MICROSOFT POWERPOINT Indicadores : Relacionar las opciones de Microsoft PowerPoint con Microsoft Word y Microsoft Excel. Explicar los procedimientos para cambiar atributos de texto, copiar, mover y borrar bloques. Ejecutar operaciones de Multitarea. Intercambiar información entre diversas aplicaciones del entorno Windows. Manejar archivos (Presentaciones): Crear, Guardar, Abrir, Cerrar. Manipular las herramientas de Microsoft PowerPoint para el manejo de presentaciones que se adapten a las necesidades del Usuario. Es un Administrador de presentaciones, su objetivo principal es la proyección de diapositivas. (Es decir, reemplaza el viejo proyector de diapositivas, los negativos que se transmitían a la pared). Se destaca por su facilidad de manejo y adaptación a exposiciones de variada índole. Podemos destacar entre otras las siguientes características: Permite insertar diapositivas con gran variedad de plantillas. Posee diversos formatos de diseño. Varias Herramientas para realzar el texto (giros, sombras, agrupar, etc.) Control del tiempo automático y manual Posee características de manejo idénticas a Word y Excel. Organigramas, etc. Sin embargo, en el trabajo de oficina, su impresión es una ayuda extraordinaria. Cada archivo de PowerPoint es una presentación compuesta por un conjunto de diapositivas (de igual manera que cada archivo de Excel es un libro compuesto por varias hojas y cada archivo de Word es un Documento compuesto por varias páginas). 281
La primera pantalla de entrada al programa es la siguiente: El asistente le ayudan a crear rápidamente trabajos eficientes, le ofrecerá ideas y una posible organización para su Presentación. Seleccionar esta opción para arrancar de cero, es decir, con una presentación totalmente nueva. Si necesita el archivo de una presentación existente puede recuperarla directamente. Cada vez que se vaya a iniciar una nueva diapositiva, deberá seleccionarse el Diseño a utilizar: Se puede seleccionar el Diseño que más se ajuste a sus necesidades, tenga en cuenta que algunos de ellos nos obligan a hacer gráficos estadísticos, organigramas y tablas. Para iniciar nuestro aprendizaje recomendamos los señalados con la flecha, recuerde también que puede utilizar el mismo Diseño varias veces. 282
MODOS DE TRABAJO EN POWERPOINT 1 2 3 4 PRESENTACION CON DIAPOSITIVAS (PROYECTOR) El secreto para evitar las dificultades en PowerPoint definitivamente es tener presente en todo momento en cual de los cuatro Modos de Trabajo nos encontramos, los más utilizados son el Primer y Tercer Modo. Con una simple práctica, sabremos qué debemos hacer en cada uno de ellos, por eso se recomienda hacer todos los ejercicios que se plantean. 1. Modo Ver Diapositiva: Permite modificar el contenido de una diapositiva a la vez, es en este modo donde se insertan y se modifican gráficos y texto. 2. Modo Ver Esquema: Presenta una forma rápida de llenar, manipular y hacer impresiones del texto. 3. Modo Clasificador de Diapositivas: Es en este modo donde se presentan varias diapositivas a la vez, se pueden hacer cambios que afectan a la diapositiva completa, como: borrarla, cambiarla de lugar, crear transiciones, tiempos, etc. 4. Modo Páginas de Notas: Permite crear notas referentes a cada diapositiva, que pueden ser útiles al orador en el momento de la exposición. CONTENIDO DE UNA DIAPOSITIVA Trabajaremos inicialmente en el MODO VER DIAPOSITIVA 1.) Texto: Lo clasificaremos de tres maneras: A.) Títulos: B.) Subtítulos C.) Texto Manual: (ubicado generalmente en la barra de herramientas del lado izquierdo). Se hace clic en donde indica el monitor (para colocar cursor), se escribe el texto y se finaliza presionando la tecla ESC. 283
USUARIOS OFFICE 97-2000 Cambia los modos de presentación por los siguientes Vista Diapositiva Normal Pres. con Diapositivas Esquema Clasificador Diapositivas 284
Estas guías indican que el bloque esta seleccionado, es como resaltar bloques. Se puede cambiar letra, tamaño, color, etc. Varios Modelos de Diapositivas incorpora el mensaje: Haga clic para agregar título, el clic ubica el cursor, se escribe el título y luego presionar la tecla ESC, para que el texto quede seleccionado y proceder a hacer todos los cambios de bloques (tamaño y tipo de letra, color, etc.) Procedimiento similar al de títulos, es el de los subtítulos. En ocasiones el texto se sale de esta cuadrícula, no importa siempre y cuando no se salga de la Diapositiva (zona blanca). NOTA ACLARATORIA Y COMPLEMENTARIA Si desea mover el texto, debe tenerlo seleccionado (simplemente de un clic en la mitad del texto y marque la tecla ESC), lo puede mover con las flechas del teclado o con clic sostenido si coloca el puntero sobre la cuadrícula que rodea el texto (donde indican las flechas), no debe tocar los puntos de las esquinas, estos cambian el área de escritura. 285
EJERCICIO DE RETROALIMENTACION Crear la siguiente diapositiva: Título Texto Manual Subtítulos Texto Manual 2.) Gráficos: Pueden clasificarse en: A.) B.) C.) D.) Imágenes Prediseñadas (Muestra la misma galería de gráficos utilizada por Word, en la parte de Objetos) Organigramas Gráficos Estadísticos. Puede traer gráficos, imágenes, etc. de otros programas (Portapapeles). 286
