POLITICA DE REGALOS EMPRESAS SUTIL S.A.
ÍNDICE DE CONTENIDO I. GLOSARIO... 3 II. OBJETIVO... 3 III. ALCANCE... 3 IV. RESPONSABILIDADES... 4 V. ANTECEDENTES... 4 VI. VIGENCIA... 6 VII. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN... 6 VIII. BASE DOCUMENTARIA... 7 2
I. GLOSARIO Ética: Conjunto de principios y valores colectivos o individuales que guían las decisiones, comportamientos y actuaciones de las personas y establecen los límites entre lo que está bien y lo que está mal. Obsequio: Agasajar con atención, servicios o regalos Incumplimiento: Cualquier contravención a lo establecido en cualquier norma, ley o procedimiento que tenga por finalidad prevenir la corrupción, fraude, abuso de poder y/o autoridad, actividades riesgosas para la salud e integridad de los trabajadores, como también el ocultamiento de malas prácticas. Terceros: Cualquier persona natural o jurídica, que se vincula ya sea por una relación comercial, jurídica o de otro tipo Empresas Sutil o cualquiera de sus compañías filiales. Reglamento interno de orden, higiene y seguridad: Da a conocer a todos los trabajadores, todo lo concerniente a lo que el Contrato de Trabajo significa para ambas partes, en cuanto a derechos, obligaciones, prohibiciones y sanciones, en las que pueda incurrir, al no mantener un debido cumplimiento del conjunto de normas estipuladas que lo regulan; evita que se cometan actos o prácticas inseguras en el desempeño de las funciones; Determina los procedimientos que se deben seguir cuando se produzcan accidentes y sean detectadas acciones y/o condiciones que constituyan un riesgo para los trabajadores o daño a las máquinas, equipos, instalaciones. Empleado público: Empleo público es la función pública, remunerada o no, que se realiza en cualquier servicio de la Administración del Estado, que desempeña un empleo en algún servicio fiscal o semifiscal de la Nación. Conflicto de Intereses: Comete esta infracción quien teniendo una obligación con la compañía, participe en actividades que puedan afectar su juicio o influir en la decisión profesional en el cumplimiento de sus responsabilidades, o que obstaculice sus decisiones en beneficio propio o de terceros. Ejemplos: (evaluar o seleccionar proveedores con interés personal, familiar; trabajar para o asesorar a competidores; influir en la contratación de servicios de terceros con los cuales existe un vínculo comercial o familiar; entregar trato preferente a clientes o proveedores; solicitar o aceptar regalos o donaciones indebidas de proveedores para influir en nuestras decisiones, entre otros). II. OBJETIVO Establecer un procedimiento para entrega y recepción de regalos (monetario o no monetarios) u otro tipo de regalías u obsequios, de manera directa o indirecta, para efectos de regular los posibles situaciones, prácticas o comportamientos cuestionables que no cumpla con lo establecido en el Código de Ética, reglamentos, políticas, procedimientos y normas internos, leyes, códigos y normas externas aplicables a Empresas Sutil S.A y a sus filiales, en adelante Empresas Sutil., que expongan a la compañía a cuestionamiento público o que afecten su independencia. III. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para miembros del directorio, gerentes, colaboradores y terceros relacionados con la sociedad (clientes, proveedores, productores y otros), incluyendo en particular a: Empresas Sutil S.A., Coagra S.A. y filiales, Pacific Nut Company Chile S.A., Frutícola Olmué SpA 3
y filial, Champiñones Abrantes S.A., Sutil y Cia. S.A. y Top Wine Group S.A. y filiales, en adelante todos ellos Empresas Sutil. Esta política no contempla: Los regalos que forman parte de la política de Recursos Humanos de Empresas Sutil, no son objeto de tratamiento de este texto. Los obsequios, regalos o auspicios que se hagan de acuerdo a las políticas y estrategias de marketing (artículos promocionales) de Empresas Sutil. Estos deben representar adecuadamente la imagen corporativa de la sociedad y su destino corresponde exclusivamente a los clientes o proveedores. IV. RESPONSABILIDADES El Directorio de Empresas Sutil es responsable del correcto funcionamiento de este procedimiento, en cumplimiento el Directorio ha delegado en el Comité de Auditoria la administración y operación, así como también la difusión de este procedimiento. V. ANTECEDENTES Toda acción de dar o recibir regalos, atenciones e invitaciones a entretenimientos, comidas u otros similares puede causar o exponer a nuestros colaboradores a un