Haga crecer su negocio con confianza
Mantenga su negocio en marcha y hágalo crecer Tanto si crea widgets como si vende servicios o mueve mercancías, depende de los empleados y estos a su vez dependen de las herramientas que les ofrece para gestionar los procesos empresariales clave. Muchas empresas alcanzan un punto de inflexión en el cual las propias herramientas y los sistemas que sustentaron su crecimiento inicial empiezan a obstaculizar su capacidad de actuación con agilidad y perspectiva. A medida que su negocio se diversifica y adquiere mayor complejidad, necesita algo más que una contabilidad, una gestión de inventarios e informes retrospectivos básicos. Se necesita una solución completa de gestión empresarial que saque el máximo partido de las últimas innovaciones, desde la informática en la nube hasta la movilidad pasando por la conectividad social, sin que todo ello suponga ninguna limitación para los empleados ni se ponga en riesgo el flujo de caja. La evaluación de las nuevas soluciones de gestión empresarial puede parecer desalentadora. Pero las opciones y los recursos disponibles para las pequeñas y medianas empresas nunca han sido mejores ni más asequibles. Use esta guía y los recursos auxiliares para lo siguiente: Identificar los síntomas que indican que su negocio está preparado para una nueva solución de gestión empresarial. Entender las preguntas que debe plantear durante el proceso de evaluación. Saber cómo una solución empresarial de Microsoft puede ayudar a hacer crecer su negocio con confianza.
Cinco síntomas de que su sistema contable puede estar obstaculizando el crecimiento Pierden mucho tiempo sus empleados duplicando datos o intentando configurarlos en un sistema poco potente u obsoleto realizando de esta forma tareas para las que no estaba diseñado? Se puede aplicar soluciones provisionales a corto plazo, pero cuanto más tiempo deje pasar, más negocio perderá. Si se identifica con cualquiera de estos escenarios, ha llegado el momento de reemplazar el sistema existente. No puede ampliar las operaciones para sustentar el crecimiento de la empresa. Si su negocio se ve frenado por el número de personas que pueden acceder a la información, los límites de las transacciones o las restricciones de tamaño de la base de datos, es el momento de encontrar una solución que permita el crecimiento. A medida que amplía líneas de productos y entra en nuevos mercados, los procesos empresariales se vuelven más complejos. Con un software básico de contabilidad, se pueden tardar horas e incluso días en completar hasta los procesos más sencillos (como la facturación y el cierre del mes). Es necesaria una automatización de los procesos empresariales para gestionar el crecimiento sin aumentar el personal en nómina. No puede reaccionar ante las necesidades de su negocio. Antes solía haber una correspondencia unívoca entre los empleados y las funciones empresariales que desempeñaban. Ahora no dispone de los controles necesarios para garantizar una traza de auditoría detallada y exacta. Si varios usuarios pueden hacer cambios en los asientos financieros sin realizar un seguimiento adecuado, es difícil rastrear quién ha hecho cada cosa. Proteja su negocio con una solución que respalda y hace cumplir roles y procesos bien definidos, y que le ofrece un control más estricto sobre las funciones esenciales como pueden ser los pagos, las compras y la gestión de inventarios. Es reactivo cuando necesita ser proactivo. Seguro que su software básico de contabilidad puede ofrecerle una instantánea de las ventas del trimestre pasado pero sabe qué productos tienen los márgenes más altos y qué clientes tienen más probabilidad de comprar el mayor volumen de esos productos? En lugar de examinar informes sobre datos del pasado, necesita tener una perspectiva de las actividades y las tendencias de desarrollo actuales para impulsar su negocio. La solución de gestión empresarial adecuada puede ofrecerle una visibilidad total de lo que genera rentabilidad y la posibilidad de convertir esos beneficios en el flujo de caja que sustentará el crecimiento futuro. Por qué las empresas adoptan nuevas soluciones de gestión empresarial Integración de procesos 54 % Resolver problemas de procesamiento de pedidos 50 % Obsolescencia de hardware y software 50 % Resolver errores y duplicación de datos 38 % Reducir un inventario excesivo 35 % Fuente: Nucleus Research: Microsoft Dynamics Enterprise Applications for SMBs.
