En cumplimiento de lo establecido en el Documento

5 Libertad y Orden República de Colombia ISSN 2248-6259 5 En cumplimiento de lo establecido en el Documento CONPES 3654 de 2010 correspondiente a la Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos, el Departamento Nacional de Planeación (DNP), el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción, con el apoyo de Transparencia por Colombia y las Federaciones de Departamentos y Municipios, entre otras, elaboraron la guía Lineamientos para la Rendición de Cuentas por parte de las administraciones públicas territoriales, la cual contiene orientaciones y herramientas prácticas para fortalecer la democratización y hacer más transparente la gestión pública en las entidades territoriales del país. La guía también presenta los elementos para fortalecer la relación entre las administraciones públicas territoriales y la ciudadanía, a partir de la comprensión y apropiación de la rendición de cuentas social como un proceso permanente dentro de la gestión pública, el cual contribuye al buen gobierno, a través de la presentación periódica de resultados estratégicos, el diálogo entre gobierno y ciudadanos, y el establecimiento de acuerdos para optimizar el uso de los recursos y la gestión compartida del desarrollo integral de las entidades territoriales. www.dnp.gov.co www.portalterritorial.gov.co www.esap.edu.co Lineamientos para la Rendición de Cuentas Guías para la gestión pública territorial Guías para la gestión pública territorial Desarrollo Derechos Participación Lineamientos para la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía por las Administraciones Territoriales Guía para autoridades territoriales y ciudadanía Democracia

ISSN 2248-6259 5 Libertad y Orden República de Colombia Guías para la gestión pública territorial Derechos Desarrollo Democracia Participación Lineamientos para la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía por las Administraciones Territoriales Guía para autoridades territoriales y ciudadanía

Guías para la gestión pública territorial No. 5 ISSN 2248-6259 Derechos Director Nacional Honorio Miguel Henríquez Pinedo Subdirectora de Alto Gobierno María Magdalena Forero Moreno Subdirectora de Proyección Institucional Margarita María Ricardo Ávila Subdirector Académico César Augusto López Meza Subdirector Administrativo y Financiero Germán Insuasty Mora Secretaria General Luisa Fernanda Sierra Aldana Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Edna Julieta Riveros González Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Jair Solarte Padilla Jefe de Control Interno Eurípides González Ordóñez Decano Facultad de Pregrado William Espinosa Santamaría Decana Facultad de Postgrado (E) Riti Lucila Ahumada Farieta Decana Facultad de Investigaciones (E) María de Jesús Martínez Farías Colaboración especial: Paola Andrea Vargas Rojas Ethel Carolina Cerchiaro Figueroa ESAP Subdirección de Alto Gobierno Calle 44 No. 53-37 CAN, Bogotá, D.C. Pbx 2202790 ext. 7333-3152532 alto.gobierno@esap.edu.co www.esap.edu.co Esta publicación fue posible gracias al apoyo del gobierno de Estados Unidos a través de su Agencia para el Desarrollo Internacional (USAID), bajo los términos del Contrato No. AID-514-C-11-00001. Las opiniones expresadas en este material no representan aquellas de USAID y/o las del gobierno de Estados Unidos de América. Nota aclaratoria El uso de un lenguaje que no discrimine ni marque diferencias entre hombres y mujeres es una de las preocupaciones del equipo de trabajo que ha editado las Guías para la gestión pública territorial. Sin embargo, con el fin de evitar la sobrecarga gráfica que supondría utilizar siempre o/a para marcar la existencia de ambos sexos, hemos optado por emplear expresiones genéricas, como autoridades territoriales o ciudadanía, en el entendido que se refiere siempre a ambos sexos. Se deja la mención explícita del femenino cuando la oposición de sexos sea relevante en el contexto. Dirección General Hernando José Gómez Restrepo Subdirección General Juan Mauricio Ramírez Cortés Secretaría General Tatiana Milena Mendoza Lara Dirección de Desarrollo Territorial Sostenible Oswaldo Aharón Porras Vallejo Dirección de Desarrollo Empresarial María Piedad Velasco Dirección de Desarrollo Rural Sostenible Nicolás Pérez Marulanda Dirección de Desarrollo Social José Fernando Arias Duarte Dirección de Desarrollo Urbano José Alejandro Bayona Chaparro Dirección de Estudios Económicos Gabriel Armando Piraquive Galeano Dirección de Evaluación de Políticas Públicas Diego Rafael Dorado Hernández Dirección de Infraestructura y Energía Sostenible Jean Philippe Pening Gaviria Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas Diana Margarita Quintero Cuello Dirección de Justicia, Seguridad y Gobierno Sonia Juliana García Vargas Dirección de Regalías Amparo García Montaña Subdirección de Desarrollo Ambiental Sostenible Carolina Urrutia Vásquez Grupo de Proyectos Especiales Claudia Alejandra Gélvez Ramírez Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas Giovanni Celis Sarmiento Departamento Nacional de Planeación, 2011 Calle 26 No. 13-19 PBX: (+57 1) 3815000 Bogotá, D. C., Colombia www.dnp.gov.co Impresión Imprenta Nacional de Colombia Impreso y hecho en Colombia l Printed in Colombia Desarrollo Participación Democracia Lineamientos para la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía por las Administraciones Territoriales Coordinación editorial Departamento Nacional de Planeación Dirección de Desarrollo Territorial Sostenible Oswaldo Aharón Porras Vallejo Grupo de Gestión Pública Territorial Maritza Pomares Quimbaya Asesores Alfredo Javier Rosero Vera, Diana Carolina Franco Medina, Ingrid Johana Neira Barrero, Jaime Alonso Osorio Usuga, José Oswaldo Espinosa Cuervo, Lina Margarita Bravo Ardila, Norma Juliana Delgado Pérez, Óscar Ismael Sánchez Romero, Rafael Alberto Cerón Bravo Subdirección de Finanzas Públicas Territoriales Luz Stella Carrillo Silva Subdirección de Ordenamiento y Desarrollo Territorial Luz Helena Chamorro Arboleda Grupo de Análisis al Financiamiento del Desarrollo Territorial William Augusto Jiménez Santa Con la colaboración especial de: Departamento Administrativo de la Función Pública Elsa Quiñones y Caridad Jiménez G. Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupción Mónica Rueda Corporación Transparencia por Colombia Marcela Restrepo y Martha Pilonieta Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo Fernando Medellín Realización editorial Fundación Nueva Cultura Dirección editorial José Miguel Hernández Arbeláez Fernando Chaves Valbuena Edición y didactización Mariela Zuluaga García María Cristina Rincón Diego Fernando Álvarez Mónica Valdés Arcila Nelson Ricardo Amaya Espitia Dirección gráfica Victoria Eugenia Peters Rada Diagramación María Cristina Rueda Traslaviña Rubén Darío Rojas Olier Ilustración Daniel Alberto Fajardo Bautista Wilson Martínez Montoya Jorge Alberto Ávila Luz Marina Camacho Turriago Agradecimientos y reconocimientos En la elaboración de esta guía participaron, con importantes aportes y contribuciones, servidores públicos y contratistas de diferentes entidades y organismos del orden nacional, así como representantes de agencias de cooperación internacional y de la sociedad civil, a quienes el Departamento Nacional de Planeación expresa sus agradecimientos, en particular a: Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupción. Ministerio de Cultura - Dirección de Fomento Regional - Estrategia de Promotores Regionales. Departamento Administrativo de la Función Pública Dirección de Empleo Público. Federación Colombiana de Municipios. Federación Nacional de Departamentos. Corporación Transparencia por Colombia. Agencia Alemana para la Cooperación Internacional (GIZ) Programa Cooperación entre Estado y Sociedad Civil para el Desarrollo de la Paz (Cercapaz). Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo.

4 Presentación Departamento Nacional de Planeación 5 Presentación El Departamento Nacional de Planeación (DNP) y la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), con el apoyo de la Presidencia de la República de Colombia, presentan la serie Guías para la gestión pública territorial, con el propósito de brindar elementos y orientaciones conceptuales, técnicas, metodológicas y normativas para contribuir al fortalecimiento de los procesos democráticos de desarrollo integral y gestión de lo público de las entidades territoriales del país. Esta serie de guías constituye el material básico del Seminario de Inducción a la Administración Pública, al cual obligatoriamente y antes de su posesión según el artículo 31 de la Ley 489 de 1998, deben asistir las autoridades departamentales, distritales y municipales electas para el período de gobierno 2012-2015. Además, en el marco del Programa para la Generación y Fortalecimiento de Capacidades Institucionales para el Desarrollo Territorial, establecido en el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014: Prosperidad para todos (Ley 1450 de 2011, artículo 16), las guías se concretan como un medio para cualificar y alcanzar mayores niveles de desempeño de las administraciones públicas departamentales, distritales y municipales, con el fin de hacer más efectiva la gestión pública territorial, lograr transformaciones institucionales que promuevan el bienestar de la población y el crecimiento del país, y generar las sinergias para el cumplimiento efectivo tanto de los planes de desarrollo nacional y territoriales, como de los fines esenciales del Estado establecidos en la Constitución Política de 1991. Es importante señalar que esta serie de guías no solo es el producto del trabajo y de la cooperación, colaboración y articulación de diferentes entidades del nivel nacional, departamental, distrital y municipal, sino que también incluye en su elaboración los aportes hechos por el sector privado, la academia y los organismos multilaterales y de cooperación internacional. De igual forma, los contenidos de las guías se trabajaron bajo un sello editorial propio, con el fin de hacerlos más didácticos, facilitar el aprendizaje visual y lecto-escrito, e incorporar lenguaje ciudadano para que su lectura sea amena, sencilla y apta para todos los públicos. Estamos convencidos que la serie de Guías para la gestión pública territorial será un material de primera mano y de permanente consulta para las administraciones públicas territoriales, a cuyos nuevos mandatarios desde ya les auguramos los mayores éxitos durante el período de gobierno local 2012-2015. Hernando José Gómez Restrepo Honorio Miguel Henríquez Pinedo Director General Director Nacional DNP esap

6 Lineamientos para la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía por las Administraciones Territoriales - Introducción Departamento Nacional de Planeación 7 El proceso de rendición de cuentas propicia los espacios para socializar y retroalimentar a la gestión pública y construir conjuntamente el camino hacia la prosperidad colectiva y el desarrollo territorial, entendido éste como un proceso de cambio progresivo en un territorio específico, que vincula activamente a diversos actores de carácter público, privado y comunitario. El Gobierno nacional concibe la rendición de cuentas social como una relación de doble vía entre la Administración y la ciudadanía, en la cual la primera tiene la obligación de informar sobre sus acciones y justificarlas, mientras que la ciudadanía tiene el derecho de exigir explicaciones, retroalimentar la gestión pública territorial e incentivar el buen desempeño y comportamiento de sus gobernantes y sus equipos de trabajo. Por eso, por medio de esta guía se busca sensibilizar y brindar herramientas a las administraciones públicas territoriales elegidas para el período 2012-2015, principalmente, para que se apropien de la rendición de cuentas social como un proceso clave en el marco de la gestión pública. Le invitamos a tomar las siguientes páginas como una referencia para fomentar la transparencia en su gestión pública y adoptar la rendición de cuentas como un proceso permanente y continuo que contribuya a fortalecer la relación entre las administraciones territoriales y la ciudadanía, en aras de alcanzar mayores niveles de desarrollo territorial y de bienestar general de las comunidades. Mejorar la confianza en las instituciones y la legitimidad del Estado. Introducción Objetivos de la rendición de cuentas social Mejorar la calidad de las decisiones públicas, a través del diálogo sincero y constructivo entre las administraciones territoriales y la comunidad respecto a los avances y dificultades de la gestión y las expectativas de los ciudadanos. Esta guía ofrece los lineamientos necesarios para hacer de la rendición de cuentas un proceso permanente que favorezca la transparencia y eficiencia de la gestión pública y las buenas relaciones entre la administración pública y los ciudadanos. A partir del enfoque del Buen Gobierno, SE BUSCA: Optimizar los procesos de gestión pública. Contribuir a una mayor efectividad del gasto público (con recursos provenientes del orden nacional, territorial y de la cooperación internacional, entre otras fuentes). Fortalecer las capacidades institucionales para asumir los procesos de gestión pública. Fortalecer la participación ciudadana. Desarrollar un sentido de corresponsabilidad hacia la promoción del desarrollo territorial. Aumentar el número de ciudadanos que conocen y se interesan en lo público.

Estructura de contenido Guía 5 Unidad 1 El contexto y los conceptos Presenta el contexto y los conceptos asociados con la rendición de cuentas. Derechos Desarrollo Participación Democracia Unidad 2 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas Presenta los pasos para adelantar un proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía. Guía 5 Lineamientos para la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía por las Administraciones Territoriales Unidad 3 Los formatos Presenta varios formatos para facilitar y potenciar el proceso de rendición de cuentas. Unidad 4 Pautas para la ciudadanía en el proceso de rendición de cuentas Presenta algunas reflexiones dirigidas a la ciudadanía, sobre el carácter de la rendición de cuentas y su participación en él. Bibliografía y anexos

Unidad 1 Unidad 1 El contexto y los conceptos El contexto y los conceptos La rendición de cuentas en la gestión pública Qué es la rendición de cuentas? Tipos de rendición de cuentas Quién debe rendir cuentas y ante quién? Por qué rendir cuentas a la ciudadanía? Qué espacios y medios usar para rendir cuentas? Sobre qué se debe rendir cuentas? Cuándo y cómo rendir cuentas?

12 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 13 La rendición de cuentas en la La gestión pública para el desarrollo territorial contempla un conjunto de procesos articulados: planeación, ejecución, seguimiento y evaluación, y rendición de cuentas; en cualquiera de éstos es válido hacer rendición de cuentas para informar a la ciudadanía sobre cómo avanza el cumplimiento del plan de desarrollo. En esta unidad Se presenta el contexto y los conceptos asociados con la rendición de cuentas: Conocer la relación entre gestión pública y rendición de cuentas. Identificar qué es y qué no es la rendición de cuentas. Identificar diferentes tipos de rendición de cuentas. Precisar por qué y para qué se rinde cuentas. Conocer algunos espacios y mecanismos para rendir cuentas. Para pensar y comentar Cuál es la relación que existe entre rendición de cuentas y gestión pública? Desde su experiencia, qué es la rendición de cuentas? Qué se necesitará para que una rendición de cuentas sea realmente un ejercicio de transparencia y democracia? Dónde dice? Ley 872 de 2003, normas técnicas: ICONTEC ISO 9001:1998 y NTCGP 1000:2009). Mayor información en: http://portal.dafp. gov.co:7778/portal/page/portal/ home/politicas_públicas/ sistema_gestion_calidad [acceso: mayo 31 de 2011]. El desarrollo territorial es un proceso de cambio progresivo que requiere el trabajo conjunto y articulado entre diferentes actores. En tal sentido, las administraciones públicas departamentales, distritales y municipales tienen un papel fundamental en sus territorios a través de la socialización, concertación e implementación de procesos de planeación, ejecución, seguimiento y evaluación, y rendición de cuentas en relación con el proceso de desarrollo, la garantía de derechos y libertades fundamentales y el fortalecimiento de la democracia. En buena medida, los resultados de la gestión pública dependen de la calidad de los procesos que adelanten los gobernantes con el respaldo de la ciudadanía, por cuanto la gestión pública tiene que ver con la forma como los Gobiernos (nacional, departamentales, distritales y municipales) responden a sus obligaciones frente a la generación de bienestar a la población. Para saber más Es importante considerar la articulación práctica de los diferentes momentos de la gestión pública con la implementación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Con base en el SGC, se dirige y evalúa el desempeño institucional de la administración pública, orientado al mejoramiento de los bienes y servicios que se ofrece a la ciudadanía. gestión pública Etapas del proceso de gestión pública Planeación Planeación Permite reconocer anticipadamente las posibilidades de desarrollo existentes y aquellas que es posible construir para lograr transformaciones significativas en las diferentes dimensiones del desarrollo territorial. Ejecución Ejecución A través de la cual se pone en marcha el plan de desarrollo para dar cumplimiento a los compromisos y propósitos colectivos de desarrollo concertados y concretados en las estrategias, objetivos, programas, subprogramas y metas. Seguimiento y evaluación Rendición de cuentas Seguimiento y evaluación Proceso periódico y sistemático para identificar y valorar los avances y dificultades de la gestión pública del ente territorial. Desarrollo territorial Rendición de cuentas Responsabilidad permanente durante todo el ciclo de la gestión pública para informar sobre los avances y retos en la planeación, ejecución o en el seguimiento y evaluación del plan de desarrollo.

14 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 15 Planeación, ejecución, seguimiento y evaluación El Plan de Desarrollo se formula al inicio de cada administración territorial. Para un exitoso proceso de rendición de cuentas es fundamental que el Plan de Desarrollo: Tenga una estructura clara y bien definida (coherente) entre la parte estratégica y el plan de inversiones). Qué es la ejecución? Proceso a través del cual se pone en marcha el Plan de Desarrollo para dar cumplimiento a los objetivos concertados. Donde se concretan las metas y acciones propuestas en el Plan de Desarrollo sobre las cuales el gobernante y su equipo de gobierno tendrán que rendir cuentas a la ciudadanía. Sea medible: que tenga metas e indicadores estratégicos, cuantificables y verificables. Garantía de articulación entre la programación presupuestal, los indicadores formulados (y los responsables de los mismos) y los resultados previstos en el Sea formulado de manera participativa, Plan de Desarrollo. Qué es la planeación? Proceso (permanente) para determinar racionalmente a dónde queremos ir y cómo llegar allá. Punto de encuentro entre lo técnico y lo político para la asignación de recursos y la articulación de intereses. Su principal instrumento es el Plan de desarrollo. Punto de partida para la rendición de cuentas, dado que allí se incluyen las competencias y los compromisos que la administración adquiere con la población durante su período de gobierno. identificando y vinculando a organizaciones y actores representativos del desarrollo, garantizando una adecuada participación de diferentes grupos de población (p. ej. grupos étnicos, mujeres, jóvenes, personas en situación de desplazamiento, etc.). Principales funciones del Plan de desarrollo Dar cuenta de los compromisos del Programa de Gobierno de la autoridad electa; Dar claridad sobre dónde territorialmente se desarrollará la acción del gobierno; A quiénes población objetivo van dirigidas las diferentes acciones; y Establecer con claridad el punto de partida (líneas de base) y la propuesta de llegada (metas). Seguimiento y evaluación Es el proceso en el cual: se analizan los logros y avances que se han dado en la ejecución del Plan de Desarrollo (y en general en la gestión), con el fin de tener un balance técnico de cómo va el gobierno. La información de seguimiento y evaluación debe servir para que se hagan ajustes y se reorienten políticas donde sea necesario. Este ejercicio puede ser complementado con controles ciudadanos (p. ej. veedurías ciudadanas, auditorías visibles Programa Presidencial de Lucha contra la Corrupción-), para determinar los correctivos necesarios, y garantizar el cumplimiento de las competencias y de los compromisos adquiridos con la ciudadanía. A partir del análisis de la ejecución del Plan de Desarrollo, y con base en los objetivos, metas e indicadores identificados en la planeación, el seguimiento y evaluación brinda insumos fundamentales para comunicar, en la rendición de cuentas a la ciudadanía, los avances y dificultades en la gestión del desarrollo territorial. Para saber más Es fundamental que los indicadores sean medibles con cierta periodicidad, evitando largos períodos de tiempo. Para una referencia en la formulación de indicadores se recomienda ver los cuadernillos elaborados por el DANE en su serie: Herramientas para una gestión territorial más efectiva, en: http:// www.dane.gov.co/daneweb_v09/ index.php?option=com_content&v iew=article&id=759&itemid=150 [acceso: febrero 28 de 2011]. Para una referencia sobre la elaboración de los Planes de Desarrollo Municipales, Distritales y Departamentales ver la guía Planeación para el desarrollo integral en las entidades territoriales. El plan de desarrollo 2012-2015, elaborada bajo la coordinación editorial del DNP y publicada en la serie de Guías para la Gestión Pública Territorial.

