Proceso de planeación y elementos de apoyo a la planeación Generalidades http://docencia.fca.unam.mx/~josorio
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El proceso de planeación está en función al nivel y a los objetivos que se pretenden lograr. La planeación en general se puede llevar a cabo en los siguientes pasos: Establecer un fin a futuro (tomar una decisión) Definir objetivos (cuantitativo/cualitativo) Formulación de planes (que, quien, cuando, cuanto, como) Desarrollo de los planes
Para la formulación y desarrollo de los planes, los procesos básicos de planeación se auxilian en diferentes elementos o herramientas de la administración, principalmente: Herramientas básicas: Programas de trabajo. Presupuestos. Proyectos. Herramientas de apoyo: Políticas. Procedimientos.
Programas de trabajo Es un plan donde se establece la secuencia de actividades y el tiempo que se requiere para lograr lo planeado. Los pasos para elaborar planes de trabajo son: Identificar actividades. Asignar tiempos a las actividades. En su caso, detallar actividades o asignar responsables. Una herramienta auxiliar en la elaboración de programas es la gráfica es la Grafica de Gantt.
Es un método gráfico de planeación y control en la que un proyecto se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca de cuánto tiempo requiere cada una de ellas, así como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto totalmente. Tiempo Actividad 1.Establecer los objetivos a lograr 2.Ir a la empresa para saber la opinión del dueño 3 de noviembre X O 4 de noviembre O X O 5 de noviembre 6 de noviembre 3.Realizar las entrevistas X X 4.Visita a la empresa para realizar la grabación 7 de noviembre 8 de noviembre O O O O X X O O O O 9 de noviembre 10 de noviembre 11 de noviembre 5.Tiempo muerto(la empresa no abre) 6.Realizar las cédulas X X O O 7.Hacer el análisis X X O O O 8.Diagnostico X X 9.Realización de las conclusiones O 12 de noviembre O X O 13 de noviembre X O
Las gráficas de Gantt son útiles para el seguimiento de proyectos relativamente pequeños, los cuales están integrados de actividades que se realicen con una secuencia ordenada. Pasos para su elaboración: Listar las actividades. Determinar el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo. Calcular el tiempo para cada actividad. Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales. Ajustar tiempo o secuencia de actividades.
Grafica de Gantt (Presentación básica) E: Estimado R: Real
Presupuestos Es el plan numérico (de carácter monetario) para asignar recursos a actividades específicas, se utiliza para optimizar el uso de todos los recursos económicos de la organización.
Presupuesto para la compra de equipo de computo para la nueva sucursal: Concepto Cantidad Costo Total PC PROCESADOR AMD QUAD CORE A6-5200 MEMORIA RAM 6GB DISCO DURO 1TB PANTALLA 23"LED HD GRABADOR DE DVD SUPERMULTI RED INALAMBRICA WI-FI WINDOWS 8.1 1 AÑO DE GARANTIA CON FABRICANTE SEGMENTO: DESKTOP PROFESIONAL 20 $7,500.00 $200,000.00 + IVA No break con regulador CAPACIDAD POTENCIA 700VA/360W FASE MONOFÁSICA 120V VOLTAJE DE ENTRADA 120V CABLE 1.5MTS SUPRESIÓN DE PICOS 320 JOULES CABLE DE RED 50FT COLOR AZUL CONECTA FÁCILMENTE UNA COMPUTADORA O IMPRESORA A UNA RED EL CABLE CAT5E ES UN MEDIO RÁPIDO Y SEGURO DE TRANSMICIÓN DE DATOS DEBIDO AL ALTO RENDIMIENTO DEL CABLE CONEXIÓN ÁGIL Y SUAVE EN ESTACIONES DE TRABAJO, VELOCIDAD 1GBPS 20 $545.00 $10,900.00 + IVA 20 $149.00 $2,930.00 +IVA MOUSE OPTICO ALAMBRICO M105 NEGRO 20 $249.00 $4,980.00 + IVA $218,810.00 +IVA
Proyecto Es un plan que se diseña de forma integral con un propósito especifico en un tiempo determinado, es de un solo uso ya que integran actividades especificas para el logro del propósito que se creó. Los proyectos pueden ser sencillos o muy complejos.
Política Es una guía para orientar la toma de decisiones, establece los limites dentro de los cuales tendrá la acción administrativa. Se establecen para toda la empresa (generales), para áreas especificas (departamentales) y para determinadas actividades (específicas).
