: MJ/UAI/INF/012/2016

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1 INFORME DE AUDITORÍA Nº OBJETIVO DEL EXAMEN ALCANCE DEL EXAMEN : MJ/UAI/INF/012/2016 INFORME DE CONTROL INTERNO DEL EXAMEN SOBRE LA AUDITORÍA FINANCIERA AL COMITÉ NACIONAL PARA PERSONAS CON DISCAPACIDAD (CONALPEDIS), AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 : El objetivo del presente examen es evaluar si el control interno relacionado con la presentación de la Información Financiera al 31 de diciembre de 2015, ha sido diseñado e implantado para lograr los objetivos del CONALPEDIS. : Nuestro examen se realizo de conformidad con las Normas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado aprobado mediante Resolución Nº CGE/094/2012 de fecha 27 de agosto de 2012, las cuales exigen una planificación y ejecución de la auditoría para obtener razonable seguridad de que los Estados Financieros están libres de presentaciones incorrectas significativas. RESULTADOS Y CONCLUSIÓN DEL EXAMEN Como resultado de la Auditoría Financiera al Comité Nacional para Personas con Discapacidad - CONALPEDIS, correspondiente al ejercicio terminado al 31 de diciembre de 2015, se concluye que el control interno relacionado con la presentación de la Información Financiera, no ha sido diseñado e implantado para lograr los objetivos de la Entidad, conforme los hallazgos descritos a continuación; así como, los resultados establecidos en el Seguimiento a los Informes de Auditoría Financiera del CONALPEDIS, Gestiones 2013 y 2014: 01. FALTA DE REMISION DE PLANILLAS DE SUELDOS ANTE EL ENTE GESTOR DE SALUD 02. FALTA DE CONFORMACION DEL DIRECTORIO DEL CONALPEDIS 03. FALTA DE AJUSTES CONTABLES DE LA INFORMACION EXPUESTA EN EL BALANCE GENERAL COMPARATIVO 04. OBSERVACIONES AL SALDO EXPUESTO EN EL ESTADO DE INVENTARIO VALORADO DE ALMACENES 05. OBSERVACIONES AL REGISTROS DE EJECUCION DE GASTOS EMITIDOS A NOMBRE DEL PERSONAL DEL CONALPEDIS 06. FALTA DE EXPOSICION DE SALDOS EN EL ESTADO DE LAS CUENTAS POR COBRAR 07. FALTA DE PROCEDIMIENTOS FORMALMENTE DEFINIDOS PARA LAS COMPRAS MENORES; ASI COMO, LA FALTA DE DESIGNACION DEL UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Página 1

2 RESPONSABLE DE COMPRA MENOR 08. FALTA DE UN CONTROL ADECUADO EN LA COMPRA Y RECARGA DE TONER 09. FALTA DE ELABORACION DEL PEI POR PARTE DEL CONALPEDI 10. INCONSISTENCIA DE INFORMACION DE LA DOCUMENTACION QUE RESPALDA LOS REGISTROS DE EJECUCION DE GASTOS 11. INADECUADA APROPIACION CONTABLE DE LAS PARTIDAS PRESUPUESTARIAS 12. FALTA DE EMISION DE INFORMES FINALES Y FORMULARIOS DE SOLVENCIA Y CUENTAS PERSONALES, POR DESVINCULACION DEL PERSONAL 13. OBSERVACION A LA EMISION DE LAS CERTIFICACIONES POA ADJUNTO A LOS REGISTROS DE EJECUCION DE GASTO 14. OBSERVACIONES A LOS INFORMES TÉCNICOS DEL SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DEL POA 2015 RESULTADOS DE LOS SEGUIMIENTOS Informe de Auditoría Nº MJ/UAI/INF/009/ Primer Seguimiento al Informe de Auditoría Nº MJ/UAI/INF/007/2015 Informe de Control Interno del examen sobre la Auditoría Financiera al Comité Nacional de la Persona con Discapacidad, al 31 de diciembre de Estableciéndose, que el cumplimiento no fue satisfactorio, debido a que de cuarenta y siete (47) Recomendaciones (equivalente al 100%), ocho (8) Recomendaciones fueron CUMPLIDAS (equivalente al 17%), y treinta y nueve (39) Recomendaciones NO FUERON CUMPLIDAS (equivalente al 83%). RECOMENDACIONES CUMPLIDAS 04. INADECUADO ARCHIVO DE LOS REGISTROS DE EJECUCIÓN DE GASTOS 11. USO DE MAS DE DOS HORAS AL MES COMO PERMISO PARTICULAR 26. OBSERVACIONES A LOS PAGOS EFECTUADOS POR CONCEPTO DE TELEFONÍA 34. NO SE CUENTA CON EL CERTIFICADO FÍSICO DE APORTACIONES REGISTRADOS A NOMBRE DE LA ENTIDAD 36. FALTA DE ACCIONES PARA EL AJUSTE DE LAS CUENTAS DE ORDEN 38. DEMORA EN LA AFILIACIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS ANTE EL ENTE GESTOR DE SALUD 41. FALTA DE ELABORACIÓN DE INFORMES DE SEGUIMIENTO SOBRE LOS REPORTES DE EJECUCIÓN FINANCIERA Y EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA 44. FALTA DEL REGISTRO DE EJECUCIÓN DE GASTO C-31 Nº 308 POR Bs Y SU DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO RECOMENDACIONES NO CUMPLIDAS UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Página 2

