SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Procedimiento para el registro y traslado del Subgrupo 145 al Subgrupo152 Bienes de Programas y el Tratamiento para los saldos de Programas 1
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y TRASLADO DEL SUBGRUPO 145 al SUBGRUPO 152 BIENES DE PROGRAMAS Y EL TRATAMIENTO PARA LOS SALDOS DE PROGRAMAS No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2013 primera edición MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL. República del Ecuador. Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Autor: Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ing. Cintia Catota Analista de la Dirección Nacional de Activos Públicos Ing. Luis Fiallos Analista de la Dirección Nacional de Estados Financieros Revisado: Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros Econ. Carlos Troya Director Nacional de Activos Públicos Aprobado: Econ. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental Fecha: 13/11/2013 2
Contenido 1. ANTECEDENTES... 4 2. APLICACIÓN DEL MARCO LEGAL VIGENTE... 4 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN... 5 4. PROCEDIMIENTO PARA LAS ENTIDADES QUE OPERAN EN EL SISTEMA E-SIGEF. 6 4.1 PROGRAMAS DE INVERSIÓN... 6 4.1.1 Traslado de saldos Cuentas de Programas... 6 4.1.2 Cierre de Cuentas de Depreciación de Inversión... 10 4.1.3 Depreciación Acumulada de Bienes de Inversión... 13 4.1.4 Reconocimiento de Gastos de Gestión... 16 4.1.5 Acumulación de costos de Programas... 19 4.1.6 Liquidación de Programas... 24 5. PROCEDIMIENTO PARA LAS ENTIDADES QUE NO OPERAN EN EL SISTEMA E- SIGEF.... 27 5.1 Ajuste de Cuentas de Programas... 27 5.2 Ajuste de Cuentas de Depreciación de Programas... 28 5.3 Depreciación Acumulada de Bienes de Inversión... 28 3
Procedimiento para el registro y traslado del Subgrupo 145 al Subgrupo 152 Bienes de Programas y el Tratamiento para los saldos de Programas 1. ANTECEDENTES Se requiere determinar el procedimiento para el ajuste de los saldos contables que actualmente estén registrados en las cuentas de proyectos y programas, de manera que éstos se visualicen en las cuentas de acumulación de inversiones realizadas en Obras en Proceso y en Programas en Ejecución respectivamente. Este procedimiento permitirá a las Entidades que conforman el Presupuesto General del Estado, efectuar el traslado de saldos de las cuentas contables de Proyectos y Programas y registrar adecuadamente los ajustes contables establecidos en la normativa vigente para los siguientes procedimientos: Reconocimiento de gastos de gestión Acumulación de costos de proyectos y programas de inversión Liquidación de proyectos y programas de inversión 2. APLICACIÓN DEL MARCO LEGAL VIGENTE La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, actúa en concordancia con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, que respectivamente señalan: Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable. Artículo 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero. 4
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN Las directrices emitidas en este documento son de aplicación para las entidades del Estado Central, Gobiernos Autónomos y Descentralizados y Empresas Públicas, que operan o no en el sistema e-sigef. 5
4. PROCEDIMIENTO PARA LAS ENTIDADES QUE OPERAN EN EL SISTEMA E-SIGEF. A continuación se detallan las clases de registro contables desconcentradas para las entidades que operan en el sistema e-sigef. 4.1 PROGRAMAS DE INVERSIÓN 4.1.1 Traslado de saldos Cuentas de Programas Revisión de saldos: Para proceder con el ajuste de cuentas de Programas, el funcionario deberá obtener un reporte del Libro Mayor por cuenta contable, para verificar los valores que serán utilizados en el ajuste; así como, los respectivos auxiliares 01, 02 y 03. 6
Obtener un reporte similar para verificar los saldos de las cuentas de Depreciación Acumulada Aplicación de ajuste: El funcionario deberá ingresar a través de la ruta: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE. Una vez seleccionada la entidad, procederá con la creación del comprobante utilizando el botón Crear Documento. 7
