CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO RESUMEN EJECUTIVO DE LAS ACCIONES DE CONTROL EFECTUADAS POR LAS UNIDADES DE AUDITORIA INTERNA

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1 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO RESUMEN EJECUTIVO DE LAS ACCIONES DE CONTROL EFECTUADAS POR LAS UNIDADES DE AUDITORIA INTERNA NOMBRE DEL AUDITOR (Jefe de Equipo) ENTIDAD: MES Y AÑO: Número de la Acción de Control MINISTERIO DE EDUCACIÓN ene-16 Tipo de Examen ALCANCE (Descripción de la acción de control) Desde PERíODO Hasta TÍTULO DEL COMENTARIO CONCLUSIONES CARGO A QUIEN VA DIRIGIDA NÚMERO RECOMENDACIONES CONTENIDO SI CUMPL RECO NO Lic. Sonia M. Pineda Campos Examen Especial a la Red Educativa Imantag Gastos; anticipos a servidores públicos; procesos de cierre, financiero, contable, presupuestario, nómina y bienes, para el traspaso al correspondiente Distrito Cumplimiento de recomendaciones La falta de recomendaciones descritas en el informe emitido por General del Estado, ha ocasionado que se mantengan las mismas deficiencias, permitiendo el debilitamiento del sistema de control interno de la Red. A la Directora Distrital 10D03 1 Cumplirá y dispondrá mediante oficios circulares a los servidores relacionados con el examen, que cuando reciban los informes de auditoría y/o exámenes especiales aprobados, realizados por General del Estado o por la Dirección Nacional de Auditoría Interna del Ministerio de Educación, las recomendaciones se cumplan en forma obligatoria, a fin de rectificar procedimientos para fortalecer y mejorar el sistema de control interno. La Red Educativa Los Directores y Rector que A la Directora no cuenta con un actuaron del 1 de enero de 2009 al Distrital 10D03 Plan Anual de 20 de agosto de 2009, de 21 de Contratación (PAC) agosto de 2009 al 30 de mayo del 2011, de 24 de octubre de 2011 al 7 de febrero de 2013 y de 11 de diciembre de 2013 al 14 de octubre de 2014, no elaboraron los planes anuales de contratación, lo que ocasionó que las adquisiciones de bienes y servicios se realicen bajo el criterio de las máximas autoridades, sin observar lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. 2 Formulará el Plan Anual de Contratación en base al presupuesto y considerando las necesidades y requerimientos institucionales, dicho plan contendrá obras, bienes y servicios a realizarse durante el ejercicio fiscal, el cual será publicado en la página web de la entidad dentro de los 15 días del mes de enero de cada año.

2 Falta de La falta de implementación de A la Directora procedimientos de procedimientos para el control de la Distrital 10D03 control en la documentación que respalda las documentación de operaciones financieras por parte las operaciones de la Servidora Pública de Apoyo 3 financieras Colectora, permitió que los Comprobantes Únicos de Registro CUR no estén impresos, que los soportes no tenga relación con la descripción de la transacción y no se encuentren legalizados por los Directores y Colectora, dificultando las labores de verificación, comprobación y análisis posterior. 3 Dispondrá a los servidores del Área Administrativa - Financiera mantengan la documentación de soporte de las operaciones, en forma ordenada, completa y conforme a lo descrito en los Comprobantes Únicos de Registro, lo que facilitará su verificación y análisis posterior. Ausencia de La falta de A la Directora control en bienes obligaciones de la Servidora Distrital 10D03 de larga duración Pública de Apoyo 3 Colectora, en el uso y la administración de los bienes de larga duración de la Red, ocasionó que se desconozca el monto de bienes que posee la Institución y que los mismos se encuentren sujetos a contingencias. 4 Dispondrá a la Servidora Pública de Apoyo 3 Colectora de la Red Imantag, actualice el inventario general de los bienes de larga duración, efectúe la constatación física, a fin de que con esta información se realice el traspaso al Distrito 10D03 Cotacachi. Comprobantes La falta de control de la Únicos de Registro documentación de respaldo de los CURs, sin egresos por parte de la Servidora documentación de Pública de Apoyo 3 Colectora, respaldo antes de realizar los pagos, y la ausencia de monitoreo en la ejecución de las operaciones financieras de los Directores y Rectores que actuaron del 1 de enero de 2009 al 20 de agosto de 2009, de 21 de agosto de 2009 al A la Directora Distrital 10D03 5 Establecerá procedimientos de control y supervisión de los procesos, operaciones administrativas y financieras que se ejecuten en el Distrito y realizará monitoreos constantes para verificar, comprobar su propiedad y legalidad.

