Sistema para implementar mejoras en la organización de las PYMES sysc4 Reorganización exitosa e integral con base tecnológica.
Para qué? Sirve para dar soporte a las políticas de reorganización empresaria definidas por la alta gerencia, ayudando a la redacción, documentación y distribución de información y conocimientos sustanciales de la empresa. Es soporte para la implementación para el desarrollo de: Liderazgo y trabajo en equipo Comunicación interna Gestión de la calidad Gestión de RRHH y de talentos Gestión de conocimientos acciones formativas (cursos, evaluaciones a distancia o presenciales, documentación corporativa). En general es adecuada para empresas que luego de un gran crecimiento necesitan abordar cambios sustanciales en la organización, para comunicar eficientemente por ejemplo: Nuevas orientaciones de la empresa.. Nuevos esquemas organizacionales, organigramas... Procesos, procedimientos, normativas.. Funciones, responsabilidades y actividades.. Comunicación eficiente: clara, concisa, fehaciente, comprobable, actualizada y segura. También las empresas necesitan lograr consensos y apoyos para las nuevas políticas, sin las cuales no se generan las actitudes necesarias de todos y la sinergia necesaria para lograr el cambio. Por ejemplo: Visión y misión Nuevos cargos, asensos, responsabilidades, etc. Nuevas reglas de gestión De qué se trata? Es un sistema de recursos tecnológicos, cursos a distancia personalizados, documentación digital corporativa, administración de usuarios y comunicación interna y servicios profesionales transferidos a una PYME para mejorar la calidad (tiempo, costos, eficiencia y eficacia) de la gestión del capital humano, la gestión des desarrollo organizacional (liderazgo y cambio) y la gestión de calidad (procesos productivos y administrativos). No genera dependencia y se soporta en tecnologías con licencias gratuitas. Es un sistema que integra un modelo conceptual en el diseño de sus funcionalidades y contenidos (modelo sistémico), tecnología (en la plataforma de e-learning y gestión de la misma) y En general la dinámica de cambio tiene un alto impacto en nuevos ingresos y egresos de personal. Esta dinámica lleva a la necesidad de resolver la inducción del personal nuevo o de nuevos cargos con procesos rápidos, eficientes y económicos. 2 3
Por ejemplo: Inducción a la empresa, al cargo y a las principales actividades. Reglamento interno Capacitación inicial Procesos, procedimientos, normas. Qué hace? Documenta información, normativas, conocimientos, reglamentos, etc. en un formato estándar y los mantiene actualizados y disponibles para el perfil de usuarios que lo requieren. Desarrolla contenidos pedagógicos con recursos tecnológicos multimedia e interactivos para instrumentar cursos o anexos a documentos corporativos. Otro impacto de los cambios en la PYMES es resolver los asensos y reemplazos. Por ejemplo conocer dentro de la empresa las personas con mejores competencias para: asegurar un reemplazo imprevisto o programado ocupar un nuevo cargo reemplazar un miembro que se va de la empresa integrar un equipo de mejora continua buscar un tutor para un nuevo empleado Organiza acciones formativas a todos los miembros de la organización de acuerdo a su perfil y cargo. Organizar el seguimiento de las actividades de los participantes por grupos o en forma individual. Genera informes a los responsables del sistema para uso de RRHH. Principales beneficios Alineamiento de toda la organización Desarrollo del Capital humano Saber colectivo Mejora sustancialmente la comunicación interna Calidad en capacitación Importantes ahorros en la implementación y en el uso directo e indirecto 4 5
Ventajas Potenciar la capacidad de trabajo de todo el personal: Rápida implementación Aumenta la rentabilidad de la empresa por productividad Disminuyen los costos de comunicación impresa. Baja la conflictividad (formales o informales) en las relaciones laborales Ganancias importantes de tiempos en los procesos y en las tomas de decisiones No tiene dependencia tecnológica y funciona con soft gratuitos No requiere incorporar personal nuevo para implementarlo Alineamiento de toda la organización a objetivos comunes, coherentes, bien comunicados y comprendidos por todos. Etapa de crecimiento rápido de las PYMES: La velocidad de aprendizaje y adaptación de las PYMES en su etapa inicial se sostiene en un modelo de organización donde domina tanto la centralización de las tomas de decisión como la informalidad de la información sobre objetivos, reglamentos, roles, responsabilidades, resultados, etc. en general informal (en muchos casos es verbal). Crisis de crecimiento de las PYMES: El modelo de éxito inicial deja de funcionar y se convierte en un verdadero límite al crecimiento cuando la complejidad de las actividades requiere delegación de responsabilidades y coordinación de actividades a objetivos comunes. sysc4 Documenta, comunica y evalúa la comprensión y adhesión a: Visión y Misión Objetivos globales Objetivos por áreas Organigramas Descripción de puestos Manual de funciones Manual de procedimientos Etc. Al disponer esta tecnología de