REPÚBLICA DOMINICANA Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales TERMINOS DE REFERENCIAS PARA LA ADQUISICIÓN DE PLANTAS PINUS OCCIDENTALIS PARA USO EN EL PLAN DE REFORESTACIÓN DE LA DIRECCIÓN PLAN NACIONAL QUISQUEYA VERDE MARENA-CCC-CP-2014-10
Índice Generalidades... 3 Datos de la Comparación... 3 Objetivos y Alcance... 3 Fuente de Recursos... 3 Condiciones de pagos... 4 Cronograma... 4 Consultas, Circulares y Enmiendas... 5 Dirección... 5 Disponibilidad y Adquisición de los Términos de Referencias.... 5 Descripción de los Bienes... 5 Presentación de Propuestas Técnicas y Económicas Sobre A y Sobre B... 6 Forma para la Presentación de los Documentos Contenidos en el Sobre A.... 6 Documentación a Presentar... 6 Presentación de Propuestas Económica... 7 Lugar, Fecha y Hora... 7 Procedimiento de Apertura de Sobres... 8 Evaluación... 8 Adjudicación... 8 Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato... 9 Devolución de las Garantías... 9 Perfeccionamiento del Contrato, y /o Orden de compra.... 9 Plazo para la Suscripción del Contrato o Emisión de Orden de Compra... 9 Incumplimiento del Contrato... 10 Efectos del Incumplimiento... 10 Vigencia del Contrato... 10 Inicio del Suministro... 10 Cronograma de entrega.... 11 Entrega... 11 Requisitos de Entrega... 11 Recepción Provisional... 11 Recepción Definitiva... 11
Obligaciones del Proveedor... 12 Formularios Tipo... 12 Anexos... 12 Generalidades Este modelo estándar de Términos de Referencias para Compras y Contrataciones de Bienes y/o Servicios conexos, ha sido elaborado por el Departamento Compras de Contrataciones del Ministerio de Medio Ambiente, para ser utilizado en los Procedimientos de Comparaciones de Precios regidos por la Ley No. 340-06, de fecha dieciocho (18) de agosto del dos mil seis (2006), sobre Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones, su modificatoria contenida en la Ley No. 449-06, de fecha seis (06) de diciembre del dos mil seis (2006), y su Reglamento de Aplicación emitido mediante el Decreto No. 543-12 de fecha seis (6) de septiembre de dos mil doce (2012). Objetivos y Alcance Datos de la Comparación El objetivo del presente documento es establecer el conjunto de cláusulas jurídicas, económicas, técnicas y administrativas, de naturaleza reglamentaria, por el que se fijan los requisitos, exigencias, facultades, derechos y obligaciones de las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, que deseen participar en la Comparación de Precios para la adquisición de plantas Pinus Occidentalis para uso en el plan de reforestación de la dirección Plan Nacional Quisqueya Verde, llevada a cabo por el Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales Referencia: MARENA-CCC-CP-2014-10. Este documento constituye la base para la preparación de las Ofertas, y es de aplicación obligatoria en todas sus partes. Si el Oferente/Proponente omite suministrar alguna parte de la información requerida en los presentes Términos de Referencias Específicas o presenta una información que no se ajuste sustancialmente en todos sus aspectos al mismo, el riesgo estará a su cargo y el resultado podrá ser el rechazo de su propuesta. Fuente de Recursos El Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales, de conformidad con el Artículo 32 del Reglamento 543-12 sobre Compras y Contrataciones Públicas de Bienes, Servicios y Obras, ha tomado las medidas previsoras necesarias a los fines de garantizar la apropiación de fondos correspondiente, dentro del Presupuesto del año 2014 que sustentará el pago de todos los bienes adjudicados y adquiridos mediante la presente Comparación de Precios. Las partidas de fondos para liquidar las entregas programadas serán debidamente especializadas para tales fines, a efecto de que las condiciones contractuales no sufran ningún tipo de variación durante el tiempo de ejecución del mismo.