3 30 de mayo del 2011, de 15 de junio de 2011 al 23 de octubre de 2011, de 24 de octubre de 2011 al 7 de febrero de 2013, de 7 de mayo de 2013 al 4 de diciembre de 2013 y de 11 de diciembre del 2013 al 14 de octubre de 2014, ocasionó que los Comprobantes Únicos de Registro CURs se encuentren sin documentación de respaldo suficiente y pertinente, quedando pendiente por justificar ,38 USD (Anexo 2). 6 Dispondrá a la Coordinación Administrativa Financiera del Distrito, que previo a la realización de un pago por la adquisición de bienes, servicios, remuneraciones y otros, verifiquen que existan todos los documentos de respaldo que justifiquen la legalidad y propiedad de los egresos. Pago de La Servidora Pública de Apoyo 3 - A la Directora responsabilidades Colectora, no canceló en forma Distrital 10D03 patronales e oportuna los aportes y fondos de intereses por mora reserva al IESS, lo que originó que al Instituto se genere intereses por mora y Ecuatoriano de responsabilidades patronales por 1 Seguridad Social USD, valores que fueron cancelados por la Institución; posteriormente justificó el valor de 234,82 USD, quedando pendiente 1 672,95 USD. 7 Dispondrá al Analista Financiero que los pagos por obligaciones patronales al IESS se realicen dentro de los plazos establecidos en la Ley de Seguridad Social, para evitar la generación de multas, intereses por mora y responsabilidades patronales. Pago de remuneraciones a ex Director de la Red La Servidora Pública de Apoyo 3 Colectora, sin autorización del Rector canceló remuneraciones de los meses de enero y junio de 2014 a un ex Director de la Red, servidor que fue destituido del Magisterio Nacional el 7 de febrero de 2013, lo que ocasionó la disminución de los recursos de la Red en 1 972,00 USD. A la Directora Distrital 10D03 8 Previo a autorizar el pago de remuneraciones de los servidores, verificará que consten en el distributivo de sueldos de la entidad y que exista la obligación de pago, lo que evitará que se egresen valores que no corresponden y que disminuya la disponibilidad de la Institución. Pago en exceso de remuneraciones La Servidora Pública de Apoyo 3 - A la Directora Colectora, se transfirió en exceso la Distrital 10D03 remuneración correspondiente al mes de febrero de 2011, debido a que ingresó la nómina al sistema e- SIPREN con un monto superior al de roles de pago, por lo que se determinó un pago en exceso de 204,27 USD. 9 Dispondrá al responsable de la elaboración de los roles de pago verifique los descuentos y cálculos realizados en los mismos, a fin de evitar se realicen pagos en exceso que disminuyan la disponibilidad presupuestaria de la institución.