recursos multimedia, permite que todas las directivas gerenciales sean eficientemente comunicadas a todo el personal en forma de Manuales, Procedimientos, Cursos, Video-Conferencias, Evaluaciones, etc. Ventajas: Editar el contenido de los documentos, normalizar su formato e insertarlo en la plataforma se lo realiza rápidamente. De esta manera se dispone de un documento único, normalizado, actualizado, disponible por internet y con acceso controlado por perfil usuario y contraseña. El tiempo de acceso es inmediato y en cualquier lugar por internet. Este sistema de documentos digitales y compartidos baja enormemente el uso de papelería, almacenamiento y transporte. La redacción de la documentación es accesible para cualquier miembro de la empresa. Incorporarlo a la plataforma es fácil para los responsables de RRHH habilitados para hacerlo. Capital Humano Las PYMES en general ya son conscientes de la importancia del capital humano de su empresa, que se expresa en la calidad de sus miembros, sus conocimientos, creatividad y compromiso para enfrentar en cada momento, día a día, decisiones y acciones de adaptación a las condiciones cambiantes del mercado y de la propia organización. sysc4 acompaña a cada empleado (de acuerdo a su perfil y cargo) con actividades formativas, evaluaciones y comunicaciones, llevando estadísticas e informes de las mismas. El área RRHH dispone de una poderosa herramienta para los procesos de selección de personal, inducción, capacitación inicial, evaluaciones de conocimientos, con normas comunes, de una manera rápida y eficiente. Ventajas: En la primera etapa el Área de RRHH aprende el funcionamiento del sistema y comienza a desarrollar actividades dentro del mismo Redactar los documentos institucionales iniciales, organizar los usuarios del sistema y de los cursos en que participan. Esta etapa es acompañada por nuestra consultora, asesorando y formando a los administradores y tutores de la empresa. 6 7
Saber colectivo La dinámica del crecimiento de la empresa genera mucha información y construye conocimientos que generalmente quedan en los miembros. Saber comprar, vender, informar sobre los productos, ordenar mercadería, archivar documentos, etc. etc. Esta información y saber hacer cada tarea queda en las personas que lo realizan, en su memoria. Esa información y conocimientos en general no queda documentada para la empresa y se pierde cuando los miembros se van de la empresa, se deforman en interpretaciones (comunicación verbal), etc.. En las primeras etapas del ciclo de vida de las empresas esta situación es funcional, por que los miembros con pocos recursos y muy rápido toman decisiones, afrontan problemas, encuentran soluciones y las implementan, etc. Al crecer, la cantidad de situaciones y excepciones a las reglas aprendidas superan la capacidad física, mental y emocional de los participantes (aumento de la comple-jidad) emergen síntomas como decisiones incoherentes, inadaptadas, equivocadas, clientes insatisfechos, retrabajo, conflictos entre personas, mensajes que se deforman, tiempos que se alargan, actividades que quedan pendientes por falta de seguimiento, etc. La sobreabundancia de saberes individuales se convierte en una gran limitación al crecimiento. La reorganización de la empresa requiere de un liderazgo con capacidades de gestión del cambio. Una manera de comenzar a formalizar conocimientos es recurrir a contenidos ya desarrollados en sysc4 que buscan facilitar la comunicación interna, el enfoque de todos a un mismo fin y desafíos por área en un clima de trabajo en equipo. Cursos iniciales a implementar con la empresa: La empresa (presentación, datos generales, visión, misión, organigrama, sucursales ) Reglamento interno El cargo, principales actividades, responsabilidades, objetivos, etc. Cursos iniciales en desarrollo dentro de sysc4 Actividades estratégicas generales: Atención al cliente Técnicas de ventas Negociación creativa ganar-ganar Calidad Marketing Actividades estratégicas dirigenciales: Liderazgo y trabajo en equipo Planeamiento Gestión de talentos Cambio Gestión: Introducción a los circuitos administrativos Efecto de las acciones formativas: Lograr consensos (en objetivos comunes), desarrollar un leguaje con significados compartidos, explicitar cómo se hacen las cosas (saber hacer) y documentarlas (participación - comunicación efectiva - crear y compartir saberes y experiencias). sysc4 permite personalizar los cursos a distancia con casos, ejemplos y evaluaciones propias a la empresa. Además de normalizar y distribuir documentación que ayude a la construcción de un saber colectivo. sysc4 optimiza las actividades formativas de la empresa con talleres presenciales o tutorías on-line (foros, chat) realizados por directivos o mandos medios de la empresa o tercerizando en especialistas de la temática, para consolidar en los participantes la experiencia. Evaluación de conocimientos: Por último, para evaluar los resultados de las acciones formativas, un sistema de evaluación de conocimientos permite medir el impacto en los conocimientos ad-quiridos por los empleados en los cursos (que pueden ser expresados en puntajes), así como la participación y asistencia. 8 9