Condiciones de pagos Un 20% Con la primera entrega. Un 40% Con la segunda entrega. Un 40%, Con la entrega final verificada y aprobada, de los productos. Cronograma Actividades Período de Ejecución 1. Publicación llamado a participar en la 09 de septiembre del 2014 Comparación de Precio 2. Adquisición de los términos de Referencia. Del 10 al 16 de septiembre del 2014 3. Período para realizar consultas por parte de los adquirientes interesados. 4. Plazo para emitir respuesta por parte del Comité de Compras y Contrataciones, mediante circulares o enmiendas Del 10 al 12 de septiembre del 2014 a las 12M. Del 10 al 15 de septiembre del 2014 a las 12M. 5. Recepción de Propuestas Del 10 al 16 de septiembre del 2014 6. Apertura de Propuestas Técnicas El 17 de septiembre del 2014 Verificación, Validación y Evaluación contenido de las Propuestas Técnicas y económica. (Sobre A) 7. Verificación, Validación y Evaluación El 18 y 19 de septiembre del 2014 contenido de las Propuestas Técnicas Sobre A y Homologación de Muestras, si procede. 8. Apertura de ofertas Económicas El 22 de septiembre del 2014 (Sobre B) 9. Adjudicación El 23 de septiembre del 2014 10. Notificación y Publicación de Adjudicación. 11. Plazo para la constitución de la Garantía Bancaria de Fiel Cumplimiento de Contrato 12. Suscripción del Contrato o Emisión de Orden de Compras. 13. Publicación de los Contratos u Orden de Compra en el portal del Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales y en el portal administrado por el Órgano Rector. El 25 de septiembre del 2014 Del 25 de septiembre del 2014 al 01 de octubre del 2014 Del 25 de septiembre del 2014 al 22 de octubre del 2014 Al día siguiente de la Suscripción del Contrato o Emisión de Orden de Compras
Consultas, Circulares y Enmiendas Los interesados podrán solicitar a la Entidad Contratante aclaraciones acerca del los Términos de Referencia, hasta la fecha que coincida con el CINCUENTA POR CIENTO (50%) del plazo para la presentación de las Ofertas. Las consultas las formularán los Oferentes, sus representantes legales, o agentes autorizados por escrito, dirigidas a la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones dentro del plazo previsto, quien se encargará de obtener las respuestas conforme a la naturaleza de la misma. Dirección Las Consultas se remitirán al Comité de Compras y Contrataciones, dirigidas a: COMITÉ DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales / Departamento de Compras. Referencia: MARENA-CCC-CP-2014-10. 1 Dirección Avenida Gregorio Luperón, esquina Cayetano Germosén, Sector El Pedregal Santo Domingo República Dominicana Fax: [N/A] Teléfonos: 809-567-4300 / 809-807-1116 La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones para dar respuestas a tales consultas, deberá emitir circulares aclaratorias. Dichas circulares deberán ser emitidas solo con las preguntas y las respuestas, sin identificar quien consultó, en un plazo no más allá de la fecha que signifique el SETENTA Y CINCO POR CIENTO (75%) del plazo previsto para la presentación de las Ofertas y deberán ser notificadas a todos los Oferentes que hayan adquirido los Términos de Referencias y publicadas en el portal institucional y en el administrado por el Órgano Rector. Disponibilidad y Adquisición de los Términos de Referencias. Los Términos de Referencia estarán disponibles para quien lo solicite, en la sede central del Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales, ubicado en la Avenida Gregorio Luperón, esquina Cayetano Germosén, Sector El Pedregal., Santo Domingo en el horario de [8:00 a.m a 3:00 p.m ], en la fecha indicada en el Cronograma de los Términos de Referencia y en la página Web de la Institución (www.ambiente.gob.do) y en el portal administrado por el Órgano Rector, para todos los interesados. Descripción de los Bienes PLANTAS PINUS OCCIDENTALIS PARA USO EN EL PLAN DE REFORESTACION DE LA DIRECCIÓN PLAN NACIONAL QUISQUEYA VERDE Ítem No. Descripción Unidad de Medida Cantidad Solicitada 1 PLANTAS DE PINUS OCCIDENTALIS,(PINO CRIOLLO) ENTRE 25 Y 30CMS. CON SISTEMA RADICULAR DESARROLLADO Y COMPACTO CON unidad 300,000 1 La referencia corresponde al nombre de la institución-comité de Compras y Contrataciones Comparación de Precio - Año-número secuencial de procedimientos llevados a cabo.