Posteriormente, se presenta la cabecera del CUR contable y deberá llenar los campos requeridos, en este caso utilizará la clase de registro AJB0 AJUSTE DE BIENES PROGRAMAS 145.00.00-152.41.00-152.42.00-152.44.00. Selecciona la clase de registro AJB0 4766,45 Se debe llenar la siguiente información: Clase de registro: Tipo de documento de respaldo: No. Secuencia: RUC: Entidad Origen: No. Documento de respaldo: Monto Contable: Descripción: AJB0 Ajuste de Bienes Programas Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan Ingresar RUC Institucional Registro automático del nombre de la Entidad. Registrar documento que sustente la transacción Ingresar el valor total de la transacción Ingresar los datos que correspondan 8
La clase de registro mencionada anteriormente, considera las siguientes cuentas contables: Código Cuenta Debe Haber 152.41.00 Bienes Muebles XXXX 152.42.00 Bienes Inmuebles XXXX 152.44.00 Bienes Biológicos XXXX 152.99.00 Depreciación Acumulada Bienes de Inversión XXXX 145.00.00 Bienes de Programas XXXX 145.99.00 Depreciación Acumulada XXXX Verificar los auxiliares 1, 2 y 3, del Libro Mayor. Una vez registrada la información, presiona el botón Crear y Detallar y se despliega la pantalla en la cual deberá llenar los siguientes campos: Sel Mayor Subcuenta 1 Subcuenta 2 Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3 Débito / Crédito Monto Débito Monto Crédito 152 41 03 03299990000 0 0329999000020000004001000 D 4,333.14 152 99 03 C 433.31 145 01 03 03299990000 0 0329999000020000004001000 C 4,333.14 145 99 03 D 433.31 Total 4,766.45 4,766.45 Nota: Para el registro contable de la depreciación, considerar en el DÉBITO: 145.99.00 y CRÉDITO: 152.99.00 Presionará el botón Salir y seleccionará el registro contable, presionando a continuación el botón Aprobar el documento. Una vez aprobado podrá imprimir el CUR generado para su respaldo. 4766,45 9
Se confirma la ejecución del proceso, con el mensaje OPERACIÓN REALIZADA CON ÉXITO. 4.1.2 Cierre de Cuentas de Depreciación de Inversión a) Revisión de saldos: Para proceder con el ajuste de las cuentas de Depreciación de Inversión, el funcionario deberá obtener un reporte del Libro Mayor por cuenta contable, para verificar los valores que serán utilizados en el ajuste. b) Aplicación de ajuste : El funcionario deberá ingresar a través de la ruta: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE. 10
Una vez seleccionada la Entidad, procederá con la creación del comprobante, para lo cual utilizará el botón Crear Documento. Selecciona la clase de registro RDBG Posteriormente, se presenta la cabecera del CUR contable y llenará los campos requeridos, utilizando la clase de registro RDBG REGULACIÓN DEPRECIACIÓN BIENES DE INVERSIÓN PROGRAMAS. Se deberá llenar la siguiente información: Clase de registro: RDBG Regulación Depreciación Bienes de Inversión Programas Tipo de documento de respaldo: Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan No. Secuencia: Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan RUC: Ingresar RUC Institucional Entidad Origen: Registro automático del nombre de la Entidad. No. Documento de respaldo: Registrar documento que sustente la transacción Monto Contable: Ingresar el valor total de la transacción Descripción: Ingresar los datos que correspondan 11
La clase de registro antes mencionada, considera las siguientes cuentas contables: Código Cuenta Debe Haber 639.52.00 Actualización del Patrimonio XXXX 152.91.00 Depreciación de Inversión XXXX Una vez registrada la información, presiona el botón Crear y Detallar y se despliega la pantalla en la cual deberá llenar los siguientes campos: Sel Mayor Subcuenta 1 Subcuenta 2 Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3 Débito / Crédito Monto Débito Monto Crédito 639 52 00 04099990000 0 0 D 700.00 152 91 00 04099990000 0 0 C 700.00 Total 700.00 700.00 Seguidamente presiona el botón Salir y a continuación selecciona el registro contable presionando el botón Aprobar el documento. Una vez aprobado deberá imprimir el CUR generado para su respaldo. Se confirma la ejecución del proceso con el botón Aceptar, con el mensaje OPERACIÓN REALIZADA CON ÉXITO. 12
4.1.3 Depreciación Acumulada de Bienes de Inversión Para continuar con el registro de la depreciación de los activos utilizados en la ejecución de programas, se cargará en la cuenta 638.52 Depreciación de Bienes de Inversión y se abonará en las cuentas 152.99.XX Depreciación Acumulada Bienes de Inversión, según corresponda. Para proceder con el registro del asiento contable, se deberá ingresar a través de la ruta: Contabilidad/ Registro Contable/ Comprobante Contable. Una vez seleccionada la Entidad, procederá con la creación del comprobante, para lo cual utilizará el botón Crear Documento. 13
