Política para el tratamiento de datos personales Versión N 1
1. POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Objetivo: La presente política tiene por objeto garantizar el derecho constitucional que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos en BTG Pactual Colombia y a su vez dar cumplimiento a las disposiciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, Protección de Datos Personales y en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Para BTG Pactual Colombia, como responsable de la administración de los Datos Personales de sus Clientes, Clientes Potenciales, Proveedores, Empleados y Accionistas (en adelante denominados Grupos de Interés) es importante conservación, preservación e integridad de los datos personales que tenemos a disposición y a su vez propender por el derecho que tienen los Grupo de Interés de conocer, actualizar y rectificar la información que se hay recogido de éstos en nuestras bases de datos. Normas Relacionadas: Ley Estatutaria 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Decreto 1337 de 2013: por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
2. POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Índice: 1 Introducción 2 Responsable 3 Tratamiento de los Datos 4 Derechos de los Titulares 5 Responsables de la atención de peticiones, consultas y reclamos 6 Procedimiento para ejercer derechos 7 Fecha de Entrada en Vigencia 8 Identificación de Cambios 3 3 4 4 5 5 6 6
3. 1. Introducción Es fundamental para BTG Pactual Colombia dar el debido uso a los datos recolectados en Bases de Datos para no incurrir con incumplimientos en la normatividad. Por lo tanto, esta política deberá ser aplicada a todos los datos personales registrados en nuestras bases de datos y que sean susceptibles de tratamiento. A continuación se enuncian las Políticas de Tratamiento de Datos: 2. Definición a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Este consentimiento se entiende otorgado por el Titular de los Datos con la suscripción del formato de vinculación; b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; f) Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos sean objeto de Tratamiento; g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 3. Responsable Nombre: Angélica María López, Compliance, Compliance, AML-Onboarding & Operational Risk Colombia Dirección: Medellín - Cra 43 A # 1-50 San Fernando Plaza, Torre 2 (ANDI) Correo electrónico: angelica.lopez@btgpactual.com Teléfono: +57 (4) 448 4300
4. 4. Tratamiento de los datos Los Datos contenidos en las bases de datos de BTG Pactual Colombia, serán utilizados para el desarrollo de las actividades relacionadas con nuestro objeto social y tendrán la siguiente finalidad, i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. Contactarle telefónicamente, por vía electrónica o personalmente, con el fin de informarle sobre los productos y servicios que ofrecemos; Contactarle telefónicamente, por vía electrónica o personalmente, con el fin de actualizar su información personal; Contactarle telefónicamente, por vía electrónica o personalmente para informarle nuestras actividades promocionales y/o publicitarias; Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios; Realizar tratamiento estadístico de sus datos; Atender adecuadamente peticiones, solicitudes, quejas o reclamos; y/o Atender solicitudes de información efectuadas por autoridades judiciales y administrativas Las demás actividades de mercadeo, estadística y administración necesarias para el cabal desarrollo de nuestro objeto social como Sociedad Comisionista de Bolsa. 5. Derechos de los titulares Según el artículo 8º de la Ley 1581, serán Derechos de los Titulares los siguientes: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012; c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen y las Políticas para el Trámite de Datos Personales; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, a través de su asesor comercial.
5. 6. Responsables de la atención de peticiones, consultas y reclamos Para dar el debido procedimiento a peticiones, consultas, quejas o reclamos, se cuenta con la debida atención al consumidor financiero mediante el SAC (Sistema de Atención al Consumidor Financiero), ingresando al sitio Web. El siguiente link contiene la información relacionada con el SAC: www.btgpactual.com.co/defensor-consumidor-financiero/ Adicionalmente, las peticiones, consultas y reclamos podrán ser presentadas ante nuestras instalaciones a través del área de Compliance, AML-Onboarding & Operational Risk Colombia, de conformidad con los datos indicados en el numeral 3 7. Procedimiento para ejercer derechos Bajo la normatividad, el Titular que considera que la información contenida en nuestras bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta un presunto incumpliendo de cualquiera de nuestros deberes como Responsables del Tratamiento de las bases de datos, podrá presentar su reclamación, petición, queja o solicitud, cumpliendo el siguiente procedimiento: 1. Formular la reclamación, petición, queja o solicitud mediante comunicado dirigido al Responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que soportan dicha reclamación, petición, queja o solicitud. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el Procedimiento para ejercer derechos ante el Responsable del Tratamiento.
6. 8. Aviso de privacidad BTG Pactual Colombia le informa que el aviso de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo en nuestra página web en la dirección www.btgpactual.com 9. Vigencia de bases de datos La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013 10. Fecha de entrada en vigencia La presente Política entrará en vigencia a partir del 31 de agosto de 2013 11. Anexos Son anexos de la presente Política los siguientes: - Aviso de Privacidad - Autorización de Tratamiento de los Datos Personales 12. Identificación de cambios Versión N : 01 Naturaleza del cambio: Creación del procedimiento Fecha: 2013/08