BUENAS CONDICIONES FITOSANITARIAS. Presentación de Propuestas Técnicas y Económicas Sobre A y Sobre B Forma para la Presentación de los Documentos Contenidos en el Sobre A. Los documentos contenidos en el Sobre A deberán ser presentados en original debidamente marcado como ORIGINAL en la primera página del ejemplar, junto con 1, fotocopia simple de los mismos, debidamente marcada, en su primera página, como COPIA. El original y las copias deberán firmarse en todas las páginas por el Representante Legal, debidamente foliadas y deberán llevar el sello social de la compañía. Conjuntamente con la entrega del Sobre A, los Oferentes/Proponentes deberán hacer entrega de las muestras de los productos especificados en el Formulario de Entrega de Muestras SNCC.F.056, si procede. Un original y una copia deberán firmarse en todas las páginas por el Representante Legal, debidamente foliadas y deberán llevar el sello social de la compañía. El Sobre A deberá contener en su cubierta la siguiente identificación: NOMBRE DEL OFERENTE/PROPONENTE (Sello Social) Firma del Representante Legal COMITÉ DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales PRESENTACIÓN: OFERTA TÉCNICA REFERENCIA: MARENA-CCC-CP-2014-10. 2 Documentación a Presentar 1) Formulario de Presentación de Oferta.. (SNCC.F.034) 2) Registro Nacional de Proveedores (RNP), emitido por la Dirección General de Contrataciones Públicas. 3) Certificación emitida por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII), donde se manifieste que el Oferente se encuentra al día en el pago de sus obligaciones fiscales. 4) Certificación emitida por la Tesorería de la Seguridad Social, donde se manifieste que el Oferente se encuentra al día en el pago de sus obligaciones de la Seguridad Social. 5) Registro Mercantil. 6) Certificación de MYPYME (si Procede). 7) Copia de Cedula de Identidad o Copia de Pasaporte de cada persona registrada en la composición accionaría. 8) Cronograma de Entrega de Bienes. 2 La referencia corresponde al nombre de la institución-comité de Compras y Contrataciones Comparación de Precio - Año-número secuencial de procedimientos llevados a cabo.
9) RNC. 10) Copia de los Estatutos Sociales, debidamente registrados, certificados como conforme a su original por el Secretario y el Presidente de la compañía y sellados con el sello social. Presentación de Propuestas Económicas Formulario de Presentación de Oferta Económica (SNCC.F.33), presentado en Un (1) original debidamente marcado como ORIGINAL en la primera página de la Oferta, junto con [1] fotocopias simples de la misma, debidamente marcadas, en su primera página, como COPIA. El original y las copias deberán estar firmados en todas las páginas por el Representante Legal, debidamente foliadas y deberán llevar el sello social de la compañía. Forma para la Presentación de los Documentos Contenidos en el Sobre B. El Sobre deberá contener en su cubierta la siguiente identificación: NOMBRE DEL OFERENTE (Sello social) Firma del Representante Legal COMITÉ DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales Referencia: MARENA-CCC-CP-2014-10 Dirección: Avenida Gregorio Luperón, esquina Cayetano Germosén, Sector El Pedregal., Santo Domingo Fax: N-D Teléfono: 809-567-4300 Ext: 6120, 7124 Este Sobre contendrá en su interior la Propuesta Económica. Nota: Las Ofertas deberán ser presentadas únicas y exclusivamente en el formulario designado al efecto, (SNCC.F.033) y el cual estará debidamente sellado por los Oferentes, siendo inválida toda oferta bajo otra presentación. Los Sobres se presentarán en dos Sobres Cerrados. Lugar, Fecha y Hora Las Ofertas serán recibidas en un solo sobre debidamente cerrado, identificado con el nombre del Oferente, firmado por el representante legal de la compañía y sellado con el sello social siendo inválida la Oferta que se presente sin estos requerimientos. El mismo será recibido en el Departamento de Compras y Contrataciones del Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales Avenida Gregorio Luperón, esquina Cayetano Germosén, Sector El Pedregal, Santo Domingo, Del 10 al 16 de septiembre del 2014, en horario de 8:00 a.m a 3:00 p.m.