3 01. FALTA DE ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO INTERNO DE PERSONAL 02. FALTA DE EVIDENCIA SOBRE LA APROBACIÓN Y COORDINACIÓN DEL ROL DE VACACIONES 03. FALTA DE ELABORACIÓN DE LOS POAIs 05. FALTA DE AMONESTACIÓN POR ATRASOS AL INGRESO DE LA ENTIDAD 06. FALTA DE JUSTIFICATIVOS POR EL NO MARCADO EN EL RELOJ BIOMÉTRICO AL INGRESO Y SALIDA DE LA ENTIDAD 07. INCONSISTENCIA DE INFORMACIÓN ENTRE EL REPORTE DE ASISTENCIA EMITIDO POR EL RELOJ BIOMÉTRICO Y LA PLANILLA MANUAL DE CONTROL DE PERSONAL 08. PLANILLA MANUAL DE ASISTENCIA CON TACHADURAS, ENMIENDAS Y BORRONES 09. PLANILLA MANUAL DE ASISTENCIA SIN LAS FIRMAS DEL PERSONAL DEL CONALPEDIS 10. OBSERVACIONES A LAS PAPELETAS DE SALIDA 12. FALTA DE DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO EN LOS ARCHIVOS PERSONALES 13. INCONSISTENCIA DE INFORMACIÓN DE LAS PLANILLAS DE SUELDOS (SIGMA) CON LA PLANILLA DE SUELDOS (CONALPEDIS) 14. OBSERVACIONES A LAS PAPELETAS DE SALIDA A CUENTA DE VACACIÓN 15. FALTA DE CODIFICACIÓN A LAS EXISTENCIA FÍSICAS EN ALMACÉN 16. BIENES DE CONSUMO CON FECHAS VENCIDAS 17. INADECUADO REGISTRO DE CODIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LAS EXISTENCIAS EN ALMACÉN 18. BIENES DE CONSUMO QUE NO SE ENCUENTRAN INCORPORADOS EN EL INVENTARIO VALORADO DE ALMACENES AL 31 DE DICIEMBRE DE INADECUADA APROPIACIÓN CONTABLE DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE INMUEBLES 20. FALTA DE ELABORACIÓN DE LOS KARDEX VALORADOS INDIVIDUALES DEL INVENTARIO DEL ALMACÉN 21. FORMULARIOS DE PEDIDO INTERNO Y ACTAS DE ENTREGA DE BIENES DE CONSUMO, CON BORRONES Y ENMIENDAS 22. FALTA DE ELABORACIÓN DE INFORMES SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DE LAS EXISTENCIAS EN ALMACÉN 23. SISTEMA MANUAL APLICADO PARA EL REGISTRO DE LOS ACTIVOS FIJOS Y ALMACENES DEL CONALPEDIS 24. INADECUADO ARCHIVO DE LOS FORMULARIOS DE INGRESOS Y SALIDAS DE ALMACÉN 25. FALTA DE FIRMAS EN LOS REGISTROS DE EJECUCIÓN DE GASTOS (PREVENTIVOS C-31) 27. OBSERVACIONES A LA DOCUMENTACIÓN QUE RESPALDA LA ADQUISICIÓN DE BIENES DE CONSUMO 28. REGISTROS DE EJECUCIÓN DE GASTOS SIN LA DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO SUFICIENTE Y COMPETENTE UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Página 3

