Unidad de Normativa Consular Cuaderno de Actualización Consular Nro. 6- Noviembre 2001 Certificaciones y Legalizaciones A) CERTIFICADOS: De acuerdo con lo establecido por el art. 220 del R.C. los certificados pueden expedirse sobre una amplia gama de actos o hechos autorizados por las leyes argentinas o por las reglamentaciones específicas.- Las constancias sobre las que se asientan pueden surgir de documentos públicos o privados u otros elementos que debidamente relacionados, permitan al cónsul dar fe de determinadas circunstancias que puedan tener relevancia administrativa de cualquier naturaleza que convenga a los intereses del requirente.- Copia de estos certificados debe ser archivada en la oficina consular respectiva (art.221 del R.C.). Este recaudo permite ejercer el control posterior de autenticidad y también otorgar, a pedido de quien acredite un interés legítimo, copia de los mismos (art. 222 R.C.) B) LEGALIZACIONES: 1) ANTECEDENTES: En el año 1918 se dicta el decreto del P.E. de fecha 24 de julio por el cual se reglamenta la forma en que tendrán validez los documentos públicos emitidos por autoridades de un país extranjero.- Su texto establecía (Art.1º): "Todo documento emanado o pasado por una autoridad extranjera que deba hacer fe en territorio de la República deberá ser legalizado en primer término por el agente consular argentino acreditado en la jurisdicción de la autoridad extranjera de que el documento proviene o lo ha certificado".- En el art. 4to. del mismo se incluía la exigencia de la legalización de la firma del cónsul por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto a fin de habilitar su uso dentro del territorio nacional.- En el año 1963 se sanciona el Reglamento Consular - decreto no. 8714/63 - cuyos artículos 220 a 232 suplantan la norma vigente y estatuyen un nuevo régimen para el otorgamiento de certificados y legalizaciones.- El Art. 223 de esta nueva reglamentación determina que "Los funcionarios consulares son los autorizados para autenticar la firma en aquellos documentos que deban surtir efecto en la República..." El Reglamento Consular de 1963 reproduce en términos generales el procedimiento establecido por el decreto de 1918, pero en su art. 226 describe el origen que deben tener las firmas y autoriza su legalización cuando las mismas se encuentren registradas en la oficina consular.- En consecuencia los cónsules pueden legalizar la documentación cuyas firmas sean puestas en su presencia o tenga debidamente registradas de : a) Autoridades del país en que residen.-
b) Representantes de empresas privadas y particulares, estos últimos previa constatación de su identidad. c) Funcionarios de la cancillería (local) debidamente autorizados.- 2) PROCEDIMIENTO: La sistemática en materia de legalizaciones que adopta el Reglamento Consular tiene como elemento primario de referencia el registro de firmas obrante en la sede de cada representación.- En este aspecto existen diferencias con la certificación de firma que realizan los Escribanos Públicos, ya que en este caso se da fe de la identidad de la persona y de que aquella ha sido puesta en presencia del autorizante.- Cabe destacar que tanto en virtud de las facultades notariales que confiere a los cónsules el art. 245 del R.C., como del mismo texto del art. 226, éstos pueden realizar ambos actos. Si bien el Reglamento Consular utiliza estos términos como sinónimos, en realidad legalización, certificación y autenticación encierran diferencias conceptuales a la luz de la práctica jurídico notarial argentina.- En principio legaliza un órgano del Estado con el objeto de hacer fe de la última firma puesta en un documento público o privado.- La certificación es un acto eminentemente notarial, como queda dicho ut-supra y la autenticación se refiere básicamente a la similitud de la grafía declarada o avalada por un experto, por ej. un perito calígrafo.- Sin embargo el texto de la reglamentación vigente regula en forma conjunta (Art. 226) la actividad de certificar (firmas puestas en su presencia) y de legalizar (debidamente registradas en la oficina consular).- Cabe destacar que lo sustancial en este caso es la amplitud y carácter de las facultades que se otorgan al cónsul al margen de la forma que se las denomine.