No puede admitir una fuerza laboral móvil. El lugar de trabajo tradicional ya no es tan tradicional y el negocio no se detiene porque esté de viaje o trabaje desde casa. Haga que sus empleados estén conectados, sean productivos y estén contentos con sistemas que hacen posible la movilidad y flexibilidad que esperan. No puede cumplir las expectativas de los clientes. Utiliza distintos sistemas para gestionar las finanzas, administrar los contratos, hacer un seguimiento de las interacciones con los clientes o gestionar las entregas? Si no dispone de una visión completa del negocio para hacer un seguimiento de las interacciones con los clientes, hacer previsiones de la demanda y gestionar las finanzas, y si esos sistemas no son capaces de hablar entre sí, quizás no pueda cumplir las expectativas de los clientes. Para tener éxito en una economía cada vez más competitiva, es necesario contar con una cadena de suministros optimizada y tener la capacidad de gestionar los requisitos de los clientes y proveedores. Los síntomas son claros. Y ahora qué? Evalúe sus opciones Cuando dé comienzo el proceso de investigación, descubrirá que hay muchos sistemas de Planificación de recursos empresariales (ERP) o de gestión empresarial que hay que tener en cuenta. De hecho, desde una perspectiva funcional puede ser difícil diferenciar muchos de ellos. La mayoría de las soluciones ofrecen gestión financiera e informes, gestión de la cadena de suministros y ciertas capacidades de gestión de proyectos, servicios y relaciones con los clientes. Además, algunos proveedores ofrecen capacidades analíticas avanzadas y funcionalidad destinada a sectores específicos. Tendrá que determinar la funcionalidad básica que necesita. Pero si el 90 por ciento de la funcionalidad es parecida entre los sistemas de los distintos proveedores, también es preciso pensar en lo más avanzado. Tenga en cuenta diferenciadores clave como la experiencia de usuario, las capacidades de colaboración, las opciones de implementación, y la solvencia y estabilidad del proveedor.
Preguntas que debe plantear durante el proceso de evaluación He aquí cinco preguntas que puede formular para ir más allá de lo básico. 1 Es fácil aprender y utilizar el sistema? Cuándo fue la última vez que consultó un manual de formación para usar Facebook? Todas las aplicaciones deben ser así de intuitivas. Cuando las curvas de aprendizaje disminuyen, también se reducen los costes de formación y aumenta la amortización. Asegúrese de que selecciona un proveedor que ofrezca una solución con las características siguientes: Una experiencia de usuario sencilla e intuitiva. Nada aumenta la adopción por parte de los usuarios y reduce los costes de formación más que una interfaz específica, tareas e informes personalizados y flujos de trabajo claros. Herramientas de productividad integradas. La gestión de la empresa es mucho más sencilla cuando el software de calendario, correo electrónico y gestión empresarial funciona conjuntamente y se ofrece desde una única fuente de confianza. Una solución que pueda conectar e integrar el sistema empleado para gestionar las finanzas, la cadena de suministros y las operaciones con las herramientas de productividad de Microsoft Office con un inicio de sesión único simplificará las tareas y aumentará la eficacia.
Por qué las empresas se pasan a la nube: Nos permite experimentar más fácilmente y a un coste reducido 64% Permite una colaboración más estrecha con los partners comerciales 61% Libera recursos de TI que pueden dedicarse a aspectos más estratégicos 60% Supone una ventaja competitiva para los pioneros 57% Fuente: SMB Business in the Cloud 2012. How the Cloud Looks from the Top: Achieving Competitive Advantage on the Age of Cloud Computing. A Harvard Business Review Analytic Services Report. 2 3 Hace posible la solución las nuevas formas en que la gente quiere trabajar? La consumerización de la tecnología ha desdibujado la distinción entre la informática personal y laboral. Los usuarios esperan que el software que utilizan, ya esté diseñado para el trabajo o para el ocio, sea intuitivo, accesible desde cualquier tipo de dispositivo y esté siempre disponible. Haga un inventario de los dispositivos (ordenadores de escritorio, portátiles, tabletas y smartphones) que los empleados usan para ser productivos y determine después la compatibilidad de las soluciones que está evaluando con esos dispositivos y con las aplicaciones fundamentales que utilizan los empleados. La mejor solución estará accesible en los dispositivos más utilizados por los empleados, ya sea desde la oficina, en casa o cuando trabajen desde una ubicación remota. Ofrece el proveedor opciones de implementación adaptadas a mi negocio? Cuando evalúe una nueva solución de gestión empresarial, debe evaluar también el modelo de TI necesario para su soporte técnico. Si ejecuta una versión online de una solución básica de contabilidad, piensa invertir en la infraestructura necesaria para mantener la nueva solución internamente? O preferiría mantener una solución en la nube? Si utiliza un sistema heredado anticuado, desea cambiar a una implementación externalizada o basada en la nube? Una solución basada en la nube puede eliminar la necesidad de realizar grandes inversiones iniciales en hardware y reducir las necesidades de personal, mientras que una implementación local puede ofrecerle un mayor control sobre dónde residen los datos y las actualizaciones futuras. Las mejores soluciones ofrecen diversas opciones en cuanto a implementaciones basadas en la nube, locales e híbridas para dar cabida a las necesidades y demandas específicas de su negocio.