Procedimiento de Apertura de Sobres El Comité de Compras y Contrataciones en presencia del Encargado del Departamento de Compras y Contrataciones y de los Oferentes que deseen participar, da inicio al acto de apertura y lectura de la Ofertas Económicas, que se mantenían en custodia, conforme al orden de entrega que conste en el Registro de Participantes. La apertura de Sobres se realizará en acto público en presencia del Comité de Compras y Contrataciones y del Notario Público actuante, en la fecha, lugar y hora establecidos en el Cronograma de la Comparación. Una vez pasada la hora establecida para la recepción de los Sobres de los Oferentes/Proponentes, no se aceptará la presentación de nuevas propuestas, aunque el acto de apertura no se inicie a la hora señalada. Los miembros del Comité de Compras y Contrataciones debidamente conformado, deberán completar en el Estudio de Precios la columna correspondiente al precio de la Oferta de cada Oferente, acorde se dé lectura. El Comité de Compras y Contrataciones procede a la adjudicación de la Oferta que más convenga a los intereses del Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales, considerando el menor precio ofertado, y emite el Acta de Adjudicación correspondiente. El Comité de Compras y Contrataciones remite el Acta de Adjudicación y el Reporte de Lugares Ocupados al Departamento de Compras. Evaluación Con la finalidad de adquirir plantas con los requisitos detallados en las fichas técnicas, los técnicos de la unidad requiriente pasaran por sus viveros a verificar las condiciones fitosanitarias de las citadas plantas, como requisito para evaluación de las especificaciones técnicas requeridas. Adjudicación El Departamento de Compras y Contrataciones procede a la Notificación de Adjudicación y del Reporte de Lugares Ocupados a todos los Oferentes participantes y procede a emitir la correspondiente Orden de Compra. En los casos de obligaciones sucesivas donde se requiere formalizar la compra o contratación mediante un contrato, la Unidad Operativa de Compras y Contrataciones remite la Notificación de Adjudicación y sus anexos, debidamente acusadas por los Oferentes a la Consultoría Jurídica, a los fines de la elaboración de los Contratos correspondientes. NOTA: El/los Oferente(s) adjudicado(s) contarán con un plazo de cinco (5) días hábiles para constituir la Garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato, conforme a los establecido en el Cronograma de Actividades. Si el/los Oferente incumple con el plazo precitado pierde la Adjudicación y la Entidad Contratante procede a adjudicar al segundo lugar, conforme al Reporte de Lugares Ocupados y al procedimiento de Readjudicación posterior.
Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato Los Adjudicatarios cuyos Montos totales adjudicados excedan el equivalente en Pesos Dominicanos de Diez Mil Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica con 00/100 (US$10.000,00), están obligados a constituir una Garantía Bancaria de una entidad bancaria de reconocida solvencia en la República Dominicana, y depositarla en la Consultoría Jurídica del Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales, con las condición de ser incondicional, irrevocable y renovable, en el plazo de Cinco (5) días hábiles, contados a partir de la Notificación de la Adjudicación, por el importe del CUATRO POR CIENTO (4%) del monto total adjudicado y las MIPYMES, la de fiel cumplimiento de contrato: Uno por ciento (1%) del monto total de la adjudicación, a disposición del Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales, cualquiera que haya sido el procedimiento y la forma de Adjudicación del Contrato. La misma debe ser emitida por una entidad bancaria de reconocida solvencia y exclusivamente debe ser una carta bancaria, en la República Dominicana y debe tener un tiempo de vigencia mínima de doce (12) meses. La misma es reembolsable al cumplimiento con la entrega total de los bienes adjudicados. La no comparecencia del Oferente Adjudicatario a constituir la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato, se entenderá que renuncia a la Adjudicación. No será considerada garantía de fiel cumplimiento de contrato, una póliza de seguro de ninguna naturaleza, ni otro tipo de garantía que no sea la especificada anteriormente. Devolución de las Garantías Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato y Garantía de Adjudicaciones Posteriores: Después de aprobada la liquidación del Contrato, si no resultaren responsabilidades que conlleven la ejecución de la Garantía y transcurrido el plazo de la misma, se ordenará su devolución. Perfeccionamiento del Contrato, y /o Orden de compra. La Consultoría Jurídica elabora los Contratos correspondientes, previa recepción de la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato. Para su perfeccionamiento deberán seguirse los procedimientos de contrataciones vigentes, cumpliendo con todas y cada una de sus disposiciones y el mismo deberá ajustarse al modelo que se adjunte a los presentes Términos de Referencias, conforme al modelo estándar el Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Públicas. El Contrato se perfeccionará con la recepción de la Orden de Compra por parte del Proveedor o por la suscripción del Contrato a intervenir. Plazo para la Suscripción del Contrato o Emisión de Orden de Compra Los Contratos deberán celebrarse en el plazo que se indique en los presentes Términos de Referencias ; no obstante a ello, deberán suscribirse en un plazo no mayor de veinte (20) días hábiles, contados a partir de la fecha de Notificación de la Adjudicación.
