CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

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1 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO DELEGACIÓN PROVINCIAL DE ESMERALDAS DR10-DPE-AI GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE ATACAMES INFORME GENERAL EXAMEN ESPECIAL A LA CONCESIÓN Y RECUPERACIÓN DE ANTICIPOS DE FONDOS A SERVIDORES, PROVEEDORES Y OTROS, DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN ATACAMES. TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO DESDE: 2010/01/01 HASTA : 2012/12/31

2 GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN ATACAMES EXAMEN ESPECIAL: a la concesión y recuperación de anticipos de fondos a servidores, proveedores y otros del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Atacames, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2010 y el 31 de diciembre de AUDITORÍA INTERNA Atacam es-ecuador

3 Al Adm DPE DF Auditoría Interna Administración Delegación Provincial de Esmeraldas Dirección Financiera DR5 Dirección Regional 5 GADMA OT Ref. SG USD Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Atacames Orden de Trabajo Referencia Secretaría General Dólares de los Estados Unidos de América

4 CONTENIDO Página Carta de presentación CAPÍTULO I Información introductoria Motivo del examen Objetivos del examen Alcance del examen Base legal Estructura orgánica Objetivos de la entidad Monto de recursos examinados Servidores relacionados CMCNICOCOOOIOCDCD CAPÍTULO II Resultados del examen Ausencia de reglamentación interna para la concesión y recuperación de anticipos de fondos a servidores, proveedores y otros Entrega de anticipos sin control Concesión de anticipos de sueldos sin solicitudes, ni autorizaciones previas 13 Anexo 1 Servidores relacionados

5 Ref: Informe aprobado el ^ F«h a :... Í6. J 0 V.M I S... ATACAIS Cargo Firma: Atacames, Señor Alcalde Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Atacames Ciudad De mi consideración: La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectúo el examen especial a la concesión y recuperación de anticipo de fondos a servidores, proveedores y otros del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Atacames, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2010 y el 31 de diciembre de Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente, Dios, Patria y Libertad, Auditora General Interna

6 CAPITULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen El examen especial en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Atacames se realizó en cumplimiento a la orden de trabajo DR5-DPE de 15 de enero de 2013, se efectuó con cargo al Plan Anual de Control del año 2013 de la Unidad de Auditoría Interna. Objetivos del examen Generales Determinar la eficiencia, efectividad y economía con que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros. - Verificar la propiedad, veracidad y legalidad de las operaciones durante el período examinado. Evaluar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que regulan las actividades administrativas y financieras del proceso. Específicos Constatar que la entidad concedió anticipos de fondos a servidores, proveedores y otros conforme a la normativa aplicable para estos propósitos. - Verificar si la concesión de anticipos de fondos a servidores se fundamentó en las solicitudes suscritas por los funcionarios peticionarios. Corroborar que la concesión de anticipos de fondos a servidores, proveedores y otros contaron con la respectiva solicitud de pago; revisada y autorizada por los servidores competentes.

7 - Verificar que los anticipos entregados por contratos de ejecución de obras y adquisición de bienes y servicios, fueron realizados de conformidad a las claúsulas contractuales. Validar que la recuperación y liquidación de anticipos de remuneraciones a servidores, se realizó conforme a la normativa aplicable para dichos propósitos. Alcance del examen El examen especial a la concesión y recuperación de anticipos de fondos a servidores, proveedores y otros, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2010 y el 31 de diciembre de No contempló el análisis de: fondos a rendir cuentas, anticipos de viáticos, subsistencias, alimentación y transporte con corte al 31 de mayo de 2011, por cuanto forman parte del examen especial realizado por el equipo de auditoría externa de la Delegación Provincial de Esmeraldas de la Contraloría General del Estado; el cual se encuentra en trámite de aprobación. Base legal El Municipio del cantón Atacames de la Provincia de Esmeradas, se creó con Ley 132 y publicado en el Registro Oficial. 817 de 21 de noviembre de 1991, consecuentemente la Municipalidad de Atacames empezó sus funciones el 10 de Agosto de Con Resolución Municipal de 7 de enero de 2011, se cambió la razón social de Ilustre Municipio del cantón Atacames por Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Atacames. Es una institución de derecho público que goza de autonomía política, administrativa y financiera. Estructura Orgánica Según el Reglamento Orgánico y Funcional del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Atacames, que consta en Ordenanza publicada en Suplemento Registro CTq.eí>)

