UNIDAD 4 MANUALES ADMINISTRATIVOS Introducción a la unidad Los administradores dan cada vez más importancia al manejo de información en su búsqueda constante de la combinación correcta, de estrategia, motivación, tecnología y diseño de la organización, que permitan mantener una ventaja competitiva. Las empresas deben formalizar la información en función de su estructura y operación para testimoniar, internamente entre sus miembros, cómo se encuentran organizados, cómo es su funcionamiento, cuál es su razón de ser y hacia dónde se encaminan. Toda la información referente a este cometido se tiene que transmitir para hacerla del conocimiento del personal, para que su participación sea acorde a los propósitos perseguidos y apegados a los lineamientos establecidos. Por lo tanto, la administración utiliza los instrumentos conocidos como manuales administrativos. Esta unidad trata sobre los objetivos que se persiguen al elaborar manuales administrativos para las organizaciones, así como su clasificación e importancia. 1
Objetivo particular de la unidad Identificar la importancia y el uso que tienen los manuales administrativos dentro de la organización para alcanzar los objetivos propuestos y lograr su desarrollo. Clasificar los manuales administrativos. 2
LO QUE SÉ Ingresa al foro de discusión Manuales administrativos comenta en cinco renglones por qué crees que sea importante que la información de la empresa se tenga ordenada y sistematizada. Pulsa el botón Colocar un nuevo tema de discusión aquí; pon en el apartado Asunto el título de tu aportación, redacta tu comentario en el área de texto y haz clic en Enviar al foro. Temas de la unidad IV 1. Concepto 2. Objetivos 3. Clasificación básica 3.1. Por su naturaleza 3.2. Por su área de aplicación 3.3. Por su contenido 3.4. Por su ámbito 3
Resumen de la unidad MANUALES ADMINISTRATIVOS Concepto Objetivos Por su ámbito Por su contenido Manuales Administrativos Por su área de aplicación Clasificación Por su naturaleza 4
Tema 1. Concepto Objetivo del tema Identificar la importancia que tienen los manuales administrativos para la operación de la empresa. Desarrollo Los manuales administrativos son documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la empresa. Cabe aclarar que, al mencionar documentos, hablamos de los hechos en papel o en una computadora. Estos documentos contienen datos agrupados para crear sistemas de información de organización, de procedimientos, de áreas funcionales, de operación, de cuentas, de proveedores, de llaves de firmas, de calidad, entre otros manuales. Los manuales presentan una visión conjunta del organismo social, así como la ejecución correcta de las actividades a realizar por los integrantes para propiciar la uniformidad del trabajo. Los manuales administrativos, como el manual de organización y el manual de procedimientos, permiten que el personal conozca a la empresa, su historia, su estructura, sus procesos, sus objetivos, políticas, etc. Los manuales administrativos, en particular el manual de calidad y el manual de procedimientos, sirven de base para la evaluación de la operación de la empresa, al llevar a cabo la auditoría administrativa. Otra aplicación de los manuales 5
administrativos es que sirven para realizar la evaluación durante la auditoría administrativa. Los manuales administrativos se pueden realizar en un área de la empresa como la dirección de ingeniería de análisis, la dirección de organización y métodos, gerencia de simplificación o modernización administrativa, la dirección de calidad de la empresa, entre otras áreas. Estas áreas son las que, además de elaborar los manuales, deciden su forma de distribución y actualización. El personal idóneo para elaborar el manual de organización es el Lic. en Administración, ya que cuenta con el perfil adecuado: tiene conocimientos, habilidades, actitudes y aptitudes, facilidad de palabra y empatía con el personal, es asertivo y abierto al cambio para desarrollar este trabajo. El administrador tiene amplios conocimientos sobre las empresas, áreas funcionales, proceso administrativo, sabe gerenciar proyectos mediante la planeación, organización, dirección y control, tanto del personal como de los recursos materiales, financieros, tecnológicos y el tiempo involucrado en este tipo de proyectos; cuenta con conocimientos específicos acerca de la estructura, sistemas y procesos que se llevan a cabo en las empresas. Es importante señalar que se podría contratar a firmas consultoras externas, especialistas en la elaboración de manuales administrativos (este tema se trata en la unidad VI de este curso). 6
ACTIVIDAD 1 Explica qué es un manual administrativo y por qué es importante que las empresas cuenten con este tipo de documentos. Para enviar tu actividad, pulsa Editar mi envío y se mostrará un editor de texto en el que deberás redactar tu información. Cuando termines, guarda tu tarea haciendo clic en Guardar cambios. Bibliografía básica Autor Capítulo Páginas Sitios electrónicos Sitio Descripción 7