Ejemplos: Para elegir al proveedor en las compras de equipo de cómputo se deben de realizar cuando menos tres cotizaciones de diferentes proveedores. El préstamo de equipo podrá negarse a los clientes que se presenten en estado inconveniente de salud (alcoholizados o drogados).
Procedimientos Es la descripción narrativa y grafica de la secuencia detallada de las actividades de una función o trabajo especifico de uno o más puestos de trabajo. Ayudan a la estandarización de las actividades. Los procedimientos pueden ser administrativos o de procesos productivos.
Para la descripción de los procedimientos administrativos se pueden utilizar las siguientes preguntas Quién lo hace? Qué hace? Con que lo hace? No. Quién lo hace? Responsable Qué hace? Actividad Con qué se hace? Documentos/recursos
Descripción narrativa Procedimiento: Asignación de numero de inventario de equipo nuevo Propósito: Que cada equipo nuevo que ingrese al Café Internet, se le asigne un numero de inventario para llevar un control de los equipos. No. Responsable Actividad Documentos/recursos 1 Jefe del Café-Internet Solicita al Supervisor de equipo asigne un numero de inventario al equipo nuevo que se va a instalar. 2 Supervisor de equipo Consulta el Catalogo de inventario de equipo y determina el numero que se le va a asignar al equipo nuevo. Catalogo de inventario de equipo 3 Supervisor de equipo Elabora una etiqueta con el numero de inventario asignado. Etiqueta 4 Supervisor de equipo Desempaca el equipo nuevo y coloca la etiqueta con el numero de inventario asignado en la parte posterior del equipo. Etiqueta 5 Supervisor de equipo Vuelve a empacar el equipo. 6 Supervisor de equipo Registra en el catalogo de inventario de equipo el numero de asignado al nuevo equipo, el número de serie de fabricación y las características generales del equipo nuevo Catalogo de inventario de equipo Fin del procedimiento.
La descripción gráfica de los procedimiento se apoya en los diagramas de flujo. Existen dos principales normas internacionales de símbolos para la diagramación: - Norma ASME - Norma ANSI Para realizar los diagramas de flujo se utiliza, generalmente, la simbología de la American National Standard Institute (ANSI) empleada principalmente en el procesamiento electrónico de datos con el propósito de representar los flujos de información. La simbología se ha adoptado ampliamente para la diagramación de procedimientos administrativos.
Simbología básica ANSI Inicio/fin Actividad/operación Decisión Disparador de Procedimiento Línea de comunicación Documento Archivo Conector Conector de página Nota aclaratoria
Jefe del café Internet Supervisor de equipo Inicio Solicita que se asigne numero de inventario a equipo nuevo Consulta catalogo y determina numero que se va a asignar F 1 n Elabora etiqueta con número de inventario Registra en el catalogo equipo Desempaca equipo y coloca etiqueta Fin Vuelve a empacar equipo F 1 n
La simbología ASME (American Society of Mechanical Engineer) desarrollo signos convencionales para la diagramación de procedimientos en las aéreas de producción, con el paso del tiempo estos símbolos se han adaptando también para la diagramación de los procedimientos administrativos. Esta simbología es también conocida como OTIDA por las siglas de sus símbolos (Operación, Transporte, Inspección, Demora y Archivo)
Operación Transporte Básicos Inspección Demora Almacenamiento Origen de una forma o documento Complementarios Decisión o autorización de un documento Entrevista, junta o reunión
B I B L I O G R A F Í A : - FRANKLIN Fincowsky, Enrique Benjamín. Organización de empresas. México, McGraw-Hill Interamericana, 2009, 501 pp. - KOONTZ, Harold y Heihrich, Heinz, Administración, una perspectiva global, México, Mc Graw Hill, 2008, 13ª edición, 816 pp. - TERRY, George R. y Stephen G. Franklin, Principios de Administración, 9ª edición, México, Continental, 1993, 747 pp. - ROBBINS, Stephen P., Coulter Mary, Administración, México, Prentice Hall, 8 edición, 2005, 640 pp. - STONER, James A. y Freeman, Edward, Administración, México, Prentince Hall Hispanoamericana, 5ª. Edición, 781 pp. - TERRY, George R., Administración y Control de Oficinas. El manejo administrativo de la información, México, Continental, 1993, 872 pp. - http://www.cdi.gob.mx/jovenes/data/gestion_de_proyectos.pdf