CAJA DE SALUD DE LA BANCA PRIVADA www.csbp.com.bo REGIONAL COCHABAMBA Nº ME-01B/14 TÉRMINOS DE REFERENCIA INVITACIÓN A PRESENTAR OFERTAS PARA CONTRATACIÓN DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO, PREDICTIVO y CORRECTIVO DE EQUIPOS BIOMÉDICOS, ODONTOLÓGICOS, LABORATORIO y RAYOS X TERCERA CONVOCATORIA En cumplimiento al Reglamento de Administración de Bienes, Obras y Servicios, Titulo II Capítulo II, Sección I Compras y Contrataciones Menores, Art. 242, la Caja de Salud de la Banca Privada, invita a empresas o profesionales especializados, establecidos legalmente en la ciudad de Cochabamba, a presentar ofertas para contratación de servicio de SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO, PREDICTIVO y CORRECTIVO DE EQUIPOS BIOMÉDICOS, ODONTOLÓGICOS, LABORATORIO y RAYOS X, por el lapso de dos (2) años.. 1. FECHA DE PRESENTACIÓN y APERTURA DE SOBRES: Las ofertas deberán ser presentadas en sobre cerrado, hasta el día martes 27 de mayo del año en curso a horas 16:00 en Secretaria de Administración, 5 piso, bloque A, ubicada en calle Hamiraya No. 0356. La apertura de sobres de oferta se realizará el mismo día a horas 16:15; quedan invitados a dicho acto. 2. FUENTE DE FINANCIAMIENTO: La institución cuenta con recursos propios contemplados en el presupuesto institucional para la contratación mencionada. 3. ANTECEDENTES: La CSBP Regional Cochabamba requiere contratar una empresa o profesional especializado, realizar los trabajos y actividades de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo de equipos biomédicos, odontológicos, laboratorio y rayos X. 4. OBJETIVO GENERAL: Coadyuvar al cumplimiento de la misión que tiene la CSBP Regional Cochabamba referente al trabajo en las actividades de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo de equipos biomédicos, odontológicos, laboratorio y rayos X, satisfaciendo la necesidad de atención a los pacientes con calidad y calidez. 5. OBJETIVO ESPECÍFICO: Propender al mejoramiento y conservación de los equipos biomédicos, odontológicos, laboratorio y rayos X, mediante programas de controles de calidad, mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo, asegurando el funcionamiento óptimo de los equipos de propiedad de la 6. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN: Para objeto de adjudicación, los equipos con que cuenta la CSBP se distribuyen en los siguientes grupos: Equipos biomédicos. Equipos de Laboratorio. Equipos Odontológicos. Equipos de Rayos X. Otros Equipos Médicos. Con el o los proponente(s) adjudicado(s) se firmará un contrato de carácter civil con una vigencia de dos (2) años calendario. El servicio objeto de contratación deberá cumplir el siguiente alcance: ME-01B/14 Mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo de equipos biomédicos, odontológicos, de laboratorio y rayos X Página 1 de 5
Mantenimiento Preventivo y Predictivo Mantenimiento Correctivo Equipos Biomédicos Semestral, dos (2) Mantenimientos predictivos y Trimestral, cuatro (4) Mantenimientos predictivos y Trimestral, cuatro (4) Mantenimientos predictivos y Semestral, dos (2) Mantenimientos predictivos y Equipos de Laboratorio Equipos Odontológicos Equipos de Rayos X 7. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS GENERALES: El proponente debe cumplir razonablemente con los requisitos de la CSBP establecidos y descritos en el presente documento. La(s) empresa(s) o persona(s) adjudicada(s) efectuará(n) sobre los equipos alcanzados por el servicio, las siguientes actividades: 7.1 Operaciones de mantenimiento preventivo y predictivo, que garanticen la adecuada utilización, la buena conservación y durabilidad de los equipos. Mantenimiento Preventivo. Con la aplicación de protocolos estandarizados para el equipamiento Biomédico con cronograma de actividades. Mantenimiento Predictivo: Con un plan programado de compras y reemplazo de repuestos y accesorios de uso frecuente. 7.2 Regulación y vigilancia de todos los parámetros funcionales que definen el buen estado de funcionamiento del equipo, tales como temperatura, presiones, caudales, velocidades de paso, revoluciones, intensidades, voltajes, etc. 7.3 Indicación de cualquier defecto de los equipos que disminuya su rendimiento, produzca un mayor gasto de energía, consumibles, reactivos, etc., y ponga en peligro la seguridad del usuario, del paciente o del propio equipo, o bien pueda ser motivo de avería futura. 7.4 Materiales y repuestos. Los materiales y repuestos necesarios para el desarrollo y ejecución de los trabajos de mantenimiento tendrán la siguiente consideración: Materiales de mantenimiento propios de equipos o partes de los mismos. Se entenderá como tal, todos aquellos materiales de uso en las labores propias de mantenimiento y los componentes y materiales electrónicos. Estos materiales deberán ser provistos por la empresa adjudicada. Pequeño material. Este material será por cuenta en todos los casos de la empresa adjudicada. Se encuentran en este grupo, grasas, contactores, líquidos limpiadores, etc. La empresa adjudicada confeccionará una lista de aquellos materiales y repuestos de uso más frecuente, con indicación de stocks máximos y mínimos a objeto de planificar su adquisición y establecer el correspondiente almacén en el Policonsultorio. Aquellos materiales propios de partes o equipos no reflejados en los listados de uso más frecuente, serán adquiridos cuando se precisen, una vez confirmada la necesidad real de compra. 