PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR UN CLUB DE MEMBRESIA: 1.El Presidente del Club debe solicitar día y hora a la Oficina de Soporte de Red del Correo Uruguayo al teléfono 2916.0200 interno 500. 2.El Correo coordinará con el Presidente y le indicará la fecha y sucursal del correo que realizará dicho trámite (generalmente es la sucursal más próxima al domicilio del Club). 3. En la fecha y sucursal acordada, el Presidente del Club debe llevar la siguiente información y documentación: 3.1. Datos individualizantes del Club, dirección, teléfono, datos de contacto y horario de funcionamiento. 3.2. Datos individualizantes del Responsable Técnico (nombres, apellidos, copia de cédula, teléfono, celular, e-mail, título o idoneidad). 3.3. Testimonio notarial de estatutos presentados en el Ministerio de Educación y Cultura (si tienen los estatutos aprobados no olviden llevar la Resolución Ministerial firmada por la Ministra del MEC; caso que NO tengan aprobados los estatutos es suficiente que lleven la copia del testimonio notarial de estatutos y el talón de inscripción (original o copia) emitida por la Dirección General del Registros del MEC (Registro de Personas Jurídicas Sección Asociación Civiles y Fundaciones) que comprueba que ustedes iniciaron los tramites para constituir la Asociación Civil...es decir, deben presentar el comprobante que demuestra que iniciaron los tramites para obtener el reconocimiento de la personería jurídica del Club Cannábico ante el Poder Ejecutivo. 3.4. Copia fiel del acta donde figuran todos los datos individualizantes de los miembros fundadores del Club. Solicitamos se adjunte la fecha de nacimiento de los 15 (quince) Socios Fundadores.
3.5. Constancia de domicilio o factura de servicio público a nombre de la Asociación Civil (no aceptamos copia de facturas de telefonía móvil). 3.6. Documentación acreditante de la calidad de propietario, arrendatario, poseedor o de cualquier otro título en virtud del cual la Asociación Civil se encuentre autorizada a ocupar como su sede el inmueble donde se realizará el cultivo (si el local o lugar es arrendado es necesario que nos envíen una carta certificada por Escribano Público con la aceptación y consentimiento del propietario). La alternativa es que en el contrato de arrendamiento ya diga a texto expreso que el local será utilizado para el desarrollo de un Club Cannábico. 3.7. Un plan de cultivo que desarrolle los aspectos técnicos y de seguridad del desarrollo de la plantación. En el sitio web del IRCCA está publicada la Guía para la elaboración del Plan de Cultivo (http://www.ircca.gub.uy/wpcontent/uploads/2015/04/guiaelaboracioncannabis.pdf). 3.8. Un plan de distribución de cannabis entre los miembros del Club. El plan debe indicar claramente el procedimiento de gestión que utilizarán para distribuir el cannabis entre sus Socios, es decir por ejemplo: donde estará depositado el producto, que medidas de seguridad adoptarán, como será el envase que utilizarán, como y donde lo entregarán, cual será el recibo que el Socio debe firmar cuando reciba el producto, quien estará a cargo de las entregas, como archivarán los recibos firmados de entregas, cuando registrarán ese movimiento de stock en el Portal de Clubes del IRCCA, entre otras medidas que ustedes entiendan necesario agregar al Plan. 4. El Funcionario del Correo revisa la documentación y si todo está OK procede a registrar toda la información del Club y de los 15 (quince) Socios Fundadores. 5. Cumplida la digitación de los datos, el Funcionario del Correo imprime y entrega la copia papel de los datos registrados para que verifiquen que todo está bien digitado. Esta revisión que el Presidente del Club debe realizar es fundamental y muy importante ya que debe controlar detenidamente que no hayan errores de digitación cometidos por el Funcionario del Correo (revisen bien los datos que registra el Funcionario, principalmente los datos de los Socios y en especial la dirección de e-mail del Club).