Selecciona la clase de registro DAIB Posteriormente, se presenta la cabecera del CUR contable y llenará los campos requeridos, utilizando la clase de registro DAIB DEPRECIACION ACUMULADA DE BIENES DE INVERSIÓN EN PROYECTOS Y PROGRAMAS. Se deberá llenar la siguiente información: Clase de registro: Tipo de documento de respaldo: No. Secuencia: RUC: Entidad Origen: No. Documento de respaldo: Monto Contable: Descripción: DAIB Depreciación Acumulada de Bienes de Inversión en Proyectos y Programas Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan Ingresar RUC Institucional Registro automático del nombre de la Entidad. Registrar documento que sustente la transacción Ingresar el valor total de la transacción Ingresar los datos que correspondan La clase de registro antes mencionada, considera las siguientes cuentas contables: Código Cuenta Debe Haber 638.52.00 Depreciación Bienes de Inversión XXXX 152.99.00 Depreciación Acumulada Bienes de Inversión XXXX 14
Una vez registrada la información, presiona el botón Crear y Detallar y se despliega la pantalla en la cual deberá llenar los siguientes campos: Sel Mayor Subcuen ta 1 Subcuenta 2 Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3 Débito / Crédito Monto Débito Monto Crédito 638 52 00 04099990000 0 0 D 40.00 152 99 00 04099990000 0 0 C 40.00 Total 40.00 40.00 Seguidamente presiona el botón Salir y a continuación selecciona el registro contable presionando el botón Aprobar el documento. Una vez aprobado deberá imprimir el CUR generado para su respaldo. Se confirma la ejecución del proceso con el botón Aceptar, con el mensaje OPERACIÓN REALIZADA CON ÉXITO. 15
4.1.4 Reconocimiento de Gastos de Gestión Se considera lo indicado en la NTCG 3.2.8.5 Reconocimiento de gastos de gestión, la misma que prescribe que: Los hechos económicos relacionados con los costos en proyectos o programas destinados a la formación de bienes nacionales de uso público o productos intangibles, se contabilizarán en las cuentas de acumulación de costos de los subgrupos 151 ó 152, con crédito a las Cuentas por Pagar correspondientes. Simultáneamente se cargará la cuenta respectiva del subgrupo 631 Inversiones Públicas y se reflejará el efecto en las cuentas complementarias de las Inversiones en Proyectos y Programas 151.98 ó 152.98. Para proceder con el registro del asiento contable, el funcionario deberá ingresar a través de la ruta: Contabilidad/ Registro de Operaciones no Presupuestarias/ Ajustes y Reclasificaciones/ Ajustes y Reclas. Corriente Inversión. En el caso de Programas, deberá escoger la clase de registro que corresponda, entre las opciones: Una vez seleccionada la entidad, presiona el botón Crear Formulario y se desplegará la siguiente pantalla: 16
Se deberá llenar la siguiente información: Tipo de Transacción: 22 - Aplicación a Gastos de Gestión Clase de Registro: Escoger la clase de registro que corresponda Tipo de Documento Respaldo: 6 - Comprobante Administrativo de Gastos Documento de Respaldo: 26 - Informe Técnico No. Documento: Registrar el documento que corresponda al Programa RUC: Ingresar el RUC Institucional Monto Contable: Registra el valor de la transacción Descripción: Ingresar los datos que correspondan al Programa Estructura Programática: Seleccionar la estructura que corresponda Posterior al ingreso de información, presiona el botón Crear Formulario y Salir y se desplegará la siguiente pantalla: 17
Una vez creado el registro, presiona el botón Detalle Formulario y visualiza el asiento contable generado para el tipo de transacción seleccionada, por ejemplo: Posterior a la revisión, selecciona el registro y presiona el botón formulario, el estado cambia a SOLICITADO. Solicitar Una vez solicitado, selecciona el registro y presiona el botón Formulario. Aprobar Se confirma la ejecución del proceso, con el mensaje OPERACIÓN EXITOSA. El documento cambia al estado APROBADO y se lo puede imprimir como respaldo de la operación realizada. 18
