PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR EN EL CONCURSO, TRAMITADO POR PROCEDIMIENTO ABIERTO, PARA LA ADJUDICACIÓN DE UN CONTRATO DE SERVICIOS, A PRESTAR POR UNA AGENCIA DE VIAJES, PARA LA GESTIÓN DE LA CUENTA DE GASTOS DE VIAJE PARA LA ASISTENCIA A FERIAS DE PROMOCION TURÍSTICA NACIONALES E INTERNACIONALES DE 2010 Y 2011. 1. Objeto del Pliego de Prescripciones Técnicas 2. Objeto del Contrato 3. Régimen jurídico aplicable a la licitación 4. Requisitos que deben reunir los licitadores 5. Características técnicas de las prestaciones que integran el objeto del contrato 6. Presupuesto base de licitación 7. Duración del Contrato 8. Supervisión de la ejecución del Contrato
1. OBJETO DEL PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS El presente Pliego de Prescripciones Técnicas tiene como finalidad el establecimiento de las prestaciones que forman parte del objeto del contrato de servicios para la gestión de la cuenta de gastos de viajes, para los desplazamientos, alojamientos y demás servicios complementarios del personal del IBATUR y cualquier organismo (universidad, asociación, etc.) que tenga un convenio o acuerdo con el IBATUR para la asistencia a ferias nacionales e internacionales, en los términos recogidos en este Pliego en el periodo de 1 de abril de 2010 al 31 de marzo de 2011. El presente Pliego de Prescripciones Técnicas regula la ejecución de la prestación objeto del contrato, de conformidad con las reglas y límites que, para los contratos de servicios, determina la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. Las determinaciones establecidas en este Pliego de Prescripciones Técnicas, así como las contenidas en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, constituyen normas vinculantes para el contratista, quien realizará las prestaciones que constituyen el objeto del contrato con expresa sumisión a los mismos. 2. OBJETO DEL CONTRATO El objeto del presente contrato consistirá en la prestación por parte del Adjudicatario de servicios para la gestión de la cuenta de gastos de viaje y servicios complementarios de IBATUR. Los servicios de gestión de la cuenta de gastos de viaje y servicios complementarios a prestar por el Adjudicatario se desarrollarán durante el periodo un año, desde el 1 de abril de 2010 al 31 de marzo de 2011. 3. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE A LA LICITACIÓN El contrato se rige por los Pliegos de Prescripciones Técnicas, el Pliego de Cláusulas Administrativas particulares y por el Documento de Formalización del Contrato. El presente contrato se configura como un contrato de servicios y, teniendo en cuenta el presupuesto base de licitación del mismo que se indica en el apartado 6 (271.990)y su definición como categoría 20 del Anexo II de la Ley de Contratos del Sector Público su régimen jurídico no se encuentra sujeto a regulación armonizada, tal y como se desprende de la regulación prevista en la Ley de Contratos del Sector Público, concretamente en el artículo 16. Teniendo en cuenta las características técnicas de la prestación, la duración y el presupuesto base de licitación, la adjudicación del presente contrato se realizará mediante procedimiento abierto, de conformidad con lo previsto en el Manual de Instrucciones Internas de IBATUR, de acuerdo con los límites establecidos en la Ley de Contratos del Sector Público.
4. REQUISITOS QUE DEBEN DE REUNIR LOS LICITADORES Podrán presentar propuestas para la adjudicación del presente contrato las personas, naturales o jurídicas, ya sean de nacionalidad española o extranjera, individualmente o agrupadas en unión de empresas o empresarios, que tengan plena capacidad de obrar, que no estén incursas en una prohibición de contratar y acrediten su solvencia económica, financiera y técnica o profesional de acuerdo con los criterios establecidos en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares. A talos efectos, se exige que los licitadores se dediquen profesionalmente a la prestación de servicios propios de Agencias de Viajes, con independencia del tipo de clasificación que se exija en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares del Contrato. 5. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LAS PRESTACIONES QUE INTEGRAN EL OBJETO DEL CONTRATO I. Características básicas de las prestaciones. Negociación de condiciones especiales con los distintos proveedores de servicios (alojamiento; transportes aéreos, terrestres y marítimos; etc.), tanto en lo que se refiere a condiciones económicas, como a condiciones de preferencia. a) - Reservas de hotel: *Gestión de precios especiales, reservas, confirmación y facturación de habitaciones de hotel. *Si el IBATUR directamente obtiene condiciones especiales más favorables de cualquier compañía hotelera, la agencia de viajes deberá asumir el compromiso de gestionar las reservas y facturar las mismas al IBATUR, sin que las condiciones sufran variación alguna. b) - Reservas de avión, ferrocarril y barco: *La agencia de viajes deberá contar con conexión a los sistemas informáticos de reservas que permitan la confirmación inmediata de plazas en todas las compañías aéreas, navieras o ferroviarias; en su caso, con reserva de asientos y emisión de tarjetas de embarque. *Programa integrado que permita elegir en cada ocasión la tarifa más conveniente, de acuerdo con las particularidades de cada viaje, clase, fechas y duración.