6. Cuando todos los datos hayan sido verificados y hayan quedado bien digitados, el Funcionario imprimirá la última versión del documento con los datos correctos y solicitará que el Presidente del Club firme dicho documento. Recuerde que el documento firmado tiene valor de "Declaración Jurada" y no puede tener datos enmendados, tachados o borrados (deben firmar la última versión con todos los datos correctos). 7. Cumplida la firma de la Declaración Jurada, el Funcionario del Correo procede a 'grabar el registro en el sistema informático' y da por finalizado el proceso de inscripción. 8. Cumplida la inscripción, a los 2 o 3 días el Correo envía toda la documentación en sobre cerrado al IRCCA. 9. El IRCCA recibe la documentación y realiza un control de calidad de toda la información. Controla detalladamente los documentos y el registro realizado en el sistema. Si hay algún error, el IRCCA 'observa el registro' y el sistema envía automáticamente un e-mail al Club informando dicha situación. El Club por Decreto N 120/2014 dispone de 15 días para concurrir nuevamente a la Sucursal del Correo y levantar las observaciones. 10. Cumplido el control de calidad de la documentación, el IRCCA coordinará con el Club la fecha y hora para realizar la Fiscalización requerida para aprobar el funcionamiento. Concurrirá al Club el Equipo de Fiscalizadores del IRCCA para conocer el Club, revisarán el material, los equipos y los procedimientos utilizados, revisarán documentación, verificarán el procedimiento de trazabilidad utilizado, realizarán preguntas y plantearán recomendaciones. 11. Cumplida la visita del Equipo de Fiscalizadores, a los 2 o 3 días enviarán un e-mail al Club notificando el resultado de la Fiscalización. En caso de existir observaciones se otorgará un plazo para que solucionen y levanten esas observaciones. 12. Superado el control de calidad de los documentos y superado el proceso de fiscalización, el IRCCA aprobará el registro del Club en el sistema, es decir: se deben superar estas 2 instancias finales de control para que el IRCCA apruebe el funcionamiento del Club.
12.1. El sistema envía al Club una notificación automática por e-mail de aprobación de funcionamiento del Club y el link para "Establecer la Contraseña" de acceso al Portal de Clubes de Membresía (para establecer la contraseña y acceder al Portal de Clubes, deben tener acceso a Internet). 12.2. El IRCCA enviará por e-mail el "Manual de Usuario" para usar y gestionar el Portal de Clubes...por cualquier duda nos puedan llamar en horario de oficina (09:00 a 17:00) o enviarnos un e-mail con la pregunta a contacto@ircca.gub.uy. 12.3. En el Portal de Clubes de Membresía deben registrar las altas y bajas de socios y además registrar la producción y las entregas de cannabis a los socios. Es fundamental que se cumpla en tiempo y forma el registro de toda la información solicitada en dicho Portal. Cuando el Club comience a funcionar, el IRCCA realizará nuevas visitas de fiscalización y dentro de los controles que realizará será verificar si la información registrada coincide con el producto plantado, almacenado, desechado y entregado, es decir: la información registrada debe coincidir con el producto controlado en el lugar. OTROS DETALLES DE COORDINACION: 1. Cuando el Presidente del Club concurra al Correo a realizar la inscripción, debe inscribir solamente los 15 (quince) Socios Fundadores (los que están en el estatuto)...los restantes socios NO fundadores (si existen) los inscribirán ustedes en el Portal de Clubes. 1.1. Luego que inscriban a los socios NO fundadores en el Portal, por Decreto 120/2015 los socios NO fundadores tienen 10 días para concurrir a una sucursal del correo para exhibir la cédula de identidad uruguaya y dar personalmente frente al Funcionario Público del Correo su consentimiento que efectivamente acepta formar parte del Club Cannábico que fue registrado (mientras que ésto no suceda el nuevo socio no existe en el Club). Si el nuevo socio no concurre al Correo dentro del plazo, el sistema cancela automáticamente el registro y el Club deberá nuevamente realizar el proceso de registro. 2. Luego que registren a todos los socios fundadores y no fundadores, si existe algún socio que desea solicitar la baja del Club, el procedimiento es el siguiente:
2.1. El Club debe solicitar en el Portal de Clubes la baja del socio (hay una funcionalidad en el sistema que les permite solicitar la baja de socios). 2.2. El socio dado de baja debe concurrir personalmente a la sucursal del correo uruguayo y dar su consentimiento que efectivamente desea ser dado de baja del Club (mientras esto no suceda seguirá perteneciendo al Club). 3. El cambio de socio fundador debe estar regularizado en el estatuto de la Asociación Civil que registraron en el MEC. Sugiero que llamen a la DGR (Dirección General de Registros del MEC) y soliciten información de como tienen que hacer para actualizar la integración de la Asociación Civil. 4. El cambio de roles de los socios fundadores deben estar actualizados en el Portal de Clubes. IMPORTANTE: Por Decreto N 120/2015 las personas no pueden estar registradas como socios de un Club y al mismo tiempo como Autocultivadores o Adquirentes en Farmacia. Para cambiar de estado deben solicitar la baja de la inscripción y luego deben esperar 3 MESES para inscribirse nuevamente a otro Club o como Autocultivador o como Adquirente. El sistema informático controla ese plazo y nos les permitirá cambiar de estado antes de los 3 meses.