INVITACIÓN ABIERTA A COTIZAR Y PRESENTAR PROPUESTA No. F001 de 2017 DOCUMENTO BASE DE INVITACIÓN Valencia, Córdoba. Enero 01 de 2017 FEDERACION NACIONAL DE CACAOTEROS OBJETO: suministro de resultados de análisis de suelo para el establecimiento de Cacao, Caucho y de Forestales (Teca) en los municipios de Tierralta, Valencia y Puerto Libertador en el departamento de Córdoba.
TABLA DE CONTENIDO 1. Condiciones que regulan el trámite de la invitación. 2. Objeto de la contratación 3. Alcance 4. Calidades del proponente 5. Apertura y términos de la invitación 6. Validez de la propuesta 7. Interpretaciones, modificaciones y aclaraciones 8. Términos para la evaluación 9. Adjudicación 10. Declaratoria de desierta 11. Términos para suscripción y legalización del contrato 12. Condiciones generales para la presentación de la oferta 13. Causales de rechazo de las propuestas 14. Documentos de la propuesta 15. Propuesta económica 16. Plazo y lugar de entrega 17. Forma de pago 18. Garantías solicitadas 19. Factores y criterios de calificación y adjudicación 20. Imputación presupuestal
DESCRIPCIÓN DE LA INVITACIÓN 1. Condiciones que regulan el trámite de la invitación. La presente invitación se regula y se realiza para dar alcance a una de las obligaciones del Memorando de Acuerdo No. 775 suscrito entre la FEDERACION NACIONAL DE CACAOTEROS FEDECACAO y la OFICINA DE LAS NACIONES UNIDAS CONTRA LAS DROGAS Y EL DELITO UNODC dentro del Convenio COL/K53 Apoyo a la implementación y monitoreo de una estrategia integral y sostenible de reducción de cultivos ilícitos y promoción del desarrollo alternativo en Colombia para la consolidación territorial 2. Objeto de la contratación. Suministro de resultados de análisis de suelo para el establecimiento de Cacao, Caucho y Forestales (Teca) en los municipios de Tierralta, Valencia y Puerto Libertador en el departamento de Córdoba. 3. Alcance. Los análisis de suelos se utilizaran como base de información para el establecimiento de las líneas productivas de cacao, caucho y teca en los municipios de Tierralta, Valencia y Puerto Libertador departamento de Córdoba. Tabla 1. Cantidades y características del producto requerido. ARTÍCULO UNIDADES CANTIDADES ESPECIFICACIONES Análisis de suelos Global 254 Análisis completo (ph, textura, elementos Mayores, secundarios y Menores, CIC, relación de cationes y recomendaciones del plan de fertilización para los cultivos de cacao, caucho y teca, según se indique). 3.1. El servicio a proveer tendrá las siguientes especificaciones: a. Análisis completo (ph, textura, elementos Mayores (N, P, K), Secundarios (Mg, Ca, S, Al), Menores (Fe, B, Cu, Mn, Zn), CIC, relación de cationes y recomendaciones del plan de fertilización para los cultivos de cacao, caucho y teca, según se indique).
b. El proveedor Garantiza la óptima calidad y garantía del objeto de este contrato y por tanto responder por los vicios ocultos de los cuales llegaren a encontrarse en los términos de la normatividad aplicable contenida en el Código de Comercio y el Código Civil Colombiano. 4. Calidades del proponente. Podrán participar en esta invitación las personas naturales y jurídicas nacionales consideradas legalmente capaces, actuando individualmente para cumplir con el objeto de la invitación. 5. Apertura y términos de la invitación La convocatoria de los términos de referencia para participar en la propuesta (suministro de análisis de suelos), serán publicados en la página web de FEDECACAO (www.fedecacao.com.co) Lugar de entrega de propuestas: Las propuestas se recibirán en PDF vía (unidad_movil2@fedecacao.com.co) correo electrónico Fecha apertura: 01/02/2017 Hora: 10:00 Fecha cierre: 08/02/2017 Hora: 18:00 6. Validez de la propuesta Las propuestas deberán tener una validez mínima de treinta (30) días, contados a partir de la fecha límite de entrega de ofertas o de su prórroga si la hubiere. 7. Interpretaciones, modificaciones y aclaraciones Si un proponente encontrare incongruencias, errores, u omisiones, o necesitare alguna aclaración al contenido de los términos de Referencia, deberá enviar su solicitud escrita al correo electrónico unidad_movil2@fedecacao.com.co, a más tardar tres (3) días antes de la fecha prevista para cierre. Las solicitudes se contestarán al día hábil siguiente a su presentación. 8. Términos para la evaluación.