16 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 17 Qué es la rendición de cuentas? Componentes de la rendición de cuentas La rendición de cuentas puede entenderse como la obligación o responsabilidad de las Informar organizaciones estatales y de los servidores públicos de informar y explicar sus acciones u omisiones a otras organizaciones o personas, que tienen el derecho de exigir dicha información y explicaciones, así como la responsabilidad de retroalimentar para mejorar o corregir la gestión y castigar o reconocer comportamientos o prácticas de la administración pública territorial. La rendición de cuentas representa una oportunidad de que se manifiesten Para saber más Los servidores públicos: son las personas que prestan servicios al Estado y pueden ser: los elegidos, de acuerdo con lo dispuesto en la Constitución Política de 1991, en forma directa por los ciudadanos (presidente de la República, vicepresidente, gobernadores, alcaldes, senadores, representantes a la Cámara, diputados y concejales); los empleados o trabajadores estatales; los miembros de la fuerza pública; y los particulares que ejerzan funciones públicas. Se refiere a la obtención, organización, disposición, exposición y difusión de los datos, estadísticas, documentos, informes, etc., sobre las competencias a cargo de la organización o gobernante, desde el momento de la planeación hasta las fases de seguimiento y evaluación. incentivos al menos simbólicos para corregir, sancionar o promover determinados comportamientos. Es una responsabilidad permanente durante todo el ciclo de la gestión pública, es decir que se puede dar en cualquiera de sus etapas Notas claves Explicar y argumentar Retroalimentación e incentivar para informar sobre los avances y retos en la planeación, ejecución o en el seguimiento y evaluación del Plan de Desarrollo, y de esta forma contribuir al ejercicio de derechos por parte de la ciudadanía. Junto con la visibilidad y la integridad, la rendición de cuentas es uno de los principales componentes de la transparencia, concepto que podemos asociar con la claridad y publicidad de la mayoría de las actuaciones públicas por parte de los gobernantes y sus equipos de gobierno. En términos generales, podemos afirmar que un gobierno es transparente cuando utiliza diferentes medios o instrumentos que permiten: hacer pública, o entregar a cualquier persona interesada, información sobre su funcionamiento y procedimientos internos, sobre la administración de sus recursos humanos, materiales y financieros, sobre los criterios con que toma decisiones para gastar o ahorrar, sobre la calidad de los bienes o servicios que ofrece, sobre las actividades y el desempeño de sus directivos y empleados, etc. (Guerrero Gutiérrez, p. 10., 2008). Se trata de fomentar espacios de diálogo antes que de confrontación. Hace relación a la explicación de las acciones, la presentación de diagnósticos e interpretaciones, la justificación de los criterios utilizados para la toma de decisiones. Implica una relación de respeto, donde se escucha y se valora la opinión de la organización o personas a quienes se rinde cuentas. Se trata de analizar los resultados de los momentos de informar, explicar y argumentar, con el fin de definir o asumir mecanismos de corrección de las acciones, de estímulo por su adecuado cumplimiento, o de castigo por el mal desempeño (incentivos positivos o negativos para la gestión).

18 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 19 Tipos de rendición de cuentas Existen diferentes tipos de rendición de cuentas de acuerdo con los actores (organizaciones y personas) involucrados en el proceso. Rendición de cuentas vertical Es aquella en la que existe una relación jerárquica entre los ciudadanos y los servidores públicos del poder ejecutivo. Se divide en: Rendición de cuentas electoral: en la que los mandatarios electos informan, explican y asumen sanciones o premios por parte de sus electores. Se materializa en cada período de elecciones, por medio de la reelección consecutiva (presidentes, congresistas, diputados, concejales) y no consecutiva (gobernadores y alcaldes). Rendición de cuentas social: en la que las administraciones públicas (nacional y territorial) informan, explican y asumen sanciones o premios por parte de la ciudadanía, y lo hacen con cierta periodicidad (al menos una vez al año, a través de audiencias públicas, foros, etc.). Los lineamientos y pasos para realizar este tipo de rendición de cuentas son los que se tratarán en este documento. Rendición de cuentas horizontal Es la que se produce entre instituciones del Estado que tienen un poder similar. Se clasifica en: De equilibrio: en la cual las ramas del poder público ejecutivo, legislativo y judicial se informan, explican y retroalimentan su gestión. Asignada o de agencia: es ejercida por órganos creados específicamente con la finalidad de controlar el desempeño y el comportamiento de las tres ramas del poder (p. ej. Contraloría, Procuraduría), por lo cual vigilan asuntos disciplinarios, fiscales y penales.

20 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 21 Tipos de rendición de cuentas Rendición de cuentas diagonal Aquella en la cual los ciudadanos colaboran con los organismos de control en espacios específicos para ejercer control sobre un aspecto de la gestión pública (ej. auditorías). Rendición de cuentas interna La que se da al interior y entre las entidades de la rama ejecutiva en el orden nacional y territorial, en la cual las entidades y/o los servidores públicos informan, explican y están sujetos a premios o sanciones por sus superiores jerárquicos (p. ej. presidente, gobernadores, alcaldes). Los sistemas de control interno constituyen un soporte para este tipo de rendición de cuentas. Rendición de cuentas externa Es la que se da entre Estados y entre éstos y organizaciones internacionales (p. ej. Naciones Unidas, Banco Mundial, etc.), en virtud del cumplimiento de compromisos internacionales de diversa naturaleza que son adquiridos por los gobiernos.

22 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 23 Qué es y qué no es la rendición de cuentas social? La rendición de cuentas es: La rendición de cuentas no es: Una obligación de los representantes de la ciudadanía y un derecho de los ciudadanos. Un espacio para la confrontación Un espacio de diálogo constructivo entre la administración y la ciudadanía. Un evento o reunión de un momento. Implica varias acciones y espacios de comunicación para la interlocución, por lo cual, no se limita a la realización de una Audiencia Pública. Un espacio para Un espacio que Un consejo de gobierno solamente: recibir depende de la voluntad o el espacio para Una actitud para explicar los logros y las dificultades o restricciones. Una oportunidad para recibir retroalimentación de la comunidad y de otros actores Un espacio para explicar, argumentar y hacer un balance de avances, dificultades y retos aplausos, mostrar los aciertos, o ser escuchado (publicidad). del gobernante (que demuestra la benevolencia del mandatario). la presentación del informe de gestión que se hace al Concejo o a la Asamblea. institucionales (alertas, sobre las competencias propuestas, sanciones, y compromisos de la reconocimientos). administración. Notas claves La Audiencia pública es uno de los espacios para la rendición de cuentas, de encuentro y reflexión final sobre los resultados de la gestión de un periodo, en el cual se resumen temas cruciales para la interlocución y deliberación colectiva con la ciudadanía.

24 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 25 Quién debe rendir cuentas y ante quién? La rendición de cuentas es un deber de todos los servidores de la administración pública. En los departamentos, distritos y municipios, los gobernadores y alcaldes son responsables políticamente de rendir cuentas, por lo cual deben liderar dicho proceso con el apoyo de sus equipos de gobierno. El papel de los medios de comunicación Es importante el papel que desempeñan los medios de comunicación en la divulgación de la información de manera oportuna y veraz a la ciudadanía, sobre la gestión del gobernante en el seguimiento de la gestión pública y en la convocatoria para asistir a los eventos de rendición de cuentas que se realicen. De tal forma, es necesario que las administraciones municipales inviertan tiempo en capacitar, documentar e informar de manera adecuada a los comunicadores, para que éstos, a su vez, puedan transmitir mensajes claros, oportunos y veraces a la ciudadanía. Todas las entidades y organismos de la administración pública nacional y territorial, del nivel central y descentralizado tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de la democracia participativa y democratización de la gestión pública, de acuerdo con lo establecido en la Ley 489 de 1998 sobre organización y funcionamiento de la rama ejecutiva y en el Estatuto Anticorrupción del año 2011. En particular, el Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011) en su artículo 78 establece que todas las entidades y organismos de la administración pública: tendrán que rendir cuentas de manera permanente a la ciudadanía, bajo los lineamientos de metodología y contenidos mínimos establecidos por el Gobierno Nacional. En el caso de departamentos, distritos y municipios, la administración pública territorial está integrada por el conjunto de entidades y organismos que integran la Rama Ejecutiva del poder público en el orden territorial (por ejemplo, secretarías de despacho, departamentos administrativos) y por los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos (artículo 115 de la Constitución Política de 1991, y artículo 39 de la Ley 489 de 1998). A quiénes se debe rendir cuentas? La administración pública territorial, liderada por el respectivo gobernador o alcalde, le rinde cuentas a: Si no se vincula a la ciudadanía, no es posible hablar de rendición de cuentas efectiva, por lo cual es fundamental que la comunidad tenga conocimientos generales sobre los asuntos públicos, para que de esta forma cuente con criterios para exigir, participar proactivamente, y aportar soluciones en los procesos de rendición de cuentas. Ciudadanos y sus organizaciones sociales y económicas (responsabilidad social por el mejoramiento del bienestar general). Corporaciones político administrativas de elección popular como asambleas y concejos (responsabilidad política). Organismos de control como Procuraduría y Contraloría (responsabilidad disciplinaria y fiscal de la administración). Autoridades judiciales (responsabilidad penal). Entidades estatales del nivel nacional o internacional (responsabilidad en el uso de recursos y cumplimiento de funciones delegadas). Por ejemplo, los concejales, en uso de sus facultades constitucionales y legales, pueden convocar a Cabildo Abierto, pueden invitar al Alcalde Municipal (Ley 136/1994), citar a funcionarios de la Administración, o participar en los informes de veedurías, comités o consejos sectoriales. Para saber más La expresión ciudadanía comprende el derecho de los menores a participar en la vigilancia de la gestión pública. De acuerdo con lo anterior, el concepto de ciudadanía, al que se hace referencia en esta guía, es amplio y no se restringe al ejercicio de derechos políticos al alcanzar la mayoría de edad (18 años). Fuente: Corte Constitucional de Colombia, Sentencia C-292/2003.

26 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 27 Por qué rendir cuentas a la ciudadanía? Las administraciones públicas territoriales deben rendir cuentas a la ciudadanía porque este proceso: Fortalece la democracia y el sentido de lo público como responsabilidad de todos. Contribuye al manejo de los recursos públicos con transparencia, responsabilidad, eficacia, eficiencia, equidad, imparcialidad y participación ciudadana. Incrementa la legitimidad de las instituciones del Estado al: aumentar su capacidad para gestionar el desarrollo, en línea con la democratización de la gestión pública, y fortalecer el buen gobierno territorial. Compromete a la administración y la ciudadanía, alrededor de un trabajo conjunto para el bienestar de sus departamentos, distritos y municipios, permitiendo aclarar dudas, despejar malentendidos y participar en logros y retos. La rendición de cuentas no es opcional, ni una es una muestra de buena voluntad de los gobernantes. Es una obligación constitucional, política y ética, fundamentada en las razones que se describen a continuación. Notas claves Algunas organizaciones y autores utilizan, indistintamente, los conceptos de control social o de control ciudadano, para referirse a una modalidad de participación ciudadana en la cual los individuos y/o las organizaciones de la comunidad organizada vigilan y/o inciden en los asuntos propios de la gestión pública. Con el fin de guardar coherencia con diferentes disposiciones normativas (p. ej. Ley 489 de 1998, Ley 850 de 2003, Estatuto Anti-corrupción del 2011, etc.) y documentos de política (p. ej. Conpes 3654 de 2010), en este documento se hace mención al concepto de control social. Mejora el proceso de comunicación, de doble vía, entre las administraciones y la ciudadanía. Posibilita espacios de diálogo para acercar el gobierno a la ciudadanía y generar confianza. Estimula y contribuye al ejercicio del derecho político al control social y en general de la participación de la ciudadanía en la gestión. Retroalimenta la gestión pública para el logro efectivo de los objetivos del desarrollo territorial. Notas claves Esta unidad se basa en los documentos: Audiencias Públicas en la Ruta de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía de la Administración Pública Nacional (CGR, DAFP, CTC, 2009) y El alcalde y su Administración responden por su desempeño integral. Guía para la rendición de cuentas con base en los resultados de desempeño integral municipal (DNP-DDTS y USAID, 2007). Ver bibliografía.

28 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 29 Continuación Por qué rendir cuentas a la ciudadanía? Otras razones para rendir cuentas Gobernadores y alcaldes son elegidos por voto popular, de tal forma que la ciudadanía exige la implementación del programa de gobierno que sometieron a su consideración en el proceso electoral (voto programático). Así mismo, las personas designadas por gobernadores y alcaldes para ejercer cargos directivos (Secretarios de Despacho, directores de Departamento Administrativos, Jefes de oficinas) tienen una responsabilidad por su desempeño y la gestión de las entidades que lideran, así como por el eficaz cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales. Existen disposiciones constitucionales en materia del carácter del Estado colombiano como una organización política basada en la democracia, la participación y el pluralismo, así como la importancia y el derecho de la ciudadanía de acceder a la información. También, existen disposiciones legales relacionadas con: el derecho de petición (Ley 1437 de 2011), publicidad y acceso a documentos públicos (Decreto 3851 de 2006), voto programático (la gente vota por un programa de gobierno que impone como mandato a los Gobernadores y Alcaldes que son elegidos popularmente -Ley 131 de 1994-), participación ciudadana (Ley 134 de 1994), planeación territorial (Ley 152 de 1994), y planeación sectorial, programación y ejecución de recursos fiscales (Leyes 1176 de 2007 y 715 de 2001), entre otras. Dónde dice? En el artículo 18 del Decreto 028 de 2008, disposición que es aplicable a las administraciones territoriales tanto de los Departamentos como de los Distritos y Municipios, se establece que: Las entidades territoriales en forma ordinaria realizarán anualmente, como mínimo, rendición de cuentas sobre los resultados del monitoreo, las auditorías y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades nacionales de que trata este decreto. Informar sobre el desarrollo de su gestión a la ciudadanía a través de bandos y medios de comunicación local de que dispongan (en particular en los municipios de categoria 3, 4, 5 y 6) o a través de las oficinas de prensa de la alcaldía (en los municipios de las mismas categorías). Difundir el plan de desarrollo del municipio a los gremios, las organizaciones sociales y comunitarias, grupos étnicos, grupos específicos de población (por ejemplo: jóvenes, adultos mayores, población en situación de desplazamiento, etc.) y a la ciudadanía en general. Algunas funciones de los alcaldes relacionadas con la ciudadanía Convocar, por lo menos dos veces al año, a ediles, organizaciones sociales y veedurías ciudadanas, para presentar los informes de gestión y los proyectos más importantes en la administración. Facilitar la participación de los ciudadanos en la elaboración del Plan de desarrollo municipal. Dónde dice? En la Ley 136 de 1994, artículo 91, literal e. Para saber más En el anexo 1 se presentan las principales normas asociadas con la rendición de cuentas, aplicables a los departamentos, distritos y municipios del país. Notas claves Como un componente de la transparencia, la rendición de cuentas es un medio para lograr: Que los recursos entregados a las administraciones territoriales se ejecuten de manera eficaz y eficiente. El fortalecimiento del sentido de lo público. El mejoramiento de la credibilidad y la confianza de los ciudadanos en las instituciones del Estado. Dónde dice? CGR, DAFP, CTC, 2009.

30 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 31 Qué espacios y medios usar para rendir cuentas a la ciudadanía? Para que el diálogo entre gobernantes y ciudadanía sea efectivo es importante identificar, organizar y desarrollar espacios y medios de encuentro y comunicación, presenciales y no presenciales. La elección y combinación de los medios y espacios para hacer la rendición de cuentas se debe hacer identificando desde un primer momento el tipo de público al que va dirigida (ciudadanía en general, jóvenes, adultos mayores, etc.), con el fin de adaptar los mismos a las particularidades del Municipio, Distrito o Departamento, es decir, reconocer las particularidades geográficas y sociolingüísticas, por ejemplo, la presencia de grupos étnicos. La rendición de cuentas debe asumirse como un proceso permanente que incentiva el diálogo, el intercambio de información y la retroalimentación por parte de la ciudadanía. Reuniones zonales Por ejemplo, los foros sectoriales ciudadanos, promovidos por el Programa de Lucha Contra la Corrupción, con el apoyo del DAFP, y los Espacios que pueden emplearse en el paso de diálogo de la rendición de cuentas: Foros de discusión por proyectos, temas o servicios Mesas de trabajo temáticas o por grupos de población Ferias de la gestión comités municipales o departamentales de atención a la población desplazada. Que constituyen espacios en los cuales las diferentes dependencias que hacen parte de la Administración Pública Territorial: exponen los resultados de sus planes y servicios, presentan su oferta institucional e Notas claves Sitios web, chats, blogs Audiencia pública de rendición de cuentas identifican los requerimientos de la ciudadanía por medio de la interacción con ella. Se debe realizar al menos una vez al año para presentar los resultados de la vigencia Cuando la administración lo considere conveniente y oportuno, se podrán convocar a audiencias públicas en las cuales se discutirán aspectos relacionados con la formulación, ejecución o evaluación de políticas y programas a cargo de la entidad, y en especial cuando esté de por medio la afectación de derechos o intereses colectivos. que terminó o está por terminar y acordar acciones. Se destacan las relacionadas con la garantía de los derechos de la infancia, la adolescencia y la juventud. Dónde dice? En el artículo 33 de la Ley 489 de 1998.

32 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 33 Continuación Qué espacios y medios usar para rendir cuentas a la ciudadanía? Medios de divulgación y comunicación A continuación se señalan los medios que pueden usarse en los pasos de consulta y convocatoria, diálogo, y valoración y ajuste del proceso de rendición de cuentas: Cartillas didácticas impresas o virtuales (en internet). Boletines virtuales o impresos. Murales o carteleras didácticas. Afiches, volantes o plegables. Perifoneo. Llamadas telefónicas a líderes de la comunidad. Emisoras locales y comunitarias, a través de programas radiales o de televisión del orden local, departamental o nacional. Noticias en la prensa local, departamental o nacional. Interacción en línea (internet) a través de mecanismos como: chat, videoclips, diapositivas, foros o Para saber más Para mayor información sobre mecanismos y herramientas para la interlocución y la comunicación entre los gobiernos locales y la sociedad civil, ver: PNUD y FCM (2008). Déjate ver. Herramientas para el uso práctico y transparente de la información en los municipios. Páginas 79-84. blogs, con el fin de generar capacidades en la ciudadanía para obtener el mayor provecho de los ejercicios de rendición de cuentas.

34 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 35 Sobre qué se debe rendir cuentas? El derecho a la información por parte de la ciudadanía es la base del proceso de rendición de cuentas. De acuerdo con la Corte Constitucional, este derecho implica: Reconociendo la importancia del derecho a la información, las administraciones públicas territoriales deben rendir cuentas, principalmente, sobre contenidos institucionales obligatorios y sobre información de interés para la ciudadanía. 1. Contenidos institucionales obligatorios la posibilidad de recibir, buscar, investigar, almacenar, procesar, sistematizar, analizar, clasificar y difundir informaciones, concepto genérico que cubre tanto las noticias de interés para la totalidad del Información sobre: Competencias de departamentos, municipios y distritos Observaciones En particular las establecidas en la Constitución Política de 1991 y en los artículos 74 y 76 de la Ley 715 de 2001. (Ver anexo 3) conglomerado como los informes científicos, técnicos, académicos, deportivos o de cualquier otra índole y los datos almacenados y procesados por archivos y centrales informáticas. Se trata de un verdadero derecho Grandes compromisos que en los programas de gobierno consignaron gobernadores y alcaldes y por los cuales fueron elegidos Es fundamental recordar que el Programa de Gobierno constituye la base del Plan de Desarrollo, y su incumplimiento puede llevar a la revocatoria del mandato del Gobernador/Alcalde, de acuerdo con lo señalado en la Ley 131 de 1994. fundamental, que no puede ser negado, desconocido, obstruido en su ejercicio o disminuido por el Estado, cuya obligación, por el contrario, consiste en garantizar que sea efectivo [...] Compromisos del Plan de desarrollo departamental, distrital o municipal Debe explicarse a la ciudadanía, con argumentos, aspectos como: qué se logró y cómo, qué no se consiguió y por qué, por qué se tomaron ciertas decisiones y se realizaron unas acciones y no otras, por qué se dejó de hacer algo que se prometió. Informar qué se gastó, en qué y cómo, cuál es la situación actual y cuál será en Dónde dice? En la Sentencia T-729 de 2009 de la Corte Constitucional de Colombia. Notas claves Es importante señalar que existen excepciones al derecho de información en virtud de disposiciones constitucionales y legales que determinan cierto tipo de información como reservada (ver anexo 2). Ejecución del presupuesto departamental, distrital y municipal Impactos de la gestión realizada el futuro. Se pueden presentar los resultados de la evaluación del desempeño fiscal calculados anualmente por el Departamento Nacional de Planeación (DNP) a partir de la información reportada por las gobernaciones y alcaldías del país. En términos de mejoramiento de la calidad de vida de la población y de avances en el desarrollo territorial del departamento, distrito o municipio. Dónde dice? Para hacer más transparente la gestión pública se deberá informar sobre montos Esta sección se basa en: Audiencias Públicas en la Ruta de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía de la Administración Pública Nacional (CGR, DAFP, CTC, 2009) y en Módulo de Rendición de Cuentas. Guía General. Qué y cómo rendir? (República del Perú, Prodes, Usaid, 2006). Ver bibliografía. Para saber más Para mayor referencia sobre la organización de la información institucional obligatoria ver: CGR, DAFP, CTC (2009). Contratación realizada de recursos, bienes o servicios que se contrataron, entre otros aspectos. No se incluirán datos sobre contratistas que trabajan directamente en las dependencias de la gobernación o la alcaldía (esto se debería reportar al mencionar el recurso humano del cual dispone la administración pública territorial).