- El art. 230 del R.C. establece la obligación común a todas la Representaciones consulares de llevar un Registro de firmas de autoridades argentinas, locales o de particulares que tengan vinculación con los actos prescritos en ese Reglamento.- De esta forma es de conclusión necesaria que el requisito fundamental que debe cumplimentarse como previo a la realización de la actuación por la cual se legaliza una firma es constatar que la misma se encuentra debidamente registrada en la oficina consular o en su caso proceder a su registro.- Es común que la fuente de este registro sea la firma puesta ante el cónsul por el interesado o bien la información que al respecto brindan las oficinas públicas locales, en especial la cancillería del gobierno receptor, a través de notas que son actualizadas periódicamente con los especímenes de las firmas de los funcionarios autorizados para legalizar, en al ámbito interno del país receptor, los documentos emanados de autoridades locales.- Los funcionarios consulares tal como establece el art. 223 del Reglamento Consular son los autorizados para "autenticar" la firma de aquellos documentos que deban surtir efecto en la República.- Esta función puede ser ejercida directamente y sin necesidad de delegación expresa tanto por los cónsules titulares como por los adjuntos, ello en virtud que la reglamentación se refiere a "funcionarios consulares", término que abarca a todos aquellos que prestan funciones en tal carácter en una oficina consular.-
3) MODIFICACIÓN INTRODUCIDA AL ADHERIR LA REPÚBLICA ARGENTINA A LA CONVENCIÓN DE LA HAYA DE 1961 El art. 223 del Reglamento Consular del cual surge la facultad de los cónsules de legalizar documentos extranjeros fue modificado por el decreto 332/89 luego que con fecha 18 de febrero de 1988, la República Argentina pasara a ser parte de la Convención de La Haya de 1961, sobre supresión de legalizaciones de documentos públicos.- La mencionada Convención establece que la "apostille" es el único requisito exigido a los documentos extranjeros emitidos en los países que son parte para hacer fe en la República,.- La "apostille" o acotación es colocada por la autoridad del estado emisor del documento.- Esta facultad puede ser delegada a otros órganos del gobierno o entidades públicas previa comunicación al Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos ( Art. 6º de la Convención).- El Art. 3º de la Convención establece que "La única formalidad que podrá ser exigida para certificar la autenticidad de la firma, el carácter con que ha actuado el signatario del documento y de corresponder, la identidad del sello o del timbre que lleva el documento, será una acotación que deberá ser hecha por la autoridad competente del Estado en el cual se originó el documento, de conformidad con lo previsto por el art. 4º".- Desde el punto de vista de la actividad consular argentina cabe tener en cuenta que si el país receptor es parte de la Convención de la Haya no debe intervenirse la documentación susceptible de ser legalizada por "apostille".- En este aspecto, el Art. 9º de la misma determina que: "Cada Estado contratante tomará las medidas necesarias para evitar que los funcionarios diplomáticos o consulares procedan a legalizar los documentos en los casos en que la presente Convención los exime de esta formalidad".- El Art.1º de la Convención determina que se aplicará a "los documentos públicos que hayan sido extendidos en el territorio de un Estado contratante y que deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante" y a continuación se describe qué se entiende por documentos públicos: a) Los documentos emitidos por una autoridad o funcionario perteneciente a un tribunal del Estado, inclusive los extendidos por un fiscal de justicia, un secretario o un oficial de justicia.- b) Los documentos administrativos.- c) Las actas notariales.- d) Las certificaciones oficiales en documentos firmados por personas privadas, tal como la certificación del registro de un documento o de una fecha determinada y la autenticación de firmas en documentos de carácter privado.- Están expresamente excluidos: a) Los documentos extendidos por funcionarios diplomáticos o consulares,