7.5 El servicio de mantenimiento debe efectuarse según protocolos y procedimientos que aseguren la calidad del servicio, 7.6 Cualquier operación o reparación que implique un gasto económico adicional, no será ejecutada por el adjudicatario sin la conformidad previa de la La CSBP ME-01B/14 Mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo de equipos biomédicos, odontológicos, de laboratorio y rayos X Página 2 de 5
no reconocerá ningún trabajo realizado fuera de lo establecido en el presente documento, que no lleve la conformidad previa de la CSBP, aun cuando haya sido solicitado por cualquier persona que trabaje en la institución. 7.7 En las operaciones de mantenimiento preventivo y predictivo, se incluirán las labores de limpieza, lubricación, calibración, inspección y comprobación de los equipos, realizando estas tareas y la sustitución de las piezas que no impliquen un costo adicional a la oferta económica presentada. 7.8 Mantenimiento correctivo. Mediante diagnóstico y reparación de equipos médicos, odontológicos, laboratorio y rayos X, a requerimiento por parte del personal de la 7.9 Medición y calibración. De equipos médicos, odontológicos, laboratorio y rayos X para certificación de funcionamiento y calidad. 7.10 Capacitación al personal de salud. Capacitación en general en el correcto manejo del equipamiento existente y de nueva incorporación. 7.11 Asesoramiento técnico para la adquisición de equipamiento. 7.12 Informar a requerimiento las acciones anteriormente mencionadas como requisito para el pago. 8. INFORMES TÉCNICOS: Una vez concluido el servicio, la empresa adjudicada deberá dar cuenta mediante el correspondiente informe técnico, de los trabajos y tareas ejecutadas, del cumplimiento de los trabajos de mantenimiento preventivo y predictivo ejecutados, de los resultados obtenidos y de cualquier incidencia que sea importante destacar. El informe técnico deberá además contener la siguiente información como mínimo: Lista de repuestos y materiales de uso más frecuente, con indicación de stocks máximos y mínimos al objeto de planificar su adquisición y establecer el correspondiente almacén en el Policonsultorio. Estado de cada equipo y determinación de mantenimiento correctivo (en caso de que el equipo lo requiera), debiendo informar el precio referencial de dicho mantenimiento y los precios estimados de los repuestos y/o accesorios que necesiten cambiarse. Relevamiento de la vida útil de los equipos. Este dato será estimado por el proponente adjudicado en base a un levantamiento del estado actual del equipo. 9. FICHAS TÉCNICAS: El proponente adjudicado, en coordinación con personal de la Unidad de Bienes & Servicios, colaborará con el diseño de las fichas técnicas de los equipos de propiedad de la Una vez que se cuente con la existencia de las fichas técnicas, el proveedor adjudicado procederá a llenar este documento en base a los trabajos efectuados. 10. RECURSOS HUMANOS: La experiencia de los Recursos Humanos que las empresas proponentes presenten para la prestación del servicio deberá ser mínima de dos años en el mantenimiento de equipos médicos, odontológicos, laboratorio y rayos X. Los proponentes deberán adjuntar a su propuesta técnica los currículos documentados en fotocopias simples de su personal. El Recurso Humano mínimo a presentar deberá estar compuesto por tres profesionales: Un Ingeniero (Biomédico, Electrónico o afín) con amplia experiencia en gestión de mantenimiento de equipos médicos, odontológicos, de laboratorio y rayos X. Un Técnico Electrónico Superior, con amplia experiencia en gestión de mantenimiento de equipos médicos, odontológicos, de laboratorio y rayos X. ME-01B/14 Mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo de equipos biomédicos, odontológicos, de laboratorio y rayos X Página 3 de 5