36 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 37 Continuación Sobre qué se debe rendir cuentas a la ciudadanía? Continuación 1. Contenidos institucionales obligatorios Información sobre: Recursos humanos de la administración pública territorial Observaciones Debe proporcionarse información sobre el equipo de gobierno, los principales servidores públicos y contratistas del municipio, distrito o departamento, aclarar: quiénes son?, por qué fueron seleccionados?, cuál es su desempeño laboral? Son útiles las evaluaciones del desempeño para los servidores públicos. También hay que decir qué hace la administración para formar o capacitar a su recurso humano. Pueden socializarse y explicarse los resultados de: Acciones para el mejoramiento institucional y el fortalecimiento de la gestión pública Procesos y procedimientos relacionados con la prestación de servicios sociales La evaluación del desempeño integral departamental y municipal. Otras mediciones y evaluaciones que aportan información sobre la gestión. Entre ellas: la premiación del mejor municipio de Colombia, realizada por Colombia Líder, o el Índice de Transparencia Municipal y Departamental, calculado por la Corporación Transparencia por Colombia. Como salud y educación. Incluir información sobre mecanismos de selección de beneficiarios de programas sociales (entre ellos, el Sisbén). Atención a poblaciones específicas Atención de coyunturas especiales Notas claves Niños, jóvenes, adultos mayores, mujeres cabeza de hogar, grupos étnicos, población en situación o riesgo de desplazamiento forzado, etc. En particular, las autoridades territoriales deben rendir cuentas ante: La Corte Constitucional, sobre la atención prestada a la población en situación de desplazamiento forzado. Órganos de control como la Procuraduría General de la Nación, en lo relacionado con la atención a la infancia, la adolescencia y la juventud. Por ejemplo, los recursos, programas, proyectos y acciones implementadas y previstas para atender y solucionar las problemáticas generadas por emergencias o desastres naturales: ola invernal, terremotos, etc. Por ejemplo, en el caso de población en situación de desplazamiento forzado se sugiere informar mínimo sobre: Tipo de programa o proyecto. Número de beneficiarios, por sexo y edad. Monto de inversión. Hay que precisar la fuente y las competencias de la entidad territorial. Notas claves La evaluación del desempeño integral se realiza anualmente con base en la metodología elaborada por el DNP. Mide y analiza el grado de avance de las administraciones territoriales en aspectos como: cumplimiento de las metas de sus planes de desarrollo (eficacia), uso adecuado de los recursos (eficiencia), capacidad administrativa y fiscal, cumplimiento de requisitos legales en la ejecución de los recursos de transferencias (Sistema General de Participaciones), asistencia técnica brindada a los municipios para fortalecer su gestión (se contempla en la evaluación del desempeño departamental). Esta evaluación fue establecida en las leyes 617 de 2000 y 715 de 2001. Para saber más Sobre las evaluaciones del desempeño integral y fiscal consulte: http://www.dnp.gov.co/ PortalWeb/Programas/DesarrolloTerritorial/Eva luaci%c3%b3nyseguimientodeladescentraliza ci%c3%b3n.aspx

38 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 39 Continuación Sobre qué se debe rendir cuentas a la ciudadanía? 2. Información de interés para la ciudadanía Peticiones, quejas y reclamos de la ciudadanía ante la administración pública territorial Relacionadas con: Solicitudes frecuentes por sectores, áreas o servicios institucionales. Requerimientos de interés general. Servicios frente a los cuales hay mayor demanda. Cantidad de usuarios y ciudadanos inconformes por el servicio o el proceso de la entidad. Propuestas de mejoramiento por servicio o proceso de la entidad. Mecanismos mediante los cuales la administración responde los requerimientos de la ciudadanía. Intereses concretos de la ciudadanía En relación con ciertos sectores o temas específicos (agenda ciudadana) Es fundamental conocer la agenda ciudadana para consultar y responder a las inquietudes de la ciudadanía, y así, legitimar y fortalecer el ejercicio de la rendición de cuentas: a partir del reconocimiento de sus preocupaciones, descontentos, necesidades y propuestas.

40 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 41 Cuándo y cómo rendir 1. Condiciones iniciales mínimas para la rendición de cuentas de una administracion pública territorial Para adelantar un exitoso proceso de rendición de cuentas, se requiere de unas condiciones iniciales, entre las cuales cabe destacar las siguientes: cuentas? Para que la rendición de cuentas sea exitosa, se deben cumplir unas condiciones iniciales y unos requisitos, de lo contrario será un ejercicio estéril. Una administración pública territorial comprometida con la comunidad y facilitadora de los procesos de rendición de cuentas, lo cual implica organizarse internamente y desarrollar actividades orientadas a obtener, organizar e informar a la ciudadanía, así como a generar espacios de diálogo que permitan una retroalimentación directa con la comunidad para corregir, mejorar e incentivar el buen desempeño institucional. Una administración pública con sistemas de información y de seguimiento y evaluación al Plan de Desarrollo y a toda la gestión pública que lidera el gobierno territorial. Para hacer del ejercicio de rendición de cuentas un proceso ágil y oportuno es necesario que la administración cuente con los insumos necesarios: información veraz y oportuna y, sólo se puede contar con ella si las diferentes dependencias tienen sistemas de información tanto de la gestión administrativa como de la programática-, así como sistemas de seguimiento que permitan saber cuál es el estado de la ejecución del Plan de Desarrollo Municipal, Distrital o Departamental. Una administración pública territorial cuya actuación en la rendición de cuentas se orienta por principios como: el reconocimiento de la diversidad de actores, la honestidad, la confianza en la ciudadanía, y el cumplimiento de sus competencias y funciones así como de los compromisos establecidos en el Plan de Desarrollo. Una participación efectiva de la ciudadanía y sus organizaciones. Para ello la administración territorial debe promover la participación ciudadana en todo el proceso de rendición de cuentas. En tal sentido, es importante que la administración conozca claramente cuáles son las organizaciones civiles y los principales actores del municipio o del distrito o del departamento, que desarrolle estrategias de comunicación, estimule la participación activa de la ciudadanía en dicho proceso (p. ej. de las Juntas de Acción Comunal y grupos tradicionalmente alejados de espacios de interacción entre la Administración y la comunidad), y que adelante programas de capacitación en materia de organización y funcionamiento del Estado y gestión del desarrollo territorial, entre otros temas, con el fin de contribuir a la formación, cualificación y consolidación de espacios reales de diálogo y concertación entre las administraciones y la ciudadanía. La divulgación de información oportuna, confiable, suficiente, de fácil comprensión y disponible para que la ciudadanía pueda conocer, discutir, opinar y proponer sobre los asuntos que se tratarán en la rendición de cuentas. Dónde dice? Esta parte se basa y toma algunos textos de los documentos Audiencias públicas en la ruta de rendición de cuentas a la ciudadanía de la Administración Pública Nacional (CGR, DAFP, CTC, 2009) y Elementos básicos sobre el Estado colombiano (DNP-DDTS y USAID, 2007). Ver bibliografía. Notas claves Las condiciones iniciales pueden ser verificadas a través de indicadores disponibles por la administración pública territorial en aspectos relacionados con: promoción de la participación ciudadana, sistemas de información, comunicación de resultados a la ciudadanía, entre otros.

42 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 43 Continuación Cuándo y cómo rendir cuentas? Requisitos para rendir cuentas La rendición de cuentas a la ciudadanía debe cumplir con unos requisitos para garantizar la responsabilidad pública de las autoridades y el derecho ciudadano a exigir explicaciones y realizar el control social. Los requisitos buscan el cumplimiento de los componentes básicos de la rendición de cuentas, de acuerdo con lo que establece la ley. Una Administración debe basar su rendición de cuentas en principios como el reconocimiento de la diversidad de actores, Incorporar las peticiones y propuestas ciudadanas a los procesos de diseño y ejecución de políticas públicas. Requisitos de una rendición de cuentas Explicar y justificar los actos y decisiones para ejercer las responsabilidades encomendadas. la honestidad, la confianza en la ciudadanía y el cumplimiento de sus competencias, sus funciones y los compromisos establecidos en el Plan de Desarrollo. Que el Dichos requisitos están asociados con el cumplimiento de los componente básicos de la rendición de cuentas, a saber: Informar públicamente sobre la gestión y garantizar que la ciudadanía gobernador/alcalde y su equipo de gobierno estén dispuestos a la evaluación pública en acceda a la espacios de deliberación información. con los ciudadanos.

44 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 45 Continuación 2. Cuándo rendir cuentas? Cuándo y cómo rendir cuentas? De acuerdo con lo establecido en el artículo 33 de la Ley 489 de 1998, se recomienda realizar una audiencia pública de rendición de cuentas a la ciudadanía: Cuando la administración lo considere conveniente y oportuno, se podrán convocar a audiencias públicas en las cuales se discutirán aspectos relacionados con la formulación, ejecución o evaluación de políticas y programas a cargo de la entidad, y en especial cuando esté de por medio la afectación de derechos o intereses colectivos Anualmente se debe programar diversas formas y espacios para la rendición pública de cuentas a la ciudadanía para tratar de manera integral todos los temas asociados con la gestión de la administración pública territorial y sobre el cumplimiento de las metas definidas en el Plan de Desarrollo Departamental/ Distrital/Municipal. Mínimo una vez al año Lo ideal es realizar al menos una vez al año un evento público de rendición de cuentas (que puede ser la audiencia u otro espacio que se defina), de carácter integral (contenidos institucionales obligatorios y temas de interés de la ciudadanía). Sobre qué rendir cuentas Las administraciones pueden propiciar procesos de rendición de cuentas sobre: temas sectoriales específicos (p. ej. alrededor de la educación, salud, turismo, etc.), grupos focalizados (p. ej. grupos étnicos, jóvenes, adultos mayores, mujeres cabezas de familia, población en situación de desplazamiento, etc.), zonas particulares del territorio (p. ej. conjuntos de municipios, barrios, veredas, etc.). En tales procesos se puede hacer uso de otros espacios, diferentes pero complementarios de las audiencias públicas, los cuales pueden corresponder a: reuniones zonales, foros de discusión, mesas de trabajo temáticas, ferias de la gestión, sitios web municipales (estrategia de Gobierno en Línea), entre otros. Para saber más Las audiencias públicas se constituyen en espacios donde se pueden tratar de manera integral diferentes temas relacionados con la gestión de la administración pública territorial. Sin embargo, las audiencias públicas no son el único espacio para realizar procesos de rendición de cuentas.

46 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 47 Continuación Cuándo y cómo rendir cuentas? 2. Cuándo rendir cuentas? Se sugiere realizar mínimo cuatro eventos públicos de rendición de cuentas durante el período de la administración departamental/distrital/municipal. Cómo categorizar los eventos de rendición? Primera: en el cuarto bimestre (noviembre-diciembre) del primer año de gobierno o en el segundo bimestre (marzo-abril) del segundo año. Temas Se pueden tratar temas sectoriales específicos: educación, salud, turismo, etc. Segunda: en el cuarto bimestre (noviembre-diciembre) del segundo año de gobierno o en el segundo bimestre (marzo-abril) del tercer año. Tercera: en el cuarto bimestre (noviembre-diciembre) del tercer año de gobierno o en el segundo bimestre (marzo-abril) del cuarto año. Cuarta: en el cuarto bimestre (noviembre-diciembre) del último año de gobierno (4 años). Poblaciones Grupos focalizados: grupos étnicos, jóvenes, adultos mayores, mujeres cabezas de familia, población en situación de desplazamiento, etc. En los tres primeros eventos públicos de rendición de cuentas a la ciudadanía, se recomienda que se compartan los logros y dificultades del año anterior, y se comunique a la comunidad sobre los retos para el año en curso y para lo que queda del gobierno. En el cuarto y último evento público de rendición de cuentas se debe hacer un balance de los avances y retos que quedan para el próximo gobierno, a partir del análisis de diferentes tipos de indicadores, pero en particular aquellos que permitan medir el impacto de la gestión, al tiempo que se compromete a la ciudadanía para garantizar la continuidad de obras o proyectos estratégicos para el departamento/distrito/municipio. Zonas Niveles Zonas particulares del territorio: conjuntos de municipios, barrios, veredas, etc. En tales procesos se puede hacer uso de otros espacios, diferentes pero complementarios de las audiencias públicas, los cuales pueden corresponder a: reuniones zonales, foros de discusión, mesas de trabajo temáticas, ferias de la gestión, sitios web municipales (estrategia de Gobierno en Línea), entre otros.

48 El contexto y los conceptos - Unidad 1 Departamento Nacional de Planeación 49 Pasos para realizar un proceso adecuado de rendición de cuentas De acuerdo con las diferentes metodologías existentes en Colombia y en algunos países de América Latina, para adelantar un proceso exitoso de rendición de cuentas se sugiere dar los siguientes 4 grandes pasos: 1 Planear Realizar alistamiento institucional Obtener, organizar y comunicar la información. 2 Consultar y convocar Consultar con la ciudadanía Convocar y preparar el diálogo en la rendición de cuentas. 3 Dialogar Entregar y explicar la información. Realizar el diálogo en la rendición de cuentas. 4 Valorar y ajustar Recopilar, sistematizar y evaluar Ajustar y comunicar.

50 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 51 Unidad 2 Unidad 2 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas Paso 1: Planear la rendición de cuentas Paso 2: Consultar los temas y mecanismos para la rendición de cuentas y convocar a la ciudadanía Realizar el alistamiento institucional Obtener, organizar y comunicar la información Consultar con la ciudadanía y preparar el diálogo en la rendición de cuentas Paso 3: Dialogar en el marco de la rendición de cuentas Entregar y explicar la información Realizar el evento público de rendición de cuentas a la ciudadanía Paso 4: Valorar y ajustar Recopilar, sistematizar y evaluar el diálogo con la ciudadanía Ajustar la gestión pública en función de los resultados de la rendición de cuentas y comunicar los resultados de la misma

52 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 53 Paso 1. Planear la rendición de cuentas En el paso de la planeación de la rendición de cuentas se deben preparar, organizar y definir las actividades para realizar el proceso de comunicación, diálogo y retroalimentación a la gestión con la participación de la ciudadanía. La planeación de la rendición de cuentas es En esta unidad Conocerá los diferentes pasos para adelantar un proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía. fundamental para garantizar el éxito de dicho proceso, lo cual amerita invertir tiempo en precisar los alcances, posibilidades y retos del mismo. El proceso de planear la rendición de cuentas se realiza en las dos etapas que se explican a continuación: Identificará las principales acciones para: planear la rendición de cuentas; convocar a las organizaciones sociales, económicas, ambientales y culturales; realizar los encuentros de rendición de cuentas; y valorar y retroalimentar la gestión pública para mejorar los resultados. 1. Planear Realizar alistamiento institucional 1.1. 1.2. Obtener, organizar y comunicar la información Diagrama. Etapas de la planeación de la rendición de cuentas. Para pensar y comentar En su departamento/distrito/ municipio se rinde cuentas a la ciudadanía? Cómo se realiza el proceso de rendición de cuentas? Desde su experiencia, cuál es el resultado más importante de la rendición de cuentas? Dónde dice? Fuente del diagrama: elaboración DNP-DDTS, con base en: CGR, DAFP, CTC (2009), DNP y USAID (2007). Dónde dice? Esta unidad se basa, y adapta algunos textos de: CGR, DAFP, CTC (2009), PNUD y FCM (2008), Perú, PRODES- USAID (2006) y USAID Guatemala (2004). Ver algunos formatos propuestos para realizar este paso de la rendición de cuentas en la unidad 3 de esta guía.

54 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 55 Continuación Paso 1. Planear la rendición de cuentas Etapa 1: Realizar el alistamiento institucional Se recomienda conformar un grupo interno de apoyo que se encargue de definir y liderar un plan de trabajo para adelantar el proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía. Esta etapa consiste en organizar internamente a la entidad, con el fin de adelantar anualmente el proceso de rendición de cuentas integral a la ciudadanía. De manera general, el alistamiento institucional incluye las siguientes actividades: Aunque la rendición de cuentas, concebida como un proceso permanente que es liderado por los gobernadores y alcaldes, es una responsabilidad de todas las dependencias y servidores públicos, se recomienda conformar un grupo que se encargue de coordinar y hacerle seguimiento al proceso. 1 Definir el equipo y las responsabilidades en relación con la rendición de cuentas Dónde dice? PNUD (2011) y Alcaldía Mayor de Cartagena. Decreto No. 0127 del 5 de febrero de 2009: Por el cual se conforma el Comité de Transparencia Distrital. En las administraciones públicas territoriales, este grupo debería estar conformado por las siguientes áreas: planeación, hacienda, control interno, oficina de prensa o comunicaciones, participación ciudadana o quien hace sus veces. A partir de las directrices y liderazgo del gobernador/ alcalde, el grupo debería ser coordinado por el Jefe de Planeación, y cada área que hiciera parte del mismo debería aportar a la organización y ejecución de la rendición de cuentas de acuerdo con sus funciones y responsabilidades institucionales. Para saber más En algunos municipios de Colombia se han venido implementando los Comités de Transparencia, encabezados por el alcalde y que se conciben como instancias de coordinación, formulación, seguimiento y evaluación de la política pública de transparencia y de rendición de cuentas en la entidad territorial. En tal sentido, los Comités de Transparencia, en donde existan, pueden constituirse en el grupo líder del proceso de rendición de cuentas. Notas claves Se recomienda institucionalizar la creación del equipo de rendición de cuentas mediante un acto administrativo (decreto, resolución, directiva).

56 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 57 Continuación Paso 1. Planear la rendición de cuentas / Etapa 1: Realizar el alistamiento institucional 2 Un buen plan de trabajo garantiza que la rendición de cuentas sea exitosa, por eso amerita invertir tiempo en precisar los alcances, posibilidades y retos del mismo. Definir el plan de trabajo de la rendición de cuentas en el año Objetivos. Actividades. El equipo líder de la rendición de cuentas debe elaborar un plan de trabajo en el que se precisen: Responsables. Recursos (disponibles y requeridos, y la estrategia para gestionarlos). Un cronograma para desarrollar el proceso de rendición de cuentas.

58 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 59 Continuación Paso 1. Planear la rendición de cuentas / Etapa 1: Realizar el alistamiento institucional 3 Sensibilizar y formar al equipo de gobierno sobre la rendición de cuentas Los servidores públicos de la administración departamental/ distrital/municipal deben recibir información y capacitación sobre el proceso de rendición de cuentas. Teniendo en cuenta que este proceso se constituye en un deber que tiene la administración pública con la ciudadanía, es importante que los servidores públicos tomen conciencia de su responsabilidad frente al tema, para lo cual se sugiere adelantar jornadas de sensibilización. Los servidores públicos y los particulares encargados de prestar servicios públicos que hacen parte de la administración departamental/ distrital/municipal deben recibir información y capacitación sobre el proceso de rendición de cuentas: cómo funciona, cuáles son los límites, alcances, las herramientas y los mecanismos para facilitar su implementación. El gobernador/alcalde debe liderar el proceso de rendición de cuentas y motivar a sus funcionarios para que se comprometan con el mismo. Asimismo, deben estar dispuestos a responder preguntas y exponer argumentos durante el proceso de la rendición de cuentas. Para saber más Con la aprobación del Acto Legislativo 02 de 2002 Por el cual se modifica el período de los gobernadores, diputados, alcaldes, concejales y ediles, se amplía el período de los gobernantes a cuatro (4) años y con él, el de los Consejeros designados que a partir de 2002 cumplirán un periodo de ocho (8) años. Notas claves Se sugiere que, con el apoyo del área de personal, se formule un proyecto de aprendizaje sobre rendición de cuentas y control social para involucrar a todos los servidores públicos de la gobernación/ alcaldía con el fin de sensibilizarlos sobre la importancia de la responsabilidad que tiene cada uno de ellos (según sus funciones) para el logro de un ejercicio integral y permanente en materia de rendición de cuentas a la ciudadanía.