b) los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.- El análisis del carácter del documento extranjero es consecuentemente de suma importancia a fin de determinar si el mismo debe ser objeto de "apostille" o de legalización consular a fin de dar fe en la República Argentina.- Queda incuestionablemente sujeta a este último procedimiento toda documentación destinada a la Aduana argentina y la que se refiera en forma directa a una operación comercial.- 4) CARÁCTER DE LA LEGALIZACIÓN: El art. 225 del R.C. establece que "La certificación de la firma tiene como único efecto autenticar la misma y el carácter del otorgante sin entrar a juzgar el contenido del documento...".- Esta disposición debe aplicarse dentro del contexto de las restantes prescripciones contenidas en este mismo artículo y en los otros que regulan la materia que le están relacionadas, entre las que se destacan las siguientes: a) En todos los casos debe tratarse de un documento, es decir de la constancia de un hecho o acto administrativo, judicial o particular que tenga alguna relevancia jurídica.- El decreto de 1918 y el articulado específico del Reglamento Consular que lo sustituye en 1963, se refieren a documentos, término que es abarcativo tanto de instrumentos públicos como privados en la concepción del derecho argentino, pero que también debe incluir a los que se les asimile dentro de la categorización propia de cada país.- En este aspecto juega un rol sustancial el criterio consular al evaluar el carácter de la documentación que se le presenta a la luz de la legislación específica del estado sede, tal como lo establece el art. 223 del Reglamento Consular al precisar en su último párrafo que (los funcionarios consulares) "... Deberán tener en cuenta a esos fines (legalizar documentos), que nuestra legislación consagra el principio de derecho de que la forma y solemnidades de los instrumentos públicos se rigen por las leyes del país que los otorga" b) El Art. 231 del Reglamento Consular establece que la "autenticación de firma sólo podrá realizarse en los documentos que hayan reunido los requisitos correspondientes".- Si bien a continuación establece ciertos recaudos como es el caso de las testaduras, interlineaciones y raspaduras que deben estar salvadas al pie de los mismos como condición necesaria para que el cónsul pueda proceder a su legalización, éstos no son taxativos y fundamentalmente este artículo se refiere a lo expresado en el punto anterior en el sentido que deben estar cumplidas las formalidades específicas de acuerdo con la ley, las reglamentaciones o la práctica local.- Así si se presenta para su legalización - por ej. - una partida de registro civil cabe constatar que la misma guarda la forma y requisitos externos de las que habitualmente emiten la oficinas pertinentes del país receptor.- c) La prohibición establecida en la última parte del Art. 225 del Reglamento Consular en el sentido que los funcionarios consulares están inhibidos de legalizar documentación probatoria de actos jurídicos contrarios a la legislación argentina es otro elemento que debe llevar al cónsul al análisis del contenido de la misma.- Sin embargo en todos los casos debe tenerse en cuenta que esta disposición requiere que surja del texto mismo del documento la descripción de un acto claramente contrario a la legislación argentina, no es el caso de un documento que de ser conocidas otras circunstancias pueda surgir
que integra un acto contrario a la ley sino que ello debe resultar de su sola lectura.- En el análisis de esta disposición se debe proceder con sumo cuidado ya que los cónsules no tienen facultades judiciales y es sólo competencia de los jueces establecer en sus sentencias si un acto es contrario a la ley.- d) También cabe a los funcionarios consulares analizar los documentos a fin de determinar si se trata de casos comprendidos en la Convención de La Haya de 1961, si el país sede es parte de la misma o en acuerdos bilaterales tal como es el caso del suscrito entre nuestro País e Italia en 1987 sobre exención de legalizaciones en documentos de estado civil.