8 Oficial 51 de 27 de marzo 2007, conocida, discutida y aprobada por el I. Concejo Cantonal en sesiones celebradas el 31 de enero y el 14 de octubre de 2006, la estructura orgánica de la Entidad está conformada así: Directivo: Ejecutivo: Asesor: Apoyo Administrativo: Operativo: Miembros del Concejo Municipal (7 Concejales). Alcalde. Comisiones permanentes, especiales y mesa excusas y calificaciones, (Concejo); Asesoría Jurídica; y, Comunicación Social. Departamento de Secretaría General: - Sección Pro-secretaria. Sección de Recepción y Archivo; Comisaría Municipal: - Policía y Vigilancia. - Bomberos; Dirección Financiera: Departamento de Contabilidad. Departamento de Rentas. - Departamento de Tesorería. - Departamento de Recaudación; y, Dirección Administrativa: - Departamento de Recursos Humanos. - Departamento de Servicios Generales. Departamento de Adquisiciones. Departamento de Bodega. Sección de Informática. Dirección de Obras Públicas: - Departamento de Fiscalización. Departamento de Planificación. Comisaría Construcciones. - Desarrollo Comunitario;, Dirección de Avalúos y Catastros: %- CcuatQo)

9 - Departamento de Coordinación y Avalúos. Sección Avalúos; Dirección de Higiene Municipal: - Aseo y Recolección de Basura. - Adm. Mercados y Camal. - Administración de Cementerio Municipal; Dirección de Medio Ambiente; Dirección de Turismo: - ITUR; Dirección de Educación y Cultura: - Sección Biblioteca; y, Patronato Municipal. Objetivos de la entidad Según el Plan Operativo Anual del año 2012 aprobado con Acta de 19 de diciembre de 2011, los objetivos del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Atacames son: Incrementar la capacidad financiera de la municipalidad, mejorando los mecanismos de captación de recursos, autogestión y racionalizando el gasto. - Optimizar de forma eficiente los procesos del sistema de catastro para incrementar el volumen de recaudaciones municipales e invertir en obras que beneficien al cantón. Fortalecer los programas de seguridad ciudadana del cantón, para promover y propiciar el desarrollo turístico sostenible e incrementar los ingresos de autogestión. - Implementar un plan de desarrollo económico creando líneas y prioridades estratégicas de corto y mediano plazo, involucrando a los sectores artesanales, comerciales, culturales y turísticos. % Oioco)

10 El monto de los anticipos de fondos a servidores, proveedores y otros, se presenta en el siguiente detalle: Años V alor en Denom inación USD Anticipo a servidores , , , ,79 Anticipo a Proveedores , ,00 Otros , ,90 Total , , , ,69 Fuente: Mayor general y cédulas presupuestarias Servidores Relacionados Se detallan en Anexo 1. C seis;

11 CAPÍTULO II RESULTADOS DEL EXAMEN Ausencia de reglamentación interna para la concesión y recuperación de anticipos de fondos a servidores, proveedores y otros La entidad no cuenta con reglamento interno que permita regular los procedimientos de solicitud, autorización, concesión y liquidación de fondos a sus servidores y proveedores a través de formularios en los que conste el valor por conceder, la liquidez, valor solicitado, cuotas a ser descontadas, autorizaciones y garantías. El Alcalde no dispuso al Procurador que en coordinación con la Jefa de Talento Humano y Director Financiero elaboren el respectivo reglamento interno que regule la concesión y recuperación de anticipos de fondos; lo que generó ausencia de lineamientos a seguir en la ejecución de dichos procesos; situación que fue identificada en la distribución de la solicitud de anticipo realizada por el servidor; puesto que en algunas ocasiones Secretaría General remitió la documentación a la Unidad de Talento Humano; y en otras, a la Dirección Financiera y Contabilidad. También se determinó que el análisis de la capacidad de endeudamiento, plazos y montos a descontarse fueron establecidos unas veces por la Jefa de Talento Humano y en otras por la Contadora. Estos hechos se generaron por la usencia de reglamentación o manuales internos para la implementación y aplicación de procedimientos en la concesión y recuperación de anticipos de fondos a servidores, proveedores y otros; cuya elaboración y aplicación fue de responsabilidad del Alcalde, Director Financiero, Jefa de Talento Humano, Contadora y Tesorero; de conformidad con las facultades que le otorga el Orgánico Funcional de la entidad. Con oficios 018, 019, 020, 021, 022 y 024 MP-DR5-DPE-AI-GADMA-2013 de 28 de octubre de 2013; estos hechos fueron comunicados al Alcalde, Director Financiero, Jefa de Talento Humano, Contadora y Tesorero. Con oficio 072-DF-GADMA-2013 de 4 de noviembre de 2013, el Director Financiero manifestó: (sitrre)

