma de esta orden de domiciliación, el deudor autoriza (A) al acreedor a enviar instrucciones a la entidad del deudor para adeudar su cuenta y (B) a la entidad para efectuar los adeudos en su cuenta siguiendo las instrucciones del acreedor. Esta orden de domiciliación está prevista para operaciones exclusivamente entre empresas y/o autónomos. El deudor no tiene derecho a que su entidad le reembolse una vez que se haya realizado el cargo en cuenta, pero puede solicitar a su entidad que no efectúe el adeudo en la cuenta hasta la fecha debida. Podrá obtener información detallada del procedimiento en su entidad financiera. By signing this mandate form, you authorize (A) {NAME OF CREDITOR} to send instructions to your bank to debit your account and (B) your bank to debit your account in accordance with the instructions from {NAME OF CREDITOR}. This mandate is only intended for business-to-business transactions. You are not entitled to a refund from your bank after your account has been debited, but you are entitled torequest your bank not to debit your account up until the day on which the payment is due. Please contact your bank for detailed procedures in such a case. Nombre del deudor/es / Debtor s name (titular/es de la cuenta de cargo) A cumplimentar por el deudor To be completed by the debtor Dirección del deudor /Address of the debtor Código postal - Población - Provincia / Postal Code - City Town País del deudor / Country of the debtor Swift BIC / Swift BIC Número de cuenta - IBAN / Account number - IBAN En España el IBAN consta de 24 posiciones comenzando siempre por ES Spanish IBAN of 24 positions always starting ES Tipo de pago: x Pago recurrente o Pago único x Type of payment Recurrent payment or One-off payment Fecha Localidad: Date - location in which you are signing Firma del deudor: Signature of the debtor TODOS LOS CAMPOS HAN DE SER CUMPLIMENTADOS OBLIGATORIAMENTE. UNA VEZ FIRMADA ESTA ORDEN DE DOMICILIACIÓN DEBE SER ENVIADA AL ACREEDOR PARA SU CUSTODIA. LA ENTIDAD DE DEUDOR REQUIERE AUTORIZACIÓN DE ÉSTE PREVIA AL CARGO EN CUENTA DE LOS ADEUDOS DIRECTOS B2B. EL DEUDOR PODRÁ GESTIONAR DICHA AUTORIZACIÓN CON LOS MEDIOS QUE SU ENTIDAD PONGA A SU DISPOSICIÓN. ALL GAPS ARE MANDATORY. ONCE THIS MANDATE HAS BEEN SIGNED MUST BE SENT TO CREDITOR FOR STORAGE. NEVERTHELESS, THE BANK OF DEBTOR REQUIRES DEBTOR S AUTHORIZATION BEFORE DEBITING B2B DIRECT DEBITS IN THE ACCOUNT. THE DEBTOR WILL BE ABLE TO MANAGE THE MENTIONED AUTHORIZATION THROUGH THE MEANS PROVIDED BY HIS BANK.