G CO N TH A LO RIA G in E R A l D L ESTA DO CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO DIRECCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DAI-AI-0817-2016 GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTON PUERTO QUITO INFORME GENERAL EXAMEN ESPECIAL A LOS GASTOS EN PUBLICIDAD Y PROPAGANDA DEL GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTON PUERTO QUITO. TIPO DE EXAMEN : E277 PERIODO DESDE : 2013/01/29 HASTA: 2014/01/15
N C C ' N NIS : 35921 PERIODO: 2016 N INGRESO DPECC : CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO DIRECCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DAI-AI-0817-2016 GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTON PUERTO QUITO INFORME GENERAL EXAMEN ESPECIAL A LOS GASTOS EN PUBLICIDAD Y PROPAGANDA DEL GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTON PUERTO QUITO. TIPO PE EXAMEN : E277 PERIODO DESDE : 2013/01/29 HASTA: 2014/0 V I5 Orden de Trabajo Fecha O/T 14838-4-2014 16/01/2014
/J'S- 3 <u j//6 GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PUERTO QUITO AUDITORÍA INTERNA 14-838-4-2014 INFORME Examen especial a los Gastos en Publicidad y Propaganda del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito, por el período comprendido entre el 29 de noviembre de 2013 y el 15 de enero de 2014.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PUERTO QUITO Examen especial a Los Gastos en Publicidad y Propaganda del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito, por el período comprendido entre el 29 de noviembre de 2013 y 15 de enero de 2014: AUDITORÍA INTERNA Puerto Quito- Ecuador
RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS CUR DAI DDSCTDPC = Comprobante Único de Registro = Dirección de Auditoría Interna = Dirección de Desarrollo Social Cultural, Turismo, Deportes y Participación Ciudadana F.M GADM IVA NCI S/N USD = Frecuencia Modulada = Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal - Impuesto al Valor Agregado = Normas de Control Interno = Sin número =Dólares de los Estados Unidos de América
ÍNDICE CONTENIDO PÁGINA Carta de presentación 1 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen 2 Objetivos del examen 2 Alcance deí examen 2 Base legal 2 Estructura orgánica 3 Objetivos de la entidad 4 Monto de recursos examinados 5 Servidores relacionados 5 CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN Antecedentes 6 Legalización de comprobantes de pago de gastos de publicidad y propaganda?
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PU AUDITORÍA INTERNA Ref: Informe aprobado el Quito DM, Señora Alcaldesa del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito Puerto Quito-Pichincha De mi consideración: -tft «(MORÍA r.twfesat FS.ISIASO A U D '.PROBADO POR. renu/v La Contraloría General del Estado, a través de la Unidad de Auditoría Interna del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a los gastos en publicidad y propaganda, en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito, por el período comprendido entre el 29 de noviembre de 2013 y el 15 de enero de 2014. Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Auditor General Interno GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PUERTO QUITO
CAPÍTULO 1 INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen El Examen Especial a los gastos en publicidad y propaganda del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito, se efectuó con cargo a imprevistos del Plan Anual de Control para el año 2014, a base de'la disposición constante en oficio 36195-DAI de 29 de noviembre de 2013 y en cumplimiento a la Orden de Trabajo, 14838-4-2014, según oficio 01410-DAI, de 16 de enero de 2014; os dos oficios suscritos por la Directora de Auditorias Internas. Objetivos del examen * Determinar el cumplimiento de la normativa vigente relacionada al examen especial. Establecer si la entidad Incurrió en Gastos de Publicidad y Propaganda. Alcance del examen Se examinó los gastos en publicidad y propaganda, en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito, por el período comprendido entre el 29 de noviembre de 2013 y el 15 de enero de 2014. Base legal El Municipio de Puerto Quito de la provincia de Pichincha, se constituyó como persona jurídica de derecho público con patrimonio propio y autonomía administrativa, operativa y financiera, mediante Decreto Legislativo 115 de 7 de marzo de 1996, publicado en el Registro Oficial 916 de 1 de abril del mismo año. 2
