GERENCIA DE ATENCION SANITARIA DE MELILLA PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR EL CONTRATO DE SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS DEL HOSPITAL COMARCAL DE MELILLA 1. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES...2 1.1. ASPECTOS PRELIMINARES...2 1.2. CLASIFICACIÓN DE LAS HH.CC. A DIGITALIZAR...2 1.3. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO A REALIZAR POR LA EMPRESA...3 2. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL...5 2.1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO...5 2.2. ACCESO A LOS DATOS POR CUENTA DE TERCEROS...5 2.3. EL CONTRATO DE ENCARGO DEL TRATAMIENTO...5 2.4. OBLIGACIONES DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO...6 2.5. OBLIGACIONES DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO...7 3. PROGRAMA DE CALIDAD...8 3.1. TÉCNICAS ESTADÍSTICAS DE CALIDAD...8 4. NUMERO DE HISTORIAS CLÍNICAS A DIGITALIZAR...8 CORREO ELECTRONICO: contpub.ae@iingesa.msssi.es Remonta, 2 52005 MELILLA TEL: 952 69 80 14 FAX: 952 69 80 28
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA EL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS DEL HOSPITAL COMARCAL DEL INGESA EN MELILLA El objeto del presente pliego consiste en definir las prescripciones técnicas que han de regir la ejecución del contrato de servicio de digitalización de las historias clínicas del Hospital Comarcal del INGESA en Melilla. 1. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 1.1. ASPECTOS PRELIMINARES - El proceso de digitalización se desarrollará en las dependencias del archivo del HCML, habilitando el espacio necesario y suficiente para prestar el servicio. - El hospital entregará a la empresa un listado con el número de historia clínica de todas las HH.CC. activas a digitalizar. - Las HH.CC. a digitalizar estarán archivadas en sus estanterías correspondientes, siempre en los locales del archivo activo del hospital. - El hospital deberá tener en todo momento conocimiento del lugar exacto donde se encuentran las HH.CC. en el proceso de digitalización por si fueran necesaria para la atención asistencial. - La empresa designará un responsable que actuará como interlocutor con el responsable del proyecto del HCML. - En todo momento el personal de la empresa adscrito a la ejecución de este contrato deberá ir correctamente identificado 1.2. CLASIFICACIÓN DE LAS HH.CC. A DIGITALIZAR Las HH.CC. activas del HCML., se clasifican a los efectos de este pliego, en 4 grupos en función del número de episodios y documentos a digitalizar: GRUPO I: Historias voluminosas. Representan aprox. el 0,1% del total de historias con procesos GRUPO II: Historias de > de 3 procesos. Representan aprox. el 7,4% del total de historias con procesos
GRUPO III: Historias entre 2-3 procesos. Representan aprox. el 28,3% del total de historias con procesos GRUPO IV: Historias con 1 proceso. Representan aprox. el 64,2% del total de historias con procesos 1.3. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO A REALIZAR POR LA EMPRESA 1.3.1. Desarchivado de la historia clínica. 1.3.2. Selección y extracción de los documentos a digitalizar en cada episodio asistencial que tengan una antigüedad de 5 años. Informes de Alta. Informes de Exploraciones especiales: Electrocardiogramas. Medicina Nuclear. Pruebas Digestivas Broncoscopios. Pruebas OFT y ORL. Pruebas Genéticas. Informes de Cateterismo Cardíaco / Coronariografías. Protocolo Quirúrgico. Informe Clínico. Hojas de la especialidad. Consentimiento Informado. Informe Preanestésico (máximo de antigüedad 6 meses) 1.3.3. La indexación será una indexación sencilla, incluidos todos los documentos a digitalizar en una HHCC en un solo documento (Pdf,Tiff etc.). 1.3.4. Ordenación de los documentos seleccionados.
a. El primer criterio de selección es el documental a.1.informes de alta. a.2. Resto de documentos b. El segundo criterio de selección es el temporal a aplicar por separado a los informes y al resto de la documentación. Digitalización e indización de los documentos. 1.3.5. Inclusión en las HH.CC. de los documentos digitalizados. 1.3.6 Identificación informática en el HP-HIS de la historia clínica digitalizada. 1.3.7 Identificación física en el sobre de historia clínica. 1.3.8 Archivado de la historia clínica. 1.3.9 Control de calidad. Descrito en el apartado 3. 1.3.10 Informe diario: a. Nº de HH.CC. digitalizadas por grupos de clasificación según punto 1.2. b. Nº de documentos digitalizados por grupos de historias clínicas c. Relación informática de las HH.CC. digitalizadas d. Resultados del control de calidad. 1.3.11. Los licitadores deberán disponer de un gestor documental, que permita, una vez digitalizada la información, asociar la imagen digitalizada a una serie de datos que posteriormente posibiliten referenciarla adecuadamente desde la herramienta de trabajo HIS, tales como: - Nº de Historia Clínica (Principal) - CIP nacional
- Fecha del Documento El gestor documental, facilitará a su vez acceder a los datos digitalizados a través de Web Services. Asimismo, debe proporcionar la posibilidad de mover documentos de un paciente a otro, (CIP, NHC) o añadir documentos nuevos a un CIP o Número de Historia Clínica existente. 2. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Con arreglo a lo dispuesto en la disposición vigésimo sexta del TRLCSP, los contratos que impliquen el tratamiento de datos de carácter personal deberán respetar en su integridad la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y su normativa de desarrollo. 2.1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO El presente contrato implica el acceso del adjudicatario a datos de carácter personal de cuyo tratamiento es responsable el INGESA, por lo que aquél tendrá la consideración de encargado del tratamiento 2.2. ACCESO A LOS DATOS POR CUENTA DE TERCEROS El acceso a esos datos no se considerará comunicación de datos, siempre que la realización del tratamiento por el adjudicatario se regule en un contrato en los términos previstos en el art. 12.2 y 3 de la Ley Orgánica 15/1999. 2.3. EL CONTRATO DE ENCARGO DEL TRATAMIENTO 2.3.1. El encargo del tratamiento entre el INGESA y el contratista, a fin de que éste realice la prestación del servicio adjudicado, se realizará mediante un contrato con el contenido que se establece en el apartado 2.3.3. 2.3.2. La formalización de este contrato o acuerdo no requerirá el consentimiento de las personas afectadas. 2.3.3. El contenido del contrato, conforme a lo dispuesto en el art. 12 de la Ley 15/1999, deberá regular expresamente los siguientes extremos: a) El compromiso del encargado del tratamiento de que no tratará los datos para una finalidad diferente a la del objeto del servicio contratado.