potencial conflicto de intereses, por lo que se debe actuar con sentido común, moderación y bajo las normas establecidas en el código de ética y conducta. Empresas Sutil en el marco de las buenas prácticas de Gobierno Corporativo y como regla general no es participe y prohíbe a sus directores, ejecutivos y colaboradores el ofrecer, prometer, otorgar, consentir, en dar o recibir y aceptar objetos de valor, beneficios o dinero, tanto por sí mismo o a través de algún intermediario a/de funcionarios públicos, empresas autónomas dependientes del estado, a personas categorizadas como públicamente expuestas. Las acciones ilegitimas están expuestas a ser sancionadas al interior de la compañía, como así a ser denunciadas a las autoridades competentes en donde pueden ser sancionadas bajo normas contemplados en el marco legal. En los casos que usted observe que algún colaborador, gerente o director caiga en incumplimiento a esta política, tiene el deber y la responsabilidad de denunciarlo, para ello la compañía ha puesto a su disposición un canal de denuncias. En casos de dudas respecto a cómo actuar debe utilizar este mismo medio o acercarse al gerente general de su organización en donde se le dará la adecuada guia. Recepción de regalos: Empresa Sutil acepta que es práctica habitual que algunos de sus proveedores, productores, clientes y otras relaciones comerciales hagan ocasionalmente pequeños regalos y atenciones a las personas con quienes se relacionan en obligación de sus funciones asociados a negocios. Es importante, sin embargo, que esos regalos no afecten las actitudes comerciales de los empleados ni den la impresión de que pudieran hacerlo, debemos observar el debido cuidado en lo que a esto se refiere. Se pueden aceptar regalos de proveedores, clientes u otras originadas en relaciones comerciales, siempre que éstos sean recibidos en forma directa, en reuniones de trabajo o recibidos en 4
instalaciones de la compañía, estos nunca pueden ser recibidos a través de algún familiar o intermediario ni en sus domicilios particulares, observando lo siguiente: No favorezcan en forma indebida ni creen la impresión de hacerlo con un trato o derecho preferente a través de regalos, entretenimientos, viajes o beneficios económicos directos o indirectos a clientes (descuentos no autorizados, regalos, cenas), para esperar ser favorecidos en contratos o ventas de cualquier tipo. No recibir regalos de ninguno de nuestros clientes, proveedores, productores sean estos objetos, entretenimiento, viajes u hospitalidad, que puedan influir en su sano juicio y restarle objetividad a la relación comercial. No superen un valor comercial de media unidad de fomento (0.5 UF) y sean exclusivamente de naturaleza publicitaria (se entiende aquellos que tienen publicidad corporativa impresa). Bajo ninguna circunstancia este puede ser en dinero en efectivo o su equivalente. Algunas veces por costumbre de país u otra razón similar puede dañar u ofender a la contraparte la no aceptación de regalos u atenciones, en el caso de tener un valor significativamente superior al mencionado el colaborador debe informar con prontitud a su superior inmediato y al gerente general de la organización quien pondrá en antecedentes al comité de auditoría, los que decidirán el destino que se le dará a este obsequio o atención en base al cumplimiento de este procedimiento; además informará mediante carta de agradecimiento a quien realiza esta atención la imposibilidad de aceptación de este obsequio acorde a la política de regalos. No recibir de clientes, proveedores o productores, descuentos mayores a los que se ofrecen al público general en la compra de productos o servicios. No recibir favores o servicios en forma gratuita de clientes, proveedores o productores. Nunca solicitar regalos o atenciones a terceros con los que se relaciona la empresa. Los regalos internos entre colaboradores sean de la misma compañía o entre organizaciones del mismo Holding deben seguir en todo momento las observaciones de esta política. Aceptación de invitaciones: Las invitaciones de negocios como comidas, u otro tipo de atenciones pueden considerarse como normales y desempeñar un papel importante para reforzar las relaciones de trabajo entre asociados de negocios. Los colaboradores de Empresas Sutil pueden aceptar las invitaciones de negocios ofrecidas con fines comerciales legítimos, siempre y cuando no se transformen en un conflicto de interés o interpretarse como una conducta impropia; las invitaciones