Tema 2. Objetivos Objetivos del tema Identificar los propósitos principales por los que se elaboran los manuales administrativos en las empresas. Desarrollo Los manuales administrativos tienen como objetivos: Objetivo de los manuales administrativos A) Sistematizar la información de la empresa. Las empresas cuentan con información acerca de cómo se formó, es decir, su historia; determina objetivos, pero en ocasiones no los tiene por escrito; opera con procedimientos establecidos, pero en muchos casos pasan por tradición oral de un empleado a otro; cuenta con información de los puestos que integran la empresa, pero no está documentada. Es por todo esto que es indispensable que una empresa ordene y sistematice su información y la plasme en manuales administrativos. B) Informar. Informará a todos los miembros de la organización sobre diferentes aspectos de la empresa como son su historia y evolución, su estructura orgánica, objetivos, políticas, sus procesos, entre otros. 8
C) Auxiliar en la inducción y capacitación del personal. Cuando un empleado ingresa a la empresa, parte importante de su buen desempeño dentro de ella es que la conozca y se familiarice, tanto con la empresa como con su puesto, cómo se creó la empresa, cuál es su misión, visión, filosofía, valores, objetivos, quién será su jefe, cuáles funciones va a llevar a cabo, entre otros datos. Esta información está contenida en los manuales administrativos, por lo que al nuevo empleado se le puede entregar, físicamente o enviar por correo electrónico, el manual de bienvenida, el manual de inducción y el manual de organización. En estos manuales podrá leer la información que le permita identificarse e integrarse mejor y más rápido a la empresa. D) Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa. El tener por escrito los procedimientos en manuales de procedimientos permite, en primer lugar, dar al personal en forma detallada cómo va a desarrollar sus funciones; con base en estos manuales, capacitar al personal, evaluar su desempeño e inclusive servir de base en la auditoría administrativa, con el objeto de evaluar la eficiencia y eficacia con que opera la empresa (esto ocurre cuando el auditor compara las funciones y actividades que debe llevar a cabo cada empleado de acuerdo con lo establecido en el manual de procedimientos), con la forma real de cómo efectúa sus actividades día a día. Esto permite al auditor detectar las desviaciones en que incurre el empleado conforme a lo establecido en los manuales administrativos. E) Cubrir un requisito de certificación ISO. Una empresa que quiere certificado tiene que cubrir necesariamente el requisito de contar con los manuales administrativos, también llamados manuales de calidad. 9
ACTIVIDAD 1 La empresa que cuenta con manuales administrativos puede disminuir sus costos. Explica por qué se puede afirmar esta idea. Para enviar tu actividad, pulsa Editar mi envío y se mostrará un editor de texto en el que deberás redactar tu información. Cuando termines, guarda tu tarea haciendo clic en Guardar cambios. 10
Autoevaluación Escribe en los espacios en blanco las palabras que completen las oraciones. 1. Los ordenan y sistematizan la información de la empresa. 2. La de la empresa se debe incluir en un manual administrativo. 3. Los manuales administrativos en el área de recursos sirven para y al personal de la empresa. 4. Los manuales administrativos, como es el de procedimientos, las actividades que llevan a cabo los empleados. 5. El se basa en el manual de procedimientos para evaluar si el personal realiza sus actividades conforme a lo establecido. 11
Bibliografía básica Autor Capítulo Páginas Sitios electrónicos Sitio Descripción 12
Tema 3. Clasificación Objetivos del tema Identificar los diferentes tipos de manuales administrativos que pueden elaborarse para uso en las empresas. Desarrollo 1. Por su naturaleza Clasificación de los manuales Los cuales contienen información de una sola Microadministrativos empresa o de un área de la empresa. Utilizados en los corporativos donde se Macroadministrativos incluye información de más de una empresa. Que incluyen información de una o más Mesoadministrativos organizaciones de un solo sector. 13
2. Por su área de aplicación 3. Por su contenido El origen de este tipo de manuales administrativos parte de que las empresas pequeñas y medianas cuentan, por lo general, con una estructura organizacional pequeña, es decir, no tienen gran cantidad de niveles jerárquicos ni de áreas y el número de puestos con que cuentan son poco especializados, por lo que el manual de organización de esas empresas no es de gran magnitud, pero debido al crecimiento y expansión de las empresas, el número de puestos y áreas va en aumento, la especialización de ambos hace más compleja la utilización de un solo manual; por lo tanto, en vez de contar con un solo manual para toda la empresa, se elaboran por áreas y cada uno de éstos contiene información de un área en específico de la empresa. La magnitud de la empresa y la naturaleza y complejidad de sus funciones servirán para determinar la especialidad y cantidad de los manuales. Tal vez una empresa pequeña puede contener su información en un manual de organización y un manual de procedimientos, pero, conforme la estructura de la empresa va creciendo y el número y naturaleza de sus funciones se va sofisticando, es necesario elaborar manuales especializados ya no sólo de organización ni procedimientos. Las empresas cuentan con manuales de diferentes tipos: manuales de bienvenida, de inducción, de calidad, de operaciones, de proveedores, de clientes, de objetivos, de políticas, 14