12 ...La concesión de anticipo al (sic) sueldo a los servidores del Gobierno Municipal de Atacames, son autorizados por la Máxima Autoridad del Gobierno Municipal, sin embargo no existe un procedimiento adecuado para la aprobación de dichos anticipo (sic). Actualmente la jefa de Talento Humano, previo a la autorización del Anticipo emite un informe sobre la capacidad de pago que tiene el Solicitante previo a la concesión del préstamo. Es importante señalar que a pesar de la falta de reglamento al sierre (sic) del ejercicio económico del año 2012 quedo pendiente de recuperación de anticipos el 5% del monto concedido en el año 2012 mas (sic) el saldo del 2011 Lo expresado por el servidor relacionado, no modifica el criterio del Equipo de Auditoría, manteniéndose el comentario igual en su contenido, debido a la falta de regulación de procesos de concesión y liquidación de los anticipos de pagos. Alcalde, Director Financiero, Tesorero, Contadora y Jefa de Talento Humano, inobservaron los artículos; 9 numeral 34, 29 numerales 17 y 28, 24 numeral 12, 31 numeral 24, 32 numeral 20, 35 numerales 2, 6 y 24 del Orgánico Funcional de la Municipalidad de Atacames vigente durante el período del examen especial; y, la Norma de Control Interno Anticipo de Fondos. En consecuencia, los servidores están incurso en el incumplimiento de los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77 números 1 literales a), b) y e), 3 literales a) y b) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Conclusión El Alcalde, Directora Financiera, Tesorero, Contadora y Jefa de Talento Humano, no elaboraron reglamentación interna o manual que normen la concesión y recuperación de anticipos de fondos; lo que ocasionó que no exista uniformidad en la ejecución de los procesos, ni lineamientos internos para la entrega de este beneficio. Recomendación Al Alcalde 1. Dispondrá al Procurador Síndico y Director Financiero la elaboración de reglamentación interna para la concesión y recuperación de anticipos de fondos a " "' 'ores, proveedores y otros.

13 Se otorgaron anticipos de sueldos a servidores que mantenían saldos pendientes de liquidar a la fecha de concesión del siguiente anticipo; como se detalla a continuación: A) Al Alcalde, a quien se le concedió anticipos; sin considerar los saldos pendientes de liquidar; como se detalla a continuación: Fecha Saldo por liquidar en USD Fecha de entrega 1er. anticipo Comprobante N Valor no recuperado a la fecha de entrega del 1er. anticipo Valor de 1er. anticipo entregado en período fiscal 2010/01/01* , /03/ , , /04/ /04/ , , /01/01* , /12/ , , /01/01* 5 000, /04/ , , /12/ , * Saldos tomados del libro mayor. De la revisión realizada se evidenció que al 1 de enero de 2010 el Alcalde mantenía un valor de anticipos pendiente de liquidar por ,15 USD valor que no fue recuperado dentro del período fiscal correspondiente; además, se le otorgó a la misma autoridad el 17 de marzo de 2010 el primer anticipo del período por un valor de 1 744,60 USD; sin considerar que a la fecha de concesión de dicho anticipo el valor pendiente por liquidar era de ,15 USD. Además, en el libro mayor de la cuenta del al ; se evidenció que en el año 2010, el movimiento de anticipos concedidos y recuperados del Alcalde fue el siguiente: Partiendo de un saldo inicial de ,15 USD, se le otorgó once anticipos adicionales por ,60 USD y en el mismo año se recuperó ,17 USD, a través de trece descuentos; quedando al 31 de diciembre de 2010 un valor. pendiente de liquidar de ,05 USD. ^ kk-toe)