b) El compromiso del encargado del tratamiento de que tratará los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable. c) El compromiso del encargado del tratamiento de que no las comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas. d) Las medidas de seguridad que debe implementar el encargado del tratamiento. 2.4. OBLIGACIONES DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO El encargado del tratamiento y todo su personal han de cumplir la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y el Reglamento que la desarrolla, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, así como las siguientes obligaciones: a) Utilizar los datos que son objeto de tratamiento para la finalidad que constituye el objeto del servicio adjudicado. b) Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento. c) No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del responsable del fichero o tratamiento, en los supuestos legalmente admisibles. d) No subcontratar las prestaciones que integran el contrato de servicio. e) No hacer copias de la información a la que tenga acceso, salvo que sea necesario para la adecuada ejecución del contrato. f) Mantener el deber de secreto respecto de los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud de la ejecución del servicio, incluso después de su terminación. g) Asegurar el conocimiento adecuado y el cumplimiento de las obligaciones que corresponden a los trabajadores que ejecutarán el servicio. A tal efecto, el contratista deberá incluir en los contratos suscritos con dichos trabajadores una cláusula de confidencialidad por la que estos se comprometan a no revelar ni emplear en uso propio o de terceros los datos e informaciones que conozcan en la ejecución del servicio, tanto durante el
tiempo de vigencia de su contrato, ya sea laboral o de cualquier otro tipo de los admitidos en derecho, como al finalizar dicha relación (art. 10 de la Ley Orgánica 15/1999,). h) Cumplir las medidas de seguridad establecidas en el documento de seguridad del responsable del tratamiento, de acuerdo con las especificaciones siguientes: - Los datos se tratarán en los locales del responsable del tratamiento. - Los datos a los que acceda no pueden salir de los locales del responsable. - Deberá poner en conocimiento del responsable del fichero o tratamiento, de forma inmediata, cualquier incidencia que se produzca durante la ejecución del contrato que pueda afectar a la integridad o a la confidencialidad de los datos de carácter personal tratados. i) Devolver al responsable del tratamiento las copias de datos de carácter personal y los soportes donde éstos consten, una vez cumplida la prestación, o, en su caso, destruir las copias de datos y, si procede, los soportes donde éstos consten, una vez cumplida la prestación. Una vez destruidas las copias de los datos, el encargado debe certificar la destrucción por escrito y entregar el certificado al responsable del fichero. 2.5. OBLIGACIONES DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Corresponde al responsable del tratamiento: a) Facilitar el acceso del personal del encargado, debidamente acreditado, que deba llevar a cabo la prestación en los locales y sistemas que contengan los datos. b) Elaborar y, si procede, revisar el documento de seguridad. c) Adoptar las medidas de seguridad exigibles, de acuerdo con lo que establece el RLOPD. d) Velar porque el encargado del tratamiento cumpla las medidas de seguridad establecidas y el resto de obligaciones y principios que establece la normativa de protección de datos.
3. PROGRAMA DE CALIDAD Antes de iniciarse el servicio, el responsable del proyecto junto con la persona que designe la Dirección del Centro elaborará el plan de calidad, siguiendo las pautas que establezca el INGESA. 3.1. TÉCNICAS ESTADÍSTICAS DE CALIDAD 1. La metodología del programa de calidad se aplicará a las unidades de producción, entendiendo por ellas el número total de HH.CC. digitalizadas por jornada laboral. 2. Para evaluación de la calidad el límite inferior aceptado es el 5% de la población ó 30 individuos, pero siempre mediante muestreo aleatorio. 3. Se usará la técnica del muestreo estratificado, aplicándose a cada uno de los grupos de HH.CC. a digitalizar. 4. Los controles de calidad se realizarán a diario sobre las unidades de producción. 5. El objetivo es no superar el 0,025% de errores en los documentos a digitalizar. 6. En caso de superar este índice se deberá revisar el trabajo realizado en la jornada laboral. El Hospital se reserva el derecho de realizar cuantas inspecciones o controles considere precisos para supervisar la ejecución de los procesos a realizar. 4. NUMERO DE HISTORIAS CLÍNICAS A DIGITALIZAR Los documentos a digitalizar, se obtendrán de un número estimado de 46.948 Historias clínicas con procesos del archivo activo.