4.1.5 Acumulación de costos de Programas Se considera lo indicado en el tercer inciso de la NTCG 3.2.8.6 Acumulación de costos de proyectos y programas, donde se manifiesta que: Los saldos de las cuentas destinadas a registros los costos imputables a los proyectos o programas, al momento de su liquidación o al término del ejercicio contable, lo que ocurra primero, deberán trasladarse mediante movimientos de ajuste o de cierre, a las cuentas 151.92 Acumulación de Costos de Inversión en Obras en Proceso o a la 152.92 Acumulación de Inversiones en Programas en Ejecución, según lo siguientes criterios: - Con un asiento de ajuste, si el momento de su terminación ocurre en cualquier fecha dentro del ejercicio fiscal o si se tratare de programas sociales de tipo permanente, que continúan años tras año; Para este criterio, la acumulación de costos se realizará utilizando la clase de registro, que se indica a continuación. Para proceder con el registro del asiento contable, el funcionario deberá ingresar a través de la ruta: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE. Una vez seleccionada la entidad, presiona el botón Crear Documento y se desplegará la siguiente pantalla: 19
Se deberá llenar la siguiente información: Clase de registro: ACPP Acumulación de Costos en Programas Tipo de documento de respaldo: Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan No. Secuencia: Seleccionar acorde a las opciones que se despliegan RUC: Ingresar RUC Institucional Entidad Origen: Registro automático del nombre de la Entidad. No. Documento de respaldo: Registrar documento que sustente la transacción Monto Contable: Ingresar el valor total de la transacción Descripción: Ingresar los datos que correspondan Una vez registrada la información, presiona el botón Detalles del Documento y deberá ingresar las cuentas contables respectivas al tipo de transacción seleccionada. 20
Selecciona el CUR Contable en estado Registrado y procede con la aprobación del documento. - NTCG 3.2.8.6, continuación del inciso 3: Con un asiento de cierre, si al término del ejercicio aún no han concluido y consecuentemente, van a continuar en el siguiente año. Lo expuesto se observará, especialmente, si se refieren a proyectos de obra pública y a programas sociales, que se caracterizan por no ser permanentes; es decir, que tiene definidas sus fechas de inicio y término, aún y cuando el plazo final de realización se hubiere extendido en función del grado de avance que demuestren. Para este criterio, la acumulación de costos se deberá realizar utilizando la clase de registro, que se indica a continuación. El funcionario deberá ingresar a través de la ruta: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias/Ajustes y Reclasificaciones/Ajustes por Acumulación de Costos en Proyectos y Programas. 21
Una vez seleccionada la Entidad, presiona el botón Crear Formulario y se desplegará la siguiente pantalla: Se deberá llenar la siguiente información: Tipo de Transacción: 100 Acumulación Masiva de Costos en Programas Clase de Registro: Seleccionar la clase de registro APRG Tipo de Documento: Seleccionar conforme a las opciones que se despliegan. Documento de respaldo: Seleccionar conforme a las opciones que se despliegan. No. documento: Registrar documento que sustente la transacción Descripción: Campo automático 22
Posterior al registro de información, presiona el botón Salir y se desplegará la siguiente pantalla: Selecciona el registro creado, presiona el botón Detalle de Formulario y visualizará el ajuste contable que fue cargado para el tipo de transacción seleccionada. Una vez verificado el asiento, realiza la aprobación del documento, presionando el botón Aprobar formulario. 23
4.1.6 Liquidación de Programas NTCG No. 3.2.8.7 Al finalizar la ejecución de los programas que hayan cumplido con las condiciones técnicas establecidas en los acuerdos o contratos, se procederá a registrar la liquidación, conforme a los criterios establecidos en la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental No. 3.2.8.7, para lo cual el funcionario ingresará a través de la ruta: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE y seleccionará las clases de registro, de acuerdo a los siguientes lineamientos normativos: a) Los bienes de larga duración adquiridos para la ejecución de proyectos y programas, cuyos costos no hayan formado parte del producto final, a la fecha de su liquidación se deberán trasladar a las cuentas de los subgrupos 141 ó 142, por el valor en libros. Para la aplicación de este ajuste, el funcionario utilizará la clase de registro AJB6 Ajuste liquidación Bienes de Administración- Programas Bienes de Larga Duración. Liquidación Bienes de Administración - Programas b) En los proyectos o programas destinados a la formación de bienes tangibles o intangibles que no incremente los recursos privativos institucionales, deberán ajustarse debitando las cuentas complementarias 151.98 ó 152.98 y acreditando las cuentas de Acumulación de Costos de las Inversiones respectivas. Para la 24
