REPORTE DE ANÁLISIS DE MATRIZ DE RIESGO ESTRATÉGICA Proceso de Gestión de Objetivo Gubernamental de Auditoría N 2-2014 Diciembre-2014 1
Índice Presentación... 3 Indicadores de la... 4 Análisis cualitativo de los Indicadores... 5 Análisis cuantitativo de los Indicadores... 7 2
Presentación La Junta Nacional de Jardines Infantiles (JUNJI), se encuentra inserta en el contexto de la Reforma Educacional y está llamada a ser referente en Educación Parvularia, fortaleciendo aún más el rol de prestador de educación pública, enfatizando su quehacer en un servicio pertinente y de calidad en todo el país. Lo anterior constituye un gran desafío institucional y por tanto se requiere de todos los esfuerzos, recursos y herramientas para conducir la gestión exitosamente. Es en este contexto que se inserta la Política de Gestión de, y ello posibilita a la institución identificar, evaluar, priorizar y gestionar los incidentes o acontecimientos emanados de fuentes internas o externas que afecten negativamente el logro de los objetivos institucionales. Además, posibilita el conocimiento y aceptación de los riesgos por parte de los funcionarios/as, así como también constituye una herramienta al servicio de la Alta Dirección para establecer estrategias de mitigación, en concordancia con la aplicación de las Normas ISO: 9001, 27001 y 31000, que promuevan la eficacia y la eficiencia en los procesos de la organización. Para alcanzar sus objetivos, JUNJI considera necesario implementar un Proceso en el marco de mejora continua, que ponga en el centro de la gestión el servicio educativo, de este modo se espera identificar las principales debilidades en sus procesos estratégicos y de soporte, de manera que puedan ser tratados oportunamente y en función de los recursos disponibles, lo anterior apunta a una gestión de calidad, centrada en los niños, niñas y familias que son usuarios de la red JUNJI. 3
Indicadores de la El Proceso de Gestión de, llevado a cabo durante el año 2014 de acuerdo a la Guía Técnica emitida por el Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno (CAIGG), contó con la participación de todas la Unidades de la JUNJI, establecidas en la Política de aprobada. Dentro de este proceso uno de los principales productos es el levantamiento de la, una herramienta de control y de gestión utilizada para identificar los procesos y productos más importantes de una institución, el tipo y nivel inherentes a éstos y los factores exógenos y endógenos relacionados con estos riesgos. En la de JUNJI se identificaron 185 eventos que pueden afectar negativamente el cumplimiento de los objetivos. Para el análisis de la información derivada de dicha Matriz, se han establecido los siguientes indicadores, de acuerdo a criterios de severidad, exposición, tipo y efectividad del riesgo: ID Indicador Fórmula de Cálculo 1 Porcentaje cuya severidad al riesgo es Extrema 2 Porcentaje cuya exposición al riesgo es No aceptable o 3 Porcentaje de tipo Estratégico que presentan una exposición al riesgo No aceptable o 4 Porcentaje de tipo Proceso que presentan una exposición al riesgo No aceptable o 5 Porcentaje con efectividad de control valorada entre 1 y 3. 6 Porcentaje de procesos críticos que cuentan con estrategias de tratamiento de riesgo. (Número cuya severidad al riesgo es Extrema /Total identificados en la l año t)*100 (Número cuya exposición al riesgo es No aceptable o Mayor /Total de riesgos identificados en la l año t)*100 (Número de tipo Estratégico que presentan una exposición al riesgo No aceptable o Mayor /Total de riesgos de tipo Estratégico definidos en la Matriz al año t)*100 (Número de tipo Proceso que presentan una exposición al riesgo No aceptable o Mayor / Total de riesgos de tipo Proceso definidos en la Matriz al año t)*100 (Número con efectividad de control valorada entre 1 y 3/Total identificados en la l año t)*100 (Número de procesos críticos que cuentan con estrategias de tratamiento de riesgo/total de Procesos Críticos definidos en la l año t)*100 Frecuencia de Resultados al Medición 30-12-2014 Anual 69,2% (128/185) Anual 41,6% (77/185) Anual 29,4% (5/17) Anual 30,7% (20/65) Anual 33,0% (61/185) Anual 93,3% (14/15) Responsable Medio de Verificación 4