11. PARAMETROS DE CALIFICACION: La calificación de cada propuesta se efectuara de acuerdo a los siguientes lineamentos: Oferta Técnica: Para esta etapa se tomara como base lo siguiente: Experiencia certificada (30 puntos). Para la calificación de este punto se deberá adjuntar CERTIFICADOS DE CUMPLIMIENTO de servicios similares prestados en otras instituciones. Se asignara los 30 puntos al proponente que presente la mayor cantidad de certificados y a los demás en forma proporcional. Certificados de representación exclusiva (30 puntos). Se asignara 30 puntos al proponente que adjunte los certificados de representación para distribuir y/o servicio técnico de la marca. Oferta Económica: La calificación económica se efectuara de la siguiente manera: Mantenimiento Preventivo (20 puntos). Se asignará 20 puntos al proponente que oferte el Precio Bajo y los demás en forma proporcional. Mantenimiento Correctivo (20 puntos). Se asignará 20 puntos al proponente que oferte el Precio Bajo y a los demás en forma proporcional. 12. DOCUMENTOS A PRESENTAR: Las propuestas enviadas por las empresas oferentes deberán contener la siguiente documentación, (la omisión de alguno de los documentos descritos, podrá ser causal de inhabilitación de la propuesta). a. PROPUESTA ECONÓMICA. El proponente debe presentar el formulario: Solicitud de Cotización, la misma deberá estar expresada en moneda nacional (bolivianos) y no podrá modificarse durante el tiempo de contrato (dos años). El proponente debe incluir la dotación de todo el material y equipos necesarios para la instalación y provisión del servicio. Los costos que representen la instalación y provisión del servicio, deberán ser asumidos por el proponente y considerados dentro de su oferta económica. b. FORMULARIO PROPUESTA TÉCNICA. El proponente debe presentar el formulario: Formulario de Propuesta Técnica (documento adjunto a esta invitación) manifestando expresamente las condiciones de su propuesta con referencia a cada requerimiento. c. DOCUMENTACIÓN LEGAL Y ADMINISTRATIVA: El proponente deberá adjuntar a su propuesta la siguiente documentación en (fotocopias simples) según corresponda. Para Sociedades: Escritura de Constitución Social. Poder del Representante Legal. Documento de identidad del Representante legal (fotocopia simple). Número de Identificación Tributaria (NIT). Matrícula de FUNDEMPRESA vigente. Para Empresas Unipersonales: Poder del Representante Legal (si corresponde). Documento de identidad del Representante legal (fotocopia simple). Número de Identificación Tributaria (NIT). Matrícula de FUNDEMPRESA vigente. ME-01B/14 Mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo de equipos biomédicos, odontológicos, de laboratorio y rayos X Página 4 de 5
13. VALIDEZ DE LAS PROPUESTAS: La propuesta deberá tener una validez mínima de treinta (30) días calendario, desde la fecha fijada para la apertura de propuestas. 14. ADJUDICACIÓN: La adjudicación será realizada por ítems 15. CONTRATO: Se firmará un contrato de prestación de servicios con la empresa adjudicada por el tiempo de dos (2) años (se adjunta modelo de contrato). Los proponentes adjudicados deberán presentar en un plazo menor a los 7 días hábiles, computables a partir de la notificación de adjudicación, la documentación legal y administrativa señalada en el punto 4, inciso c) del presente documento, en originales y fotocopias simples. Los documentos serán autentificados por la unidad legal de la Los originales serán devueltos al proveedor inmediatamente, quedando la copia autentificada en los archivos del proceso. Importante: En caso de ser adjudicado, el proponente deberá correr con los gastos de Reconocimiento de firmas del contrato firmado (aproximadamente Bs. 50.00). 16. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO: En caso de que el monto adjudicado sea igual o mayor a Bs. 60,000.00 (Sesenta mil 00/100 Bolivianos), el proponente deberá presentar una Garantía a Primer Requerimiento de Cumplimiento de Contrato, según Reglamento de Garantías a Primer Requerimiento emitido por la Autoridad de Supervisión del sistema Financiero, el monto de la Garantía a Primer Requerimiento de Cumplimiento de Contrato, será equivalente al siete por ciento (7%) del valor total del contrato y vigente desde la firma del contrato hasta la emisión del acta de recepción definitiva del bien o acta de conformidad a la finalización del servicio. 17. RECEPCIÓN DEL SERVICIO: Para proceder con la recepción formal del servicio, el proponente deberá presentar el informe técnico cumpliendo con todas las características técnicas exigidas por la El proveedor además deberá adjuntar a su informe las fichas técnicas de cada uno de los equipos que fueron sometidos a mantenimiento. Las fichas técnicas deberán contar con la firma de conformidad del personal responsable del manejo de los equipos. 18. CANCELACIÓN POR EL SERVICIO: La forma de pago por el servicio adjudicado será por avance de ejecución del servicio. Para cada pago, el proveedor deberá presentar una solicitud de pago escrita, señalando el avance, aspecto que será revisado y verificado por los funcionarios de la CSBP responsables, quienes darán su visto bueno para proceder a la cancelación correspondiente. A la conclusión total del servicio y una vez efectuada la recepción definitiva de la misma, la CSBP cancelará el saldo restante para cubrir el monto de contrato. 19. MULTA POR RETRASO EN LA ENTREGA: La CSBP establece como cláusula del contrato una multa por día de retraso en la entrega definitiva del servicio, equivalente al 0.3% del valor total adjudicado. Cochabamba, Mayo de 2014 ME-01B/14 Mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo de equipos biomédicos, odontológicos, de laboratorio y rayos X Página 5 de 5