- En estos supuestos no pueden intervenir y deben canalizar el trámite a las oficinas competentes del Estado receptor o informar al requirente que no es necesario realizar el trámite ante el consulado.- 5) LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS POR LA REPRESENTACIÓN DIPLOMÁTICA ARGENTINA O DE OTRO ESTADO CON EL CUAL NUESTRO PAÍS MANTENGA RELACIONES DIPLOMÁTICAS: En caso de falta o ausencia del funcionario consular, establece el Art. 224 del Reglamento Consular que las facultades para legalizar documentos que asigna a aquellos el Art. 223, pueden ser ejercidas por el jefe de la representación diplomática de la República y " a falta de ésta por el agente consular o diplomático de un Estado con el cual nuestro país mantenga relaciones diplomáticas con sede en el país de donde emana el documento". En el primer caso estamos frente a funciones que puede ejercer el jefe de una misión diplomática sin autorización expresa de la Cancillería ante la acefalía de la oficina consular. Se trata de una situación de excepción ya que los reemplazos en la titularidad de las mismas, de no contar con cónsul adjunto, son dispuestos de acuerdo con los procedimientos establecidos.- La legalización de documentos por parte de la embajada o consulado de un país con el que se mantengan relaciones, con sede en un estado donde no hubiese representación argentina es relativamente frecuente y cabe la posterior legalización de la firma del cónsul o funcionario interviniente por parte de su cancillería seguida de la del consulado argentino con jurisdicción en ese país, con lo cual se abre la vía para que el documento haga fe en territorio argentino (conf. Normas de Aplicación - Resolución Ministerial no. 154/64 - Capítulo XII - apartado 2do.).- 6) VISTO Y REGISTRADO: La colocación del sello "visto y registrado" es un trámite que puede realizarse sobre documentos, a pedido de los interesados.- No constituye una legalización, pero tiene como consecuencia otorgarle al mismo fecha cierta si no la tuviera.- En todos los casos en que se efectúe esta actuación debe aclarársele al requirente su alcance a fin de evitar que se le atribuyan los efectos de una legalización y si el documento fuera susceptible de ser legalizado por contar con los requisitos para ello no debe ser visado.- En este sentido debe aplicarse con toda precisión el Art. 232 del Reglamento Consular que establece " Los funcionarios consulares utilizarán la fórmula "visto y registrado" cuando no exista la obligación de autenticar la firma, en aquellos documentos que sólo deban acreditar su presentación ante la oficina consular.-
7) MODIFICACIÓN DEL ARTICULO 229 DEL REGLAMENTO CONSULAR ELIMINANDO LA AUTENTICACIÓN DE LA FIRMA DEL CÓNSUL ANTE LA CANCILLERÍA ARGENTINA: Con la reforma introducida por el decreto no.1629/2001, de fecha 7 de diciembre de 2001 se ha eliminado la autenticación de la firma de los cónsules por parte de la Cancillería o de cualquier otra autoridad argentina.- El nuevo texto del Art. 229 del Reglamento Consular de acuerdo con esta modificación es el siguiente: "Los documentos extranjeros autenticados en la forma establecida en el presente Reglamento harán fe en territorio nacional, sin necesidad de su posterior legalización ante otra autoridad argentina".- De esta forma se busca facilitar la utilización de la documentación extranjera dentro del territorio nacional, evitando la realización de un trámite que solo se efectúa en la ciudad de Buenos Aires, causa ello de incomodidades y complicaciones para quienes viven en el interior del país.- Los considerandos del decreto no. 1629/2001, describen claramente las motivaciones que han llevado a su sanción: "... teniendo en cuenta la idoneidad de los agentes consulares de la Nación encargados de realizar las legalizaciones previstas en el mencionado Reglamento consular argentino, resulta suficiente la intervención de los mismos con su firma, sello aclaratorio y demás recaudos que las disposiciones administrativas del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto establecen, sin necesidad de intervención posterior"... " Que la eliminación de tal requisito torna más dinámica y menos burocrática la utilización y circulación de documentos extranjeros en el país sin desmedro de la seguridad y control que deben ejercer al respecto las autoridades nacionales, recaudos que se encuentran cumplimentados debida y suficientemente con la firma de los señores cónsules".