Inicio Cuestiones previas al inicio del depósito. 1. Es necesario instalar el programa del registro mercantil 2015 Depósito Digital (D2). Si todavía no lo ha instalado puede descargarlo en esta dirección. Si ya tuviese instalado el programa Depósito Digital 2015 compruebe que tiene actualizada la última versión. 2. Configuración del programa Depósito Digital 2015. Esquema de Generación. Pulse en en cada uno de los apartados numerados para obtener ayuda mas detallada de cada paso. 1 Lectura obligada de este documento de ayuda a fin de no omitir ningún paso esencial 2 Generación Depósito Digital + Modificar: - Personal - Otros Datos 3 Generación memoria + Modificar: -Textos. - Cuadros normalizados 4 Generación del soporte desde: - Árbol de opciones - Menú superior - Impreso - Memoria 5 Programa: Depósito Digital Generación huella: Menú Formulario + Generar huella digital 6 Generación del acta de la Junta General donde se aprueban las cuentas del año 2015 (Borrador ACTA) (Imprimir firmar, escanear y guardar para incluir en el libro de actas del ejercicio 2016, a presentar en 2017) + Certificación del acta (Borrador CERTIFICACIÓN) (Imprimir firmar, escanear y enviar con las cuentas de 2015) 7 Programa: Depósito Digital Presentación Depósito Digital: Menú Formulario + Present. Depósito Digital Final del proceso En color VIOLETA los pasos a realizar desde este programa. En color gris los pasos a realizar con el programa Depósito Digital. Cuentas anuales 2015 (Guía Rápida) Datos Presentador General (Libros/cuentas). Esta opción sirve para configurar los datos del presentador de las cuentas anuales, persona que se ha registrado en la página de registradores.org y que va a firmar las presentaciones telemáticas con su certificado digital. Por defecto se usará este presentador para la presentación de las cuentas de todas las empresas. El usuario puede posteriormente elegir un presentador distinto en aquellas empresas en las que no desee usar el presentador general. Página: 1
Cuentas anuales. Menú superior. En la parte superior de la pantalla tenemos una serie de botones que permiten realizar distintas acciones relacionadas con la presentación de las cuentas anuales. Permite la cumplimentación de las cuentas anuales, la memoria o ambos documentos de forma simultánea para el rango de empresas que seleccione el usuario. Estos documentos se cumplimentan a partir de los datos disponibles en el diario de las empresas, o bien en blanco en caso de no disponer de datos en el diario. Permite acceder a la edición o modificación del documento activo. Permite el borrado del documento activo. Para obtener las cuentas anuales en formato pdf que después podemos imprimir en papel. Si deseamos presentar las cuentas anuales de forma telemática o en soporte magnético. Menú lateral. Proceso: Permite elegir entre legalización de libros y elaboración de cuentas anuales. Configuración: Proporciona acceso a la configuración del presentador general y a la descarga y configuración del programa del depósito digital. Es muy importante leer la ayuda de configuración del programa 2015 Depósito Digital para poder configurar correctamente la carpeta de trabajo del programa. Plantillas: Proporciona acceso a las plantillas de configuración de los cuadros normalizados y de los textos de la memoria y además permite editar una plantilla con el texto íntegro de una convocatoria de Junta Ordinaria de aprobación de las cuentas anuales. Cuentas anuales: Permite el acceso a cada uno de los cinco pasos que se deben seguir para la elaboración y presentación de las cuentas anuales de una empresa, a este y a otros documentos de ayuda que pueden ser de ayuda al usuario. Página: 2
2 - Impreso (PyG, Balance y ECPN). Este es el primero de los seis pasos que debemos realizar para la elaboración y presentación de las cuentas anuales de una empresa. En este apartado se generan y gestionan todos los documentos que forman parte de las cuentas anuales de la empresa excepto la memoria. Comenzaremos con la generación del Impreso. Desde la pantalla de Impreso se generan los datos de la hoja identificativa, la cuenta de pérdidas y ganancias, los balances, el estado de cambios de patrimonio neto, estado de ingresos y gastos reconocidos y ECPN (en el modelo abreviado) y la pantalla de datos adicionales. Una vez generado el impreso debemos acceder a él para cumplimentar determinados datos adicionales necesarios para efectuar el depósito ya que el programa no dispone de ellos. El usuario debe de cumplimentar manualmente, en caso de que sea necesario, los datos señalados en verde y en su caso los señalados en azul. Es recomendable revisar los datos de la cuenta de pérdidas y ganancias, el balance, el estado de cambios de patrimonio neto y los datos auxiliares. 3 - Memoria normalizada. En este segundo paso se genera y cumplimenta la memoria normalizada de la empresa. La memoria normalizada se compone de 15 apartados de los cuales en 13 de ellos se debe de cumplimentar además un cuadro normalizado. En el proceso de generación el programa cumplimenta automáticamente a partir de los datos del diario, y siguiendo la configuración de las máscaras de la memoria, los siguientes cuadros normalizados: Apartado 5 (Inmovilizado). Apartado 6 (Activos financieros). Apartado 7 (Pasivos financieros). Apartado 10 (Ingresos y Gastos, detalle de la cuenta de Pérdidas y Ganancias). Apartado 11 (Subvenciones, donaciones y legados). Página: 3