Ventajas: En pocos meses, en la segunda etapa, la empresa dispone de actividades formativas, a medida de sus necesidades y cargos existentes. Realizar los cursos es fácil, al ingresar por internet en cualquier momento y lugar. Pueden iniciarse, interrumpirse, volver al punto dejado, volver a repasar lo anterior. Al final realizar una auto-evaluación con puntajes y recibir retroalimentación de su evaluación. Al ser un sistema a distancia, no requiere costos de salones, retroproyectores, cafetería, traslados, apuntes, etc. No requiere un disertante. Esta ventaja disminuye muchos costos de la empresa y flexibiliza la organización de las actividades por la flexibilidad del tiempo y espacio. Implementar un curso para un empleado o varios se convierte en una actividad rápida y fácil. No tiene dependencia, al ser una actividad interna de la empresa. Uniformidad de los cursos y evaluaciones de los mismos, con posibilidades de actualización en contenidos, casos, ejemplos y evaluaciones. Importantes ahorros en la implementación y en el uso directo e indirecto SysC4 es un sistema integral que evita a la empresa contratar personal adicional para su implementación. Nuestra consultora aporta asesoramiento y capacitación para que la empresa administre la tecnología. La tecnología se basa en recursos gratitos (Linux Apache PHP mysql Chamilo) lo que permite importantísimos ahorros en licencias en servidores y usuarios. La evolución de sysc4 (nuevos cursos y funcionalidades) y asistencia técnica está incluido en el servicio. Además del ahorro en personal especializado y tecnología, podemos mencionar ahorros directos como: Disminución sustancial de impresos (manuales, folletos, memorándums, notas, apuntes, etc.) Costos de comunicación por celular, teléfono, cartas, etc. Mejora sustancialmente la comunicación interna SysC4 dispone de un poderoso sistema de mensajería a todos sus usuarios al permitir activar avisos en la plataforma e- learning, enviar correo por grupos o individualmente, insertar video-conferencias, documentos internos, etc. en forma inmediata. Documentación de contenidos Esta actividad tiene por finalidad recuperar, coleccionar, completar, actualizar información sobre un tema específico de la empresa que necesita. Luego normalizarla en un documento único. Por ejemplo: la presentación institucional de la empresa (su orígen, visión, misión, sedes, organigrama, principales actividades, etc.). También puede ser la documentación de los procedimientos de una actividad, ejemplo: Depósito, procedimiento de pedidos de sucursales, recepción de proveedores, mantenimiento, etc. Calidad en capacitación Ventajas: Además de tener rápida y fácil implementación de los cursos, no incurre en costos operativos de producción como en los cursos presenciales. Aumenta la rentabilidad de la empresa por productividad Temáticas claves para la organización y alineación de la empresa. La disminución de costos indirectos: Ahorros generados por procesos más rápidos Ahorros generados por disminución de errores Ahorros generados por conflictividad laboral Etc. Cómo implementar sysc4? Descripción de requerimientos iniciales En una reunión de trabajo con consultores de nuestro equipo se describen las necesidades de la empresa, sus expectativas, personal que participará, documentación existente, tecnologías existentes, etc. Desarrollo de un anteproyecto Nuestro equipo de consultores elaborará una propuesta incluyendo: Cursos a desarrollar Módulos y clases Documentación requerida Agenda de trabajo estimada Presupuesto Tecnología a implementar Descripción y presupuesto 10 11
Proyecto definitivo Luego del anteproyecto se redactará el proyecto definitivo. Con la aprobación del cliente y con un plan financiero que lo acompaña se inician las actividades de implementación. Implementación Las actividades de implementación se realizan de acuerdo a una agenda descripta en el proyecto. Se van validando etapas. Finaliza con la etapa final del proyecto. Duración: Primera etapa (inicio) Instalar y personalizar plataforma elearning Formar equipo de administración Personalizar 1 curso y activarlo Entrenar al uso de sysc4 Duración estimada 3 a 4 meses Segunda etapa (desarrollo) Desarrollar y activar documentación corporativa (3 por mes). Personalizar y activar cursos desde prototipos existentes (2 por mes). Desarrollar acciones formativas con empleados. Asistencia para evaluar resultados Duración estimada 3 a 6 meses Tercera etapa (mantenimiento y desarrollo) Mantenimiento del servidor y mesa de ayuda a los usuarios administradores Nuevo plan para implementar nuevos cursos ya documentados. Consultoría para el desarrollo de servicios y contenidos en la plataforma Desarrollo de cursos a medida desde cero. Crédito fiscal Aportes no reembolsables La SEPYME o el Ministerio de trabajo contempla en sus programas hacia MIPYMES importantes ayudas (hasta el 60%% del costo de implementación y el 100% del costo de formulación). Nuestros consultores están registrados en el DIRCON (Directorio de consultores registrados en la SEPYME). 12