14 El 23 de diciembre de 2011, con comprobante de pago 3771 se otorgó a la misma autoridad un anticipo de sueldo por 6 070,40 USD, de igual manera el 26 de diciembre de 2012, con comprobante de pago 4273 se otorgó otro anticipo de sueldo por 3 574,60 USD en el mes de diciembre de cada ejercicio fiscal. B) Varios Concejales del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Atacames; quienes manteniendo valores de anticipos otorgados anteriormente y pendientes de liquidar a la fecha de concesión del nuevo anticipo; como se detalla a continuación: Concejal 1 Fecha Saldo por liquidar en USD Fecha de entrega anticipo Com probante N Valor del anticipo entregado 2012/04/ /04/ ,00* 2012/08/ , /08/ ,35* 2012/09/ , /09/ ,00* * Valores liquidados al 2012/12/31 Concejal 2 Fecha 2012/03/01 Saldo por liquidar en USD - Fecha de entrega anticipo C om probante N Valor del anticipo entregado 2012/03/ ,00* 2012/08/ , /08/ ,03* * Valores liquidados al 2012/12/31 Del análisis realizado al Concejal 1 se determina que en el año 2012 este servidor se benefició a la vez de los dos tipos de anticipos mencionados por el artículo 255 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público. El de 4 000,00 USD correspondió al anticipo de hasta tres remuneraciones mensuales unificadas; mientras que el de 1 853,35 USD fue el otorgado de hasta una remuneración mensual. 0><e )

15 C) La Contadora, al 16 de julio de 2012, tenía saldos pendientes por anticipos concedidos por un valor de 1 535,22 USD; sin embargo, solicitó tres anticipos del décimo tercer sueldo por un valor total de 1 400,00 USD; al cotejar los movimientos de los registros auxiliares con la documentación soporte, identificamos que el valor descontado por anticipo del décimo tercer sueldo fue 900,00 USD; además a la misma servidora el 31 de octubre del mismo año, se le otorgó un anticipo de sueldo de 1 000,00 USD a ser descontado de los haberes mensuales; sin considerar que conforme al artículo 255 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público este debió ser descontado en un plazo de 60 días; valor que al 31 de diciembre de 2012 no fue totalmente recuperado. A continuación se presenta un cuadro resumen de los anticipos y descuentos realizados a la Contadora: Fecha Transacción N Anticipo XIII Sueldo USD Valor descontado por anticipo XIII Sueldo Anticipo Sueldo USD 2012/07/ , /07/ ,00 Valor descontado por anticipo sueldo 2012/07/ ,00* 2012/08/ ,00* 2012/09/ , /09/ ,00* 2012/10/ , /11/ , /12/ ,00* 2012/12/ , /12/ ,00* Suman USD Valores descontados, verificado en roles de pago Diferencia Total 1 400,00 900, , , ,22 Del cuadro anterior, se puede resumir que no se recuperó en su totalidad el anticipo de décimo tercer sueldo, existiendo una diferencia de 500,00 USD; además, del valor otorgado por anticipo de sueldo no se liquidó 1 369,22 USD; por lo tanto; el valor no recuperado al 31 de diciembre de 2012 por concepto de anticipo de sueldo y del décimo tercer sueldo, asciende a 1 869,22 USD. C w ce)

16 D) La Asistente de Talento Humano en el año 2012 solicitó dos anticipos con cargo al décimo tercer sueldo por un total de 935,00 USD, del cual solo se le descontó el valor de 435,00 USD; quedando un valor no recuperado por 500,00 USD; conforme el siguiente detalle: Fecha N C om probante Anticipo XIII Sueldo Valor descontado en roles En dólares americanos Diferencia no recuperada al /07/ , /08/ , /12/ ,00 - Total 935,00 435,00 500,00 Los hechos comentados se originaron por parte del Alcalde, Director Financiero, Jefa de Talento Humano, Contadora y Tesorero, al no aplicar procedimientos de control previo al desembolso sobre los anticipos otorgados por conceptos de remuneraciones a los servidores de la entidad, sin verificar que no hayan mantenido anticipos vigentes, lo que originó que no se analice adecuadamente la capacidad de endeudamiento del empleado antes de su otorgamiento. Con oficios 018, 019, 020, 021, 022 y 024 MP-DR5-DPE-AI-GADMA-2013 de 28 de octubre de 2013; estos hechos fueron comunicados al Alcalde, Director Financiero, Jefa de Talento Humano, Contadora y Tesorero. Con oficio 072-DF-GADMA-2013 de 4 de noviembre de 2013, el Director Financiero expresó:...en los casos en la (sic) que se han concedido anticipos sin liquidar saldos anteriores, podemos indicar son casos m uy excepcional (sic)... Lo expresado por el servidor relacionado, no modifica el criterio del Equipo de Auditoría, manteniéndose el comentario igual en su contenido, debido a la falta de control para la liquidación de los anticipos entregados. El Alcalde, Director Financiero, Jefa de Talento Humano, Contadora y Tesorero inobservaron los artículos 255 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Jf Cucefc)