4 Pago porcentaje funcional de La falta de control y análisis por A la Directora parte de la Servidora Pública de Distrital 10D03 Apoyo 3 - Colectora, a la documentación que avala el pago de remuneraciones a los servidores, ocasionó un egreso del porcentaje funcional que no corresponde de 424,44 USD, que disminuyó la disponibilidad de los recursos de la Red, posteriormente el servidor mediante depósito justificó en su totalidad dicho pago. 10 Previo a autorizar el pago de remuneraciones, dispondrá al Analista Financiero verifique que exista la obligación y cuenten con la documentación que respalde dichos egresos, lo que evitará realizar pagos que no corresponden. Pago en exceso de subsidio de antigüedad La falta de control por parte de la Servidora Pública de Apoyo 3 Colectora, en verificar el número de años de servicio que mantenía cada servidor para efectos del pago de subsidio de antigüedad, ocasionó que se cancele en exceso un valor de USD, lo que ha disminuido la disponibilidad de recursos de la Red; posteriormente fueron depositados 132,24 USD, quedando pendiente de justificar 2 118,26 USD. A la Directora Distrital 10D03 11 Dispondrá al Analista Financiero que previo al pago de las obligaciones, verifiquen que los documentos y justificativos estén dentro de los ordenamientos legales y que sus cálculos sean correctos, para evitar realizar desembolsos con montos superiores a los previstos en la normativa. Anticipos La Servidora Pública de Apoyo 3 A la Directora concedidos a Colectora, se otorgó a sí mismo y a Distrital 10D03 servidores y no un Conserje de la Red anticipos de recuperados en su remuneraciones, sin efectuar los totalidad descuentos mensuales durante el plazo convenido, lo que originó que no se recupere 2 786,24 USD, disminuyendo la disponibilidad de recursos de la Red. 12 Dispondrá al Analista Financiero del Distrito, realice el control mensual de los anticipos concedidos a los servidores de la Institución, a través de los respectivos registros, a fin de que su recuperación sea realizada dentro del plazo estipulado. Falta de seguimiento al proceso de pérdida de bienes La falta de seguimiento al proceso sobre la perdida de los bienes propiedad de la Red Educativa de Imantag, por parte del Director, ocasionó que luego de transcurridos cuatro años del hecho no exista pronunciamiento legal al respecto y el monto del patrimonio institucional se encuentre disminuido. A la Directora del Distrito 10D03 13 Realizará las gestiones ante la Fiscalía del Cantón Cotacachi, a fin de obtener la finalización del trámite judicial.

5 14 Dispondrá al Jefe Administrativo Financiero Distrital que registre en cuentas por cobrar con cargo a la Servidora Pública de Apoyo 3 Colectora 1 053,50 USD, por el monto de los bienes sustraídos de la Red Educativa Imantag, en razón de que no existe pronunciamiento definitivo del caso. Procesos de No se realizó el cierre financiero, A la Directora cierre, financiero, contable y presupuestario definitivo del Distrito contable, presupuestario, y entrega de los bienes al Distrito, 10D03 por cuanto la Coordinadora General nómina y bienes Administrativa Financiera del para el traspaso al Ministerio de Educación, dispuso correspondiente Distrito con oficio circular MINEDUC-CGAF C de 15 de enero de 2015 que el plazo para concluir con este proceso es el 30 de abril de 2015; sin embargo en el mes de septiembre de 2014, se realizó el traspaso de las partidas presupuestarias del personal docente, administrativo y de servicios de la Red Educativa Imantag, al Distrito 10D03 - Cotacachi. 15 Dispondrá a la Servidora Pública de Apoyo 3 Colectora presente al Jefe Administrativo Financiero Distrital, un informe técnico contable a nivel de cuenta con la composición de los saldos existentes en el Balance de Comprobación de la Red, que permita el adecuado cierre financiero, contable, presupuestario y entrega de los bienes hasta el 30 de abril de Dispondrá al Jefe Administrativo Financiero Distrital que con los saldos contables presentados por la Servidora Pública de Apoyo 3 Colectora de la Red Red Educativa Imantag, depure las cuentas con los documentos justificativos, a fin tomar acciones correctivas en caso de existir. Ing. Com. MBA. Hugo Fonseca Ordóñez DIRECTOR NACIONAL DE AUDITORÍA INTERNA Ing. Clemencia Rodríguez SUPERVISORA DAI

6 LIMIENTO DE LAS OMENDACIONES RAZON DE NO CUMPLIMIENTO

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