MANUAL DE INTERCAMBIO ALUMNOS SALIENTES (OUTGOING) ÚLTIMA FASE: DESARROLLO DEL INTERCAMBIO 1
ANTES DE IRTE Comprueba que has realizado todos los trámites: Matriculación en ICADE para el curso 2014 2015. Propuesta de reconocimientos aprobada de forma expresa por la coordinadora y recibida por email (instrucciones en las reuniones con la coordinadora y por email el 11 y el 18 de junio). Learning Agreement firmado y sellado por ICADE. Debes tenerlo en tu poder para que te lo sellen y firmen a tu llegada en la Universidad de destino. Contrato de subvención Beca Erasmus, Comunidad Europea (en su caso): aquellos estudiantes que hayan recibido información del SRI sobre la beca Erasmus de la Comisión Europea deberán seguir las instrucciones que se enviaron por correo electrónico si desean obtenerla. Para resolver cualquier duda, ponerse en contacto con Carmen González: cgonzalez@sri.upcomillas.es QUÉ HACER CUANDO LLEGAS A LA UNIVERSIDAD DE DESTINO? 1. Acudir a visitar al Coordinador para registrarte en las asignaturas correspondientes, siguiendo las indicaciones que os han proporcionado. En ocasiones, el registro de asignaturas se realiza durante la jornada de bienvenida (Welcome day, Orientation Session ). En caso de que la asistencia a dicha jornada sea obligatoria, DEBES ASISTIR. Ten en cuenta que el pago de la matrícula se realiza en ICADE. Sin embardo, algunas Universidades exigen el pago de una determinada cantidad en concepto de tasas, seguro de salud, etc. Igualmente, hay asignaturas que pueden requerir el pago para su inscripción: curso de idiomas, de Historia. 2. Si no es necesario hacer cambios en las asignaturas previamente seleccionadas con la Coordinadora y plasmadas en el documento PROPUESTA DE RECONOCIMIENTO DE CRÉDITOS y en el LEARNING AGREEMENT, pídele al coordinador que te firme y selle el LEARNING AGREEMENT y devuélvenoslo escaneado por email al Decanato de la Facultad de Derecho en el plazo de 15 días desde tu llegada al email: mcisidro@der.upcomillas.es, para nuestro conocimiento y control. OJO!, no confundir con la dirección de correo electrónico del SRI Servicio de Relaciones Internacionales de la Universidad. 2
3. Si es necesario hacer MODIFICACIONES EN LAS ASIGNATURAS, por imposibilidad de cursar determinada(s) asignatura(s) y ello está debidamente acreditado, es imprescindible plasmarlos en dos documentos: PROPUESTA DE RECONOCIMIENTO DE CRÉDITOS y LEARNING AGREEMENT. El procedimiento es el siguiente: a. Solicitar autorización a través de un correo a mgrodriguez@der.upcomillas.es durante las dos primeras semanas de estancia y como máximo hasta el 15 de octubre de 2014. Los alumnos que excepcionalmente necesiten más tiempo deberán comunicarlo a la Coordinadora. En el correo se debe incluir la propuesta de reconocimientos (documento en Word obligatoriamente) con las asignaturas originales indicando a sustituir por asignatura correspondiente. b. La aprobación por la Coordinadora debe ser por email y de forma expresa. No surtirá efecto cualquier conversación telefónica o personal que no esté posteriormente confirmada por email por la coordinadora. Ello es así porque debe quedar prueba escrita del acuerdo al que se ha llegado, y debe archivarse para su posterior envío a Secretaría para dar efecto al reconocimiento de créditos. Cualquier discrepancia entre los documentos denominados PROPUESTA DE RECONOCIMIENTO DE CRÉDITOS y LEARNING AGREEMENT puede derivar en la invalidez de los reconocimientos. Es responsabilidad del alumno comprobar que coinciden ambos documentos, que la información es real, que las asignaturas se denominan como se indica, que los créditos son correctos y que la suma total de créditos está correctamente calculada. c. Una vez aprobada de forma expresa por la coordinadora las modificaciones a través del documento PROPUESTA DE RECONOCIMIENTO DE CRÉDITOS, se introducirán los cambios en el LEARNING AGREEMENT en la parte correspondiente, se pedirá al coordinador de la Universidad de destino que lo firme y se enviará escaneado a mcisidro@der.upcomillas.es antes del 15 de octubre. d. Cualquier cambio de asignaturas que no se haga de la forma aquí establecida no surtirá efectos y puede suponer la invalidez de los reconocimientos. e. Asignaturas objeto de reconocimiento: debes elegir asignaturas de la rama por la que te vas de intercambio (Derecho, ADE, Ciencias Políticas) y siempre, en la medida de lo posible, que tengan relación con las asignaturas que van a ser objeto de reconocimiento. 3 Serán positivamente valoradas asignaturas de contenido internacional: Comparative