FEDECACAO realizará la evaluación de las ofertas dentro de los CINCO (5) días hábiles siguientes al cierre de la convocatoria. En este término realizará la evaluación de las propuestas que cumplan con las condiciones mínimas y podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que estime indispensables. Así realizará un cuadro comparativo que permita tomar una decisión. 9. Adjudicación FEDECACAO hará la adjudicación dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al cierre de la convocatoria para comunicar al oferente seleccionado la decisión tomada por los miembros del comité. La adjudicación se hará mediante acto debidamente motivado que se notificará vía correo electrónico y telefónicamente al proponente seleccionado en la forma y términos establecidos para los actos administrativos, dando lugar al proceso de contratación. 10. Declaratoria de desierta. FEDECACAO podrá declarar desierta la presente invitación por motivos o causas que impidan la selección objetiva del contratista, cuando no se presente oferta alguna o ninguna oferta se ajuste a estos Términos de Referencia, o en general cuando falte voluntad de participación y/o no se ajuste al presupuesto establecido por FEDECACAO, mediante acta se señalarán, en forma expresa y detallada, las razones que han conducido a esa decisión. 11. Términos para suscripción y legalización del contrato El proponente seleccionado mediante la presente invitación, dispondrá de un término máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de notificación del acto de adjudicación para adjuntar todos los documentos y legalización del respectivo contrato, así como las garantías solicitadas. 12. Condiciones generales para la presentación de la oferta. La propuesta y sus documentos anexos deben redactarse en español y presentarse por escrito elaborado a máquina o por cualquier medio electrónico.
La propuesta debe ser presentada en PDF, incluyendo los documentos y requisitos exigidos en estos Términos de Referencia. Sin tachaduras o enmendaduras, a menos que se haga la salvedad correspondiente al pie de cada página. No habrá exenciones en la responsabilidad de los datos, informes, documentos y resultados que se suministren tanto en el proceso de selección como en el desarrollo del contrato producto de la invitación. La carta de presentación de la propuesta debe estar firmada por el proponente o por su representante o por el apoderado constituido para el efecto, según el caso. Con la suscripción de la carta de presentación, el proponente deberá manifestar no estar incurso en cualquiera de las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la Constitución Política Colombiana. La Oferta Financiera y la Oferta Técnica deberán presentarse conjuntamente y enviada al correo electrónico antes mencionado. Este correo deberá contener la siguiente información: a) Nombre de la convocatoria a la cual se está presentando b) llevar el nombre del Proponente; c) estar dirigida a FEDECACAO. Los proponentes deberán tener en cuenta que el mero acto de presentación de una oferta, en sí y por sí, implica que acepta los Términos y Condiciones Generales de Contratación. 13. Causales de rechazo de las propuestas Además de los motivos de rechazo previstos en estos Términos de Referencia señalados anteriormente son causales de rechazo las siguientes: Encontrarse el proponente incurso en alguna de las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades de conformidad con lo dispuesto por la ley colombiana. Presentar la propuesta después de la hora de cierre estipulada en el presente documento. No cumplir con las calidades requeridas como proponente, ni ofrecer o cumplir con las especificaciones y requerimientos técnicos establecidos en este documento. Encontrarse incurso en alguna causal de disolución o liquidación.
14. Documentos de la propuesta. Los proponentes deberán estudiar cuidadosamente este documento y las adendas en el evento en que se surtan, para informarse a cabalidad sobre el objeto y reglas del presente proceso. Su presentación implica que el proponente los ha analizado a profundidad y conoce las actividades que le corresponde desarrollar en el caso de ser seleccionado y acepta todas las condiciones y obligaciones previstas en las normas vigentes y en el presente documento. La propuesta deberá contener toda la información requerida para su verificación o evaluación y por lo menos la siguiente documentación y/o información, la cual se tiene como indispensable para su consideración y estudio; se sugiere que el proponente integre los documentos de la propuesta en el mismo orden en que se relacionan en este numeral. a. Propuesta técnica. El proponente deberá presentar una propuesta técnica de máximo 5 páginas, donde presente su propuesta técnica para cumplir con el objeto de la presente invitación. b. Cronograma de actividades y producto Detallar un cronograma de entrega de los resultados que permitan determinar las cantidades, para cumplir con el objeto de la presente invitación, la cual debe contener la siguiente información: Producto a suministrar: descripción detallada del producto a suministrar y cantidades. Plan de entrega: El proponente presentará un cronograma de entrega, especificando cantidades, fechas y lugar de entrega según los presentes términos de referencia. Además de lo anterior, la propuesta deberá acompañarse de los siguientes documentos: Formato 1, Solicitud a cotizar debidamente diligenciado (No subsanable). Copia RUT actualizado (No subsanable).