se ajusten a las presentes pautas: Invitaciones de proveedores, productores o clientes cualquiera sea su naturaleza, lugar o tipo, deben ser informadas vía mail al gerente general de la organización indicando tema a tratar, lugar y tipo de invitación, quien previamente debe autorizar la realización de esta; en el caso de que el invitado sea el gerente general debe ser autorizado por el presidente del directorio de la organización; al término de esta se debe informar via mail su realización, los temas tratados y cualquier materia de importancia; queda estrictamente prohibido tomar cualquier tipo de acuerdo comercial con terceros en reuniones informales o formales sin la participación o aprobación del gerente de la organización. Las invitaciones deben tener el carácter de infrecuentes (esporádicas; sin regularidad), y estar razonablemente relacionadas con un fin comercial legítimo. 5
Se asista con quien realiza la invitación y sea realizada siempre en lugares públicos; queda prohibido la asistencia a eventos en donde haya una invitación solo para el colaborador y bajo ninguna circunstancia puede concurrir con un familiar, a menos que quien invita lo haga acompañado y esta sea autorizada por el gerente general de la organización; en el caso de tratarse del gerente general la persona invitada esta sea autorizada por el presidente del directorio. Sean los costos de un monto prudente, se realicen en lugares de buen gusto (no casinos de juegos, no bares, no cafés de dudosa reputación, no night clubs entre otros de la misma especie) y no sean de ocurrencia frecuentes. No se efectúen o impliquen actividades o lugares que pueda ir en contra de lo establecido en el código de ética, que puedan menoscabar la reputación del colaborador y de Empresas Sutil. Las invitaciones entre colaboradores sean de la misma compañía o entre organizaciones del mismo Holding deben seguir en todo momento las observaciones de esta política. Relaciones con autoridades o funcionario público. Bajo ninguna circunstancia Empresas Sutil aprueba ni aceptará que algún colaborador, ejecutivo o director envié algún obsequio o realice una invitación a algún funcionario público sin importar su valor u ocasión. En los casos que por vía legítima de trabajo debe concurrir a una reunión con algún funcionario público, esta debe ser avisada y aprobada vía mail por el gerente general de la organización, y en el caso de que quien concurra es el gerente general esta debe ser avisada y aprobada por el presidente del directorio; con el fin de llevar una bitácora que registre el día y lugar en que se realizó, motivo de la reunión, temas tratados y duración de la misma, toda la correspondencia electrónica siempre debe ser en copia a: Empresas Sutil S.A.; reunionesfuncionariospublicos@sutil.cl Coagra S.A. y filiales; reunionesfuncionariospublicos@coagra.cl Pacific Nut Company Chile S.A., reunionesfuncionariospublicos@pacificnut.com Frutícola Olmué SpA y filial, reunionesfuncionariospublicos@olmue.com Champiñones Abrantes S.A., reunionesfuncionariospublicos@abrantes.cl Sutil y Cia. S.A.; reunionesfuncionariospublicos@sutil.cl. Top Wine Group S.A. y filiales; reunionesfuncionariospublicos@sutilfamilywines.cl Se exceptúa de este punto las citaciones formales de parte del SII, municipalidades u otro organismo regulador que sea efectuada vía carta o notificación vía mail a realizarse en dependencias del lugar normal de trabajo donde atiende dicho fiscalizador, la que debe ser de igual forma ingresada al registro y bitácora de reuniones, con el mismo grado de detalle indicado en punto anterior. VI. VIGENCIA Este procedimiento ha sido aprobado por el Comité de Auditoria y entre en vigencia a partir del 01 de septiembre de 2016 VII. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN El presente procedimiento será revisado y actualizado periódicamente en función de las necesidades, a partir de su entrada en vigencia, por el Comité de Auditoría, quienes propondrán los cambios tanto de forma como de fondo correspondientes. 6
VIII. BASE DOCUMENTARIA El actual procedimiento tiene como base las siguientes normativas y mejores prácticas, además de documentos internos: Regulaciones y buenas prácticas externas: - Ley 20.393 Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas en los Delitos de Lavado - Decreto Ley 2011 (Ley de defensa de la libre competencia) Normativa interna - Código de Ética de Empresas Sutil - Reglamentos Internos de Orden, Higiene y Seguridad de las compañías del holding. 7