- La medida se fundamentó también en las siguientes razones: a) La normativa precedente consagraba una doble intervención de la Cancillería.- En primer lugar la oficina consular legaliza la firma inserta en los respectivos documentos de acuerdo con lo prescrito por el art. 226 del Reglamento Consular.- En segunda instancia, y de acuerdo con la redacción ahora reformada del art. 229 del mismo cuerpo reglamentario, la firma del funcionario consular interviniente debía ser "autenticada" en la República por el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto.- Cabe destacar que este procedimiento se aplica sólo a las legalizaciones provenientes de países que no son parte de la Convención de La Haya de 1961 sobre eliminación del requisito de la legalización, la cual es reemplazada por la "apostille" o acotación colocada por autoridad autorizada de cada país miembro.- Consecuentemente el trámite que se realizaba ante la Cancillería tenía por objeto sólo habilitar la firma de los cónsules argentinos, pero no era un requisito necesario a los documentos extranjeros munidos de "Apostille" o acotación, ni tampoco a los que se encuadran dentro del marco de acuerdos internacionales (multilaterales o bilaterales) a los cuales corresponde otorgarles plena fe sin cumplimentar este paso.- b) También se ha tenido en cuenta que para los requirentes domiciliados en el interior del país constituye un inconveniente de cierta magnitud el tener que desplazarse o enviar el documento a fin de su intervención en Buenos Aires por la Cancillería luego que lo reciben del exterior con la legalización consular ya efectuada.-
Consecuentemente la firma del funcionario consular argentino habilitará por sí sola a un documento extranjero para hacer fe en territorio nacional sin que se requiera ningún otro trámite posterior, razón por la cual se ha considerado conveniente dotar a las legalizaciones así efectuadas de ciertos recaudos a fin de dar uniformidad y mayor seguridad al acto.- A fin de cumplimentar estos objetivos se ha incorporado un folio de seguridad impreso por la Casa de la Moneda de la Nación sobre papel filigranado que será proveído a todas las Representaciones consulares por la Dirección General de Asuntos Consulares y deberá ser adjuntado por los funcionarios intervinientes a todos los documentos cuyas firmas legalicen en aplicación de lo dispuesto por el artículo 226 del Reglamento Consular, siguiendo a este efecto las instrucciones que se harán llegar conjuntamente con la primera remesa de folios de seguridad.- También se procederá a instalar en cada oficina consular un sistema uniforme de impresión informatizado que deberá ser utilizado de acuerdo con lo estipulado en el manual elaborado al efecto que se envía conjuntamente con este Cuaderno de Actualización Consular no. 6.- ANEXO I Capitulo IX del Reglamento Consular Argentino DE LOS CERTIFICADOS Y LEGALIZACIONES Certificados Art. 220 - Los funcionarios consulares expedirán bajo su firma y sello oficial de la oficina consular, certificados de actos o circunstancias que tengan relación con las leyes y reglamentaciones de la República, contemplados por el presente reglamento en relación con su misión y funciones. Art. 221- Los funcionarios consulares archivarán en todos los casos copias autenticadas de los certificados expedidos. Copias de documentación. Requisitos. Constancia del registro Art. 222 - Los funcionarios consulares solo expedirán copias de documentos, que hayan sido registrados en sus propias oficinas y siempre que éstos sean solicitados por interesados que hayan intervenido en los actos a que se refieren tales documentos. Legalizaciones Art. 223 - Los funcionarios consulares son los autorizados para autenticar la firma de aquellos documentos que deban surtir efecto en la República, salvo las disposiciones de la Convención de la HAYA de 1961 sobre supresión de legalización de documentos públicos y anexo, ratificado por ley No 23.458 y vigente desde el 18 de febrero de 1988. Deberán tener en cuenta, a esos fines, que nuestra legislación consagra el principio de