Copia Cámara de Comercio (Expedida por término no superior a 30 días antes de la radicación en FEDECACAO con al menos dos años de existencia, original) (No subsanable). Tratándose de personas jurídicas el representante legal deberá acreditar tener capacidad para celebrar el contrato ofertado; cuando fuere necesario, adjuntará el acta del órgano social que corresponda que le confiere tal autorización (No subsanable). Copia cédula ciudadanía del propietario/administrador del establecimiento de comercio o del representante legal de la persona jurídica (No subsanable). Balance a 31 de diciembre de 2016 firmada por contador. (Subsanable) Copia de los dos últimos contratos de suministro. La cotización debe presentarse en los formatos adjuntos (No subsanable). La propuesta y los documentos anexos deben enviarse únicamente en forma física y debe incluir la solicitud a cotizar tanto física como en CD, a la dirección indicada. (No subsanable) La cotización debe venir debidamente FIRMADA por el representante legal. (No subsanable) Forma de pago: Pago a 30 días contados a partir de la fecha de radicación de la factura mediante transferencia electrónica. Debe discriminar el IVA. (Si aplica). Tiempo de vigencia de la cotización (30 días). Se evaluará la oferta más económica y que cumpla con los requerimientos técnicos establecidos. 15. Propuesta económica. La propuesta económica deberá diligenciarse según formato adjunto (Anexo 1; no subsanable). 16. Plazo y lugar de entrega. El plazo para el cumplimiento de las obligaciones objeto de esta invitación será de dos (2) meses contado a partir de la firma del contrato. El proponente deberá incluir en el precio los costos de transporte. Se tendrá en cuenta durante la evaluación el menor tiempo propuesto para completar las entregas. Las entregas se realizarán en las oficinas de FEDECACAO Valencia Córdoba en la siguiente dirección: Carrera 7 No. 912 Barrio Nazareth
17. Forma de pago. Los pagos a los proveedores sólo podrán realizarse previo cumplimiento satisfactorio de las obligaciones pactadas en el contrato, que corresponden a los requisitos necesarios para que proceda el desembolso. 18. Garantías solicitadas. Para asegurar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato, el Contratista se obliga a constituir a favor del Contratante, una garantía única que podrá consistir en una póliza de seguros, dentro de los cinco (5) días siguientes a la firma del contrato en una compañía de seguros cuya matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera, garantías en los siguientes términos: a) de cumplimiento, en cuantía equivalente al 20% del valor total del contrato y tendrá una vigencia igual a la del término del contrato y cuatro meses más. b) de calidad del bien y/o servicio en cuantía equivalente al 20% del valor total del contrato y tendrá una vigencia igual a la del término del contrato y cuatro meses más. 19. Factores y criterios de calificación y adjudicación. FEDECACAO realizará la verificación sobre el cumplimiento de la documentación requerida. Se evaluará cada componente de la propuesta, desde lo jurídico, financiero y técnico. Las propuestas que no cumplan con las especificaciones requeridas serán rechazadas y no serán objeto de comparación ni calificación. CRITERIOS PUNTAJE MÁXIMO 1 PROPUESTA TÉCNICA 70 2. PROPUESTA ECONÓMICA 30 El Comité Técnico Local examinará las propuestas económicas para determinar si: Están completas, es decir si incluye los costos de la actividad ofrecida en la propuesta técnica, de lo contrario la propuesta será rechazada. - Si presenta errores aritméticos los corregirá, sobre la siguiente base: Si existe discrepancia entre el precio unitario y el precio total, obtenido de multiplicar el precio unitario por la cantidad, el precio unitario prevalecerá y el precio total será corregido. Si existe discrepancia
entre la cantidad expresada en palabras y la cantidad en cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras. Si el proponente en primer lugar de elegibilidad no acepta la corrección de errores, su propuesta será rechazada. 20. Imputación presupuestal. El pago de la suma a que se obliga por parte del contratante, quedará con cargo a los recursos disponibles para el Memorando de Acuerdo No. 775 de 2016 suscrito entre la UNODC y FEDECACAO.