Estructura Orgánica El Reglamento Orgánico y Funcional del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito, que consta en ordenanza s/n promulgada el 2 de agosto de 2005, que fue aprobada en dos sesiones ordinarias de 22 y 29 de julio de 2005, muestra a la entidad estructurada en los siguientes niveles: Nivel Legislativo Concejo Municipal Nivel Ejecutivo Alcaldía Nivel Asesor Procuraduría Nivel de Apoyo Administrativo Secretaria General Jefatura de Recursos Humanos Biblioteca Dirección Financiera Contabilidad Rentas Tesorería Bodega y Proveeduría Informática Dirección de Planificación Jefatura de Avalúos y Catastros 3
Nivel Operativo Dirección de Obras Públicas Fiscalización Topografía Dirección de Gestión Ambiental, Higiene y Turismo Turismo Comisarías Municipales Policías Municipales Objetivos de la entidad Los principales objetivos institucionales del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito son: Procurar el bienestar material y social de la colectividad y contribuir ai fomento y protección de los intereses locales; Planificar e impulsar el desarrollo físico del Cantón y de sus áreas urbanas y rurales; Acrecentar el espíritu de nacionalidad, el civismo y la confraternidad de los asociados, para lograr el creciente progreso y la indisoluble unidad de la Nación; Promover el desarrollo económico, social medio ambiental y cultural dentro de su jurisdicción. Contar con una agenda Municipal, que garantice el buen vivir. Fiscalizar la gestión pública. Establecer un plan de participación ciudadana de los procesos de legislación, fiscalización y rendición de cuentas. Establecer un sistema de gestión organizacional de calidad para un desempeño institucional óptimo. 4
Monto de los recursos examinados Los gastos en publicidad y propaganda que se han realizado en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito, por el período comprendido entre el 29 de noviembre de 2013 y e! 15 de enero de 2014 son de 3 833,00 USD. Servidores relacionados Constan en Anexo 1. jm 5
CAPÍTULO lf RESULTADOS DEL EXAMEN Antecedentes El 2 de enero de 2013, se suscribe el Contrato CP-001-2013 de Publicidad Radial entre el GADM- Puerto Quito y el representante del Noticiero "Punto Informativo, transmitido por Radio Primavera 90.1. El Objeto del Contrato es la transmisión de Publicidad: Paquete publicitario con entrevistas cuñas y difusión de actividades y Gestión del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito en beneficio de la comunidad. La duración del contrato es de 12 meses contados a partir del 3 de enero de 2013, para fenecer el 31 de diciembre de 2013. El precio pactado en los servicios es de trescientos dólares mensuales, no incluye el IVA. El 2 de enero de 2013, se suscribe el Contrato CP-002-2013 de Publicidad Radial entre el GADM- Puerto Quito y el Director del Programa de Noticias INTEGRACIÓN INFORMATIVA, que se transmite en Radio Macarena 92.1 El Objeto del Contrato es la transmisión de Publicidad: Paquete publicitario con entrevistas cuñas y difusión de actividades y Gestión del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito e beneficio de la comunidad. La duración del contrato es de 12 meses contados a partir del 3 de enero de 2013, para fenecer el 31 de diciembre de 2013. El precio pactado en los servicios es de trescientos dólares mensuales, no incluye el IVA. 6
Legalización de comprobantes de pago de gastos de publicidad y propaganda. El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Puerto Quito, en el periodo de examen pagó 3 833,00 USD, por gastos de publicidad y propaganda, según Anexo 2 Los documentos que sustentan los gastos detallados, incluyen la información que se transmitió y corresponden a los objetivos institucionales y la prestación de servicios, adjuntándose los reportes de diarios y en los casos de prensa radial, los archivos de audio de las cuñas publicitarias y mensajes a la comunidad; sin embargo, en los comprobantes de egresos por gastos de publicidad y propaganda, por el periodo comprendido entre el 29 de noviembre de 2013 al 15 de enero de 2014, los casilleros Elaborado Por; Control Previo, Autorizado Por, Contabilizado Por, y Pagado Por" no están legalizados por la firma de los servidores que realizaron el proceso de pago, lo que dió lugar a que no se identifiquen a los responsables de las autorizaciones. Situación que se presentó debido a que el Director Financiero