Law, International Taxation, International Finance, etc En principio, no será válidas asignaturas impartidas en dichas Facultades pero que no sean estrictamente de la rama. Por ejemplo, asignaturas de Historia, Sociología, Cultura, idiomas, aunque se impartan en una Facultad de Derecho o de ADE, no son consideradas aptas. Tampoco será válidas asignaturas que ya hayas cursado o vayas a cursar en el futuro. Se recomienda que el alumno asista a cursos del idioma hablado en el país de destino para aprovechar su estancia para mejorar sus conocimientos. Sin embardo, los idiomas cursados en la Universidad de destino, sólo podrá ser reconocidos en ICADE si el alumno, durante el semestre de intercambio, tiene un idioma en su plan de estudios. El curso de idioma no debe figurar en el learning agreement ni en la propuesta si no es objeto de reconocimiento. f. Plazo para realizar dichos trámites: el plazo máximo para modificar las asignaturas será de dos semanas desde que se inicien las clases en la Universidad de destino. No se aceptará propuesta de cambio más allá del 15 de octubre. Aquellos alumnos cuyas clases comienzas en torno al 15 de octubre, tendrás unos días más de plazo. Para los alumnos con estancias anuales se abrirá otro periodo de modificación de las asignaturas de segundo semestre que finalizará dos semanas después de iniciado el segundo semestre en la Universidad de destino. Plazo máximo en este caso, el 15 de febrero. MUY IMPORTANTE: EL ALUMNO QUE FINALMENTE DECIDA NO REALIZAR EL INTERCAMBIO, DEBE COMUNICARLO EXPRESAMENTE A LA COORDIANDORA O EN DECANATO, Y DEBE FIRMAR EL FORMULARIO DE RENUNCIA COLGADO EN LA PÁGINA WEB DE LA FACULTAD DE DERECHO INTERNACIONAL ALUMNOS OUTGOING (renuncia voluntaria fuera de plazo). DE NO HACERLO ASÍ SE LE PODRÁ IMPEDIR EXAMINARSE EN LA CONVOCATORIA DE DICIEMBRE EN ICADE. DURANTE EL INTERCAMBIO ASIGNATURAS QUE NO SE RECONOCEN Y QUE EL ALUMNO DEBE CURSAR A DISTANCIA Si hay asignaturas del periodo en el que se realiza el intercambio que no se reconocen y vas a cursarlas a distancia, debes ponerte en contacto con el profesor correspondiente al comienzo del curso, para indicarle que estás de intercambio y que te tenga en cuenta en los trabajos para 4
la evaluación continua. La ausencia de dicha comunicación puede tener consecuencias en la evaluación. Debes presentarte a los exámenes de las asignaturas que no son objeto de reconocimiento en ICADE en las fechas establecidas al efecto. Si, debido a calendarios académicos incompatibles, no puedes presentarte a los exámenes en las fechas fijadas, de acuerdo con lo establecido en el reglamento de la Facultad de Derecho, los alumnos podrán solicitar, con la debida antelación, y directamente a cada profesor, el cambio de la fecha de examen. La fecha la establecerá el profesor, y puede ir desde una semana antes hasta una semana después del periodo oficial de exámenes fijado por Decanato, tal como se recoge en el Artículo 41.2 de las Normas Académicas de la Facultad de Derecho. En caso de que resultara imposible presentarse al examen en la fecha alternativa establecida por el profesor, podrás solicitar a la Jefatura de Estudios la anulación de la convocatoria, mediante instancia razonada y con la debida antelación, tal como se indica en el Artículo 41.3 de las citadas Normas Académicas. INCORPORACIÓN TARDÍA AL SEGUNDO SEMESTRE Si tu periodo de intercambio finaliza ya comenzado el segundo semestre en ICADE, debes advertir a tus profesores que te incorporarás tarde. CONVOCATORIA EXTRAORDINARIA DE ASIGNATURAS CURSADAS EN LA UNIV. DE DESTINO Si suspendes una asignatura en la Universidad de destino tienes dos opciones: 1. Presentarte en la convocatoria extraordinaria en la Universidad de destino. Debes informar a la Coordinadora de ICADE por email (internacional.der@der.upcomillas.es), indicando las fechas de dicha convocatoria. 2. Presentarte a la convocatoria extraordinaria de la asignatura de Comillas (aquella(s) por la(s) que se te iba a convalidar). Enviar un correo a la Coordinadora (internacional.der@der.upcomillas.es). Además, debes comunicar dicha situación personalmente al profesor correspondiente, para que te permita examinarte y pedirle que envíe tu calificación por escrito a Mª Carmen Isidro de Decanato (válido por correo electrónico: 5