aplicación de este ajuste, el funcionario utilizará la clase de registro LPIN Liquidación de Programas - Intangibles. Liquidación de Programas -Intangibles c) Liquidación Contable: Los proyectos o Programas que no lleguen al termino de su ejecución, como consecuencia de resoluciones de la autoridad competente y no se proyecte reiniciarlos deben liquidarse contablemente. La Entidad bajo su mejor criterio realizará los siguientes ajustes, según sea el caso: Nota: Para proceder con la liquidación contable, se deberá solicitar mediante oficio a la Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental, la habilitación de la clase de registro respectiva. Ruta: Contabilidad/Registro Contable/Comprobante Contable UE. Para el ajuste de la cuenta contable 152.92, aplicará la clase de registro LPP2: CLASE DE REGISTRO: LPP2 CUENTA DESCRIPCIÓN NATURALEZA 611.01.00 Patrimonio Gobierno Central Deudora 152.92.00 Acumulación de Costos en Inversiones en Programas en Ejecución. Acreedora Para el ajuste de la cuenta contable 152.98 se aplicará la clase de registro AAG2: CLASE DE REGISTRO: AAG2 CUENTA DESCRIPCIÓN NATURALEZA 611.01.00 Patrimonio Gobierno Central Deudora 152.98.00 (-) Aplicación a Gastos de Gestión Acreedora 25
En el caso que la entidad no posea estructura programática, realizará la liquidación manual de programas, aplicando la clase de registro AGPR: CLASE DE REGISTRO: AGPR CUENTA DESCRIPCIÓN NATURALEZA 152.98.00 (-) Aplicación a Gastos de Gestión Deudora 152.92.00 Acumulación de Costos en Inversiones en Programas en Ejecución. Acreedora 26
5. PROCEDIMIENTO PARA LAS ENTIDADES QUE NO OPERAN EN EL SISTEMA E-SIGEF. A continuación se detallan los ajustes contables para las entidades que operan en otros sistemas: 5.1 Ajuste de Cuentas de Programas a) Revisión de saldos: Para proceder con el ajuste de las cuentas de Programas, el funcionario deberá obtener un reporte del libro mayor por cuenta contable del sistema que esté utilizando actualmente, para verificar los valores que serán utilizados en el ajuste. Por ejemplo: Al 10 de octubre de 2013, la Empresa Pública XYZ, registra en su sistema contable, saldos en las cuentas relacionadas con Mobiliarios, de acuerdo a lo siguiente: Fecha de adquisición: 02-enero-2012 Código Cuenta Debe Haber 145.01.03 Mobiliarios 800.00 Saldo Cuenta 800.00 - Código Cuenta Debe Haber 145.99.03 Depreciación Acumulada de Mobiliarios 60.00 Saldo Cuenta - 60.00 b) Aplicación de ajuste: El registro que la entidad deberá aplicar para el ajuste de saldos de programas, considera las siguientes cuentas contables: Código Cuenta Debe Haber 152.41.00 Bienes Muebles XXXX 152.42.00 Bienes Inmuebles XXXX 152.44.00 Bienes Biológicos XXXX 152.99.00 Depreciación Acumulada Bienes de Inversión XXXX 145.00.00 Bienes de Proyectos XXXX 145.99.00 Depreciación Acumulada XXXX 27
Con el ejemplo anterior, se procede a realizar la aplicación del ajuste para efectuar el traslado de saldos de programas. El asiento contable se visualizará de la siguiente forma: Código Cuenta Debe Haber 152.41.03 Mobiliarios 800.00 145.01.03 Mobiliarios 800.00 5.2 Ajuste de Cuentas de Depreciación de Programas a) Revisión de saldos: Para proceder con el ajuste de las cuentas de Depreciación de Programas, el funcionario deberá obtener un reporte del libro mayor de las cuentas contables del subgrupo de Depreciación de Bienes de Inversión, para verificar los valores de registro. a) Aplicación de ajuste: El registro que la Entidad deberá aplicar para el ajuste contable de saldos de Depreciación de Inversión de Programas, considera las siguientes cuentas contables: Código Cuenta Debe Haber 639.52.00 Actualización del Patrimonio XXXX 152.91.00 Depreciación de Inversión XXXX 5.3 Depreciación Acumulada de Bienes de Inversión Para continuar con el registro de la depreciación de los activos utilizados en la ejecución de programas, se cargará en la cuenta 638.52 Depreciación de Bienes de Inversión y se abonará en las cuentas 152.99.XX Depreciación Acumulada Bienes de Inversión, según corresponda. El registro que la Entidad deberá aplicar para el ajuste contable por la Depreciación de Inversión de Programas, considera las siguientes cuentas contables: Código Cuenta Debe Haber 638.52.00 Depreciación Bienes de Inversión XXXX 152.99.00 Depreciación Acumulada Bienes de Inversión XXXX Una vez realizados los ajustes respectivos, la Entidad deberá aplicar lo estipulado en la NTCG 3.2.8 INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS. 28