Análisis cualitativo de los Indicadores 1. Porcentaje cuya severidad al riesgo es Extrema : De un total de 185 riesgos identificados en la Genérica, el 69,2% (128) de éstos presentan un nivel de severidad Extrema. De los 128 riesgos identificados, sólo 2 registran un impacto Catastrófico, ambos correspondientes al proceso de Administración del Sistema de Capacitación, el resto presenta un impacto En relación a la probabilidad, 11 riesgos se encuentran categorizados con Casi certeza, es decir, con una probabilidad de ocurrencia muy alta y éstos corresponden a los procesos de Administración de Personal, Gestión institucional de Ambientes Bien Tratantes, Gestión por Competencias y Programa de Alimentación. 2. Porcentaje cuya exposición al riesgo es No aceptable o De un total de 185 riesgos identificados en la Genérica, el 41,6% (77) de éstos presentan un nivel exposición al riesgo en el proceso de No Aceptable (6) o Mayor (71). Cabe hacer presente que los 6 riesgos clasificados con un nivel de exposición al riesgo como No aceptable corresponden al proceso Gestión Institucional de Ambientes Bien Tratantes. Estos 71 riesgos con nivel de exposición Mayor corresponden a los procesos Administración de Personal, Gestión de la Calidad de la Educación, Gestión por Competencias, Gobierno Electrónico y Programa de Alimentación. 3. Porcentaje de tipo Estratégico que presentan una exposición al riesgo No aceptable o De un total de 185 riesgos, 17 se encuentran identificados como Estratégico. De éstos, el 29,4% (5) de ellos presentan una exposición al riesgo No aceptable o Mayor en los procesos. De estos 5 riesgos, 2 fueron clasificados como No aceptable, correspondientes a la Gestión institucional de ambientes bien tratantes, el resto (3) clasificados como Mayor corresponden al Programa de Alimentación. 4. Porcentaje de tipo Proceso que presentan una exposición al riesgo No aceptable o De un total de 185 riesgos, 65 se encuentran identificados como Proceso. De éstos, el 30,7% (20) de ellos presentan una exposición al riesgo No aceptable o De estos 20 riesgos, 3 fueron clasificados como No aceptable, correspondientes a la Gestión institucional de ambientes bien tratantes, el resto (17) clasificados como Mayor corresponden a la Gestión de la Calidad de la Educación Parvularia (MGCEP) (9) y Gobierno Electrónico (8). 5
5. Porcentaje con efectividad de control valorada entre 1 y 3. De un total de 185 riesgos identificados en la Genérica, el 33% (61) son riesgos con efectividad del control valorada entre 1 y 3. El mayor porcentaje radica en el proceso Administración de Personal con 22 (36%). De estos 61 riesgos, 8 corresponden a tipo Estratégico y 18 de procesos, el resto se distribuye en Económicos, Legales, Personas y Sistemas. 6. Porcentaje de procesos críticos que cuentan con estrategias de tratamiento de riesgo. Del total de 15 Procesos Críticos identificados en la Matriz Genérica, 14 de ellos cuentan con estrategias de tratamiento en el Plan, equivalente a un 93,3%. Estos 14 procesos que cuentan con Plan de Tratamiento, incluyen 165 riesgos en total, 6 con nivel de exposición No aceptable, 71 riesgos con nivel de exposición Mayor y 88 registran nivel de exposición Media y Menor. Respecto al nivel de severidad, 60 riesgos de los procesos críticos con Plan de Tratamiento, registran un nivel Extremo, 15 un nivel Alto y sólo 2 Moderado y Bajo. El proceso crítico correspondiente a Comunicaciones, registra un nivel de exposición al riesgo Menor, por lo cual no fue priorizada para la aplicación del Plan de Tratamiento. 6
Análisis cuantitativo de los Indicadores La siguiente tabla muestra el resumen del presente análisis, de manera cuantitativa: Procesos críticos definidos en la Matriz 1. Porcentaje cuya severidad al riesgo es Extrema 2. Porcentaje cuya exposición al riesgo es No aceptable o 3. Porcentaje de tipo Estratégico que presentan una exposición al riesgo No aceptable o INDICADORES 4. Porcentaje de tipo Proceso que presentan una exposición al riesgo No aceptable o 5. Porcentaje con efectividad de control valorada entre 1 y 3. 6. Porcentaje de procesos críticos que cuentan con estrategias de tratamiento de riesgo. Gestión Técnica Educativa 5 0 0 0 3 1 Administración del Sistema de Capacitación 4 0 0 0 6 1 Política de Supervisión 2 0 0 0 3 1 Administración de Personal 23 35 0 0 22 1 Gestión de la Calidad de la Educación Parvularia (MGCEP) 11 11 0 9 7 1 Estudio y Estadísticas 13 0 0 0 1 1 Comunicaciones 10 0 0 0 0 0 Gestión institucional de ambientes bientratantes 4 6 2 3 2 1 Administración del sistema de prevención y mejoramiento 7 0 0 0 0 1 de ambientes de trabajo Entrega de información y atención ciudadana 9 0 0 0 7 1 Presupuesto presupuestario institucional 10 0 0 0 2 1 Programa de Alimentación 3 3 3 0 1 1 Transferencias de Fondos de Operaciones 8 0 0 0 0 1 Gestión por competencias 5 8 0 0 4 1 Gobierno Electrónico 14 14 0 8 3 1 Numerador 128 77 5 20 61 14 Denominador 185 185 17 65 185 15 7