mcisidro@der.upcomillas.es), para incluirla en el acta correspondiente, ya que los alumnos de intercambio aparecen en actas diferentes tanto en 1ª como en 2ª convocatorias. ANTES DE VOLVER A MADRID Antes de regresar del intercambio debes solicitar al Coordinador de la Universidad de destino que te firme y selle la última parte del learning agreement. Es importante que las fechas sean correctas (día/mes/año), ya que se utilizan para el cálculo de la cuantía de la beca. Cada alumno GUARDARÁ el original del LEARNING AGREEMENT y lo entregará en Decanato una vez finalizado el intercambio, OBLIGATORIAMENTE, en el plazo máximo de 15 días tras la fecha de finalización que figura en el L.A. Fecha límite: 1 de febrero para alumnos de primer semestre, 1 de julio para alumnos de segundo semestre o año completo. Os recomendamos evitar que los Coordinadores de las universidades de destino se queden con los originales de los documentos citados anteriormente para evitar extravíos, generando problemas administrativos difíciles de resolver a posteriori. La ausencia de entrega del Learning Agreement o el incumplimiento de estos trámites, imposibilitará la recepción de la beca económica (en los intercambios Erasmus), y puede ocasionar la inviabilidad del reconocimiento académico (tanto en intercambios Erasmus como no Erasmus). DOCUMENTOS QUE DEBERÁN ENTREGAR A SU REGRESO A ICADE 1. Learning Agreement debidamente firmado y sellado. 2. Las calificaciones obtenidas: certificado de notas original en papel oficial de cada universidad, con los correspondientes sellos y firmas. Algunas Universidades requieren un trámite especial para solicitar las notas (incluso con coste económico). Es muy importante informarse de cuáles son los trámites necesarios para obtener las calificaciones y realizarlos debidamente. En la medida de lo posible, es conveniente que el alumno traiga el certificado de notas consigo cuando vuelve de intercambio. Si esto no es posible, y la Universidad de destino envía las notas por correo a ICADE, es muy importante indicarles que lo hagan a la Facultad de Derecho, a la atención de la Coordinadora Mónica González. En caso de que las envíen directamente al alumno, éste, una vez las reciba, debe entregarlas en Decanato para el cierre de su expediente. 3. Informe final del estudiante. Deberán rellenarlo online, imprimirlo y después pinchar en enviar. Una vez impreso y firmado es obligatorio entregarlo, junto con el resto de documentos, en 6
Decanato para su posterior envío a la Agencia Erasmus. Hay dos informes diferentes, uno para Erasmus y el otro para Bilaterales, cuyos enlaces le facilitaremos al alumno por mail antes de finalizar el intercambio. Para poder trasladar las calificaciones obtenidas en las distintas Universidades de destino al expediente del alumno, éste debe entregar correctamente a Mari Carmen Isidro, en el Decanato de la facultad de Derecho, todos los documentos originales mencionados anteriormente. Una vez entregados todos los documentos y recibido el certificado oficial de notas (Transcript of Records), se procederá a la regularización del expediente. Mientras esta no se produzca, figurarán como No Presentadas las asignaturas objeto de reconocimiento. CONSIDERACIONES PRÁCTICAS SEGURO MÉDICO. No deben olvidar que deberán solicitar en su ambulatorio u oficina de la Seguridad Social, la TARJETA SANITARIA EUROPEA para disfrutar de los servicios y prestaciones correspondientes en caso de necesidad, en el país europeo en el que realicen su estancia Erasmus. Para los que viajan fuera de Europa, es necesario contar con un seguro privado con cobertura internacional. CONTACTOS CON ICADE: Para cualquier duda o incidencia que se puedan producir, las personas de contacto son: Coordinadora de Intercambios de la Facultad de Derecho: Mónica González, mgrodriguez@der.upcomillas.es Decanato: Mª Carmen Isidro, mcisidro@der.upcomillas.es. Dudas sobre beca Erasmus, percepción de la cantidad económica y contrato de subvención: Carmen González SRI cgonzalez@sri.upcomillas.es Los documentos a enviar por email, también se pueden enviar por fax a decanato al número: 00 34 91 541 48 36 7
CHECK LIST ANTES DE IRME Cerrar la propuesta de reconocimiento de créditos con la Coordinadora. Recoger el learning agreement. Entregar el Contrato de Subvención (beca Erasmus) en el SERVICIO DE RELACIONES INTERNACIONELES (4ª planta). Matricularse en ICADE CHECK LIST AL LLEGAR A LA UNIVERSIDAD DE DESTINO Acudir al coordinador/a correspondiente. Matricularse de las asignaturas. Enviar por email a ICADE el LEARNING AGREEMENT firmado y sellado por la Universidad de destino. SI HA HABIDO MODIFICACIÓN DE ASIGNATURAS: 1) solicitar aprobación de la coordinadora a través de la PROPUESTA DE RECONOCIMIENTOS; 2) enviar el LEARNING AGREEMENT ORIGINAL MAS LA HOJA DE CAMBIOS, debidamente firmado y sellado por el coordinadora de la Universidad de origen una vez obtenida la aprobación de la propuesta CHECK LIST ANTES DE FINALIZAR EL INTERCAMBIO Acudir al coordinador para cumplimentar la última parte del LEARNING AGREEMENT Solicitar el certificado de notas CHECK LIST AL VOLVER A ICADE Acudir en los 15 primeros días a Decanato para entregar: LEARNING AGREEMENT Encuesta firmada Certificado de notas (en la medida de lo posible) Julio 2014 8