60 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 61 Continuación Paso 1. Planear la rendición de cuentas Etapa 2: Obtener, organizar y comunicar la información Es fundamental seguir una serie de pasos que conduzcan a la obtención de una información cualificada y decantada. Esta etapa está asociada con la gestión de la información, la cual se constituye en el insumo fundamental para adelantar el proceso de rendición de cuentas, de acuerdo al conjunto de acciones que se explican a continuación: 1 Identificar y priorizar la información para la rendición de cuentas y los responsables de suministrarla. Esto implica: Para saber más 1. Precisar y priorizar la información pública que la administración territorial considera clave para rendir cuentas 2. Identificar y analizar la información disponible sobre indicadores (de producto, resultado e impacto), brindando especial interés a los de impacto, en particular al finalizar el período de gobierno. 3. Identificar las Secretarías de Despacho, Departamentos Administrativos, oficinas y personas responsables de suministrar la información requerida, así como identificar cuál de esa información debe ser validada por entidades del orden nacional (p. ej. población y coberturas certificadas por DANE, Ministerios, etc.). Para mayores detalles sobre el uso de la información en los municipios, ver: PNUD y FCM (2008). Déjate ver Herramientas para el uso práctico y transparente de la información en los municipios. Páginas 79-84. 4. Identificar los actores a los que se va a consultar y convocar a la rendición de cuentas. Para esto se recomienda que: A partir de los insumos y contactos suministrados por las diferentes dependencias de la administración territorial se identifique, organice o actualice una base de datos de los representantes de organizaciones que se caractericen por su representatividad y liderazgo en la entidad territorial (sociales, gremiales, academia, medios de comunicación, entidades públicas, veedurías, Consejos Territoriales de Planeación, organismos de control, organismos de cooperación internacional, universidades, asociaciones de profesionales y otros grupos de interés). Se elabore un directorio (con nombre, organización y datos de contacto teléfono, correo electrónico ) que se pueda colocar a disposición de toda la administración y de la ciudadanía en medio impreso o a través de la Internet (en las páginas web de gobernaciones y alcaldías donde estén disponibles). Notas claves Es fundamental contar con un listado o base de datos de los ciudadanos a ser consultados, en el paso 2 de la RC, para que sean interlocutores con la administración pública territorial.

62 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 63 Continuación Paso 1. Planear la rendición de cuentas / Etapa 2: Obtener, organizar y comunicar la información 2 Establecer pautas para buscar, organizar y estandarizar la información 3 Buscar la información El equipo encargado de la rendición de cuentas debe solicitar a las diferentes dependencias y personas la información requerida (en formatos previamente diseñados), de acuerdo con el cronograma establecido en el plan anual de RC. A partir de la anterior actividad, se deben establecer directrices para la búsqueda, organización y estandarización de la información que facilite su consecución, organización y entrega a la ciudadanía. Esto implica la elaboración de formatos estándar para el reporte y captura de la información, que se constituyan en insumos claves para el seguimiento y evaluación de la RC y del proceso de gestión. Es fundamental que el equipo líder de la rendición de cuentas organice y garantice el funcionamiento de un sistema de información y archivo para fundamentar el proceso. En las administraciones públicas territoriales la información puede obtenerse principalmente en los siguientes momentos (PNUD y FCM, 2008): 1. En la formulación del Plan de desarrollo. 2. En la ejecución del Plan de desarrollo. 3. En la prestación de servicios a la ciudadanía. 4. En el reporte de información (cifras fiscales presupuestales y de gestión) en los formatos de organismos de control y entidades del Gobierno nacional (p. ej. al DNP, Ministerio de Hacienda). Una vez encontrada, la información debe ser clasificada y organizada de acuerdo con los parámetros definidos al interior de la Administración.

64 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 65 Continuación Paso 1. Planear la rendición de cuentas / Etapa 2: Obtener, organizar y comunicar la información Cumplimiento de las competencias territoriales. Cumplimiento de los compromisos establecidos en el Plan de desarrollo, organizados por ejes u objetivos estratégicos definidos en el mismo, o en 4 Organizar la información A Contenidos institucionales obligatorios función de las dimensiones del desarrollo territorial (social y cultural, económica, ambiental e institucional). Ejecución del presupuesto. Acciones de mejoramiento institucional y de desempeño de la gestión pública. Dónde dice? Ver: Unidad 3: formatos para planear la RC. Esta actividad comprende: 1. Su almacenamiento y clasificación; Inicialmente con la información sobre 2. su procesamiento; peticiones, quejas y reclamos (PQR). Esta 3. la preparación de las salidas de la información (informes, documentos, tablas, cuadros, etc.). Se sugiere organizar la información al rededor de los siguientes temas: B Información de interés para la ciudadanía información se complementará en los pasos 2 y 3 de la RC (consultar y convocar, y entregar y explicar), una vez se consulte a la ciudadanía sobre los temas específicos de interés para la RC. A partir del inventario de (PQR) presentados por los usuarios y ciudadanía, se recomienda identificar los principales temas de preocupación ciudadana, analizarlos y organizarlos para presentar dicha información en la rendición de cuentas.

66 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 67 Continuación Paso 1. Planear la rendición de cuentas / Etapa 2: Obtener, organizar y comunicar la información 5 Seleccionar la información que se socializará a la ciudadanía La información que se socializa a la ciudadanía debe ser de tal calidad y claridad que interese a todos los integrantes de la comunidad. Transparente Oportuna y actualizada Veraz A La información recibida debe ser seleccionada con el propósito de garantizar que sea: Disponible todo el Permanente tiempo Completa y suficiente Que sirva para la Constructiva toma de decisiones y para actuar De calidad Para pensar y comentar Insumo suficiente para ilustrar sobre las acciones dirigidas a diversos grupos poblacionales (teniendo en cuenta su localización, género, edad, raza, etc.). También es importante que la información se seleccione en función del interés o de las características de los actores a ser convocados a la RC, para lo cual se recomienda identificar información de interés general y específica (por ejemplo para jóvenes, adultos mayores, gremios, universidades, etc.).

68 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 69 Continuación Paso 1. Planear la rendición de cuentas / Etapa 2: Obtener, organizar y comunicar la información 6 Diseñar estrategias de comunicación para la rendición de cuentas La información seleccionada en la anterior actividad y cuyo destino es la ciudadanía debe ser fácilmente comprensible, porque de lo contrario generará desinterés por parte de la comunidad. Notas claves Es importante aclarar que en este paso de la rendición de cuentas (planear) solamente se diseñan las estrategias de comunicación, las cuales se implementarán en los siguientes pasos en el camino hacia la rendición de cuentas a la ciudadanía. Dónde dice? México SFP (2007), así como www.lenguajeciudadano.gob.mx Dónde dice? Perú, PRODES-USAID, 2006. A Se recomienda preparar la información de tal forma que: 1. Esté redactada de forma sencilla y acorde con las características sociolingüísticas de la población (implementar estrategias de lenguaje ciudadano, previendo la presencia de grupos étnicos en el territorio). 2. Sea breve (evitar discursos o exposiciones largas). 3. Sea comprensible por los diferentes actores para que la ciudadanía pueda contar con mayores elementos de juicio para realizar aportes más calificados en desarrollo del proceso de rendición de cuentas. 3. Sea ilustrativa y pedagógica (que contenga mapas, gráficos, fotos, planos, todos debidamente explicados, etc.). 4. Tome en cuenta las demandas de información de la población, al menos las identificadas preliminarmente. En este tema es fundamental trabajar con los medios de comunicación, capacitándolos sobre el tema y facilitando la divulgación de información sobre la rendición de cuentas a la ciudadanía. B Las estrategias comunicativas deben tener, entre otros, los siguientes propósitos: 1. Informar y formar a la ciudadanía sobre qué es la rendición de cuentas y por qué es necesario que participen. 2. Comunicar a la ciudadanía sobre los diversos escenarios por medio de los cuales se va a rendir cuentas a la ciudadanía (por ejemplo, sitios web o anuncios radiales). Se deben definir estrategias comunicativas, en las cuales se identifiquen los mecanismos para comunicar la información (perifoneo, carteleras, mensajes en programas de radio o en la prensa, etc.) y los diferentes tipos de mensajes de acuerdo con el tipo de población a los que vayan dirigidos (niños, jóvenes, profesionales, amas de casa, adultos mayores, etc.).

70 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 71 Continuación Paso 1. Planear la rendición de cuentas / Etapa 2: Obtener, organizar y comunicar la información 7 Diseñar estrategias especiales de socialización y movilización para la rendición de cuentas Así como es importante realizar actividades de socialización y movilización de la información, también lo es abrir espacios para su análisis y enriquecimiento. Se requiere diseñar e implementar estrategias orientadas a lograr un mayor impacto en la conformación de corrientes de opinión pública en el departamento/ distrito/ municipio, como por ejemplo la realización de ferias informativas sobre la gestión territorial, en la cual las diferentes dependencias de la Administración presenten sus logros y retos, o la comunicación de resultados a través de medios masivos de comunicación como la radio, televisión o la prensa. 8 Crear espacios para el análisis de la información Se recomienda impulsar la conformación de observatorios ciudadanos (grupos que observan y evalúan) sobre los temas relacionados con la gestión de la Administración (en particular sobre los compromisos del Plan de desarrollo) por parte de las universidades u organizaciones sociales especializadas para que vigilen y retroalimenten la gestión. Dónde dice? http://www.observatoriosciudadanos.org.mx, citado por: CGR, DAFP, CTC (2009).

72 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 73 Paso 2. Consultar y convocar a la ciudadanía En este segundo paso del proceso de rendición de cuentas (RC) se busca propiciar la interacción entre la administración pública territorial y la ciudadanía, con el fin de ir preparando el terreno para generar confianza, hacer más transparente la gestión pública y estimular el diálogo. Etapas para consultar y convocar a la ciudadanía a participar en el proceso de rendición de cuentas: 2. Consultar y convocar 2.1 Consultar con la ciudadanía 2.2 Convocar y preparar el diálogo en la RC. Para saber más Esta parte se basa, y adapta algunos textos de: CGR, DAFP, CTC (2009), Perú, PRODES-USAID (2006) y USAID Guatemala (2004). Ver algunos formatos propuestos para realizar este paso de la rendición de cuentas en la unidad 3 de esta guía.

74 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 75 Continuación Paso 2. Consultar y convocar a la ciudadanía Etapa 1: Consultar con la ciudadanía En este aparte se presentan las actividades necesarias para realizar una adecuada consulta con la ciudadanía, en el proceso de rendición de cuentas. En esta etapa, es necesario que la administración pública territorial consulte, a la ciudadanía en general y a los sectores en particular, a través de sus organizaciones y espacios de participación constituidos, sobre los siguientes asuntos: Cuáles son los temas de mayor interés para la rendición de cuentas (determinar la agenda ciudadana ). Lo anterior puede contrastarse con el cumplimiento de las metas consignadas en diferentes temas y sectores (p. ej. salud, educación, cultura, etc.), de acuerdo con las competencias territoriales y con los compromisos establecidos en los planes de desarrollo departamentales, distritales o municipales. La consulta a la ciudadanía comprende las siguientes actividades 1 Promover la participación de actores y organizaciones sociales representativas Se sugiere adelantar una campaña publicitaria, de acuerdo con las pautas establecidas en el paso anterior sobre la planeación de la RC (estrategias de comunicación) sobre el derecho y la importancia de participar en la rendición de cuentas, con el apoyo de la oficina de prensa o comunicaciones (si la hay), para indagar sobre otros actores y organizaciones interesados en participar en el proceso. Es muy importante apoyarse en los espacios de participación de la sociedad civil existentes (por ejemplo, los Consejos Territoriales de Planeación) y otras formas de organización comunitaria que no solamente convocan a los ciudadanos sino que tienen capacidad de gestión y apoyo para el proceso de rendición de cuentas. Se recomienda incentivar la participación de la ciudadanía y de las organizaciones comunitarias, por medio de talleres, charlas o documentos que orienten a las organizaciones sociales sobre los alcances de la rendición de cuentas: cómo funciona, cuáles son los límites, y las herramientas disponibles? Cuáles serían los mecanismos idóneos para acceder a la información sobre la rendición de cuentas (publicaciones periódicas en medios masivos, publicaciones impresas gratuitas, ferias de la información, etc.), así como sobre los días y horarios que más se les facilitan a los ciudadanos para asistir a las reuniones y al evento público de rendición de cuentas. Antes que la realización masiva de eventos, y con el fin de fortalecer el diálogo entre la administración pública territorial y la ciudadanía, pueden establecerse e implementarse estrategias de acompañamiento a las organizaciones sociales, en la lectura y comprensión de la información que se presentará en la rendición de cuentas (p. ej. en el evento público de rendición de cuentas, audiencia, taller o reunión). Es importante facilitar la comprensión de los informes por parte de la comunidad organizada y del ciudadano del común, de tal forma que dichos actores puedan ver allí reflejadas sus expectativas y los avances respecto de los compromisos establecidos en los Planes de desarrollo territoriales. En tal sentido, formar a la ciudadanía contribuye a mejorar los procesos de rendición pública de cuentas y en general a fortalecer la gestión pública territorial.

76 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 77 Continuación Paso 2. Consultar y convocar a la ciudadanía / Etapa 1: Consultar con la ciudadanía Continuación Etapa 1: Consultar con la ciudadanía 2 Consultar los temas de mayor interés para la ciudadanía Se recomienda realizar, a través de diversos medios, la consulta con diferentes personas, organizaciones sociales y espacios de participación, para identificar sus intereses y preocupaciones frente al desempeño de la administración y el cumplimiento de los compromisos fijados en el Plan de desarrollo. Se sugiere establecer diversos momentos durante el año para suministrar información sobre la gestión y conversar con la ciudadanía a través de medios de comunicación y espacios de encuentro. De acuerdo con las características del departamento / distrito / municipio se recomienda utilizar permanentemente diferentes medios de comunicación, como chats, blogs, foros virtuales, correos electrónicos, boletines, periódicos, carteleras, ferias de la gestión, conversaciones telefónicas, entrevistas, y reuniones o mesas de trabajo acordadas con los grupos de interés. 3 Consultar los espacios, mecanismos y fechas para la Rendición de cuentas Se recomienda consultar y concertar con la ciudadanía y las organizaciones sociales los espacios (audiencias, foros, mesas de trabajo, etc.), mecanismos (cartillas didácticas, informes, afiches, volantes, cuñas radiales, etc.) y fechas para realizar la RC, en particular para realizar el evento público anual de RC. En general se sugiere proponer espacios, mecanismos y fechas a la ciudadanía, para que a partir de la propuesta se establezcan los acuerdos. Se recomienda seleccionar uno o más mecanismos a través de los cuales se comunique la información sobre la rendición de cuentas, con el fin de lograr una mayor cobertura. Es fundamental reconocer las condiciones socioculturales de la población para seleccionar el mecanismo, así como el tipo de lenguaje, para informar sobre la RC. Para saber más Espacios y mecanismos descritos en la unidad 1 de esta guía.

78 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 79 Continuación Paso 2. Consultar y convocar a la ciudadanía Etapa 2: Convocar a la ciudadanía y preparar En esta etapa se convoca a la ciudadanía y a las organizaciones sociales a participar activamente en el diálogo que debe caracterizar al proceso de rendición de cuentas. Dicho diálogo puede materializarse en un evento público de rendición de cuentas (EPRC), el cual debe empezar a prepararse con suficiente antelación. el diálogo en la rendición de cuentas En este aparte se presentan las principales actividades para convocar al evento público de rendición de cuentas (EPRC) y posteriormente las acciones propuestas para su organización. La convocatoria se entiende como un proceso para lograr la máxima participación y la mínima exclusión de los actores y organizaciones sociales más representativos, provenientes de diferentes sectores de la sociedad. La convocatoria al EPRC incluye las siguientes actividades: Actores de la producción: quienes representan a organizaciones de los sectores económicos, con poder de decisión sobre los medios de producción, la producción de bienes y la prestación de servicios. Actores de poder institucional: entidades u organizaciones de carácter público, que tienen la responsabilidad, la autoridad y la competencia en aspectos relacionados con la gestión pública y el ejercicio del control (órganos de control). 1 Definir los actores y organizaciones a ser convocados a los eventos de RC (priorizar) A partir del listado o base de datos general sobre los actores y organizaciones existentes en el departamento/municipio elaborado en el paso 1, se recomienda priorizar las organizaciones y actores de mayor representatividad y liderazgo en la entidad territorial, así como a algunos sectores o grupos que han estado tradicionalmente alejados de la interacción entre la administración y la ciudadanía. Actores y organizaciones Para la priorización, se recomienda apoyarse en la oficina de participación de la administración (si la hay), así como en la información de la Cámara de Comercio, los espacios de participación ciudadana, y la proveniente de iglesias, asociaciones, casas de la cultura y bibliotecas, entre otras organizaciones. Para facilitar su organización, se sugiere agrupar los actores a ser convocados al evento de RC, en las siguientes categorías: Actores de la comunidad: organizaciones sociales, cívicas, religiosas, artísticas, culturales, gestores ciudadanos, entre o otros. Actores del saber: académicos, investigadores, profesionales, artistas, entre otros.

80 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 81 Continuación Paso 2. Consultar y convocar a la ciudadanía / Etapa 2: Convocar a la ciudadanía y preparar el diálogo en la rendición de cuentas 3 Convocar al evento de rendición de cuentas Continuación Etapa 2: Convocar a la ciudadanía y preparar el diálogo en la rendición de cuentas La convocatoria al EPRC incluye las siguientes actividades: Se recomienda convocar a la ciudadanía por lo menos treinta (30) días antes de la fecha de realización del evento de rendición de cuentas (audiencia, reunión zonal, encuentros ciudadanos, talleres sectoriales, etc.). Para ello se sugiere: a. Continuar con b. Enviar invitación personal a c. Utilizar 2 Implementar la campaña de sensibilización y la movilización de reuniones de motivación y explicación a la ciudadanía y identificadas, aclarando el objetivo del evento público de RC (para no generar falsas expectativas y motivar a la ciudadanía), acompañada del informe mecanismos, según la disponibilidad presupuestal, la realización ciudadanos y organizaciones sociales diferentes demás actores técnico preparado por la administración tales como: A partir de lo definido en el paso 1 de la RC (planear), se debe implementar la estrategia para sensibilizar y movilizar a la ciudadanía y demás actores en relación con el proceso de RC. para garantizar su participación en el evento. en un lenguaje sencillo y claro que sea comprensible por todos los ciudadanos (ver: Unidad 3: formatos para consultar y convocar a la RC). página web, prensa de amplia circulación, periódico institucional, La estrategia debe contemplar diferentes mecanismos asociados con la rendición de cuentas, desde el perifoneo y la elaboración de volantes, hasta la realización de cuñas radiales y la divulgación de la información a través de medios electrónicos como correo electrónico, página web, etc. boletines, radio, carteleras, perifoneo, volantes, etc. Para saber más Unidad 3: formatos para consultar y convocar a la RC).

