REPÚBLICA INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DE REGISTROS CONTABLES (Fase 3) 2012 SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Instructivo para la desconcentración de clases de registros contables (fase 3)
INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DE REGISTROS CONTABLES (Fase 3) No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2012 primera edición MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS. República del Ecuador. Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador Autor: Ing. Luis Alberto Fiallos Analista de Estados Financieros Aprobado: Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros: Eco. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental: Fecha: 05/07/2012 Actualización: 18/06/2014 3
ÍNDICE Contenido BASE LEGAL... 5 ÁMBITO DE APLICACIÓN... 6 PROCEDIMIENTO... 6 REGISTRO EN LA HERRAMIENTA INFORMATICA VIGENTE... 17 4
INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DE REGISTROS CONTABLES (Fase 3) Dirigido a: Entidades de gobierno central, descentralizadas y autónomas y empresas públicas que operan en el e-sigef BASE LEGAL La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en concordancia con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas que respectivamente señalan: Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable. Art. 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero. Por lo expuesto, esta Subsecretaría emite las directrices para la desconcentración de clases de registros contables (fase 3), para que las entidades ejecuten en la herramienta informática e-sigef los registros contables de forma directa. 5
ÁMBITO DE APLICACIÓN En esta oportunidad se liberaran clases de registros contables tipo, direccionadas a ajustes y regularizaciones de bienes y existencias. Las directrices emitidas en este documento son de aplicación para las entidades que operan en el sistema e-sigef. Las clases de registro contables tipo reemplazarán a algunas clases de registro contables parametrizadas en la herramienta informática e-sigef, las cuales pasarán a estado restrictivo, las clases de registro contable tipo, tienen la característica de que están a nivel de cuenta de mayor o de nivel 1, y dan la opción para que la entidad pueda seleccionar la cuenta a un nivel más desagregado que es el que tiene la asociación presupuestaria PROCEDIMIENTO El registro de los asientos contables, la verificación de la documentación suficiente, la aplicación de las normas de control interno y el adecuado funcionamiento de la gestión financiera es responsabilidad de la Entidad. La misión de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental es consolidar y analizar los estados financieros del sector público, así como la emisión de directrices contables, políticas y manuales de procedimientos relativos a activos, pasivos y patrimonio público. A continuación se detallan las clases de registro contables desconcentradas para las entidades de Gobierno Central, Descentralizadas y Autónomas y Empresas Públicas que operan en el sistema e-sigef, las cuales se registrarán de la misma forma como 6
indica en el Instructivo para la Desconcentración de Clases de Registro Contables (fase 2). 1.- En el caso que la entidad se encuentre produciendo, deberá utilizar las siguientes clases de registro para productos semiterminados y terminados. TXCP TRASLADO EXISTENCIAS CONSUMO CORRIENTE A EXISTENCIAS PRODUCTOS SEMITERMINADOS Código Descripción Debe Haber 132.03.00 Existencias de Productos Semiterminados Existencias de Bienes de Uso y Consumo 131.01.00 Corriente TXST TRASLADO EXISTENCIAS PRODUCTOS SEMITERMINADOS A EXISTENCIAS PRODUCTOS TERMINADOS Código Descripción Debe Haber 132.05.00 Existencias de Productos Terminados 132.03.00 Existencias de Productos Semiterminados TXTC TRASLADO EXISTENCIAS PRODUCTOS TERMINADOS A COSTOS ACUMULADOS DE PRODUCTOS TERMINADOS Código Descripción Debe Haber 133.93.00 Costos Acumulados de Productos Terminados 132.05.00 Existencias de Productos Terminados 2.- Para la acumulación de costos en proyectos y programas automáticos, deberán utilizar las clases de registro descritas a continuación, las cuales se encuentran asociadas a un tipo de transacción 100 y 101 respectivamente. 7