derecho de que la forma y solemnizadas de los instrumentos públicos se rigen por las leyes del país que los otorga. (1 ) Falta o ausencia de funcionario consular Art. 224 - En caso de falta o ausencia del funcionario consular, las funciones a que se refiere el articulo anterior podrán ser ejercidas por el jefe de la representación diplomática de la República, y a falta de esta, por el agente diplomático o consular de un estado con el cual la República mantenga relaciones diplomáticas y con sede en el país de donde emana el documento. Efectos de certificación Art. 225 - La certificación de la firma tiene como único efecto autenticar la misma y el carácter del otorgante, sin entrar a juzgar el contenido del documento, no obstante lo cual, los funcionarios consulares se abstendrán de autenticar firmas en documentos probatorios de actos jurídicos contrarios a la legislación argentina. Legalización de firmas Art. 226 - Los funcionarios consulares autenticaran las firmas puestas en su presencia o debidamente registradas en la oficina consular, de: a) Autoridades del país en que residan; b) Representantes de empresas privadas y particulares, estos últimos previa constatación de su identidad; c) Funcionarios de la Cancillería debidamente autorizados; Legalización de firmas por representantes del país en que se originó el documento Art. 227 - En ningún caso la autenticación de firma podrá ser suplida por el agente diplomático o consular acreditado en la República por la nación de que el documento emane (1) Articulo conforme Decreto 332/89, art. 3o Legalización de láminas fotográficas Art. 228 - Los funcionarios consulares podrán autenticar en reproducciones fotográficas o fotocopias de documentos, las firmas autógrafas autorizadas que certifiquen la autenticidad de dicho documento. Legalización de firmas del funcionario consular
Art. 229 - Los documentos extranjeros autenticados en la forma establecida en el presente Reglamento harán fe en territorio nacional, sin necesidad de su posterior legalización ante otra autoridad argentina (Texto de acuerdo con Dto. 1629/2001). Registro de firmas Art. 230 - Los funcionarios consulares llevarán un registro de firmas, de todas aquellas autoridades argentinas, locales o de particulares, que tengan vinculación con los actos prescritos en el presente Reglamento. Requisitos para la Legalización consular Art. 231 - La autenticación de firma solo podrá realizarse en documentos que hayan reunido los requisitos correspondientes. Las testaduras, interlineaciones y raspaduras que contengan los documentos, deberán estar salvadas al pie de los mismos, sin cuyo requisito los funcionarios consulares se negaran a proceder a su intervención. Visto y Registrado Art. 232 - Los funcionarios consulares utilizaran la formula visto y registrado cuando no exista la obligación de autenticar firma, en aquellos documentos que solo deban acreditar su presentación ante la oficina consular. ANEXO II CONVENCIÓN SUPRIMIENDO LA EXIGENCIA DE LEGALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS EXTRANJEROS - LA HAYA 1961.- Los estados signatarios de la presente Convención. Deseando suprimir la exigencia de la legalización diplomática o consular de los documentos públicos extranjeros. Resuelven concluir una Convención al efecto y convienen las siguientes disposiciones: ARTICULO 1 La presente Convención se aplicara a los documentos públicos que hayan sido extendidos en el territorio de un Estado contratante y que deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante. De acuerdo con la presente Convención serán considerados documentos públicos: a) los documentos emitidos por una autoridad o un funcionario perteneciente a un tribunal del Estado, inclusive los extendidos por un fiscal de justicia, un secretario o un oficial de justicia; b) los documentos administrativos; c) las actas notariales;