82 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 83 Continuación Paso 2. Consultar y convocar a la ciudadanía / Etapa 2: Convocar a la ciudadanía y preparar el diálogo en la rendición de cuentas Continuación Etapa 2: Convocar a la ciudadanía y preparar el diálogo en la rendición de cuentas La convocatoria al EPRC, incluye las siguientes actividades: 4 Inscribir a los representantes de las organizaciones sociales y de la ciudadanía en general Desde el mismo momento de convocatoria al evento público de rendición de cuentas, es decir 30 días antes del mismo, motivar a las organizaciones sociales y culturales, y a la ciudadanía para que inscriban sus propuestas o necesidades de intervención. A partir de los insumos recibidos, se recomienda clasificar y distribuir entre las diferentes dependencias de la administración pública territorial, las propuestas de intervención recibidas, para que dichas dependencias preparen las respuestas requeridas. Notas claves Se recomienda organizar las propuestas alrededor de los ejes u objetivos estratégicos del Plan de Desarrollo territorial o en función de las dimensiones del desarrollo integral (ambiente natural y construido, poblacional, socio-cultural, económica, y político-administrativa).

84 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 85 Continuación Paso 2. Consultar y convocar a la ciudadanía Etapa 3: Preparar el evento público de Como complemento a la convocatoria de la ciudadanía, es necesario organizar el evento anual o semestral de rendición de cuentas a la ciudadanía, que puede corresponder a una audiencia pública, un taller zonal o temático, o un espacio de encuentro ciudadano, entre otras alternativas. Lo fundamental, es preparar con la debida anticipación, el evento de rendición de cuentas que se defina, considerando desde el objetivo del mismo hasta las condiciones logísticas necesarias para su adecuada realización. rendición de cuentas En esta parte del documento se presentan las herramientas claves para preparar el evento público de rendición de cuentas. 2 Determinar la fecha para realizar el evento de rendición de cuentas Para realizar el evento público de rendición de cuentas, se recomienda adelantar las siguientes actividades: A partir de las consultas realizadas con la ciudadanía se debe establecer la fecha para realizar el EPRC. Para ello se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: 1 Clarificar el objetivo y los resultados esperados del evento público de rendición de cuentas En el evento deben reportarse resultados de Se sugiere realizar el EPRC dentro del segundo bimestre del año (marzo-abril) para responder por la gestión de la En el evento debe garantizarse la presencia de la ciudadanía y de los una vigencia vigencia anual anterior (en grupos de interés, anual. particular para los primeros por lo cual es Se recomienda que el grupo líder del proceso de rendición de cuentas se reúna para clarificar el objetivo y los resultados que se esperan obtener, así como los responsables concretos para la organización y realización del EPRC. tres años de gobierno). En relación con el último año, se recomienda que el EPRC se realice en el último bimestre importante informarles oportunamente sobre la fecha y horario de realización. del año. Se sugiere que el Secretario o Director de Planeación sea el coordinador para la realización del evento de rendición de cuentas.

86 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 87 Continuación Paso 2. Consultar y convocar a la ciudadanía / Etapa 3: Preparar el evento público de rendición de cuentas Continuación Etapa 3: Preparar el evento público de rendición de cuentas Para realizar el evento público de rendición de cuentas, se recomienda adelantar las siguientes actividades: 4 Definir los aspectos logísticos del evento de rendición de cuentas Al momento de organizar los aspectos logísticos del EPRC (preparativos y detalles del evento), tenga en cuenta los siguientes aspectos: 3 Organizar la estrategia de comunicación para promover el evento Con el propósito de dar a conocer en forma oportuna y comprensible, el informe de rendición de cuentas a diferentes grupos de interés, se recomienda: Realizar un inventario de recursos como videos, fotografías, entrevistas, presentaciones en Power Point, entre otros, sobre logros institucionales. Divulgar los mecanismos de comunicación diseñados para que la ciudadanía acceda a la información, realice preguntas y formule propuestas a la administración (ver: unidad 3: formatos para consultar y convocar a la RC). Diseñar murales, carteleras, boletines, afiches, exposiciones, cartillas, videoclips, entre otros, para presentarlos el día del evento público de RC. a. Definir y reservar el lugar: identifique un lugar para llevar a cabo el EPRC. El sitio debe ser de fácil acceso a la ciudadanía; se aconseja que tenga varias entradas y posibilidades de parqueo y transporte para los asistentes. Tenga en cuenta las normas básicas de seguridad. Se recomienda elaborar un cuadro comparativo de entidades que presten el servicio de auditorios, sus costos, recursos ofrecidos, capacidad y seguridad. b. Definir los suministros requeridos: establecer las necesidades para el desarrollo del evento de RC, como por ejemplo: teléfonos, fax, computador, punto de red, acceso a la Internet, video beam, proyector de diapositivas, papelógrafo, televisión, cámara de video, grabadora, sillas, papelería, registro de asistencia, material a entregar a los asistentes documentos, CD, etc. d. Confirmar el número de personas y organizaciones que asistirían al evento público de RC. e. Definir la agenda y duración del evento: se sugiere que el evento de RC se estructure en dos sesiones (en días diferentes), cada una de 4 horas, siendo fundamental el darla a conocer oportunamente a la ciudadanía (al menos con 15 días de antelación a la realización de la audiencia). El tema de la agenda del evento de RC se tratará en el paso 3 de la RC f. Designar el maestro de ceremonias del EPRC y a un comité de relatores (de 2 a 3 personas) encargado de producir las memorias del evento y el acta de compromisos de la misma. c. Definir formatos para consignar la información que será recopilada para evaluar el EPRC, así como las impresiones de la ciudadanía y las organizaciones sociales en relación con la RC y con el EPRC.

88 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 89 Paso 3. Dialogar en el marco de la rendición de cuentas El paso del diálogo directo entre la administración y la ciudadanía contempla dos etapas: entregar y explicar la información y realizar el diálogo en la rendición de cuentas. El proceso de rendición de cuentas tiene una etapa fundamental correspondiente al diálogo entre la administración pública territorial y la ciudadanía, la cual se materializa en uno o varios eventos públicos de rendición de cuentas, donde se trate la integralidad de los temas de la gestión pública o temas específicos de índole sectorial o poblacional. Etapas para dialogar en la rendición de cuentas: El evento de rendición de cuentas puede tomar la forma de una audiencia pública u otros espacios de diálogo con la ciudadanía (talleres, reuniones, foros, etc.), aspecto que debe ser examinado y decidido por cada administración pública departamental o local, de acuerdo con sus necesidades y disponibilidad de recursos humanos, técnicos y financieros. En particular, la etapa del diálogo guarda relación con la entrega y explicación de la información así como con la realización del evento público de rendición de cuentasα (EPRC), en el cual se concreta el intercambio respetuoso y cordial de información, apreciaciones, críticas y sugerencias en relación con el desempeño de la administración pública territorial en diferentes aspectos asociados con la gestión pública, pero principalmente en relación con el cumplimiento de los compromisos establecidos en el Plan de desarrollo departamental/distrital/ municipal. 3. Dialogar 3.1 Entregar y explicar la información 3.2 Realizar el diálogo en la RC. Dónde dice? Esta parte se basa, y adapta algunos textos de: CGR, DAFP, CTC (2009), Perú, PRODES-USAID (2006) y USAID Guatemala (2004). Para saber más Ver la unidad de este documento, en el cual se presentan algunos formatos para verificar el cumplimiento de las actividades previstas para la realización de la audiencia pública, así como para presentar propuestas en desarrollo de la misma. Palabras claves En este documento se utiliza el concepto de evento público de rendición de cuentas para hacer referencia a un espacio de diálogo donde se cubran, de manera integral, diferentes temas relacionados con la gestión pública territorial y que de acuerdo con las decisiones de la gobernación o de la alcaldía, puede tomar la forma de una audiencia pública, una reunión, un foro o un taller de rendición de cuentas.

90 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 91 Continuación Paso 3. Dialogar en el marco de la rendición de cuentas Etapa 1: Entregar y explicar la información En este aparte se presentan los elementos que se deben tener en cuenta en la etapa de entrega y explicación de la información. A partir de la organización de la información (tanto de los contenidos institucionales obligatorios como de los aspectos de interés de la ciudadanía) y la definición de las estrategias de comunicación y socialización definidas en el paso 1 de la RC (planear), así como con base en la consulta y convocatoria a la ciudadanía a dialogar en el marco de la rendición de cuentas (paso 2 de la RC), en este tercer paso se realiza la entrega y explicación de la información para la rendición de cuentas a la ciudadanía. 1 Preparar el informe de rendición de cuentas 2 Identificar claramente los actores a quienes va dirigido el informe de RC Para la entrega y explicación de la información se recomienda realizar las siguientes actividades: 3 Publicar, distribuir y explicar el informe de rendición de cuentas

92 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 93 Continuación Paso 3. Dialogar en el marco de la rendición de cuentas / Etapa 1: Entregar y explicar la información A continuación se presenta una propuesta de estructura para el informe de RC: 1 Preparar el informe de rendición de cuentas El equipo líder del proceso de RC en la administración territorial debe consolidar el informe de rendición de cuentas alrededor del cual se estructurará el EPRC. Propuesta de estructura para el informe de rendición de cuentas Presentación del informe. Introducción. De acuerdo con las directrices establecidas en la política editorial establecida en el Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, los contenidos de los informes deben: Resumen ejecutivo: a) qué se propuso y qué se ha hecho; b) qué se ha logrado; c) con qué lo han hecho (recursos -humanos, físicos, financieros, otros); d) a quiénes se ha beneficiado; e) qué falta por hacer; f) retos y obstáculos; g) recomendaciones y propuestas. I. Contexto (qué se encontró al iniciar el período de gobierno, qué se propuso en el programa de gobierno del mandatario electo). Ser entendibles, agradables y de Observar el derecho de autor y de II. Contenidos institucionales obligatorios: i) Cumplimiento de las competencias territoriales. uso fácil. propiedad intelectual. ii) Cumplimiento de los compromisos establecidos en el Plan de desarrollo, a partir de los ejes, dimensiones u objetivos estratégicos definidos en el mismo. iii) Ejecución del presupuesto. Mantener la privacidad, es decir que no incluyan información sometida a reserva (ver anexo 2). Ser vigentes, relevantes, verificables y completos. iv) Información sobre la contratación realizada (bienes y servicios). v) Información sobre el recurso humano (servidores públicos y contratistas de la Administración). vi) Acciones de mejoramiento institucional y de desempeño de la gestión pública. vii) Información sobre procesos y procedimientos relacionados con la prestación de servicios sociales (salud, educación, atención a grupos específicos de población). No deben ser ofensivos ni discriminatorios. viii) Información sobre atención de coyunturas especiales (p. ej. gestión del riesgo, amenazas y desastres naturales ola invernal, terremotos, etc. ). III. Información de interés para la ciudadanía: i) Información sobre peticiones, quejas y reclamos. ii) Temas específicos de interés para la RC. Conclusiones y recomendaciones. Anexos: mapas, gráficos, resultados de la convocatoria a la RC.

94 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 95 Continuación Paso 3. Dialogar en el marco de la rendición de cuentas / Etapa 1: Entregar y explicar la información Continuación. Etapa 1: Entregar y explicar la información 2 Identificar claramente los actores a quienes va dirigido el informe Al momento de distribuir y explicar los informes a los diferentes actores interesados en el proceso de rendición de cuentas, deben reconocerse características de los mismos (para definir el lenguaje a utilizar) asociadas con: A partir de la información que se va a entregar, deben elaborarse diferentes tipos de informes en función de los actores a quienes van dirigidos. De tal forma, debería pensarse en al menos dos versiones: una técnica para conocimiento de órganos de control y expertos en temas de gestión pública, y otra en lenguaje muy sencillo para conocimiento general de la ciudadanía. De tal forma, es fundamental identificar claramente los interlocutores más representativos en el proceso de RC: Sociedad civil: ciudadanía activa, con un Corporaciones mayor nivel de conciencia y organización administrativas de (p. ej. Juntas de Acción Comunal, Juntas elección popular Administradoras Locales, organizaciones (Concejos y de carácter sectorial, veedurías, comités, Asambleas). asociaciones representativas de determinados grupos poblacionales mujeres, jóvenes, grupos étnicos, adultos mayores, ONG s, entre otros). Representantes de los medios de comunicación. Su nivel educativo. Intereses políticos y sociales. Formas tradicionales de Disponibilidad de tiempo. comunicarse. Lugar donde se realiza la Raza, etnias y grupos poblacionales entrega de la información. a los que pertenecen (p. ej. mujeres, Acceso a los medios en los que jóvenes, discapacitados, población se dispone la información. en situación de desplazamiento forzado, etc.). Se recomienda que la administración pública territorial, con el apoyo de la academia, capacite a la ciudadanía y a las organizaciones sociales para generar en ellos capacidades que les permita entender, aprovechar y aportar soluciones, a partir de acciones concretas para mejorar su comprensión y apropiación de la información a partir de la cual se realiza la RC. Otros niveles de gobierno y organismos de control, siendo fundamental aprovechar los informes de rendición de cuentas generados en otros niveles de gobierno y los órganos de control para la rendición de cuentas social. Ciudadanía en general (solicitudes de interés particular). También pueden acudir a las Redes Institucionales de Apoyo a las Veedurías Ciudadanas. Estas redes fueron establecidas por la Ley 850 de 2003 y de ella hacen parte varios organismos y entidades con asienta a nivel territorial.

96 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 97 Continuación Paso 3. Dialogar en el marco de la rendición de cuentas / Etapa 1: Entregar y explicar la información Continuación. Etapa 1: Entregar y explicar la información 2 Identificar claramente los actores a quienes va dirigido el informe A partir de la misma información, deben elaborarse diferentes tipos de informes en función de los actores a quienes va dirigido. De tal forma, debería pensarse en al menos 2 versiones: una técnica para conocimiento de órganos de control y expertos en temas de gestión pública, y otra en lenguaje muy sencillo para conocimiento general de la ciudadanía. De tal forma, es fundamental identificar claramente los interlocutores más representativos en el proceso de RC: Sociedad civil: ciudadanía activa, con un mayor nivel de conciencia y organización (p. ej. Juntas de Acción Comunal, Juntas Administradoras Locales, organizaciones de carácter sectorial veedurías, comités, asociaciones representativas de determinados grupos poblacionales mujeres, jóvenes, grupos étnicos, adultos mayores-, ONGs, entre otros). Corporaciones administrativas de elección popular (Concejos y Asambleas). Otros niveles de gobierno y organismos de control, siendo fundamental el aprovechar los informes de rendición de cuentas generados a otros niveles de gobierno y a los órganos de control para la rendición de cuentas social. Ciudadanía en general (solicitudes de interés particular). Representantes de los medios de comunicación. De acuerdo con lo anterior, al momento de distribuir y explicar (lenguaje utilizado) los informes a los diferentes actores interesados en el proceso de rendición de cuentas, deben reconocerse características de los mismos asociadas con: Su nivel educativo. Formas tradicionales de comunicarse. Raza, etnias y grupos poblacionales a los que pertenecen (p. ej. mujeres, jóvenes, discapacitados, población en situación de desplazamiento forzado, etc.). Intereses políticos y sociales. Disponibilidad de tiempo. Lugar donde se realiza la entrega de la información. Acceso a los medios en los que se dispone la información. Se recomienda que la administración pública territorial, con el apoyo de la academia, capacite a la ciudadanía y a las organizaciones sociales para generar en ellos capacidades que les permita entender, aprovechar y aportar soluciones, a partir de acciones concretas para mejorar su comprensión y apropiación de la información a partir de la cual se realiza la RC. También pueden acudir a las Redes Institucionales de Apoyo a las Veedurías Ciudadanas. Estas redes fueron establecidas por la Ley 850 de 2003 y de ella hacen parte varios organismos y entidades con asienta a nivel territorial. 3 Publicar, distribuir y explicar el informe de rendición de cuentas Por lo menos 30 días antes de la fecha de realización del evento, se recomienda publicar y distribuir el informe de rendición de cuentas sobre los resultados de la gestión que se presentará en el mismo. Como se sugirió anteriormente, el informe puede ser entregado al momento de hacer la respectiva convocatoria. Se sugiere enviar por correo electrónico el informe a los convocados al evento de rendición de cuentas. En caso de no ser posible enviar por correo electrónico, se recomienda imprimir varias copias para entregar a los interesados. De acuerdo con lo anterior se recomienda publicar el informe en la página web, en carteleras, en las casas de cultura, bibliotecas y en los centros de documentación y atención al usuario, entre otros lugares. Se sugiere realizar foros y mesas de trabajo presenciales previos al evento público de rendición de cuentas, sobre programas o temas específicos, de acuerdo con los intereses de las organizaciones sociales. Se recomienda utilizar espacios radiales y televisivos comunitarios para divulgar la información y la comunicación con la ciudadanía. Se sugiere promover foros en línea y/o comunicación constante a través de correos electrónicos, chats, o líneas de atención telefónica, entre otras.

98 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 99 Continuación Paso 3. Dialogar en el marco de la rendición de cuentas Etapa 2: Realizar el evento público de rendición de cuentas (EPRC) a la ciudadanía b. Se debe designar un moderador para coordinar el EPRC. De acuerdo con la definición de los aspectos logísticos del EPRC establecidos en el paso 2 de la rendición de cuentas (consultar y convocar), en esta etapa se realiza el evento. El moderador debe: Actividades sugeridas para realizar el EPRC: Contar los tiempos y las intervenciones y presentar el orden del día. Presentar el reglamento del evento de RC, aclarando el procedimiento y tiempos para las intervenciones y los objetivos del evento. 1 Organizar y realizar el evento de rendición de cuentas c. Se sugiere que el evento de RC se desarrolle en dos bloques, preferiblemente en dos días diferentes para evitar agotar a los asistentes: Día 1 Día 2 a. Se sugiere realizar, al menos una vez al año, un EPRC de carácter integral, el cual debería ser presidido por el gobernador y/o el alcalde, junto con su equipo de gobierno (Secretarios de Despacho, Directores de Departamento Administrativo, Gerentes de organismos descentralizados). En la mesa principal también participarán el equipo organizador del proceso de RC, liderado por el secretario o director de planeación departamental /distrital /municipal. Con duración máxima de 4 horas, en el cual se realicen mesas sectoriales para discutir temas puntuales y resolver algunas solicitudes concretas hechas por la ciudadanía. Con duración máxima de cuatro horas, en el cual se realice el evento central de la RC (plenaria). A continuación la agenda que se recomienda realizar. Para saber más Notas claves En el caso de otros EPRC sectoriales o poblacionales, que se realicen durante el año, estos deberían ser presididos por el secretario (a), director (a) o gerente de la entidad que guarde relación con el tema de RC que se trate en dicho evento. Se recomienda implementar algunas actividades lúdicas que contribuyan a distensionar el ambiente en la rendición de cuentas, sin que el mismo pierda su seriedad y rigurosidad. Por ejemplo, de acuerdo con la experiencia de la Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (en los talleres de presupuesto participativo y rendición de cuentas realizados en diferentes partes del país, se pueden utilizar técnicas de visualización (plasmando las ideas en tarjetas y papelógrafos que se hacen visibles para todos los asistentes a la reunión) y propiciar ciertas actividades como una urna o un juego de balotas para que, aleatoriamente, los ciudadanos tomen una balota y, a partir de lo señalado en la misma, se rinda cuentas sobre un tema o un sector específico sin estar atados al desarrollo estricto del orden fijado en la agenda del día.

100 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 101 Continuación Paso 3. Dialogar en el marco de la rendición de cuentas / Etapa 2: Realizar el evento público de rendición de cuentas (EPRC) a la ciudadanía/ Actividades sugeridas para realizar el EPCR 1 Se recomienda que en el día 2 se lleve a cabo la siguiente agenda: Intervención de la entidad: el gobernador/ alcalde debe presentar en forma clara y comprensible el informe de rendición de cuentas. Duración recomendada: 30 minutos. 2 Informe de los órganos de control y de un representante del Concejo/Asamblea: la oficina de control interno o un organismo de control deberían intervenir en el evento, presentando los resultados de las auditorías o evaluaciones realizadas sobre la gestión institucional. Así mismo, podría intervenir un representante del Concejo/ Asamblea. Duración recomendada: 20 minutos. 3 Informe del Presidente del Consejo Territorial de Planeación: el Consejo Territorial como instancia del proceso de planeación territorial podrá exponer en el evento sus observaciones y propuestas a partir de la evaluación previa del informe de rendición de cuentas elaborado por la Administración. Duración recomendada: 20 minutos. Notas claves Se sugiere exponer en forma didáctica y amena las ejecuciones, logros, dificultades y retos, para lo cual se pueden utilizar: video clips sobre realizaciones, testimonios, presentaciones en Power Point, fotografías, entre otras acciones que dinamicen la presentación de la información. 4 Intervención de las organizaciones sociales: los representantes de las organizaciones inscritas podrán exponer en el evento las propuestas o evaluaciones que inscribieron previamente (que no hayan sido tratadas en la jornada del día 1). La duración de las intervenciones de las organizaciones será de máximo 5 minutos cada una. Estas intervenciones deben organizase por temas afines, de tal forma que las respuestas de la entidad correspondan a cada agrupación temática. Duración total recomendada: 60 minutos.