Ruta: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias/Ajustes y Reclasificaciones/Ajustes por Acumulación de Costos en Proyectos y Programas. APRY ACUMULACION COSTOS PROYECTOS Código Descripción Debe Haber 151.92 Acumulación de Costos en Inversiones en proceso 151.00 Inversiones en obras en proceso Tipo de transacción 101 APRG ACUMULACION COSTOS PROGRAMAS Código Descripción Debe Haber Acumulación de Costos en Inversiones en 152.92 Programas en ejecución 152.00 Inversiones en Programas en ejecución Tipo de transacción 100 8
LPBP LIQUIDACION DE PROYECTOS BIENES DE USO PUBLICO Código Descripción 151.98 Aplicación a Gastos de Gestión Acumulación de Costos en Inversiones en 151.92 Programas en Ejecución Debe Haber Tipo de transacción 009 LPIN LIQUIDACION DE PROGRAMAS INTANGIBLES Código Descripción 152.98 Aplicación a Gastos de Gestión Acumulación de Costos en Inversiones en 152.92 Programas en Ejecución Debe Haber Tipo de transacción 011 Nota: Para la acumulación de costos en proyectos y programas manuales las entidades deberá utilizar las clases de registro ACPY para Proyectos y ACPP para Programas, la ruta será: Contabilidad - Registro Contable Comprobante Contable UE. 3.- La disminución de existencias se procederá con la utilización de la siguiente clase de registro contable: DEB1 CONSUMO EXISTENCIAS BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO Código Descripción Debe Haber 634.00.00 Bienes y servicios de consumo 131.00.00 Existencias para consumo corriente 9
4.- Para la actualización de existencias se utilizará la clase de registro: DEB2 ACTUALIZACION DE EXISTENCIAS PARA CONSUMO CORRIENTE Código Descripción Debe Haber 639.52.00 Actualización del Patrimonio 131.00.00 Existencias para consumo corriente DEB3 ACTUALIZACION DE EXISTENCIAS INVERSIONES EN PRODUCTOS EN PROCESO Código Descripción Debe Haber 639.52.00 Actualización del Patrimonio 133.00.00 Inversiones en Productos en Proceso DEB4 ACTUALIZACION DE EXISTENCIAS INVERSIONES EN COMERCIALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN Código Descripción Debe Haber 639.52.00 Actualización del Patrimonio 135.00.00 Inversiones en Comercialización y Distribución 5.- Para la incorporación de existencias no registradas se utilizara la clase de registro: IEB5 INCORPORACION EXISTENCIAS PARA CONSUMO CORRIENTE Código Descripción Debe Haber 131.00.00 Existencias para consumo corriente 629.51.00 Actualización de Activos 10
IEB6 INCORPORACION EXISTENCIAS INVERSIONES EN PRODUCTOS EN PROCESO Código Descripción Debe Haber 133.00.00 Inversiones en Productos en Proceso 629.51.00 Actualización de Activos IEB7 INCORPORACION EXISTENCIAS INVERSIONES EN COMERCIALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN Código Descripción Debe Haber 135.00.00 Inversiones en Comercialización y Distribución 629.51.00 Actualización de Activos 6.- Para la baja de Bienes de Larga Duración se procederá con la utilización de las siguientes clases de registro contables: DBA1 ACTUALIZACION BIENES DE ADMINISTRACION Código Descripción Debe Haber 639.52 Actualización del Patrimonio 141.99.00 Depreciación Acumulada 141.00.00 Bienes de administración DBP2 ACTUALIZACION BIENES DE PRODUCCION Código Descripción Debe Haber 639.52 Actualización del Patrimonio 142.99.00 Depreciación Acumulada 142.00.00 Bienes de producción 11
DBY4 ACTUALIZACION BIENES DE PROYECTOS Código Descripción Debe Haber 639.52 Actualización del Patrimonio 144.99.00 Depreciación Acumulada 144.00.00 Bienes de proyectos DBA5 ACTUALIZACION BIENES DE PROGRAMAS Código Descripción Debe Haber 639.52 Actualización del Patrimonio 611.00 Patrimonio 145.99.00 Depreciación Acumulada 145.00.00 Bienes de programas 7.- En caso de que las instituciones efectúen compras de bienes de larga duración y que no han sido registrados contablemente, se procederá a realizar un ajuste, para que dichos bienes se registren en el grupo 14 correspondiente. AJB1 AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN BIENES DE ADMINISTRACIÓN Código Descripción Debe Haber 141.01.03 Mobiliarios 141.01.04 Maquinaria y Equipo 141.01.06 Herramientas 141.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos 141.01.08 Bienes Artísticos y Culturales 141.01.09 Libros y Colecciones 141.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública 141.01.11 Partes y Repuestos 141.05.12 Semovientes 141.05.13 Bosques 141.05.14 Acuáticos 141.05.15 Plantas 629.51 Actualización de Activos 12