17 Público; 236 del Reglamento de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las remuneraciones del Sector Público en vigencia hasta el 5 de octubre de 2010; 1 numeral 1.2, 3 y 4 del Reglamento y Procedimiento para la concesión de anticipos expedido por el Ministerio de Relaciones Laborales y la Norma de Control Interno Anticipos de fondos. En consecuencia, los servidores están incurso en el incumplimiento de los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77 números 1 literales a), b) y e), 3 literales a) y b) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Conclusión El alcalde, Director Financiero, Jefa de Talento Humano, Contadora y Tesorero, no aplicaron procedimientos de control previo al desembolso sobre los anticipos otorgados por conceptos de remuneraciones a los servidores de la entidad, sin verificar que no hayan mantenido anticipos vigentes, originó que no se analice adecuadamente la capacidad de endeudamiento del empleado antes de su otorgamiento. Recomendación Al Director Financiero 2. Verificará en forma previa la aprobación de anticipos de remuneraciones que se concedan, el servidor no tenga saldos pendientes de pago, y que el anticipo se descuente dentro de los plazos establecidos. Concesión de anticipos de sueldos sin solicitudes, ni autorizaciones previas El Director Financiero para el pago por conceptos de anticipos de sueldos concedidos a la Contadora, durante el período bajo examen, no adjuntó evidencia documental de las solicitudes y autorizaciones previas; se citan los siguientes casos: Ct «co

18 Fecha Transacción Valor 2010/09/ ** 1 500, /09/ * 500, /11/ * 300, /10/ * 1 000,00 Total 3 300,00 * Sin solicitud de pago ** Sin solicitud del anticipo realizada por el servidor La falta de procedimientos de control previo al desembolso por parte del Alcalde, Director Financiero, Jefa de Talento Humano, Contadora y Tesorero, ocasionó limitación para determinar la propiedad, veracidad y legalidad de los valores desembolsados. Con oficios 018, 019, 020, 021, 022 y 024 MP-DR5-DPE-AI-GADMA-2013 de 28 de octubre de 2013; estos hechos fueron comunicados al Alcalde, Director Financiero, Jefa de Talento Humano, Contadora y Tesorero. Con oficio 072-DF-GADMA-2013 de 4 de noviembre de 2013, el Director Financiero señaló:...los valores concedidos como anticipo a los servidores fueron tramitados previos a la solicitud de pago y transferido a sus cuentas personales de cada solicitante por lo tanto la veracidad (sic) trámites y la (sic) de la transferencia de estos valores son correctas y no hay duda en el otorgamiento de estos préstam os.... Lo expresado por el servidor relacionado, no modifica el criterio del Equipo de Auditoría, manteniéndose el comentario igual en su contenido, debido a la falta de documentación de soporte. El Alcalde, Director Financiero, Jefa de Talento Humano, Contadora y Tesorero inobservaron las Normas de Control Interno: Documentación de respaldo y su archivo y Anticipos de fondos. En consecuencia, los servidores están incurso en el incumplimiento de los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77 números 1 literal a), 3 literal a) y b) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

19 La falta de procedimientos de control previo al desembolso por parte del Alcalde, Director Financiero, Jefa de Talento Humano, Contadora y Tesorero; ocasionó la concesión de anticipos de sueldos sin evidencia documental suficiente y pertinente. Recomendaciones Al Alcalde 3. Dispondrá que el Director Financiero y la Jefa de Talento Humano previo a la concesión de anticipos de fondos, revisen que la documentación soporte del mismo sea suficiente y pertinente; la misma que deberá estar debidamente adjunta y archivada con el comprobante de egreso respectivo. Al Director Financiero 4. Coordinará con la Jefa de Talento Humano la implementación de procedimientos de control previo al desembolso, para que los valores concedidos en calidad de anticipos, cuenten con la documentación de respaldo adecuada. 5. Ordenará que la Contadora emita los comprobantes de egreso de aquellos anticipos que cuentan con la documentación soporte suficiente y pertinente; y sobre los que no la posean, emitirá al Director Financiero un informe de las novedades encontradas, para así, poder tomar las acciones de control concurrente más adecuadas. Atentamente, AUDITORA GENERAL INTERNA C & o íu c í)