102 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 103 Continuación Paso 3. Dialogar en el marco de la rendición de cuentas / Etapa 2: Realizar el evento público de rendición de cuentas (EPRC) a la ciudadanía/ Actividades sugeridas para realizar el EPCR Continuación. 1. Organizar y realizar el evento de rendición de cuentas 5 Intervención de los ciudadanos: los ciudadanos podrán intervenir para presentar las inquietudes registradas en el formato de inscripción (que no hayan sido tratadas en la jornada del día 1). La duración de las intervenciones de cada ciudadano debería ser de 3 minutos como máximo. Debe aclararse a la ciudadanía que se contestarán aquellas preguntas relacionadas con el tema objeto de rendición y aquellas particulares serán absueltas por escrito dirigidas al domicilio del solicitante. La Administración (Gobernación/Alcaldía o entidad) responderá en forma inmediata las preguntas o inquietudes que presenten los ciudadanos en el evento de RC. En caso de no ser posible responder en ese momento, la entidad debe comprometerse a hacerlo en un tiempo prudencial (dentro de los 15 días siguientes a la realización del EPRC). Si se trata de denuncias o quejas sobre aspectos disciplinarios o penales, la administración escuchará y tramitará esta petición a través de los canales establecidos legalmente. Duración total recomendada: 60 minutos. 7 Evaluación y cierre del evento público de RC: el equipo líder del proceso de RC debe definir qué dependencia será la encargada de elaborar las conclusiones de la audiencia (se recomienda que sea la oficina de control interno). Finalmente, se recomienda circular entre los asistentes al evento de RC, formatos para calificar el mismo así como el proceso de RC, con el fin de identificar si se cumplió con las expectativas y las propuestas de mejoramiento. Es importante que se suscriba un acta de compromisos, a partir de cuya lectura y firma se finalice con el Evento Público de Rendición de Cuentas. Duración recomendada: 30 minutos. El próximo EPRC debe empezar con la lectura y el análisis del seguimiento y evaluación del cumplimiento del acta de compromisos (compromisos no sólo de las administraciones públicas sino también de la comunidad organizada, el sector privado y la academia). 6 Acuerdos y proyecciones: la administración territorial, en cabeza de su Gobernador/ Alcalde debe llegar a acuerdos con las organizaciones sociales y la ciudadanía para fijar un plan de acción orientado a aplicar correctivos, superar las debilidades, incorporar las propuestas ciudadanas, y facilitar el ejercicio del control social frente a temas de interés. Duración recomendada: 30 minutos. Notas claves Se recomienda que la oficina de control interno sea la instancia encargada de hacer seguimiento a los compromisos adquiridos en el acta en mención.

104 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 105 Continuación Paso 3. Dialogar en el marco de la rendición de cuentas / Etapa 2: Realizar el evento público de rendición de cuentas (EPRC) a la ciudadanía/ Actividades sugeridas para realizar el EPCR Se recomienda utilizar un formato para consignar nombre de los participantes, si pertenece a una organización y datos de contacto (teléfono fijo, celular, correo electrónico, documento de identidad, sector que representa o al que pertenece). Se sugiere entregar a los asistentes un formato para realizar su pregunta o propuesta a la entidad, en el que haya espacio para incluir dirección física o electrónica en el caso de que la respuesta a su inquietud deba hacerse por alguno de esos medios. 2 Registrar la asistencia y entregar formatos para preguntar y evaluar Se recomienda entregar, en la mesa de registro, un resumen ejecutivo del informe de RC. Este resumen se puede presentar en un volante, en afiches, en diapositivas, plegable, cartillas, etc. Adicionalmente, en desarrollo del evento público de RC se pueden instalar stands sobre temas específicos (o sectores) para que la ciudadanía que está interesada en conocer algún trámite, información o establecer una petición, queja o reclamo pueda hacerlo directamente. Para saber más Del adecuado registro y organización de las inquietudes y propuestas de la ciudadanía, depende la retroalimentación y mejora de de la rendición de cuentas por parte de la administración pública territorial. La evaluación integral del proceso de RC debería tener como mínimo: i) una tabulación de las encuestas que diligencian los asistentes al evento público de RC; ii) una autoevaluación de los actores que participaron en el proceso (grupo encargado de coordinar la RC); y iii) un monitoreo de medios para ver cómo se percibió el evento de RC por parte de terceros (medios de comunicación). A partir de esta evaluación se identifican los cuellos de botella y se toman decisiones para facilitar el trabajo en el futuro.

106 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 107 Continuación Paso 3. Dialogar en el marco de la rendición de cuentas / Etapa 2: Realizar el evento público de rendición de cuentas (EPRC) a la ciudadanía Requisitos para realizar exitosos eventos públicos de rendición de cuentas Voluntad política de las autoridades y servidores públicos departamentales y municipales por presentar de forma transparente la información sobre la gestión pública territorial. Entrega de información verdadera, sencilla, clara y precisa por parte de la gobernación /alcaldía, antes y después de los eventos. Análisis de la información por parte de las organizaciones sociales y la población en general. Reglas claras y definidas, para que las audiencias sean espacios ordenados de diálogo y debate, donde todos participen por igual. Receptividad por parte de las autoridades y servidores públicos ante las críticas, propuestas o sugerencias de la ciudadanía. Respeto y voluntad de diálogo de las partes. Neutralidad y respeto a las instituciones por parte de los y las participantes. Notas claves Dónde dice? Los procesos de rendición de cuentas deben propiciar espacios de diálogo corresponsable, propositivo, informado, cualificado y abierto entre la administración pública y la ciudadanía organizada, que genere compromisos creíbles y que incida en la definición e implementación de políticas y acciones desde la administración pública y/o desde la ciudadanía y sus organizaciones. Perú, PRODES-USAID (2006).

108 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 109 Paso 4. Valorar y ajustar (retroalimentar) Este es el último paso de la rendición de cuentas y es un momento en el que se puede fortalecer o debilitar la legitimidad y la confianza de la ciudadanía en las administraciones públicas territoriales. Finalmente, llegamos al momento donde se puede fortalecer o debilitar la legitimidad y la confianza de la ciudadanía en las administraciones públicas territoriales. Este paso de la rendición de cuentas (RC) corresponde a la valoración de los insumos obtenidos en desarrollo de los eventos de RC (en particular en el evento público anual), y a la implementación de ajustes a la gestión pública territorial (aplicación de correctivos, replanteamiento de metas, incorporación de propuestas ciudadanas en las políticas públicas de Departamentos, Distritos y Municipios). La valoración y ajuste de la rendición de cuentas equivale a la retroalimentación de la gestión pública, en función del camino recorrido en el proceso de rendición de cuentas. Esta valoración guarda relación con las dos etapas que se ilustran en el diagrama: 4. Valorar y ajustar Etapas para valorar y ajustar la gestión a partir de la rendición de cuentas Recopilar, sistematizar y evaluar los resultados del diálogo con la ciudadanía 4.1. 4.2. Ajustar la gestión pública en función de los resultados de la rendición de cuentas y comunicar los resultados de la misma Para saber más Para realizar este paso de la rendición de cuentas, se pueden ver algunos formatos propuestos, en la sección 4 de la unidad 3. En el anexo 4 se presentan algunas experiencias exitosas, asociadas con la rendición de cuentas, registradas en el Banco de Éxitos de la Administración Pública (DAFP, 2010). Dónde dice? Esta parte se basa y toma algunos textos de los documentos Audiencias públicas en la ruta de rendición de cuentas a la ciudadanía de la Administración Pública Nacional (CGR, DAFP, CTC, 2009) y Elementos básicos sobre el Estado colombiano (DNP- DDTS y USAID, 2007). Ver bibliografía.

110 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 111 Continuación Paso 4. Valorar y ajustar Etapa 1: Recopilar, sistematizar y evaluar el diálogo con la ciudadanía Sistematizar y hacer un buen uso de toda la información relacionada con la rendición de cuentas es indispensable para que éste sea un proceso exitoso. Se deben recopilar todos los formatos de evaluación debidamente diligenciados por los asistentes al Evento Público de Rendición de Cuentas, así como las diferentes propuestas, observaciones y críticas consignadas en los formatos de inscripción entregados previamente por las personas interesadas en el proceso. A partir de los formatos prediseñados se procede a sistematizar la En esta etapa se procede a recopilar, procesar y evaluar los insumos obtenidos en desarrollo del paso 3 de la rendición de cuentas (dialogar), esto con el fin de brindar elementos para la toma de decisiones por parte de las administraciones públicas territoriales. 1. Recopilar la información del evento de rendición de cuentas y del proceso de rendición de cuentas en general información y a elaborar cuadros de reporte sobre la evaluación realizada por los asistentes al evento, así como las principales solicitudes y comentarios hechos por la ciudadanía en desarrollo del proceso de rendición de cuentas. Especial atención se le debe dar a los comentarios relacionados con el cumplimiento del acta de compromisos suscrita en el evento público de rendición de cuentas, en la cual deben definirse tareas, responsables y plazos. Además de la evaluación que hagan los asistentes al evento público de rendición de cuentas, se recomienda que el equipo líder del proceso en el departamento/ Esta etapa comprende tres actividades: 2. Sistematizar los resultados del evento de rendición de cuentas y del proceso de rendición de cuentas en general distrito/municipio también: i) evalúe el proceso de rendición de cuentas; ii) verifique el cumplimiento de los objetivos del proceso de rendición de cuentas. Se sugiere diseñar un breve cuestionario y aplicarlo mediante las llamadas telefónicas a la Administración, a través de la página web institucional o aleatoriamente cuando se preste un servicio a la ciudadanía. Se recomienda aplicar una encuesta que evalúe la rendición de cuentas, a los ciudadanos que asistan a las reuniones o encuentros diferentes al EPRC, de carácter 3. Evaluar el proceso de rendición de cuentas en el departamento/distrito/ municipio integral, que se realiza anualmente. Se puede realizar una autoevaluación con el grupo líder de la gestión del proceso de rendición de cuentas en la administración territorial. Se recomienda indagar sobre la percepción de los organismos de control que hayan participado del proceso, en relación con los aspectos positivos y por mejorar.

112 Los pasos en la ruta de la rendición de cuentas - Unidad 2 Departamento Nacional de Planeación 113 Continuación Paso 4. Valorar y ajustar Etapa 2: Implementar los resultados de la rendición de cuentas y comunicar los resultados El buen uso de los resultados de la rendición de cuentas contribuye a fortalecer la transparencia de la gestión pública y las capacidades institucionales de la administración. Cómo hacerlo? 1 Difundir los resultados Para qué hacerlo? Los resultados de la rendición de cuentas deben conducir a ajustar la gestión pública y deben ser comunicados a la ciudadanía, para que sean un instrumento útil a la democracia y a la entidad territorial. De esta manera se busca corregir, mejorar, sancionar, estimular y replantear acciones asociadas con la gestión pública territorial, con el fin de contribuir al logro de los compromisos establecidos en el Plan de desarrollo departamental/ distrital/ municipal. Divulgar el acta y la evaluación de la rendición de cuentas, resaltando las preguntas ciudadanas y los temas tratados, los resultados, compromisos y conclusiones. Se sugiere utilizar, en lo posible, los mismos mecanismos a través de los cuales se socializó la información y se convocó a los participantes del evento público. Elaborar un documento final del Evento Público de Rendición de Cuentas, que resuma lo expuesto y los principales comentarios y preguntas recibidas de la ciudadanía durante la audiencia, así como los principales acuerdos plasmados en el acta de compromisos suscritos en la administración pública territorial, la comunidad organizada, el sector privado y la academia. El uso de los resultados de la rendición de cuentas es también una estrategia eficaz para cumplir a cabalidad las competencias y funciones establecidas en la Constitución Política de 1991 para las entidades territoriales. Notas claves Dentro de las administraciones públicas territoriales deben divulgarse ampliamente los resultados de la rendición de cuentas con el fin de comunicar y apropiar por parte de las organizaciones y de los servidores públicos los avances, retos, percepción ciudadana y compromisos establecidos entre los gobiernos y la ciudadanía para contribuir a mejorar, corregir o consolidar el proceso de gestión del desarrollo territorial.

Unidad 3 Unidad 3 Formatos para rendir cuentas Formatos para rendir cuentas Formatos para planear la rendición de cuentas Formatos para consultar y convocar a la rendición de cuentas Formatos para contribuir al diálogo en la rendición de cuentas Formatos para retroalimentar la gestión a partir de los resultados de la rendición de cuentas

118 Formatos para rendir cuentas - Unidad 3 Departamento Nacional de Planeación 119 Formatos para la rendición de cuentas Formatos para planear la rendición de cuentas En esta unidad Esta parte del documento le permitirá: Contar con herramientas prácticas para que la Administración las modifique y aplique, o para tenerlas como punto de referencia en la ruta hacia la rendición de cuentas. Identificar diferentes formatos y formas prácticas para la recolección de información, con el fin de contar con insumos para tomar decisiones. Pensar en formas alternativas para conseguir y evaluar los resultados del proceso de rendición de cuentas en su departamento/distrito/municipio. Para pensar y comentar Utiliza formatos para recolectar y analizar información sobre la gestión pública y la rendición de cuentas? Con el fin de facilitar el proceso de rendición de cuentas, sobre qué temas o actividades cree que sería importante diseñar e implementar algunos formatos? Cuáles serían sus propuestas? Formato 1. Comunicado para sensibilizar a los servidores públicos sobre la rendición de cuentas Sabía usted que La rendición de cuentas es un proceso basado en el diálogo, la interacción de la administración pública, de nosotros los servidores públicos, con la ciudadanía. La rendición de cuentas contribuye a que nuestro gobierno departamental/ distrital / municipal se fortalezca, al tiempo que se mejora la gestión del desarrollo y se eleva la legitimidad, confianza y credibilidad en las instituciones públicas, por medio de una relación transparente y honesta con nuestras comunidades. La rendición de cuentas implica tres grandes momentos: informar, explicar y argumentar, y retroalimentar e incentivar la gestión. Para rendir cuentas se deben dar cuatro grandes pasos: 1º. Planear, 2º. Consultar y convocar a la ciudadanía, 3º. Dialogar, y 4º. Valorar y ajustar la gestión pública a partir del análisis que hagamos de nuestra propia gestión y de los aportes de nuestros paisanos. Todo lo anterior y más representa la rendición de cuentas, una oportunidad para dar a conocer los avances y retos de la administración, así como para dialogar y crecer como gobierno y como sociedad. Fuente: elaboración DNP-DDTS (2011) a partir de: FCM, CGR, DAFP, CTC (2009).

120 Formatos para rendir cuentas - Unidad 3 Departamento Nacional de Planeación 121 Formato 2. Matriz para clasificar información para la rendición de cuentas La matriz para clasificar información tiene como propósito ayudar a extractar los datos relevantes de los diferentes informes que presenta la administración pública territorial alrededor de los contenidos institucionales obligatorios y de la información de interés para la ciudadanía. Contenidos institucionales obligatorios Contenidos Cumplimiento de las competencias territoriales Cumplimiento de los compromisos establecidos en el Plan de Desarrollo departamental/ distrital / municipal Ejecución del presupuesto departamental/ distrital / municipal Acciones de mejoramiento institucional y de desempeño de la gestión pública Recursos humanos disponibles Nota: cumplimiento de las competencias constitucionales y legales establecidas para las entidades territoriales Nota: información organizada por: i) ejes u objetivos estratégicos del Plan; o ii) por dimensiones del desarrollo (social y cultural, económica, ambiental e institucional). Nota: incluir información sobre el proceso de contratación en la entidad territorial, así como sobre el índice de desempeño fiscal territorial. Nota: incluir información del índice de desempeño integral territorial. Nota: organizar la información por equipo de gobierno, servidores públicos o contratistas. Información de interés para la ciudadanía Solicitudes específicas de la ciudadanía C* C* C* C* Quejas y peticiones ciudadanas C* C* C* C* C*: Identificar las coincidencias entre las solicitudes de la ciudadanía y los contenidos institucionales obligatorios. Fuente: elaboración DNP-DDTS (2011) a partir de: FCM, CGR, DAFP, CTC (2009). Para saber más El anterior cuadro puede complementarse con información de diferentes fuentes (por ejemplo DNP, Ministerio de Hacienda, DAFP, Corporación Transparencia por Colombia, etc.).

122 Formatos para rendir cuentas - Unidad 3 Departamento Nacional de Planeación 123 Formatos para consultar y convocar a la rendición de cuentas Formato 1. Aviso de convocatoria pública a partir de modelo elaborado por el Ministerio de Comunicaciones (CGR, DAFP, CTC, 2009) Ministerio de Comunicaciones CONVOCATORIA PÚBLICA Notas claves En junio de 2011: i) el Ministerio de Comunicaciones se denomina Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MINTIC), y ii) la Comisión de Regulación de Telecomunicaciones (CRT) se denomina: Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC). Formato 2. Tarjeta de invitación personalizada al Evento público de rendición de cuentas (CGR, DAFP, CTC, 2009) La invitación personalizada debe llamar la atención de la ciudadanía y motivar su participación en el Evento público de rendición de cuentas. Para ello, además de utilizar diseños originales, es preciso incluir en la invitación mensajes que animen a conocer y participar en el control de los temas institucionales. Algunos ejemplos pueden incluir mensajes como: REPÚBLICA DE COLOMBIA El Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia y la Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC) convocan a la ciudadanía en general a participar del acto de Rendición de Cuentas del presupuesto de las dos entidades y la presentación del plan de acción a desarrollar en la siguiente vigencia fiscal. El acto de Rendición de Cuentas se llevará a cabo en tres partes: Presentación del Plan y Presupuesto por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la CRC; presentación de propuestas, sugerencias y prioridades por parte de las organizaciones de la sociedad civil previamente inscritas; e intervenciones sustentadas del público en general y aclaraciones. El Evento Público de Rendición de Cuentas se llevará a cabo el día de de, desde las 8 de la mañana hasta las 2 de la tarde en el Hotel, ubicado en:. Inscripción de propuestas y mayores informes a través de: correo electrónico (a: rendiciondecuentas@. gov.co), teléfono (1 200000), o medio físico (Cra. 7, calles 12 y 13, Edificio Murillo Toro, oficina de Planeación, 4 piso, Bogotá D.C.). Fuente: adaptado de CGR, DAFP, CTC, 2009 GOBERNACIÓN / ALCALDÍA SABE USTED QUÉ HA HECHO LA GOBERNACIÓN/ALCALDÍA PARA GARANTIZAR EL DERECHO A? Quiere usted que los servicios públicos mejoren? LO INVITAMOS A PARTICIPAR EN EL EVENTO PÚBLICO DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA A LA CIUDADANÍA Lugar: Fecha: Horario: Lo público es de todos El evento público de rendición de cuentas es una reunión en la que usted puede conocer sobre los programas y servicios de la entidad, así como preguntar y proponer acciones para mejorarlos. Inscripción de propuestas y mayores informes a través de: correo electrónico (a: rendiciondecuentas@.gov. co), teléfono (1 200000), o medio físico (Cra. 7, calles 12 y 13, Edificio Murillo Toro, oficina de Planeación, 4 piso, Bogotá D.C.). Fuente: adaptado de CGR, DAFP, CTC, 2009 Notas claves El aviso de convocatoria puede complementarse con información como: el tiempo que se dará a la ciudadanía para sus intervenciones y la duración del evento. Notas claves El aviso de convocatoria puede complementarse con información como: el tiempo que se dará a la ciudadanía para sus intervenciones y la duración del evento.