no estableció los procedimientos necesarios que aseguren la legalización de los comprobantes de pago por parte de los servidores que participan en la ejecución del gasto; la Contadora no verificó que se legalicen los comprobantes de pago; y, la Tesorera no suscribió con su firma el comprobante de pago. Los servidores antes mencionados no observaron la Norma de Control Interno 405-04 Documentación de respaldo y su archivo que en su parte pertinente manifiesta:.. Todas as operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitirá la identificación de a transacción ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis..." Y el Artículo 13 Sección de Contabilidad literal h) del Reglamento Sustítutivo del Reglamento Orgánico Funcional dei Gobierno Cantonal de Puerto Quito, que en su parte pertinente manifiesta: h) Efectuar la revisión y aprobación de la documentación de soporte de los egresos de acuerdo a ios procedimientos y disposiciones vigentes para el efecto. 1
Con oficios AI-GAD-CRV-2014-014, 015 y AÍ-GAD-CRV-2014-016, de 12 de marzo de 2014, se comunicó los resultados provisionales al Director Financiero, Contadora General y a la Tesorera, Encargada, a fin de que presenten sus opiniones y puntos de vista. Con oficio S/N de 13 de marzo de 2014, la Contadora manifestó:..pongo en su conocimiento que las funciones de Jefe de Presupuesto las ejerce el Director Financiero... Expongo que en todo proceso antes de iniciar con la contratación de bienes y sen/icios, siempre se cuenta con la debida certificación de partida presupuestaria como le consta en los comprobantes de egreso que Usted analizó, evidenciándose que ia información es confiable cumpliendo con la normativa que nos rige. Además requiero (sic) no existe en ninguna página, párrafo, línea de ias normas de control interno que manifiesten que se deba establecer los procedimientos necesarios para la legalización de las firmas..." Lo manifestado por la Contadora no modifica el comentario, por cuanto no legalizaron os comprobantes de egreso, o que no permitió identificar a los responsables de las autorizaciones, a pesar de que si existen todos los documentos de respaldo. Con oficio N.09-DF-GADMCPQ-2014, de fecha 7 de abril de 2014, el Director Financiero remitió respuesta indicando procedimientos que efectuó con posterioridad al oficio de comunicación de resultados. Con Oficio S/N, de 8 de abril de 2014 la Contadora General, remitió respuesta en la que informa que los comprobantes de pago, relacionadas con el examen, fueron legalizadas con sus respectivas firmas de responsabilidad. Del oficio AI-GAD-CRV-2014-016, de 12 de marzo de 2014 remitido a la Sra. Tesorera Encargada, no se recibió respuesta. Conclusión La ausencia de firmas de responsabilidad en los comprobantes de pago en los gastos de publicidad y propaganda ocasionó que no se identifique a los servidores y directivos responsables que efectuaron los procedimientos para los pagos, a pesar de que los trámites contienen todos los documentos de soporte. Situación que se presentó debido / 8
a que el Director Financiero no estableció los procedimientos que aseguren la legalización de los comprobantes de pago por parte de los servidores que participan en la ejecución del gasto; la Contadora no verificó que se legalicen los comprobantes de pago y la Tesorera no suscribió con su firma el comprobante de pago. Recomendación Al Director Financiero 1. Previo al trámite de autorización, verificará que los comprobantes de egreso se encuentren debidamente legalizados por todos los servidores que participan en la ejecución de un gasto, implementando procedimientos a fin de asegurar un funcionamiento adecuado del Sistema de Control Interno y de la Gestión Administrativa y Financiera. Acción tomada por la entidad El Director Financiero con oficio N.09-DF-GADMCPQ-2014, de 7 de abril de 2014, indicó que los comprobantes de egreso y las certificaciones presupuestarias de los gastos de publicidad y propaganda de diciembre de 2013, fueron ya legalizados a la fecha de emisión del oficio indicado. Con Oficio S/N, de 8 de abril de 2014 la Contadora General, remite respuesta en la que informa que los comprobantes de pago, relacionadas con el examen, fueron legalizadas con sus respectivas firmas de responsabilidad., hecho que fue verificado por auditoría. DrrOarlos Ruiz Vaca AUDITOR GENERAL INTERNO GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN PUERTO QUITO 9