d) las certificaciones oficiales en documentos firmados por personas privadas, tal como la certificación del registro de un documento o de una fecha determinada y la autenticación de firmas en documentos de carácter privado. No obstante; la presente Convención no se aplicara: a) a los documentos extendidos por funcionarios diplomáticos o consulares; b) a los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera. ARTICULO 2 Cada Estado contratante eximirá de la legalización a los documentos a los que se aplique la presente Convención y que deban ser presentados en su territorio. La legalización, según la presente Convención, sólo consistirá en la formalidad por la cual los funcionarios diplomáticos o consulares del país en cuyo territorio deba ser presentado el documento, certifican la autenticidad de la firma, el carácter con que actuó el signatario del documento y, de corresponder, la identidad del sello o timbre que lleva el documento. ARTICULO 3 La única formalidad que podrá ser exigida para certificar la autenticidad de la firma, el carácter con que ha actuado el signatario del documento y, de corresponder, la identidad del sello o del timbre que lleva el documento, será una acotación que deberá ser hecha por la autoridad competente del Estado en el cual se originó el documento, de conformidad con lo previsto en articulo 4. Sin embargo, la formalidad mencionada en el párrafo precedente no podrá ser exigida cuando la legislación, los reglamentos o las costumbres vigentes en el Estado en el que se presenta el documento, o un acuerdo entre dos o mas Estados contratantes que rechace, simplifique o exima al documento del requisito de la legalización. ARTICULO 4 La acotación prevista en el Articulo 3, Párrafo Primero, deberá ser hecha en el mismo documento o en una extensión del mismo, de conformidad con el modelo anexo a la presente convención. Esta acotación podrá ser hecha en el idioma oficial de la autoridad que la expide. Las indicaciones que figuren en la misma podrán ser hechas en otro idioma, pero el titulo Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" deberá ser escrito en idioma francés. ARTICULO 5 La acotación deberá ser hecha ante solicitud del signatario o de cualquier otra persona portadora del documento. Debidamente cumplimentada, la acotación deberá dar fe de la autenticidad de la firma, del carácter con que el signatario haya actuado y de corresponder, de la identidad del sello o el timbre que lleva el documento.,
La firma, el sello o el timbre que figuren en la acotación quedaran exentos de toda certificación. ARTICULO 6 Cada Estado contratante designará a las autoridades con competencia para hacer la acotación prevista en el Articulo 3, Párrafo Primero y deberá notificar esa designación al Ministerio de Asuntos Extranjeros de los Países Bajos en el momento del depósito del correspondiente instrumento de ratificación o de adhesión o de su declaración de extensión. También deberá notificarle toda modificación que se produzca en la designación de esas autoridades. ARTICULO 7 Cada una de las autoridades designadas de acuerdo con el Articulo 6, deberá llevar un registro o fichero en el que serán anotadas las acotaciones hechas, que indique: a) el numero de orden y fecha de la acotación; b) el nombre del signatario del documento publico y el carácter con que ha actuado y para los documentos sin firma se deberá consignar el nombre de la autoridad que ha puesto el sello o el timbre. Ante solicitud de cualquier interesado, la autoridad que ha hecho la acotación deberá verificar si la inscripción de la acotación corresponde a las del registro o del fichero. ARTICULO 8 Cuando exista entre dos o más Estados contratantes un tratado, una convención o un acuerdo que incluya disposiciones que supediten la certificación de la firma, del sello o del timbre, a ciertas formalidades, la presente Convención sólo las derogará, si esas formalidades son más rigurosas que las previstas en los Articulo 3 y 4. ARTICULO 9 Cada Estado contratante tomará las medidas necesarias para evitar que los funcionarios diplomáticos o consulares procedan a legalizar los documentos en los casos en que la presente Convención los exime de esa formalidad. ARTICULO 10 La presente Convención queda abierta a la firma de los Estados representados en la Novena Sesión de la Conferencia de la Haya sobre Derecho Internacional Privado, así como a la de Irlanda, Islandia, Liechtenstein y Turquía. Será ratificada, y los instrumentos de ratificación serán depositados ante el Ministerio de Asuntos Extranjeros de los Países Bajos. ARTICULO 11