EJERCICIO DE RETROALIMENTACION Insertar cuatro gráficos y ubicarlos de acuerdo al siguiente modelo: NOTA ACLARATORIA Y COMPLEMENTARIA Cuando se inserta un gráfico, generalmente este se ubica de tal modo, que cubre el texto. Si lo que desea es moverlo, simplemente tómelo de la mitad con clic sostenido y ubíquelo en el lugar deseado. Si el problema es el tamaño del gráfico, puede cambiarlo de igual manera que en Word. Primero debe seleccionarlo (dar un clic sobre el gráfico) y después puede modificarlo proporcionalmente utilizando los cuadrados de las esquinas (recuerde que si utiliza los cuadrados de la mitad deformará el gráfico). Si desea borrar un gráfico, o cualquier texto, debe seleccionarlo y presionar la tecla DELETE o SUPRIMIR. El botón, ubicado en la parte inferior de la pantalla y equivalente a Menú de Insertar y Diapositiva Nueva (control+i) o al botón en las Barras de Herramientas, le permite crear una nueva diapositiva en el mismo archivo (continuar con la presentación que se está trabajando en el momento, es para seguir adicionando nuevas diapositivas), mientras que el botón le permite es crear un nuevo archivo (para iniciar una nueva presentación referente a otro tema). 287
EJERCICIO DE RETROALIMENTACION Tomando como base los subtítulos de la diapositiva que hemos venido trabajando, adicionar 5 nuevas diapositivas, una por cada subtítulo (cada subtítulo pasa a ser el título de la nueva diapositiva), cada una de ellas deberá tener el respectivo título, subtítulos y dos dibujos. Una vez terminadas estas diapositivas, nos cambiaremos para el MODO CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS, este modo nos permitirá darnos una idea más clara del trabajo que hemos realizado. ARREGLOS ESPECIALES PLANTILLAS: Afecta todo el contenido de la presentación, es decir que si hay varias diapositivas todas recibirán la misma plantilla, si lo que desea es una o varias diapositivas con otro fondo diferente al de la plantilla, debe recurrir al Fondo Personalizado o al Fondo de la Diapositiva que se encuentran en Menú de Formato. Para aplicar una plantilla a la presentación se puede estar en cualquiera de los cuatro modos de trabajo, simplemente se selecciona cualquiera de los siguientes procesos: A.) El botón Plantillas (parte inferior izquierda del monitor en versiones anteriores de PowerPoint) B.) El nuevo botón de Plantillas directo de las Barras de Herramientas C.) Si no aparece, entre por el Menú de Formato y la opción Aplicar plantillas o Aplicar plantilla de Diseño. 288
CAMBIOS EN EL TEXTO: los cambios planteados a continuación deben ser realizados en el primer modo de Trabajo (MODO VER DIAPOSITIVAS). Al igual que en Word y Excel seguimos utilizando el concepto de selección de bloques, pero cobra más fuerza el concepto de objeto seleccionado, el texto está como objeto cuando tiene un cuadrado de puntos a su alrededor. Una vez que está seleccionado, puede aplicársele las operaciones que Usted ya conoce de bloques: Negrilla, subrayado, tipo de letra, Justificar, etc. Adicionalmente, PowerPoint posee algunas muy utilizadas, para dar cierto toque de distinción a sus presentaciones. A continuación contemplamos algunas de ellas: Otra manera de Aumentar tamaño de la letra. Otra manera de Disminuir tamaño de la letra. Separación entre párrafos Color del Texto Sombra del texto Herramienta de Giro NOTA ACLARATORIA Y COMPLEMENTARIA Si usted desea girar el texto: El texto debe estar resaltado como Objeto (Clic en la mitad y Escape). Se selecciona la herramienta de giro, se coloca el puntero del Mouse en cualquiera de las esquinas del texto (puntos redondeados) y se gira con clic sostenido. Para cambiar el color del texto tenga en cuenta que al seleccionar el botón de cambio de color, solo aparecerán algunos colores, si desea un color diferente, haga un clic sobre la opción llamada Otro color... 289
OPERACIONES COMUNES A GRÁFICOS Y TEXTO COMO COPIAR UN BLOQUE 1. Resaltar el bloque 2. Presionar CONTROL + C (o entrar por EDICION y elegir COPIAR). 3. Ubicar el cursor en donde desea colocar la copia. 4. Presionar CONTOL + V (o entrar por EDICION y elegir PEGAR). 5. Para seguir copiando el mismo bloque, repito los pasos 3 y 4. COMO MOVER UN BLOQUE (Cambiarlo de sitio) 1. Resaltar el bloque 2. Presionar CONTROL + X (o entrar por EDICION y elegir CORTAR). 3. Ubicar el cursor a donde desea trasladar el bloque (puede usar las flechas). 4. Presionar CONTOL + V (o entrar por EDICION y elegir PEGAR). COMO BORRAR UN BLOQUE 5. Resaltar el bloque 6. Presionar la tecla SUPR. (No olvide que esta tecla se llama DEL, en los teclados en inglés). En ocasiones se realizan efectos extraños en gráficos y texto, es decir, se desea llamar la atención del auditorio en una proyección, para ello se pueden hacer ejercicios como: Resaltar con una Forma Automática.. Luego de seleccionar la forma deseada con clic sostenido se procede a definir el tamaño. A estas formas se les puede mover y cambiar el tamaño del mismo modo que los gráficos. Cuando se coloca una forma automática sobre un texto o un dibujo, ésta queda encima ocultando el objeto. Para poder visualizarlo, es necesario llevar la forma automática al fondo, utilizar el Menú de Dibujo para enviar objetos al Fondo o traer al frente. USUARIOS OFFICE 97-2000 Está versión posee mayor variedad de formas automáticas, se pueden seleccionar en la palabra Autoformas. De igual manera no posee el Menú de Dibujo, las opciones de enviar información hacia delante o atrás se encuentran en la palabra Dibujo de esta barra. 290