124 Formatos para rendir cuentas - Unidad 3 Departamento Nacional de Planeación 125 Formato 3. Presentación de propuestas previa a la realización del Evento público de rendición de cuentas (adaptado de un formato de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares) DECRETO No. XXXX REPÚBLICA DE COLOMBIA GOBERNACIÓN / ALCALDÍA DE EVENTO PÚBLICO (AUDIENCIA/TALLER/REUNIÓN) DE RENDICIÓN DE CUENTAS Lugar: Fecha: FORMATO PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Y/O EVALUACIONES Recomendación: es importante tener en cuenta que los hechos sobre los cuales se va a pronunciar estén relacionados con los temas definidos para el evento de rendición de cuentas. I. DATOS GENERALES DEL SOLICITANTE Nombre: Sexo: Masculino Femenino Edad (años): 0-15 16-25 26-35 35-45 46-55 Mayor de 55 Número de identificación: Dirección (domicilio): Teléfono (fijo y/o celular): Correo electrónico: Marque con una X, según corresponda: Actúa en forma personal: Actúa en representación de una organización: Cuál?: II. DESCRIBA SU OBSERVACIÓN, EVALUACIÓN, PROPUESTA O RECOMENDACIÓN: A. En relación con el cumplimiento de las competencias del departamento/ distrito/ municipio por la administración territorial actual: Observaciones: Evaluación: Propuesta: Recomendación: Dudas o inquietudes: B. En relación con el cumplimiento de los compromisos establecidos en el Plan de Desarrollo departamental /distrital /municipal: Observaciones: Evaluación: Propuesta: Recomendación: Dudas o inquietudes: C. En relación con la programación y ejecución del presupuesto (ingresos, gastos de funcionamiento y de inversión): Observaciones: Evaluación: Propuesta: Recomendación: Dudas o inquietudes: D. En relación con el desempeño institucional de la administración pública territorial: Observaciones: Evaluación: Propuesta: Recomendación: Dudas o inquietudes: III. DOCUMENTOS QUE ADJUNTA A LA SOLICITUD Y QUE SOPORTAN LAS PROPUESTAS PRESENTADAS 1. 2. 3. FIRMA: C.C.: ANEXOS: RECIBIDO POR: FECHA:

126 Formatos para rendir cuentas - Unidad 3 Departamento Nacional de Planeación 127 Formatos para contribuir al diálogo en la rendición de cuentas Formato 1. Propuesta de cronograma de actividades para la organización y realización del Evento público de rendición de cuentas Actividad Responsable ALISTAMIENTO INSTITUCIONAL Conformación del equipo encargado de preparar la información a entregar en el evento de RC Definir el tipo de espacio (Audiencia Pública, Taller, Reunión, etc.) y los mecanismos para la RC IDENTIFICACIÓN DE INTERLOCUTORES Base de datos de organizaciones de la sociedad civil Cursar invitaciones a la sociedad civil DIVULGACIÓN Y CAPACITACIÓN Capacitación a funcionarios Capacitación a la comunidad Otros medios de divulgación de la asamblea: radiales, televisivos, escritos ORGANIZACIÓN LOGÍSTICA Lugar Fecha Duración Número de invitados y personas esperadas Suministros (punto de red, equipos para la presentación, sistemas de registro como grabadoras, videos, planillas de asistencia, impresos a entregar, entre otros) Reglamento del evento de RC (agenda, nº y tipo de intervenciones, papel del moderador, reglas de juego de la reunión, eje: si se permiten los aplausos o no) CONVOCATORIA Medios para la convocatoria (prensa escrita, radio, entrevistas radiales o televisivas, boletines, Internet, carteleras, volantes, etc.) A la sociedad civil. Mediante invitación escrita, donde se anexe el informe para la asamblea. A la ciudadanía en general. Uso de mecanismos acordes a la idiosincrasia: puerta a puerta, por medio del sacerdote en la misa, radio, tv, etc. Publicar y entregar a la ciudadanía el informe de rendición de cuentas (con 30 días de antelación a la realización del evento). INSCRIPCIÓN Y RADICACIÓN DE PROPUESTAS Diseño del formato de inscripción Definición de tiempos para radicar propuestas Definición de nro. de páginas por cada propuesta Tiempo para intervenciones de la comunidad no radicadas ANÁLISIS Y CLASIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS Definición de funcionarios y áreas encargadas del análisis Clasificación de propuestas por áreas temáticas o programas. Publicación en página web de propuestas y respuestas dadas. REALIZACIÓN DEL EVENTO DE RC Formato para ser entregado al inicio (sistematizar la participación de los ciudadanos) Invitación a entidades testigo (Universidades, contraloría, etc.) Registrar las opiniones Intervenciones de la entidad Intervención de los ciudadanos Definición de tiempos para intervenciones Organización de la información en bloques temáticos Cierre y evaluación: Conclusiones Control interno a entidades invitadas EVALUACIÓN Diseño de formato de evaluación para ser entregado al final del evento Seguimiento a los compromisos Avances (Nota: marcar X al completar una acción) Observaciones Dónde dice? Adaptado de: DAFP. Guía para la rendición de cuentas de la administración pública a la ciudadanía. Notas claves En la fase de alistamiento se sugiere tener en cuenta el conjunto de actividades propuestas en el paso 1 de la RC (planear). Fuente: tomado de: Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, PNUD. Federación Colombiana de Municipios. Déjate ver! Herramientas para el uso práctico y transparente de la información en los municipios. (1.ª ed.). Bogotá: 2008. Nota: el anterior formato debe ser definido desde el paso 3 (consultar y convocar) y el cumplimiento de las actividades es verificado en la fase de diálogo con la ciudadanía.

128 Formatos para rendir cuentas - Unidad 3 Departamento Nacional de Planeación 129 Formato 2. Para la inscripción de propuestas durante el desarrollo del evento público de rendición de cuentas 1. Describa brevemente su propuesta, recomendación, observación, duda o inquietud: FORMATO PARA LA INSCRIPCIÓN DE PROPUESTAS (DURANTE EL DESARROLLO DEL EVENTO PÚBLICO DE RENDICIÓN DE CUENTAS) Recomendación: los hechos sobre los cuales se va a pronunciar deben estar relacionados con los temas definidos en la agenda del evento de rendición de cuentas. Lugar del Evento: 2. Documentos que adjunta con la propuesta: Firma de quien entrega: Nombre y firma de quien recibe: Fecha del Evento (dd/mm/aa): Sexo: Masculino Femenino Edad (años): 0-15 16-25 26-35 35-45 46-55 Mayor de 55 Actúa en forma personal?: SÍ NO Si marcó SÍ, por favor, escriba su nombre: Si marcó NO, por favor, escriba el nombre de la Organización que representa: Notas claves Datos de contacto: Dirección domicilio: Oficina: Teléfono domicilio: Oficina: Fuente: Adaptado de: DAFP. Guía para la rendición de cuentas de la administración pública a la ciudadanía. Nota: el anterior formato debe ser definido desde el paso 3 (consultar y convocar) y es implementado en la fase de diálogo con la ciudadanía. Correo electrónico:

130 Formatos para rendir cuentas - Unidad 3 Departamento Nacional de Planeación 131 Formatos para retroalimentar la gestión a partir de los resultados Formato 1. Encuesta para la evaluación del Evento Público de Rendición de Cuentas (adaptado de un formato de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares) REPÚBLICA DE COLOMBIA 3. La explicación sobre el procedimiento para las intervenciones en el evento fue: a. Clara: b. Confusa: Por qué? 4. La oportunidad de los asistentes inscritos para participar durante el evento fue: a. Igual: b. Desigual: 5. Los temas del evento fueron discutidos de manera: a. Amplia y suficiente: b. Moderadamente amplia: c. Superficial: GOBERNACIÓN / ALCALDÍA DE EVENTO PÚBLICO DE RENDICIÓN DE CUENTAS Lugar: Fecha de realización (DD/MM/AA): FORMATO PARA LA EVALUACIÓN DEL EVENTO PÚBLICO DE RENDICIÓN DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA Recomendación: es importante tener en cuenta que los hechos sobre los cuales se va a pronunciar estén relacionados con los temas definidos para el evento público de rendición de cuentas. Por favor, marque con una X, según corresponda: 1. Es una escala de 0 a 5 (siendo 0 muy malo y 5 excelente), cómo calificaría el evento público de rendición de cuentas realizada el día de hoy? 1 2 3 4 5 Por qué? 2. Considera que el evento de rendición de cuentas se desarrolló de manera? a. Bien organizada b. Regularmente organizada c. Mal organizada 6. Cómo se enteró de la realización del evento de rendición de cuentas? a. Por aviso público: b. Prensa u otros medios de comunicación: c. A través de miembros de la comunidad: d. Boletín: e. Página Web: f. Perifoneo: g. Invitación directa: h. Otro: Cuál?: 7. Tuvo acceso al informe de rendición de cuentas antes de la realización del Evento Público de Rendición de Cuentas? a. Si: b. No: Por qué? 8. La utilidad del evento público de rendición de cuentas como espacio para el diálogo entre la administración pública territorial y la ciudadanía es: a. Muy importante: b. Medianamente importante: c. Poco importante: d. No es importante: Por qué?

132 Formatos para rendir cuentas - Unidad 3 Departamento Nacional de Planeación 133 9. Después de haber tomado parte en el evento de rendición de cuentas, considera que sus participación en el control y apoyo a la gestión pública es? a. Muy importante: b. Importante: c. Sin importancia: Por qué? 10. Considera necesario que la Gobernación /Alcaldía continúe realizando eventos públicos de rendición de cuentas para dialogar con la ciudadanía? a. Si: b. No: Por qué? 11. Antes de la realización de este evento había participado en otro espacio de rendición de cuentas a la ciudadanía? a. Si: Cuál?: b. No: 12. Enumere, en orden de prioridad, cinco aspectos para mejorar en los próximos eventos de rendición de cuentas? Formato 2. Parámetros para evaluar el proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía (CGR, DAFP, CTC, 2009) A continuación se presenta el formato de calificación, elaborado por la Contraloría General de la República, el DAFP y Transparencia por Colombia, como propuesta para evaluar el nivel de avance en el proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía. PARÁMETROS PARA EVALUAR EL PROCESO REALIZADO Entidad u organismo evaluado: Evaluador: Fecha de la evaluación (dd/mm/aa): 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 13. Enumere, en orden de prioridad, cinco compromisos que la Administración Pública Territorial, debería asumir con la ciudadanía, para presentar resultados en los próximos eventos públicos de rendición de cuentas? 1 : 2 : 3 : INDICADOR Nivel de participación de organizaciones sociales en el proceso de rendición de cuentas CALIFICACIÓN DEL RESULTADO Y/O LA VARIACIÓN OBSERVADA EN EL PERÍODO 0 1 2 3 No hubo participación de organizaciones sociales. Fueron identificadas y convocadas por lo menos tres organizaciones sociales representativas a participar en la planeación del proceso de rendición de cuentas (nota: una de las organizaciones claves son los Consejos Territoriales de Planeación). Las organizaciones sociales convocadas participaron en todas las etapas del proceso de rendición de cuentas. Las propuestas y observaciones presentadas por las organizaciones sociales y concertadas con la administración territorial (a partir de criterios definidos y acordados entre las partes) fueron acogidas e incorporadas en las decisiones institucionales. 4 : 5 : Gestión administrativa del proceso de rendición de cuentas No se conformó el grupo de apoyo al proceso de rendición de cuentas. Se diseño un plan institucional para adelantar el proceso de rendición de cuentas. Los recursos requeridos y las acciones previstas para realizar el proceso se desarrollaron en un 80% de acuerdo con lo planeado. La evaluación del proceso de rendición de cuentas se realizó y fue favorable en por lo menos el 80%.

134 Formatos para rendir cuentas - Unidad 3 Departamento Nacional de Planeación 135 INDICADOR Realización del evento público de rendición de cuentas Espacios de interlocución con la ciudadanía, generados por la entidad CALIFICACIÓN DEL RESULTADO Y/O LA VARIACIÓN OBSERVADA EN EL PERÍODO No se realizó evento presencial para la rendición de cuentas sobre el último periodo de gestión. 0 1 2 3 Durante el último año, la entidad no ha realizado un evento público de rendición de cuentas a la ciudadanía. Se formuló y ejecutó un cronograma de trabajo para realizar el evento de rendición de cuentas. La entidad cuenta con una clasificación de las quejas y reclamos presentados y con respuestas de mejora para ser presentadas ante los ciudadanos en un evento público de rendición de cuentas? La convocatoria al evento público de rendición de cuentas se realizó por lo menos 30 días antes del mismo y fueron claros sus objetivos y reglas de funcionamiento. Realizó la entidad,- durante el último año, uno o más encuentros con ciudadanos, líderes sociales y/o representantes de observatorios, encuentros de los cuales se derivaron asuntos de interés para la rendición de cuentas? Se realizó el evento público de rendición de cuentas sobre el último periodo de gestión, con la participación de por lo menos tres organizaciones sociales y con ciudadanos en general (nota: una de las organizaciones claves son los Consejos Territoriales de Planeación). Se desarrollo uno o más encuentros con la ciudadanía, usuarios y organizaciones sociales para tratar asuntos derivados de eventos públicos de rendición de cuentas durante el último año. INDICADOR Compromisos adquiridos en el proceso de RC Valoración y ajuste CALIFICACIÓN DEL RESULTADO Y/O LA VARIACIÓN OBSERVADA EN EL PERÍODO 0 1 2 3 No se establecen compromisos claros y posibles entre la Administración y la ciudadanía No se incorporan medidas de ajuste a la gestión pública a partir de los resultados de la RC Se establecen compromisos no verificables entre la Administración y la ciudadanía Se incorporan solamente las medidas de ajuste a la gestión pública que considera la Administración Se establecen compromisos que pueden ser verificables pero que no son posibles entre la Administración y la Ciudadanía Se incorporan algunas medidas de ajuste a la gestión pública establecidas en el diálogo entre la Administración y la ciudadanía Se establecen compromisos claros, verificables y posibles entre la Administración y la Ciudadanía Se incorporan las medidas de ajuste que son acordadas e identificadas como posibles y viables entre la Administración y representantes de la ciudadanía Indicaciones para realizar la evaluación del proceso de rendición de cuentas en el Departamento / Distrito /Municipio, a través del anterior formato (Fuente: adaptado de CGR, DAFP, CTC, 2009): Estrategia de comunicación para la rendición de cuentas La entidad carece de una estrategia de comunicación para motivar o movilizar la ciudadanía en torno a la rendición de cuentas a la ciudadanía. La estrategia de comunicación e información generada por la entidad, obedece a un estudio técnico con miras a generar movilidad en torno a la rendición de cuentas. Hay evidencias de su aplicación. Cuenta la entidad con productos de comunicación que sean distribuidos de manera permanente, a través de informes periodísticos, cuñas o pautas sobre la forma en que los ciudadanos pueden participar de la gestión pública y pueden ser participes en la rendición de cuentas. Hay estudios que demuestran el aumento de participantes tanto ciudadanos como organizaciones sociales en los distintos espacios de encuentros preparatorios y de rendición de cuentas, resultado de estrategias de comunicación generadas. La evaluación, tanto del evento público como del proceso de RC, debería ser realizada por tres evaluadores (ver formato en la parte 3 de este documento), así: - La misma administración territorial a través del grupo encargado de coordinar el ejercicio de rendición de cuentas. - Las organizaciones sociales participantes. - Los órganos de control. Establecimiento de contenidos para la rendición de cuentas Calidad de la información NA Los informes de rendición de cuentas son valorados por los ciudadanos y organizaciones sociales como poco claros o de poca utilidad para realizar el control social. La determinación de contenidos para la rendición de cuentas se realiza de manera unilateral por parte de la entidad. La entidad utiliza varias formas de presentar la información garantizando la utilidad de los informes de rendición de cuentas. Los contenidos de rendición de cuentas cumplen con los mínimos establecidos y con los que son de interés ciudadano debidamente concertados. La información suministrada genera confianza y tranquilidad en los ciudadanos y organizaciones sociales, por cuanto además de ser suficiente puede ser comprobada. Los contenidos de la información para el evento público de rendición de cuentas han sido evaluados como claros por parte de organizaciones sociales especializadas y han sido útiles para la interlocución en las rendiciones de cuentas. Los informes de rendición de cuentas utilizan un lenguaje sencillo, comprensible, ofrecen indicadores y son valorados por los ciudadanos y organizaciones sociales de utilidad para su evaluación y análisis. Para la calificación de los resultados de cada indicador se utiliza una escala de cuatro puntos (0, 1, 2 y 3) de valoración, que incluye: - El valor cero (0) cuando hay ausencia de aportes al proceso de rendición de cuentas - Los valores 1, 2 y 3 identifican y numeran los niveles en los esfuerzos institucionales para cualificar componentes de las diferentes etapas del proceso de rendición de cuentas, siendo tres (3) el máximo valor posible.

136 Pautas para la ciudadanía en el proceso de rendición de cuentas - Unidad 4 Departamento Nacional de Planeación 137 Unidad 4 Rendición de cuentas: un derecho y un deber de la ciudadanía La rendición de cuentas como derecho de la ciudadanía La rendición de cuentas como deber de la ciudadanía Unidad 4 Pautas para la ciudadanía en el proceso de rendición de cuentas Quiénes pueden participar en los procesos de rendición de cuentas? Recomendaciones para la participación de la ciudadanía en la rendición de cuentas Dónde y para qué participar en procesos de rendición de cuentas? Cómo participar en un proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía?

138 Pautas para la ciudadanía en el proceso de rendición de cuentas - Unidad 4 Departamento Nacional de Planeación 139 Rendición de cuentas: un derecho y un deber de la ciudadanía De acuerdo con el artículo 3 de la Constitución Política de 1991: La soberanía reside exclusivamente en el pueblo, del cual emana el poder público. En esta unidad Usted podrá: Precisar el carácter de la rendición de cuentas como un derecho y un deber ciudadano. Identificar algunas sugerencias para contribuir a la participación de la ciudadanía en el proceso de rendición de cuentas. Para pensar y comentar Ha participado en algún proceso de rendición de cuentas en su departamento o municipio? Cómo fue la experiencia? Qué se puede corregir? Qué se debería incluir? En su papel de ciudadano: qué considera es lo más importante para participar en un proceso de rendición de cuentas de la administración pública territorial? Según la Constitución Política de 1991, Colombia se caracteriza por ser una democracia: Participativa: dado que el pueblo ejerce su poder de manera directa a través de diferentes mecanismos de participación ciudadana. Por ejemplo: iniciativa popular, referendo, consulta popular. Representativa: en virtud de lo cual el pueblo ejerce su poder a través de su derecho al voto, mediante el cual elige sus representantes. De acuerdo con la Constitución Política de 1991 y la ley los ciudadanos que votan para elegir gobernadores y alcaldes, imponen como mandato al elegido el cumplimiento del programa de gobierno que haya presentado como parte integral en la inscripción de su candidatura. Dónde dice? El artículo 259 de la Constitución Política de 1991 y la Ley 131 de 1994. Dónde dice? Esta sección se construyó a partir de: DAFP, 2006.Guía para la participación de la ciudadanía en procesos de rendición de cuentas de la administración pública. Disponible en: http://www.dafp.gov.co

140 Pautas para la ciudadanía en el proceso de rendición de cuentas - Unidad 4 Departamento Nacional de Planeación 141 La rendición de cuentas como derecho de la ciudadanía Así como la administración tiene la responsabilidad de adelantar proceso de rendición de cuentas, los ciudadanos tienen la facultad de exigirla. Al ser parte de una democracia como la colombiana la rendición de cuentas se constituye al mismo tiempo en un derecho y un deber de la ciudadanía, dado que: 1 El ciudadano tiene la facultad de exigir: Información y explicaciones por parte de la administración pública territorial en relación con lo que esta ha hecho o ha dejado de hacer. 2 Los organismos y entidades de la administración pública tienen la responsabilidad de: Adelantar procesos de rendición de cuentas, para lo cual pueden seguir los pasos señalados en la segunda parte de esta guía. Notas claves La administración debe facilitar y comunicar la información a la ciudadanía, de manera oportuna, en un lenguaje claro, sencillo, comprensible y que brinde respuesta a los intereses de la ciudadanía.

