PROTECCION DE DATOS PERSONALES Año: 2017 Elaborado por: Director de Tecnología Revisado por: Gerente General Aprobado por: ISC Fecha: Fecha: Fecha:
Página 2 de 9 Contenido 1. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO... 3 2. OBJETIVO... 3 3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO... 3 4. ALCANCE... 3 5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES... 3 6. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES... 4 7. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO... 5 8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES... 6 9. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR... 7 10. DEBERES DE TESSI COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES... 7 11. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA... 8 12. AUTORIZACIÓN... 8 13. AVISO DE PRIVACIDAD... 9 14. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES... 9 15. VIGENCIA... 9
Página 3 de 9 1. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO Versión Fecha de aprobación Descripción del cambio 001 2. OBJETIVO El objetivo del presente documento es dar a conocer el conjunto de políticas Y procedimientos establecidos por Tessi, aplicables en el manejo de la información de datos personales por parte de la compañía, según lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013. 3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Tessi Gestiona S.A.S. Entidad con domicilio en la Transversal 93 N 51-98 de la ciudad de Bogotá y Calle 8B No. 65-191 Of. 235 de la ciudad de Medellín, Colombia, en adelante Responsable del Tratamiento de los datos personales depositados en todas y cada una de las Bases de Datos en su poder. Razón Social: Tessi Gestiona SAS Oficina Principal: Transversal 93 N 51 98, Interior 22. Parque empresarial Puerta del Sol. Bogotá, Colombia. PBX: (571) 7957300 Página WEB: http://www.tessigestiona.com/ Correo Electrónico: info@tessigestiona.com 4. ALCANCE Este conjunto de Políticas y todos los procedimientos mencionados, son de aplicación a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de Tessi Gestiona, conforme a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013. 5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Aviso de Privacidad: El Aviso de Privacidad es un documento generado por la persona física (profesionista, médico, consultor, etc) o moral (empresa o negocio de carácter privado) responsable de la recopilación y tratamiento adecuado de datos personales y debe ser puesto a disposición del titular de los datos. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Página 4 de 9 Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (en adelante Datos Personales o Información Personal ) o Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio. o Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular. o Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Base de Datos: Todo conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos. Titular: La persona física a quien corresponden los datos personales. Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 6. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Tessi Gestiona SAS. Aplicara los principios establecidos en la LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012, en el tratamiento de Datos Personales así: LEGALIDAD: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios). FINALIDAD: El Tratamiento de los datos personales recolectados por TESSI, debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
Página 5 de 9 LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. TRANSPARENCIA: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. SEGURIDAD: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. CONFIDENCIALIDAD: Todos los funcionarios que trabajen en TESSI están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en TESSI. 7. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO Los datos personales recolectados directa o indirectamente por Tessi, serán incluidos, tratados y actualizados en bases de datos, acorde a la presente política de privacidad de datos de Tessi Gestiona para los siguientes fines: Dar cumplimiento a los contratos suscritos entre Tessi Gestiona y sus clientes. Soportar procesos de auditorías internas y externas. Registrar la información de empleados y Ex-empleados en las bases de datos de la compañía. Suministrar información de interés general propia y/o terceros. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones. Registrar a los contratistas y proveedores en los sistemas de Tessi Gestiona y procesar sus pagos. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
Página 6 de 9 Registrar sus datos personales en los sistemas de información de Tessi Gestiona y en sus bases de datos comerciales y operativas; Respecto a los datos personales de nuestros empleados: Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad. Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de Tessi Gestiona, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras; Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo. 8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES Los datos registrados en nuestras bases de datos son entre otros: reseñas públicas, tales como dirección, teléfonos móviles y fijos, correos electrónicos, fecha de nacimiento, etc. En cualquier momento el titular de la información podrá revocar su consentimiento y ejercer su derecho a la supresión de datos personales consagrado en la Ley 1581 de 2012. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley; Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Página 7 de 9 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 9. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR Cualquier tipo de solicitud por parte de los titulares de los datos, para ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y/o revocar la autorización, se debe canalizar a través de cualquiera de los siguientes canales: Correo Electrónico: Enviar la solicitud a la dirección info@tessigestiona.com Telefónicamente: Comunicarse al número 7957300 en la ciudad de Bogotá Escrito: Enviar la solicitud a la dirección Transversal 93 No. 51-98 Interior 22 10. DEBERES DE TESSI COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de TESSI GESTIONA los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley I. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; II. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; III. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; IV. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; V. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; VI. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
Página 8 de 9 VII. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; VIII. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; IX. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; X. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley; XI. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; XII. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; XIII. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; XIV. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. XV. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 11. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA El área de Calidad e IT, como responsable de la Seguridad de la Información en Tessi Gestiona. tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento a esta Política. Para tal efecto, los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de TESSI GESTIONA, están obligados a reportar estas Bases de Datos al área de Calidad e IT. El área de Calidad e IT de Tessi Gestiona, ha sido designada por Tessi como área responsable de la atención de PQR s. Ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos. 12. AUTORIZACIÓN Según lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, Tessi Gestiona solicitara la autorización previa al titular de los datos, la cual debe ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Página 9 de 9 13. AVISO DE PRIVACIDAD Conforme al decreto 1377 de 2013 en el artículo 14. Se ha publicado en nuestro sitio web www.tessigestiona.com aviso de privacidad, para aquellos titulares que quieran acceder a nuestras políticas de privacidad y protección de datos. 14. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES Tessi Gestiona cuenta con un SGSI, con el cual se busca asegurar la Disponibilidad, Integridad y confidencialidad de la información y bases de datos de clientes, proveedores, empleados, etc. Estas medidas buscan proteger y garantizar a los Titulares de los datos, que el tratamiento de los mismos se lleva a cabo de manera adecuada y su información está protegida de accesos no autorizados. 15. VIGENCIA Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente a partir del día 1 de junio de 2017.