La presente Convención entrará en vigencia a los sesenta días de ser depositado el tercer instrumento de ratificación previsto por el Articulo 10, Párrafo 2. La presente Convención entrará en vigencia, para cada Estado signatario que la ratifique, con posterioridad a los sesenta días de ser depositado el respectivo instrumento de ratificación. ARTICULO 12 Todo Estado no contemplado en el Articulo 10, podrá adherir a la presente Convención, después de su entrada en vigencia en virtud del Articulo 11, Párrafo Primero. El instrumento de adhesión deberá ser depositado ante el Ministerio de Asuntos Extranjeros de los Países Bajos. La adhesión solo tendrá efecto para las relaciones entre el Estado adherente y los Estados contratantes que no hayan presentado objeción al respecto dentro de los seis meses subsiguientes al recibo de la notificación prevista por el Articulo 15, letra d). ARTICULO 13 Todo Estado, en el momento de la firma, ratificación o adhesión, podrá declarar que la presente Convención se extenderá al conjunto de territorios que este representa internacionalmente, o a uno o a varios de ellos. Esta declaración tendrá efecto en el momento de la entrada en vigencia de la Convención para dicho Estado. Con posterioridad, toda extensión de este tipo deberá ser notificada al Ministerio de Asuntos Extranjeros de los Países Bajos. Cuando la declaración de extensión sea hecha por un Estado que haya firmado y ratificado la Convención, ésta entrará en vigencia para los territorios contemplados según las disposiciones del Articulo 11. Cuando la declaración de extensión sea hecha por un Estado que ya haya adherido a la Convención, ésta entrará en vigencia para los territorios contemplados por las disposiciones del Articulo 12. ARTICULO 14 La presente Convención tendrá una duración de cinco años a partir de la fecha de su entrada en vigencia de acuerdo con el Articulo 11, Párrafo Primero, inclusive para los Estados que la hayan ratificado o adherido con posterioridad. La presente Convención será renovada tácitamente cada cinco años, salvo denuncia. La denuncia deberá ser notificada al Ministerio de Asuntos Extranjeros de los Países Bajos al menos con seis meses de antelación a la expiración del plazo de cinco años. Podrá limitarse a determinados territorios a los que se aplica la Convención. La denuncia solo tendrá efecto respecto al Estado que la haya notificado. La Convención continuará en vigencia para los demás Estados contratantes. ARTICULO 15 El Ministerio de Asuntos Extranjeros de los Países Bajos deberá notificar a los Estados contemplados en el Articulo 10, así como a los Estados que hayan adherido de acuerdo con el Articulo 12:
a) las notificaciones a las que se refiere el Articulo 6, Párrafo 2; b) las firmas y ratificaciones previstas en el Articulo 10; c) la fecha en la que la presente Convención entrará en vigencia de acuerdo a las disposiciones del Articulo 11, Párrafo Primero; d) las adhesiones y objeciones a que hace referencia el Articulo 12 y la fecha en la que las adhesiones tendrán efecto; e) las extensiones previstas en el Articulo 13, y la fecha en que estas tendrán efecto; f) las denuncias contempladas en el Articulo 14, Párrafo 3. En fe de lo cual, los infrascritos, debidamente autorizados, firman la presente Convención. Dado en La Haya, el 5 de octubre de 1961, en idioma francés e ingles,- prevaleciendo el texto en francés en caso de divergencia entre ambos textos- en un solo ejemplar que será depositado en los archivos del Gobierno de los Países Bajos y del cual una copia autenticada será remitida por vía diplomática a cada uno de los Estados representados ante el Noveno Periodo de Sesiones de la Conferencia de La Haya sobre Derecho Internacional Privado, así como a Irlanda, Islandia, Liechtenstein y Turquía. ANEXO A LA CONVENCIÓN Modelo de acotación La acotación tendrá la forma de un cuadrado de 9 centímetros de lado como mínimo. APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961) 1. País... El presente documento publico... 2. ha sido firmado por... 3. actuando en... 4. lleva el sello/timbre de... Certificado. 5. en... 6. el día... 7. por... 8. bajo el numero... 9. Sello/timbre: 10. Firma:......