4. Por su ámbito de formas, de diagramas de flujos, de puestos, de firmas e inclusive de llaves. Que contienen información global de la empresa. Los manuales generales son los que van a contener información de toda la empresa; incluyen Manuales generales información del área de recursos, humanos, finanzas, mercadotecnia, operaciones e informática. Difícilmente en la realidad de las empresas vas a encontrar un manual general. Que contienen información detallada de toda la empresa; por ejemplo, el manual de formatos de la empresa incluye todas las formas Manuales específicos tanto impresas como digitales que se emplean en las operaciones de la empresa. Es específico porque sólo contiene información relacionada 15
con los formatos de la empresa. Ahora bien, en algunas empresas se elabora un manual administrativo para cada área, por ejemplo, esto pasa en empresas grandes donde encontramos el manual de procedimientos del área de producción. ACTIVIDAD 1 Elabora un mapa conceptual de los diferentes tipos de manuales administrativos estudiados en este tema. Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y, una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma. 16
ACTIVIDAD 2 Investiga, en tres empresas de diferente giro, con qué tipo de manuales administrativos cuentan (que al menos tengan tres manuales cada una). Anótalos, clasifícalos y escribe la información en la siguiente tabla: NOMBRE DEL MANUAL TIPO DE MANUAL Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y, una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma. Bibliografía básica Autor Capítulo Páginas Sitios electrónicos Sitio Descripción 17
Cuestionario de la Unidad Contesta el siguiente cuestionario. Elabóralo en tu equipo personal y posteriormente súbelo al sitio. 1. Define qué es un manual administrativo. 2. Escribe los objetivos de los manuales administrativos. 3. Por que es importante para las empresas contar con manuales administrativos? 4. Cómo se clasifican los manuales administrativos? 5. Por su contenido, los manuales se clasifican en: 6. Los manuales administrativos, por su área de aplicación, cómo se clasifican? 7. Los manuales generales, qué información contienen? 8. Los manuales específicos, qué información contienen? 9. Los manuales por su naturaleza, se clasifican en: 10. Escribe el nombre de tres manuales administrativos. Descarga archivo CUESTIONARIO_U4_final Realiza esta actividad en un procesador de textos, guárdala en tu computadora y, una vez concluida, presiona el botón Examinar, localiza el archivo, selecciónalo y haz clic en Subir este archivo para guardarlo en la plataforma. 18
Examen de Autoevaluación Participa en el siguiente Rally. Responde si son verdaderas (V) o falsas (F) las siguientes aseveraciones. Verdadera Falsa 1. Un manual administrativo es un documento que contiene información ordenada y sistematizada de una organización. 2. El objetivo de los manuales es representar las funciones de la empresa. 3. Los manuales administrativos contienen información que permite al administrador tomar decisiones bajo condiciones de certidumbre. 4. Los manuales, por su naturaleza, se clasifican en organizacionales y de procedimientos. 5. Los manuales, por su área de aplicación, se clasifican en generales y específicos. 6. Los manuales, por su contenido, se clasifican en macroadministrativos, microadministrativos y mesoadministrativos. 7. El manual de organización es el que contiene información acerca de la estructura de una empresa. 8. El manual de procesos contiene los procedimientos que se llevan a cabo en la empresa. 9. El manual de políticas contiene las reglas de la empresa. 10. El manual de puestos contiene el catálogo de puestos. 19
LO QUE APRENDÍ Entra al foro de discusión Manuales administrativos y comenta sobre qué son los manuales administrativos, por qué es importante que se cuente con ellos en la organización y los diferentes tipos de manuales que hay. Pulsa el botón Colocar un nuevo tema de discusión aquí; pon en el apartado Asunto el título de tu aportación, redacta tu comentario en el área de texto y haz clic en Enviar al foro. 20
Glosario de la unidad ISO (Organización Internacional para la Estandarización) Es una organización no gubernamental establecida en 1947. Su misión es promover el desarrollo de la estandarización y las actividades con ella relacionada en el mundo, con la mira en facilitar el intercambio de servicios y bienes para promover la cooperación en la esfera de lo intelectual, científico, tecnológico y económico. Todos los trabajos realizados por la ISO resultan en acuerdos internacionales los cuales son publicados como estándares internacionales. Manuales administrativos Son documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la empresa. Cabe aclarar que, al mencionar documentos, hablamos de los hechos en papel o en una computadora. Memoria USB Es un pequeño dispositivo de almacenamiento que utiliza memoria flash para guardar la información que puede requerir o no baterías (pilas). Estas memorias son resistentes a los rasguños (externos) y al polvo que han afectado a las formas previas de almacenamiento portátil, como los disquetes, discos compactos y los DVD. Sistematizar Organizar según un sistema. USB (Universal Serial Bus) Es un puerto que sirve para conectar periféricos a una computadora. 21
MESOGRAFÍA Bibliografía básica Bibliografía complementaria Sitios electrónicos 22