4 5 Cuál es el modelo de servicio del proveedor después de la venta? La mayoría de las organizaciones no vuelan en solitario al implementar un sistema de gestión empresarial o ERP. Para garantizar la coherencia y la previsibilidad de las operaciones, tal vez necesite ayuda en la implementación, integración de sistemas o soporte técnico continuado. Tiene el proveedor un ecosistema de servicio e implementación con agentes en su zona? Ofrece el proveedor soluciones innovadoras que le ayuden a adaptarse a las nuevas complejidades del mercado? Como dueño de la empresa, entiende la importancia de ofrecer valor a sus clientes. Demuestra el proveedor un compromiso permanente con los avances tecnológicos? Por último, no se olvide de las fluctuaciones en los precios después del primer año. Los proveedores pueden ofrecer pagos mensuales bajos que aumentan drásticamente una vez que expira el primer contrato. Si hospedan sus datos en un contrato de larga duración, pueden poner en peligro su negocio. Entiende el proveedor las necesidades de las pequeñas y medianas empresas y se concentra en ellas? Idealmente, al implementar un sistema de gestión empresarial se obtienen beneficios que van más allá de la simple automatización de procesos manuales. El nuevo software de gestión empresarial puede ayudar a las organizaciones a lo siguiente: Incrementar las ventas con menos descuentos en las ventas Mejorar la eficacia del equipo de ventas y el tamaño promedio de los pedidos Aumentar la rotación del inventario a la vez que se reducen los desabastecimientos Reducir los costes de producción Cuando evalúe proveedores, tenga en cuenta sus trayectorias en ayudar a empresas como la suya a conseguir los resultados deseados. Solicite casos prácticos que representen clientes de un tamaño y un sector similares al suyo, y compruebe las referencias. Se trata de una decisión muy importante. Haga sus deberes. Casos de clientes de Microsoft Dynamics Al seleccionar una solución basada en la nube, disponemos de un entorno de TI completo listo para usar desde el primer día. Esto nos permite estar en marcha rápidamente, sin necesidad de pensar en nada relacionado con TI. Jesper Lindhardt Socio del bufete de abogados Effekt Microsoft Dynamics NAV es una solución de eficacia probada que encaja perfectamente con las necesidades de nuestro sector y está hospedada en Windows Azure. Ya no tenemos que preocuparnos de los servidores, las copias de seguridad o las actualizaciones de software; ahora podemos centrarnos en dirigir nuestra empresa. Mark Barfoot Director, P2P Logistics
Paseo guiado Crecer sin dolores del crecimiento con una solución empresarial de Microsoft Las mejores soluciones empresariales son potentes, fáciles de usar y flexibles, y además son de Microsoft. Nuestras soluciones de gestión empresarial son fáciles de aprender y de usar y su implementación es rápida, por lo que puede transcender los límites del software de contabilidad sobrecargado y mal dimensionado. Con una solución empresarial de Microsoft, puede: Conectar a las personas, los procesos y los sistemas desde un único lugar La gestión de la empresa es mucho más sencilla cuando los sistemas de calendario, correo electrónico y gestión empresarial funcionan conjuntamente y se ofrecen desde una única fuente de confianza. Una solución empresarial de Microsoft ofrece las capacidades de gestión empresarial de Microsoft Dynamics junto con Office 365 para derribar los muros existentes entre los datos y cómo realiza la gente su trabajo. Con una experiencia de usuario unificada y un inicio de sesión único, obtiene las herramientas necesarias para gestionar las finanzas, la cadena de suministros y las operaciones, y mejorar la productividad de los empleados. Consiga todo lo necesario para trabajar donde más lo necesite El negocio no se detiene porque esté de viaje o trabaje desde casa. Supervise la empresa y permita que la gente trabaje donde y cuando más lo necesite. Con Microsoft Dynamics y Office 365, puede supervisar la empresa, colaborar en documentos e introducir y aprobar transacciones desde el escritorio, la tableta o el teléfono dondequiera que esté. Respalde sus ambiciones de crecimiento Una red global de Certified Partners de Microsoft Dynamics con experiencia en el sector y una amplia gama de soluciones empaquetadas y personalizadas venden e implementan nuestras soluciones. Las herramientas RapidStart hacen posible implementaciones y migraciones de datos existentes más rápidas y con menos riesgos, de forma que pueda empezar a trabajar en cuestión de horas o días en lugar de en semanas o meses. En la nube o en sus servidores; empiece con lo que necesita ahora y añada capacidades y usuarios a medida que crezca su negocio. Empezar a usar Microsoft Dynamics Visítenos para hablar con un representante de Microsoft, ver una demostración u obtener más información sobre nuestras soluciones para pequeñas y medianas empresas. Llame al 0845 700 1000 para hablar directamente con un representante de Microsoft. 2014 Microsoft Corporation. Todos los derechos reservados. MICROSOFT NO OFRECE NINGUNA GARANTÍA, SEA EXPLÍCITA, IMPLÍCITA O PREVISTA POR LEY, EN RELACIÓN CON LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO. Microsoft, el logotipo de Microsoft, Microsoft Dynamics, el logotipo de Microsoft Dynamics y Office 365 son marcas comerciales del grupo de empresas de Microsoft.