Incumplimiento del Contrato Se considerará incumplimiento del Contrato: a. La mora del Proveedor en la entrega de los Bienes. b. La falta de calidad de los Bienes suministrados. c. El Suministro de menos unidades de las solicitadas, no aceptándose partidas incompletas para los adjudicatarios en primer lugar. Efectos del Incumplimiento El incumplimiento del Contrato por parte del Proveedor determinará su finalización y supondrá para el mismo la ejecución de la Garantía Bancaria de Fiel Cumplimiento del Contrato, procediéndose a contratar al Adjudicatario que haya quedado en el segundo lugar. En los casos en que el incumplimiento del Proveedor constituya falta de calidad de los bienes entregados o causare un daño o perjuicio a la institución, o a terceros, la Entidad Contratante podrá solicitar a la Dirección General de Contrataciones Públicas, en su calidad de Órgano Rector del Sistema, su inhabilitación temporal o definitiva, dependiendo de la gravedad de la falta. Vigencia del Contrato La vigencia del Contrato será de Doce (12) Meses, a partir de la fecha de la suscripción del mismo y hasta su fiel cumplimiento, de conformidad con el Cronograma de Entrega de Cantidades Adjudicadas, el cual formará parte integral y vinculante del mismo. Inicio del Suministro Una vez formalizado el correspondiente Contrato de Suministro u orden de Compra entre la Entidad Contratante y el Proveedor, éste último iniciará el Suministro de los Bienes que se requieran mediante el correspondiente pedido, sustentado en el Cronograma de Entrega de Cantidades Adjudicadas, que forma parte constitutiva, obligatoria y vinculante de los presentes Términos de Referencias. Los Proveedores tendrán hasta el 15 de octubre del 2014 de 8:00 am a 3:00 pm, en horario regular, para hacer la entrega de los Bienes que les fueren adjudicados; por lo que contarán con un período aproximado de 20 días Hábiles, contados a partir de la Notificación de Adjudicación.
Cronograma de entrega. Descripción Plantas de Pinus Occidentalis Cantidad Total Primera entrega, 29 de septiembre del 2014 Segunda entrega, 08 de octubre del 2014 Tercera entrega, 15 de octubre del 2014 UNIDAD 300,000 100,000 50,000 150,000 Entrega La entrega de los productos (adjudicados) serán entregados en las diferentes dependencias detalladas a continuación o en su defecto coordinar con la unidad requiriente. Las entregas se realizarán a partir de la notificación de adjudicación y completándolas a más tardar el 15 de octubre del 2014. Dependencias donde serán entregadas las plantas: Dirección Municipal de Restauración en Dajabón Dirección Provincial Independencia (Loma Sabana Real) Dirección Provincial Pedernales (La Altagracia y las Mercedes) Dirección Provincial Elías Piña (Macasias) Dirección Provincial Santiago Rodriguez (Monción) Requisitos de Entrega Los productos adjudicados deberán ser entregados según cronograma de entrega y cumplir con los requisitos establecidos en las fichas técnicas del mismo, además el oferente deberá presentar al momento de la entrega, copia de la adjudicación y conduce del Oferente que resulte adjudicado. Recepción Provisional El Encargado de Almacén y Suministro debe recibir los bienes de manera provisional hasta tanto verifique que los mismos corresponden con las características técnicas de los bienes adjudicados. Recepción Definitiva Si los Bienes son recibidos CONFORME y de acuerdo a lo establecido en los presentes Términos de Referencias, en el Contrato u Orden de Compra, se procede a la recepción definitiva y a la entrada en Almacén para fines de inventario.
No se entenderán suministrados, ni entregados los Bienes que no hayan sido objeto de recepción definitiva. Obligaciones del Proveedor El Proveedor está obligado a reponer Bienes deteriorados durante su transporte o en cualquier otro momento, por cualquier causa que no sea imputable a la Entidad Contratante. Si se estimase que los citados Bienes no son aptos para la finalidad para la cual se adquirieron, se rechazarán los mismos y se dejarán a cuenta del Proveedor, quedando la Entidad Contratante exenta de la obligación de pago y de cualquier otra obligación. El Proveedor es el único responsable ante Entidad Contratante de cumplir con el Suministro de los renglones que les sean adjudicados, en las condiciones establecidas en los presentes Términos de Referencia. El Proveedor responderá de todos los daños y perjuicios causados a la Entidad Contratante y/o entidades destinatarias y/o frente a terceros derivados del proceso contractual. Formularios Tipo El Oferente/Proponente deberá presentar sus Ofertas de conformidad con los Formularios determinados en los presentes términos de referencias, los cuales se anexan como parte integral del mismo. Anexos 1. Formulario de Oferta Económica (SNCC.F.033). 2. Presentación de Oferta (SNCC.F.034).