AJB2 AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN BIENES DE PROYECTOS Código Descripción Debe Haber 144.01.03 Mobiliarios 144.01.04 Maquinaria y Equipo 144.01.06 Herramientas 144.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos 144.01.08 Bienes Artísticos y Culturales 144.01.09 Libros y Colecciones 144.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública 144.01.11 Partes y Repuestos 144.05.12 Semovientes 144.05.13 Bosques 144.05.14 Acuáticos 144.05.15 Plantas 629.51 Actualización de Activos AJB3 AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN BIENES DE PROGRAMAS Código Descripción Debe Haber 145.01.03 Mobiliarios 145.01.04 Maquinaria y Equipo 145.01.06 Herramientas 145.01.07 Equipos, Sistema y Paquetes Informáticos 145.01.08 Bienes Artísticos y Culturales 145.01.09 Libros y Colecciones 145.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública 145.01.11 Partes y Repuestos 145.05.12 Semovientes 145.05.13 Bosques 145.05.14 Acuáticos 145.05.15 Plantas 629.51 Actualización de Activos 13
8.- Se utiliza este tipo de ajuste cuando se registra un bien de larga duración dentro de los subgrupos 141, 144 o 145, por error. Así como también para traslado de activos institucionales. AJB4 AJUSTE DE BIENES DESTINADOS A LA ADMINISTRACIÓN, PROGRAMAS O PROYECTOS Código Descripción Debe Haber 141.01.03 Mobiliarios 141.01.04 Maquinaria y Equipo 141.01.06 Herramientas Equipos, Sistemas y Paquetes 141.01.07 Informáticos 141.01.08 Bienes Artísticos y Culturales 141.01.09 Libros y Colecciones 141.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública 141.01.11 Partes y Repuestos 141.05.12 Semovientes 141.05.13 Bosques 141.05.14 Acuáticos 141.05.15 Plantas 144.01.03 Mobiliarios 144.01.04 Maquinaria y Equipo 144.01.06 Herramientas Equipos, Sistemas y Paquetes 144.01.07 Informáticos 144.01.08 Bienes Artísticos y Culturales 144.01.09 Libros y Colecciones 144.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública 144.01.11 Partes y Repuestos 144.05.12 Semovientes 144.05.13 Bosques 144.05.14 Acuáticos 144.05.15 Plantas 145.01.03 Mobiliarios 145.01.04 Maquinaria y Equipo 145.01.06 Herramientas Equipos, Sistemas y Paquetes 145.01.07 Informáticos 145.01.08 Bienes Artísticos y Culturales 145.01.09 Libros y Colecciones 14
145.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública 145.01.11 Partes y Repuestos 145.05.12 Semovientes 145.05.13 Bosques 145.05.14 Acuáticos 145.05.15 Plantas 141.99 Depreciación Acumulada 144.99 Depreciación Acumulada 145.99 Depreciación Acumulada 141.01.03 Mobiliarios 141.01.04 Maquinaria y Equipo 141.01.06 Herramientas Equipos, Sistemas y Paquetes 141.01.07 Informáticos 141.01.08 Bienes Artísticos y Culturales 141.01.09 Libros y Colecciones 141.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública 141.01.11 Partes y Repuestos 141.05.12 Semovientes 141.05.13 Bosques 141.05.14 Acuáticos 141.05.15 Plantas 144.01.03 Mobiliarios 144.01.04 Maquinaria y Equipo 144.01.06 Herramientas Equipos, Sistemas y Paquetes 144.01.07 Informáticos 144.01.08 Bienes Artísticos y Culturales 144.01.09 Libros y Colecciones 144.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública 144.01.11 Partes y Repuestos 144.05.12 Semovientes 144.05.13 Bosques 144.05.14 Acuáticos 144.05.15 Plantas 145.01.03 Mobiliarios 145.01.04 Maquinaria y Equipo 145.01.06 Herramientas 145.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos 145.01.08 Bienes Artísticos y Culturales 145.01.09 Libros y Colecciones 15
145.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública 145.01.11 Partes y Repuestos 145.05.12 Semovientes 145.05.13 Bosques 145.05.14 Acuáticos 145.05.15 Plantas 141.99 Depreciación Acumulada 144.99 Depreciación Acumulada 145.99 Depreciación Acumulada LIMITACION 1.- Este ajuste no se lo podrá realizar para los bienes referentes a Vehículos, Terrenos, Edificios, Locales y Residencias: Cualquier tipo de ajuste para los bienes nombrados se los realizará con autorización de la SNAP, conforme a lo que estable la base legal vigente para estos casos. 9.- Este tipo de ajustes se los realizaran para la liquidación de bienes de larga duración referentes a Proyectos y programas, así como también los bienes de administración. AJB5 AJUSTE LIQUIDACION BIENES DE ADMINISTRACION PROYECTOS BIENES LARGA DURACION Código Descripción Debe Haber 141.00.00 Bienes de Administración Depreciación Acumulada de Bienes de 151.99.00 Inversión 151.41.00 Bienes Muebles 151.42.00 Bienes Inmuebles 151.43.00 Bienes de Exportaciones 151.44.00 Bienes Biológicos 151.45.00 Bienes Muebles no Depreciables 151.46.00 Bienes Biológicos no Depreciables 141.99.00 Depreciación Acumulada 16