4 29. OBSERVACIONES A LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN 30. OBSERVACIONES A LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS 31. LA ENTIDAD NO CUENTA CON MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA SALVAGUARDAR LA INTEGRIDAD DE LOS BIENES DE USO 32. REPORTES DEL INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS QUE NO FUERON PRESENTADOS SEGÚN LOS FORMATOS ESTABLECIDOS POR EL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS PÚBLICAS 33. ACTIVOS FIJOS CON VALOR NETO DE Bs1, FALTA DE DOCUMENTACIÓN QUE SUSTENTE EL AJUSTE REALIZADO DE LAS CUENTAS POR PAGAR A CORTO PLAZO DE Bs53.280,32 AL 31 DE DICIEMBRE DE FALTA DE EMISIÓN ÍNTEGRA DE LAS NOTAS DE INGRESO A ALMACÉN 39. FALTA DE ELABORACIÓN DE MANUALES Y REGLAMENTOS ESPECÍFICOS DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN 40. INADECUADA REVELACIÓN DE INFORMACIÓN EN LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS 42. FALTA DE REGISTRO AL COLEGIO PROFESIONAL RESPECTIVO 43. FALTA DE REGISTRO Y PRESENTACIÓN DE LOS FORMULARIOS LIBRO DE COMPRAS ANTE EL SIN 45. OBSERVACIONES EN EL REGISTRO DEL INVENTARIO VALORADO DE ACTIVOS FIJOS 46. OBSERVACIONES A LAS ACTIVIDADES DE CIERRE DE GESTIÓN, AL 31 DE DICIEMBRE DE FALTA DE ACCIONES PARA EL REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR POR CONCEPTO DE MULTAS ANTE EL SIN Informe de Auditoría Nº MJ/UAI/INF/010/2016 Primer Seguimiento al Informe de Auditoría N MJ/UAI/INF/016/2014 Informe de Control Interno referente a la Auditoria Financiera al Comité Nacional de la Persona con Discapacidad al 31 de diciembre de Estableciéndose, que el cumplimiento no fue satisfactorio, debido a que de Veintinueve (29) Recomendaciones (equivalente al 100%), siete (7) Recomendaciones fueron CUMPLIDAS (equivalente al 24%), y veintidós (22) Recomendaciones NO FUERON CUMPLIDAS (equivalente al 76%). RECOMENDACIONES CUMPLIDAS 04. OBSERVACIONES EN LA PRESENTACIÓN DE LAS DECLARACIONES JURADAS DE BIENES Y RENTAS 05. FALTA DE ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DJBR 06. FALTA DE DESIGNACIÓN DEL RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO DE LA DJBR 12. FALTA DE AUTORIZACIÓN AL USO DE LLAMADAS A CELULARES Y LARGA DISTANCIA 13. FALTA DE ACCIONES PARA RECTIFICAR EL NÚMERO DE NIT DE LAS NOTAS FISCALES EMITIDAS POR COTEL 15. INADECUADA EXPOSICIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN 27. FALTA DE DOCUMENTOS DE PROPIEDAD DE LAS LÍNEAS TELEFÓNICAS UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Página 4

5 RECOMENDACIONES NO CUMPLIDAS 01. FALTA DE MANUALES Y REGLAMENTOS ESPECÍFICOS 02. FALTA DE ACTUALIZACIÓN DE REGLAMENTOS 03. FALTA DE APLICACIÓN DEL INSTRUCTIVO PARA EL CIERRE PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERÍA DE LA GESTIÓN FISCAL FALTA DE FORMALIZACIÓN Y APLICACIÓN DEL MÉTODO DE INDUCCIÓN A LOS SERVIDORES PÚBLICOS QUE SE INCORPORAN A LA ENTIDAD 08. FALTA DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO AL PERSONAL DEL CONALPEDIS 09. FALTA DE ELABORACIÓN DEL ROL DE VACACIONES 10. INADECUADO CONTROL EN LA ELABORACIÓN DE LOS REGISTROS DE EJECUCIÓN DE GASTOS 11. FALTA DE UN REGISTRO ADECUADO PARA EL CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL 14. FALTA DE CONTROL A LAS PAPELETAS DE SALIDA A CUENTA DE VACACIONES 16. FALTA DE DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Y ANÁLISIS DE LAS CUENTAS POR PAGAR A CORTO PLAZO 17. FALTA DE TOMA DE INVENTARIOS PERIÓDICOS, PLANIFICADOS Y SORPRESIVOS 18. FALTA DE ACTAS DE ASIGNACIÓN Y DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS FIJOS A LOS FUNCIONARIOS DE CONALPEDIS EN LA GESTIÓN OBSERVACIONES EN LA INSPECCIÓN FÍSICA DE LOS ACTIVOS FIJOS 20. FALTA DE MEDIDAS DE SALVAGUARDA DE LOS ACTIVOS FIJOS 21. ACTIVOS FIJOS DETERIORADOS Y SIN USO 22. ACTIVOS FIJOS CON VALOR RESIDUAL DE Bs1, INAPROPIADO REGISTRO CONTABLE EN EL INVENTARIO VALORADO DE ACTIVOS FIJOS 24. SISTEMA MANUAL APLICADO PARA EL REGISTRO DE LOS ACTIVOS FIJOS Y ALMACENES DEL CONALPEDIS 25. OBSERVACIONES EN LA VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES DE CONSUMO 26. OBSERVACIONES A LOS CÁLCULOS ESTABLECIDOS EN EL ESTADO VALORADO DE ACTIVOS FIJOS 28. OBSERVACIONES A LAS REVELACIONES EN NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS 29. FALTA DE IDONEIDAD DEL PERSONAL DEL ÁREA CONTABLE Es cuento informo a su autoridad, para los fines consiguientes. La Paz, 29 de abril de 2016 YMQ/mca/rsys UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Página 5