Importante Es posible la presentación de las cuentas anuales incorporando una memoria no normalizada (memoria elaborada con una estructura diferente a la normalizada). En ese caso se omitirá este apartado y la memoria se adjuntará como documento externo en el programa de depósito de cuentas anuales. Una vez generada la memoria se completará cumplimentando los textos de los distintos apartados y los cuadros normalizados no generados automáticamente. Los textos de la memoria se pueden importar con las opciones que facilita el programa o simplemente pegar un texto copiado de un documento externo. 4 - Soporte. Una vez finalizada la memoria y antes de entrar en el programa de depósito digital del registro mercantil para generar la huella digital, usaremos esta rama o el botón para grabar el fichero del depósito digital. 5 - Generación de huella. La huella digital es generada por el programa de depósito de cuentas proporcionado por el registro mercantil. Para acceder a los depósitos digitales ya generados debemos tener configurada la ruta correcta y tras situarnos sobre la empresa elegida, seguimos las instrucciones de la imagen. Una vez situados en el programa del registro mercantil para generar la huella digital simplemente podemos elegir en el menú Formulario > Generar huella digital. Observemos que la opción de Presentación depósito digital permanece deshabilitada y solo tenemos disponible la opción de generación de la huella. Página: 4
6 - Certificado de aprobación. Una vez generada la huella del depósito procederemos a la generación del acta y de la certificación de aprobación de las cuentas anuales. Novedad Desde el ejercicio 2014 el programa ofrece la posibilidad de cumplimentar simultáneamente el acta de la Junta Ordinaria de aprobación de resultados y la certificación de la celebración de la Junta a partir de una serie de datos que el usuario debe cumplimentar en la siguiente pantalla. Fecha de formulación de las cuentas. Es la fecha en la que fueron formuladas las cuentas anuales, el programa mostrará por defecto el último día del plazo legal de formulación de las mismas (tres meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio). El usuario puede variarla si lo desea. Modalidad de la junta. Se ofrecen tres posibilidades, por defecto el programa propone la modalidad Universal, el usuario puede variarla si fuese necesario. Fecha de celebración de las Junta Ordinaria. Es la fecha de celebración de la Junta Ordinaria, el programa mostrará por defecto el último día del plazo legal de celebración (seis meses a partir de la fecha de cierre del ejercicio). El usuario puede variarla si lo desea. Horas de inicio y finalización. Son dos datos necesarios para la elaboración del acta, el programa propone unas horas por defecto. El usuario cumplimentará en su caso las horas reales de inicio y fin. Primera/segunda convocatoria. Otro dato necesario para la elaboración del acta, el programa propone por defecto primera convocatoria. Porcentaje de aprobación. Se usa para la elaboración del acta y de la certificación del acta, el programa propone el 100 % (implica unanimidad). El usuario indicará el porcentaje real de aprobación. Socios asistentes: Permite el acceso a la pantalla de gestión de los socios y representantes de la empresa. De este apartado depende la correcta generación del acta y de la certificación de la junta. Página: 5
Este botón sirve para importar los socios desde el modelo 200 del ejercicio anterior, si lo ha elaborado con este programa, o bien desde un fichero de presentación telemática (modelo 200) elaborado con un programa diferente. Importante. El programa incorpora los datos disponibles en el modelo 200 pero deben de ser completados por el usuario ya que en este apartado son necesarios datos de los que no se dispone en el modelo 200. Al importar los socios se marca por defecto que todos acuden a la Junta Ordinaria. El usuario lo puede modificar pulsando doble click sobre la casilla correspondiente. Socio. Se marcará esta casilla en los socios de la empresa. En el caso de que tengamos incluido en esta pantalla un representante de la sociedad que no sea socio lo dejaremos en blanco.(*) Nº de títulos. Esta casilla sirve para indicar el número de títulos (acciones o participaciones) de los que es titular el socio. % de participación. Porcentaje de participación que el socio tiene en la empresa. Certifica. Se incluirán a las personas que tengan esta casilla marcada en las certificaciones de la empresa.(*) Firma. Se incluirán las personas que tengan marcada esta casilla como firmantes de las certificaciones de la empresa.(*) Presidente. Marcar esta casilla para identificar a la persona que figurará, en su caso, como presidente en el acta y en la certificación de cuentas anuales.(*) Secretario. Marcar esta casilla para identificar a la persona que figurará, en su caso, como secretario en la certificación de cuentas anuales.(*) Asiste/Representado. En estos apartados de identifican a los socios que acuden a la Junta presencialmente o debidamente representados (*) (*) Para marcar y desmarcar estas casillas similares no es necesario modificar el registro, simplemente se cambia haciendo doble click con el ratón sobre ella. Importar la distribución de resultados de la memoria de la empresa. Si está cumplimentado el cuadro normalizado de la distribución de resultados (apartado 3 de la memoria) podremos importar los datos para la cumplimentación del acta y de la certificación marcando esta casilla. Importar huella digital. Si ya tenemos generada la huella digital con el programa depósito digital, al marcar esta casilla se incorpora la huella a la certificación. (La huella digital es necesaria en las certificaciones que se incluyan con las presentaciones telemáticas y en soporte). Método de presentación. Permite elegir el método de presentación del depósito de cuentas anuales. Página: 6
Borrador acta/borrador certificación. Permite mostrar los borradores del acta y de la certificación. El usuario ve en el borrador el texto del documento. Puede modificarlo si es necesario y obtener una versión definitiva por pantalla o por impresora. 7- Presentación depósito digital D2. Este último paso nos lleva al programa del registro mercantil depósito digital y nos permite hacer la presentación a través de la opción: Formulario > Presentación depósito digital. Una vez en este apartado debemos seguir los pasos de la presentación que nos propone este programa. Importante: Antes de entrar en esta opción debemos tener previamente escaneada la certificación de las cuentas anuales ya firmada de forma manuscrita por las personas que tengan capacidad certificante. Página: 7