*Reserva, confirmación, emisión, entrega y facturación de títulos de viaje; y cambios, nuevas emisiones, anulaciones y reembolso de títulos de viaje, teniendo en cuenta las condiciones particulares de las tarifas aplicables. c) - La agencia debe, en caso de ser requerida por IBATUR, gestionar y proporcionar (contacto, negociación de condiciones especiales y contratación con los distintos proveedores) y facturar todo tipo de servicios, en cualquier parte del mundo: * Autocares para traslados; alquiler de vehículos; camiones de apoyo para transporte de equipajes; servicio de restauración; guías desde el punto de origen y locales; localización, reserva, adecuación y decoración de las salas para reuniones, incluidos, montajes especiales, megafonía, audiovisuales, contratación artística, visitas técnicas, seguridad, personal auxiliar, servicios de cátering, etc.; azafatas; intérpretes; alquiler de espacios en ferias; seguros de enfermedad, accidentes y repatriación; organización y asistencia de actos oficiales; montaje y atención de hospitality desk ; comunicaciones especiales durante los eventos (fax, teléfonos, fotocopiadoras, soporte informático, etc.); montaje de salas de prensa y atención a periodistas; instalación de logísticas especiales: carpas, cátering, etc.; mostradores de bienvenida e información en aeropuertos, estaciones, etc.; coordinación de gestiones oficiales para la utilización de espacios públicos; tramitación de visados; y cualesquiera otros de análoga naturaleza. La agencia de viajes deberá negociar condiciones especiales con los distintos proveedores. Si el IBATUR, directamente, obtiene condiciones más ventajosas, la agencia debe asumir el compromiso de gestionar y contratar los servicios, y facturar los mismos el IBATUR sin que dichas condiciones sufran variación alguna. II. Condiciones a cumplir en las prestaciones. 2.1.- El adjudicatario asumirá el compromiso de cumplir las siguientes condiciones u obligaciones en la prestación de los servicios requeridos por el IBATUR en el marco del presente contrato: a) - Prepagos, cuando fuera necesario para gestionar reservas a cargo del IBATURB. b) - Entrega y recogida de documentación a través de un servicio de mensajería. c) - Servicio permanente de información y apoyo, incluido domingos y festivos.
d) - La agencia de viajes adjudicataria deberá poner a disposición del IBATUR los medios personales, materiales y técnicos necesarios para la optima prestación del servicio. e) - Servicio personalizado. La cuenta de IBATUR debe ser atendida por un responsable de la misma, con preparación y experiencia adecuadas y, también como mínimo, el responsable y, en su caso, demás personal encargado de la cuenta, deben estar supervisados por la dirección de la oficina correspondiente. f) - La agencia debe disponer de/y prestar el servicio desde un departamento propio para empresas (con personal especializado) en su oficina o sucursal de Palma de Mallorca; a los efectos de seleccionar el tipo de servicios, hoteles, etc., adecuados a las necesidades del IBATUR. g) - La agencia debe tener delegaciones en todo el mundo, ya sea red propia de agencias, ya sea mediante delegaciones, corresponsales o representantes, a fin de obtener facilidades y una mejor coordinación en viajes internacionales. h) - La agencia de viajes debe garantizar la disponibilidad y rapidez de gestión del personal encargado de la cuenta del IBATUR; la agilidad en la solución de incidencias, cambios de billetes, reembolsos, etc., y un control exhaustivo del servicio prestado. i) - La agencia adjudicataria deberá asegurar el acceso telefónico, en su caso mediante una línea especial para el IBATUR, y garantizar la rapidez y comodidad en las demás comunicaciones, en las reservas y en la entrega y recogida de documentación. j) - El contratista deberá expedir los informes de gestión que le sean solicitados (compras por proveedores, por tipo de servicio, bonificaciones acumuladas, etc.), con la periodicidad y datos que determine el IBATUR. k) - El contratista deberá remitir al IBATUR cuantos presupuestos le sean solicitados, a efectos de determinar que concretos servicios deberán ser prestados en el marco de este contrato y autorizar gastos "en firme". 2.2.- La adjudicataria deberá acomodar la facturación, con desglose de IVA, a las instrucciones que le dirija el IBATUR; a los efectos de emitir las facturas por las operaciones y conceptos correspondientes a las aprobaciones específicas de gasto tramitadas con cargo al presupuesto de contrato.
2.3.- Los datos o informes que sean facilitados al contratista por el IBATUR para el mejor cumplimiento de las prestaciones, deberán ser siempre tratados, en su utilización o manipulación, directa o indirecta, por el contratista o por el personal a su cargo, exclusivamente en la ejecución de los servicios objeto del presente contrato, con la corrección, adecuación y reserva debidas al fin para el que dichos datos o informes sean facilitados. 6. PRESUPUESTO BASE DE LICITACIÓN El presupuesto base de licitación para el contrato de servicios para la gestión de la cuenta de gastos de viaje y servicios de IBATUR, objeto del presente procedimiento, es de 217.990,- (doscientos diecisiete mil novecientos noventa euros), I.V.A. excluido. 7. DURACIÓN DEL CONTRATO La duración del presente contrato será de 12 meses, es decir, el periodo comprendido desde el 1 de abril de 2010 hasta el 31 de marzo de 2011. Llegado el vencimiento del plazo de duración del contrato, éste podrá ser prorrogado previo acuerdo de ambas partes, de conformidad con lo previsto en la Ley de Contratos del Sector Público. 8. SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO La Gerencia de IBATUR será la encargada de determinar, en los casos que proceda, el conjunto de actuaciones que, de las descritas en el presente Pliego, deberá llevar a cabo el Adjudicatario en el desarrollo de la ejecución del objeto del contrato. En tal sentido la Gerencia de IBATUR, o la persona que ésta determine, podrá llevar a cabo el conjunto de funciones que a continuación se relaciona: 1. Dar las instrucciones oportunas con el fin de alcanzar los objetivos del contrato. De tal manera, velará por el cumplimiento de los términos contractuales y técnicos previstos en el presente Pliego. 2. Proponer las modificaciones que convenga introducir para el buen desarrollo de los servicios que conforman las prestaciones objeto del contrato.
3. Convocar cuantas reuniones considere pertinentes para el buen desarrollo de los servicios y su supervisión.