142 Pautas para la ciudadanía en el proceso de rendición de cuentas - Unidad 4 Departamento Nacional de Planeación 143 La rendición de cuentas como deber de la ciudadanía La ciudadanía tiene el deber de participar en los procesos de rendición de cuentas. El ciudadano tiene obligaciones tiene obligaciones con relación al proceso de rendición de cuentas, consigo mismo y con su comunidad. Para cumplirlas debe: Enterarse e informarse sobre la organización y funcionamiento del Estado colombiano, la gestión pública territorial y las competencias y recursos de los que disponen los departamentos, distritos y municipios. Conocer el Programa de gobierno del mandatario que fue elegido popularmente y que constituye la base del Plan de desarrollo departamental/ distrital/ municipal, el cual debe ser conocido por todo ciudadano (a) con el fin de hacer seguimiento a los compromisos que se establecen en dicho instrumento de planeación del desarrollo territorial. Pedir cuentas a la administración pública, solicitando información, denunciando o proponiendo alternativas para mejorar la gestión pública territorial. Evaluar y hacer seguimiento al cumplimiento de las competencias y de los compromisos establecidos por la administración frente a la ciudadanía. Denunciar, ante los órganos e instancias de control respectivos (por ejemplo contralorías, personerías, Procuraduría General de la Nación), cualquier delito contra la administración pública, siempre y cuando existan hechos que puedan ser verificables objetivamente y que no correspondan a información malintencionada o sin ningún sustento real. Sancionar, mediante el ejercicio del voto en las próximas elecciones territoriales, al partido político o grupo representativo de ciudadanos que respaldó a un mandatario en cuya administración no se cumplieron con los compromisos ni con las expectativas de la ciudadanía. Dónde dice? Para mayor información sobre estos aspectos puede consultar la página web del DNP, en particular: http://www.dnp.gov.co/ Programas/DesarrolloTerritorial/GestiónPúblicaTerritorial/Gu%C 3%ADasMetodolog%C3%ADasyPublicaciones.aspx. Utilizar los mecanismos jurídicos definidos en la Constitución Política de 1991 y en la ley para hacer efectivos sus derechos y también para sancionar comportamientos inadecuados de la administración pública (por ejemplo: acción de tutela, derecho de petición, acción de cumplimiento, acciones populares o de grupo, entre otros). Revocar el mandato entregado al gobernador o al alcalde (Ley 131 de 1994) en caso que exista evidencia clara y contundente que no hayan cumplido con los compromisos establecidos en sus programas de gobierno.

144 Pautas para la ciudadanía en el proceso de rendición de cuentas - Unidad 4 Departamento Nacional de Planeación 145 Recomendaciones para la participación de la ciudadanía El rol de los Consejos Territoriales de Planeación (CTP) es fundamental tanto en la formulación del Plan de desarrollo como en todo el proceso de la gestión pública territorial. La ciudadanía en general (cualquier persona niño, joven o adulto que, de manera individual, quiera participar en los procesos de RC). Asociaciones de usuarios de servicios públicos sociales (educación, salud) o domiciliarios (agua potable y saneamiento básico, electricidad, telefonía). Quiénes pueden participar en los procesos de rendición de cuentas? En los procesos de RC de la Administración Pública (a través de la Alcaldía/Gobernación o las Secretarias de Despacho, Departamentos Administrativos, Empresas, etc.) pueden participar los siguientes actores: Juntas de Acción Comunal. Universidades y centros de investigación. Representantes de órganos de control (Contraloría, Procuraduría, Personería y Defensoría). Otras organizaciones sociales Medios de comunicación. creadas por ley (p. ej. Consejos Territoriales de Planeación, Comités de Desarrollo y Control de los Servicios Públicos, Veedurías La comunidad organizada: Ciudadanas, etc.). ciudadanos que no hacen parte del gobierno y que se agrupan para la búsqueda de un fin o para desarrollar una actividad colectiva (por ejemplo grupos étnicos, jóvenes, Para saber más mujeres, etc.). En el Decreto 028 de 2008 (Estrategia de monitoreo, seguimiento y control integral al gasto que se realiza con recursos del Sistema General de Participaciones) se establece que los CTP: realizarán seguimiento semestral a las metas fijadas en los Planes sectoriales (de educación, salud y agua potable), emitirán el concepto respectivo y recomendarán a la administración pública los ajustes necesarios en caso de incumplimiento de los compromisos.

146 Pautas para la ciudadanía en el proceso de rendición de cuentas - Unidad 4 Departamento Nacional de Planeación 147 Continuación Recomendaciones para la participación de la ciudadanía Dónde y para qué participar en procesos de rendición de cuentas? Para la democracia es muy importante que los ciudadanos sean corresponsables en los asuntos públicos y que ejerzan el derecho de la participación y el control social. Conozca los resultados de la gestión pública. Es fundamental que la ciudadanía participe en los espacios de rendición de cuentas dispuestos por la administración pública, o que exija la apertura de los mismos, dado que constituyen una oportunidad para que el ciudadano: Ayude a prevenir hechos de corrupción. Colabore para que el Estado cumpla con sus fines y atienda las necesidades de los ciudadanos. Para saber más La ciudadanía y las diferentes organizaciones pueden participar en cualquiera de los espacios identificados en la unidad 1 de esta guía (reuniones zonales, foros, mesas de discusión, audiencias públicas de rendición de cuentas, ferias de la gestión, sitios web, chats, blogs y otros que establezca la administración pública territorial). Retroalimente el quehacer de la gestión pública a través de la evaluación de un diálogo corresponsable, propositivo, cualificado y abierto entre la administración pública y la ciudadanía organizada. Para pensar y comentar El ciudadano puede evaluar, proponer cambios o mejoras partiendo de la información previa, que genere compromisos creíbles y que incida en la definición e implementación de políticas y acciones desde la administración y/o desde la ciudadanía.

148 Pautas para la ciudadanía en el proceso de rendición de cuentas - Unidad 4 Departamento Nacional de Planeación 149 Continuación Recomendaciones para la participación de la ciudadanía Cómo participar en un proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía? La ciudadanía puede participar efectivamente en la RC pidiendo cuentas, solicitando información, aportando soluciones, identificando dificultades. En estas páginas se precisan unas recomendaciones generales alrededor de los pasos básicos de la rendición de cuentas. En la planeación de la RC por la administración pública 1 Recomendaciones para participar en la planeación de la RC El propósito es contribuir a la participación efectiva de la ciudadanía en los procesos de rendición de cuentas que adelanten las administraciones públicas territoriales de su departamento/ distrito/ municipio En la consulta y convocatoria a la RC Como ciudadano clarifique su interés en el proceso de rendición de cuentas. Si existen personas que tienen intereses similares al suyo y no están organizados, aproveche la oportunidad para asociarse en torno a objetivos comunes (por ejemplo: a través de una asociación de usuarios, una veeduría, entre otras alternativas). En el espacio de diálogo en la RC Identifique otras personas u organizaciones con intereses similares a los suyos (por ejemplo: Juntas de Acción Comunal, Si su organización es nueva o no había participado antes en procesos de rendición de cuentas, es fundamental que: asociaciones de usuarios, etc.), indague sobre los requisitos para 1. informe a la administración pública territorial del interés de su organización por En la valoración de la RC y en el ajuste de acciones de la administración Territorial vincularse y haga parte de la organización de su preferencia. participar en la rendición de cuentas; y 2. facilite la información necesaria para ser incluido en las bases de datos de la administración para ser contactados y convocados a los procesos de rendición de cuentas.

150 Pautas para la ciudadanía en el proceso de rendición de cuentas - Unidad 4 Departamento Nacional de Planeación 151 Continuación Recomendaciones para la participación de la ciudadanía / Cómo participar en un proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía? Identifique, lea y 2 Recomendaciones para participar en la consulta y convocatoria a la RC 4 analice información adicional (planes, programas, proyectos, etc.) que requiera, de acuerdo con sus intereses (personales y colectivos) en el proceso de RC. 5 Solicite información que considere importante y de la cual no disponga. Organice la información disponible y defina algunos indicadores para analizar los resultados de la gestión pública. 6 1 Haga un cronograma de actividades y responsabilidades, como el que se propone a continuación: Qué? Quién? Cuándo? Benito, Juanito Investigar dónde y Arcadio 1ª semana de marzo conseguir información (equipo comisionado 1) 7 Conozca y solicite información sobre la metodología y el cronograma que va a seguir la administración pública en el proceso de RC. Recolectar la información Equipo comisionado 1 4ª semana de marzo 8 Identifique otros ciudadanos u organizaciones 2 Identifique, lea y analice documentos sobre la organización y funcionamiento del Estado, las competencias territoriales, y la gestión pública territorial. 3 Identifique, lea y analice: 1. el programa de gobierno por el cual resultó elegido el gobernador/alcalde; y 2. el Plan de desarrollo de su departamento/distrito/ municipio. Así mismo, participe en reuniones, mesas de trabajo o cualquier otro espacio que disponga la administración o que usted proponga y exponga allí sus expectativas en 10 Inscríbase y presente sus observaciones y propuestas para eventos de RC que tenga previsto realizar la Administración. 9 que deberían asistir a la RC y motive su asistencia y participación. relación con la RC.

152 Pautas para la ciudadanía en el proceso de rendición de cuentas - Unidad 4 Departamento Nacional de Planeación 153 Continuación Recomendaciones para la participación de la ciudadanía / Cómo participar en un proceso de rendición de cuentas a la ciudadanía? La ciudadanía puede participar efectivamente en la RC pidiendo cuentas, solicitando información, aportando soluciones, identificando dificultades. 2 3 4 Recomendaciones para participar en el espacio de diálogo en la rendición de cuentas Al inicio del evento público de RC (que puede ser una audiencia pública, un taller, foro o reunión) esté atento a las reglas de juego que se definan para orientar dicho espacio. Al momento de la realización del evento de RC es fundamental que usted permanezca durante todo el tiempo de realización. Una vez finalizado el evento de RC, y a partir de los resultados del mismo, establezca compromisos con la administración de acuerdo con la metodología que se defina. Una vez finalizado el evento de RC, y a partir de los resultados del mismo, establezca compromisos con la Administración de acuerdo con la metodología que se defina. Recuerde inscribirse para hacer sus observaciones, evaluaciones en caso de contar con una evaluación de la gestión pública hecha por usted o su organización y aportes en relación, exclusivamente, con los temas específicos tratados en el evento de RC. Recomendaciones para participar en la valoración de la rendición de cuentas y en el ajuste de acciones de la administración pública territorial 1 1 4 6 5 Revise el informe de la administración sobre los resultados de los eventos de RC que se realicen, y manifiéstele sus observaciones y sugerencias. Informe a los miembros de su organización sobre el resultado del evento de RC y los compromisos pactados (p. ej. a través de medios escritos o electrónicos o de una reunión). 2 3 Escuche atentamente la exposición que sobre su gestión hace la Administración y tome notas que le permitan resolver dudas previas o realizar preguntas. Notas claves Se sugiere evitar el formular: a) quejas sobre temas que no son competencia de la administración (gobernación/ alcaldía o dependencia de la Administración por ejemplo Secretaria de Educación o de Salud ); o b) reclamos de índole personal es decir muy específicos los cuales pueden desviar el evento de RC y el carácter público del mismo. 5 Participe activamente de las tareas o compromisos concertados en el evento de RC. Solicite, o recuerde, a la administración el presentar las conclusiones del proceso de RC a la ciudadanía. 4 3 Realice seguimientos periódicos y evalúe el cumplimiento de los compromisos pactados en el evento de RC.

154 Bibliografía Departamento Nacional de Planeación 155 Bibliografía CLAD (2009). Carta Iberoamericana de Participación ciudadana en la Gestión Pública. XI Conferencia Iberoamericana de Ministros de administración pública y Reforma del Estado, Lisboa (Portugal). Contraloría General de la República, Departamento Administrativo de la Función Pública, Corporación Transparencia por Colombia (CGR, DAFP, CTC, 2009). Audiencias Públicas en la Ruta de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía de la administración pública Nacional. Imprenta Nacional, Bogotá, D.C. Disponible en: http://www.dafp.gov.co [acceso: abril 23 de 2011]. Corporación Transparencia por Colombia (CTC, 2008). Guía de trámites para la contratación municipal. Bogotá, D.C. Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP, 2006). Guía para la participación de la ciudadanía en procesos de rendición de cuentas de la administración pública. Disponible en: http://www.dafp.gov.co [acceso: abril 23 de 2011]. Departamento Nacional de Planeación, Dirección de Desarrollo Territorial Sostenible (DNP-DDTS, 2010). Elementos básicos sobre el Estado colombiano. DNP, Imprenta Nacional, Bogotá, D.C. DNP DDTS (2007). Seminario internacional: Rindamos Cuentas: ciudadanos informados, gobiernos transparentes. Bogotá, D.C. DNP y USAID (2007). El alcalde y su administración responden por su desempeño integral. Guía para la rendición de cuentas con base en los resultados de desempeño integral municipal. DNP, USAID. Quebecor World Bogotá S.A., Bogotá, D.C. DNP, DAFP, Contraloría General de la República, Corporación OCASA, Corporación Transparencia por Colombia, Programa Cercapaz-GIZ. Cartilla para tejer una rendición de cuentas que cuente con la gente. Bogotá, D.C. DNP, DAFP, Contraloría General de la República, Corporación OCASA, Corporación Transparencia por Colombia, Programa Cercapaz-GIZ. La rendición de cuentas una oportunidad para el diálogo entre la ciudadanía y gobierno. Vale la pena participar. Bogotá, D.C. Guerrero Gutiérrez, Eduardo (2008). Para entender la transparencia. Nostra Ediciones, p. 11. Gurza, Adrián e Isunza, Ernesto. Precisiones conceptuales para el debate contemporáneo sobre la innovación democrática: participación, controles y representación. Madrid-Malo, Mario (2005). Diccionario de la Constitución Política de Colombia. 3ª edición, Librería Ediciones del Profesional Ltda., Bogotá, D.C. Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, Federación Colombiana de Municipios (PNUD y FCM, 2008). Déjate ver. Herramientas para el uso práctico y transparente de la información en los municipios. PNUD, FCM. Gráficas Gilpor Ltda., Bogotá, D.C. Procuraduría General de la Nación, et al. (2010). Asistencia técnica para la Rendición Pública de Cuentas sobre la garantía de los derechos de la infancia, la adolescencia y la juventud. Bogotá, D.C. República de Colombia Departamento Nacional de Planeación et al. (2010). Documento Conpes 3654: Política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los ciudadanos. Bogotá, D.C. República del Perú - Consejo Nacional de la Descentralización, Ministerio de Economía y Finanzas, Programa Pro Descentralización PRODES-USAID (2006). Módulo de Rendición de Cuentas. Guía General. Qué y cómo rendir?. Segunda edición actualizada, Neva Studio, Lima (Perú). Estados Unidos Mexicanos Secretaría de la Función Pública (México SFP, 2007). Manual. Lenguaje claro. 3ª edición, Secretaría de la Función Pública, México, D.F. USAID Guatemala (2004). Manual de Rendición de Cuentas, Una herramienta para el gobierno municipal. 1ª edición, Programa de gobiernos Locales de la Agencia para el Desarrollo Internacional del Gobierno de los Estados Unidos, Ciudad de Guatemala.

Anexos Anexo 1 Principales normas que rigen el proceso de rendición de cuentas en las entidades territoriales Anexo 2 Información sometida a reserva. Excepciones al derecho de acceso a la información (Corporación Transparencia por Colombia, 2010) Anexos Anexo 3 Principales competencias de departamentos y municipios establecidas en la Constitución Política de 1991 y en la Ley 715 de 2001 Anexo 4 Experiencias exitosas, asociadas con la rendición de cuentas, registradas en el Banco de Éxitos de la Administración Pública (DAFP, 2010)

158 Anexo 1 - Principales normas que rigen el proceso de rendición de cuentas en las entidades territoriales Departamento Nacional de Planeación 159 Anexo 1 - Principales normas que rigen el proceso de rendición de cuentas en las entidades territoriales En la Constitución Política de 1991 Artículo 1 Artículo 3 Artículo 20 Artículo 23 Artículo 40 Artículo 74 Artículo 209 Colombia es un Estado social de derecho, organizado en forma de República unitaria, descentralizada, con autonomía de sus entidades territoriales, democrática, participativa y pluralista,. La soberanía reside exclusivamente en el pueblo, del cual emana el poder público. El pueblo la ejerce en forma directa o por medio de sus representantes, en los términos que la Constitución establece. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, El derecho de petición permite a las personas acceder en forma oportuna a la información y documentos públicos. Obliga a la entidad a facilitar la información y el acceso a documentos que no son de reserva legal. Todo ciudadano tiene derecho a participar en la conformación, ejercicio y control del poder político. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.... La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. En la ley, decretos presidenciales y en circulares o resoluciones proferidas por el Gobierno Nacional y/o los órganos de control Estatuto Anticorrupción de 2011 Ley 1437 de 2011 Decreto 028 de 2008 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. En el artículo 78 sobre democratización de la administración pública (el cual modifica el artículo 32 de la Ley 489 de 1998), se establece que todas las entidades y organismos de la administración pública (nacional y territorial): tendrán que rendir cuentas de manera permanente a la ciudadanía bajo los lineamientos de metodología y contenidos mínimos establecidos por el Gobierno Nacional, los cuales serán formulados por la Comisión Interinstitucional para la Implementación de la Política de rendición de cuentas creada por el Conpes 3654 de 2010. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y mediante el cual se regula lo relacionado con el derecho de petición. Sobre monitoreo, seguimiento y control al gasto con recursos del Sistema General de Participaciones, en particular los artículos 17 al 20, en los cuales se precisan responsabilidades de las administraciones municipales y departamentales en relación con la rendición de cuentas. Estatuto Anticorrupción de 2011 Ley 1437 de 2011 Ley 1098 de 2006, art. 204 y Ley 375 de 1997 Decreto 3851 de 2006 Decreto 3622 de 2005 Ley 962 de 2005 Ley 850 de 2003 Ley 734 de 2002 Decreto 1122 de 1999 Ley 715 de 2001 y Ley 1176 de 2007 Ley 617 de 2000 Ley 489 de 1998 Ley 190 de 1995 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. En el artículo 78 sobre democratización de la administración pública (el cual modifica el artículo 32 de la Ley 489 de 1998), se establece que todas las entidades y organismos de la administración pública (nacional y territorial): tendrán que rendir cuentas de manera permanente a la ciudadanía bajo los lineamientos de metodología y contenidos mínimos establecidos por el Gobierno Nacional, los cuales serán formulados por la Comisión Interinstitucional para la Implementación de la Política de rendición de cuentas creada por el Conpes 3654 de 2010. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y mediante el cual se regula lo relacionado con el derecho de petición. Código de infancia y adolescencia y Ley de juventud. En el artículo 204 de la Ley 1098 de 2006 se hace explícita la responsabilidad de todos los mandatarios del país para la realización de la rendición pública de cuentas sobre la garantía de los derechos de la infancia y la adolescencia. Sobre información oficial básica. Política de Democratización de la Administración Pública. Ley antitrámites, en particular los artículos 7 (publicidad electrónica de normas y actos generales emitidos por la administración pública) y 8 (disponibilidad de información). Ley de veedurías ciudadanas, artículo 17: las veedurías tienen derecho a conocer las políticas, proyectos, programas, contratos, recursos presupuestales asignados, metas físicas y financieras, procedimientos técnicos y administrativos y cronogramas de ejecución ( ). Código disciplinario, en el cual se establecen los deberes de los servidores públicos. En particular el artículo 13 sobre la disposición de oficinas o ventanillas únicas, en los despachos públicos, en donde se puedan recibir documentos, solicitudes y atender requerimientos. Sobre el Sistema General de Participaciones, en particular el artículo 90 de la Ley 715 de 2001 sobre la publicación de informes de evaluación de la gestión y la eficiencia por las Secretarías de Planeación Departamental. Normas para el fortalecimiento de la descentralización y la racionalización del gasto público, en particular incluye disposiciones sobre el control social a la gestión pública territorial (artículo 79). Organización y funcionamiento de la administración pública nacional y territorial, en particular los artículos 32 y 33 sobre el desarrollo de la gestión de acuerdo con los principios de democracia participativa y la posibilidad de convocar audiencias públicas para discutir lo relacionado con la formulación, ejecución y evaluación de políticas y programas a cargo de la entidad. Estatuto Anticorrupción: disponibilidad de una línea telefónica gratuita en las entidades públicas (artículo 90), informes sobre peticiones, quejas y reclamos recibidos (artículo 54).