AJB6 AJUSTE LIQUIDACION BIENES DE ADMINISTRACION PROGRAMAS BIENES LARGA DURACION Código Descripción Debe Haber 141.00.00 Bienes de Administración Depreciación Acumulada de Bienes de 152.99.00 Inversión 152.41.00 Bienes Muebles 152.42.00 Bienes Inmuebles 152.43.00 Bienes de Exportaciones 152.44.00 Bienes Biológicos 152.45.00 Bienes Muebles no Depreciables 152.46.00 Bienes Biológicos no Depreciables 141.99.00 Depreciación Acumulada AJB7 AJUSTE LIQUIDACION DE PROYECTOS BIENES PARA LA INSTITUCION Código Descripción Debe Haber 141.00.00 Bienes de Administración Acumulación de Costos en Inversiones en 151.92 Obras en Proceso REGISTRO EN LA HERRAMIENTA INFORMATICA VIGENTE Para la utilización de las clases de registros desconcentradas, los usuarios de las instituciones que utilizan la herramienta informática e-sigef, deberán considerar el siguiente procedimiento: 1. Analizar el caso presentado por la entidad, con respecto a los ajustes en las diferentes cuentas contables y sus respectivos auxiliares utilizados. 17
2. Definir en forma teórica el asiento contable a utilizar, para lograr la regulación del ajuste contable a solucionar. 3. Confirmar los saldos de las cuentas contables que se está analizando, en la herramienta informática e-sigef. 4. Verificar la documentación suficiente y competente, que sirva de soporte para sustentar la aplicación del ajuste contable a efectuar. 5. Una vez identificado el problema y la posible solución de los débitos y créditos que serán aplicados contablemente, consultará en la herramienta informática e- Sigef, si las cuentas contables, a las que hace referencia el análisis, se encuentran parametrizadas para su aplicación, a través de la siguiente ruta de consulta: Ruta: Catalogo/Contabilidad/Asiento Tipo de Operaciones 18
Ingresando a esta ruta le permitirá visualizar la siguiente lista de clases de registros: Por medio de la opción de Filtros, ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla, el servidor podrá realizar la búsqueda de la cuenta contable que requiere, para lo cual deberá llenar los campos como se muestra a continuación: 19
En el ejemplo se busca una cuenta 124.98.01; se utiliza el filtro hasta la opción de Cuenta Nivel 1, para que aparezcan todas las opciones de parametrización existentes en la herramienta informática e-sigef; al dar click en Aplicar Criterios, aparecen las clases de registros conforme a los datos seleccionados a través del filtro. Se debe tomar en consideración la descripción de la clase de registro como primera opción, y la naturaleza del movimiento contable que necesite (Débito o Crédito D/C) como segunda alternativa, tal como se muestra en la pantalla: 20
Una vez identificada la clase de registro, podrá visualizar el movimiento contable con una nueva consulta por Filtros, de la siguiente manera: Dar click en el ícono de Consultar Todos los Registros consultas anteriores y llenar los campos del Filtro como se indica: para limpiar las En esta opción se verificara las cuentas contables que posee la clase de registro seleccionada. Ejecutar la clase de registro contable; la entidad será la responsable del adecuado uso de la clase de registro contable, cumpliendo con las principios contables y normativa contable vigente para realizar el registro por medio de la herramienta informática e-sigef, tal como se muestra en la siguiente ruta: 21
El funcionario deberá seguir los procedimientos de utilización general contemplados en todo registro de ajuste contable dentro del sistema; los cuales son: Crear, Detallar y Aprobar. A continuación se presentan las pantallas que muestran el proceso. 22
Después de llenar la cabecera, se ingresa a la pantalla de detalles, donde se digitan las cuentas que forman parte del asiento contable con sus respectivos auxiliares, montos y naturaleza de la cuenta. Una vez ingresados los datos, deberá confirmar que el asiento contable esté cuadrado, que los auxiliares y el monto sean los correctos, para proceder con la aprobación del mismo. 23