RESUMEN EJECUTIVO. Archivo inadecuado de la documentación administrativa y financiera Conclusión

Transcripción

1 RESUMEN EJECUTIVO EQUIPO AUDITOR Supervisor: Lic. Teresa Vaca Márquez Jefe de Equipo: Lic. Marco Guilcapi Pillajo Operativos: ENTIDAD: Darwin Cárdenas Gabriela Pincháo Federación Ecuatoriana de Ciclismo TIPO DE EXAMEN Examen Especial. ALCANCE : A la ejecución del Convenio Interinstitucional 00007, suscrito el 31 de enero de 2012 entre el Ministerio del Deporte y la Federación Ecuatoriana de Ciclismo, en el que se incluya los procesos de compras públicas. Período examinado: Desde: Hasta: TITULO COMENTARIO, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Archivo inadecuado de la documentación administrativa y financiera El Presidente de la Federación Ecuatoriana de Ciclismo, no emitió políticas y procedimientos administrativos para el archivo de la documentación generada por la entidad; y, la Administradora Gerencial, no mantuvo un ordenado y completo archivo, por lo que la documentación no fue presentada en forma oportuna sin facilitar su ubicación y control posterior. Al Presidente de la Federación Ecuatoriana de Ciclismo 1. Emitirá políticas y procedimientos administrativos para el manejo, custodia y conservación de la documentación que respalda las operaciones administrativas y financieras del archivo institucional, con el fin de contar con la documentación de manera oportuna que facilite su ubicación y control. 2. Dispondrá a la Administradora Gerencial, que organice el archivo de la Federación en forma cronológica y secuencial, que asegure la existencia y conservación de la documentación administrativa y financiera, con los documentos de sustento originales, con el fin de facilitar su verificación, comprobación y análisis posterior.

2 Ausencia de registros contables de ingresos y gastos del convenio La intervención a la que fue sometida la Federación, la falta de control de las actividades que realizó el contador por parte de los interventores, la indecisión de la directiva en funciones desde el 5 de octubre de 2012 y de la Administradora Gerencial contratada, para la implementación de la contabilidad, han ocasionado ausencia de información financiera, reflejada en estados financieros, para la oportuna toma de decisiones por parte de los Directivos de la FEC y del Ministerio del Deporte. Recomendación 3. Dispondrá al Presidente de la Federación Ecuatoriana de Ciclismo, coordinar con la Administradora Gerencial, en calidad de responsable del área administrativa financiera, implemente el sistema contable, para el control de los recursos, con el fin de obtener información oportuna y confiable de las operaciones financieras, para la toma decisiones de las autoridades del Ministerio del Deporte y de la Federación. La Federación, no cuenta con reglamentos internos generales y específicos Los miembros del Directorio de la Federación Ecuatoriana de Ciclismo en funciones desde el 5 de octubre de 2012, no elaboraron reglamentos internos que permitan un adecuado control de sus actividades administrativas y financieras, ocasionando que la Federación no cuente con procedimientos internos que normen las actividades de la gestión institucional. Recomendación A los miembros del Directorio 4. Conjuntamente con la Administradora Gerencial, elaborarán los reglamentos internos generales y específicos en los que se describan normas, políticas y procedimientos que permitan un adecuado control de las actividades administrativas y financieras en concordancia con leyes y normas vigentes, los mismos que serán aprobados por la Asamblea o el Directorio según corresponda, y socializados al personal de la institución para su aplicación y cumplimiento. Convenio de apoyo y cooperación a deportistas de alto rendimiento - Los recursos para solventar la preparación de los deportistas de alto rendimiento fueron asignados por el Ministerio del Deporte dos meses antes de la reestructuración de la Federación Ecuatoriana de Ciclismo y de la designación de los dirigentes, por lo que los gastos con cargo al Convenio 00007, fueron administrados por la Directiva en funciones hasta el 3 de abril de 2012, por los Interventores que actuaron entre el 14 de

3 abril y el 4 de octubre de 2012, y por la Directiva en funciones desde el 5 de octubre de 2012, ocasionando falta de control en el manejo de la documentación administrativa y financiera, de seguimiento de los trámites de liquidación de los anticipos e incumplimiento de las cláusulas del convenio. - Los recursos administrados por: la directiva en funciones hasta el 3 de abril de 2012, por los Interventores entre el 14 de abril y el 4 de octubre de 2012, y por la Directiva en funciones desde el 5 de octubre de 2012, ascendió a ,22 USD, de los que no justificaron con documentos en forma oportuna ,64 USD, por lo que los deportistas que recibieron los mencionados anticipos, reintegraron el referido valor; situación ocasionada por falta de control de la documentación de sustento y sus liquidaciones por parte del Presidente, Tesorero y Administradora Gerencial, sin realizar la liquidación económica del convenio y el reintegro del saldo no utilizado al Ministerio del Deporte. 5. Dispondrá al Presidente de la Federación Ecuatoriana de Ciclismo, en coordinación con el Tesorero y la Administradora Gerencial, obtengan de los deportistas los documentos de respaldo a fin de liquidar con la debida oportunidad los anticipos y pagos realizados, información que facilitará la elaboración de los reportes económicos periódicos de los recursos administrados por la Federación. 6. Dispondrá al Presidente de la Federación Ecuatoriana de Ciclismo, en coordinación con el Tesorero y la Administradora Gerencial, elaborar la liquidación del convenio y reintegrar al Ministerio del Deporte el saldo de los recursos no utilizados más los reintegros realizados por los deportistas, que se encuentran en la cuenta corriente del Banco Pichincha. Procesos de adquisición aplicados Régimen especial RE-FEC (Adquisición de repuestos y accesorios) - El Presidente de la FEC de acuerdo a las especificaciones detalladas en los pliegos se acogió al numeral 6 del artículo 2 de la LOSNCP, para la adquisición de repuestos o accesorios para el mantenimiento de las bicicletas, situación que no facilitó el seguimiento al proceso de contratación. - Según facturas y de 11 de enero de 2013, se realizó la adquisición de 19 bicicletas y accesorios, las mismas que han sido distribuidas entre los deportistas de alto rendimiento año 2012, 18 de ellas se encuentran en poder de los deportistas y una en la bodega de la Federación, estos bienes que cumplen con las condiciones de activo fijo, no están registrados contablemente, ni inventariados, por lo que los bienes se encuentran sin control.

4 7. Dispondrá al Presidente de la Federación Ecuatoriana de Ciclismo, supervisar y controlar que los procedimientos precontractuales, contractuales y de ejecución de los contratos por adquisición de bienes y servicios, la Administradora Gerencial los realice cumpliendo la normatividad y reglamentación que corresponda. Al Presidente de la Federación 8. Dispondrá a la Administradora Gerencial, que los bienes adquiridos por la entidad los registre contablemente e incluya en el inventario con la respectiva codificación, con el fin de facilitar su control, custodia y ubicación. Menor cuantía MCBS-FEC ; MCBS-FEC ; MCBS-CDP-CP (MCBS-FEC ) - El Presidente y el Tesorero de la FEC, en funciones desde el 5 de octubre de 2012, no controlaron y supervisaron las actividades desarrolladas por la Administradora Gerencial, con relación a la revisión y verificación del contenido de los documentos a suscribir, fechas y plazos de entrega de los bienes adquiridos y designación de Administradores de los contratos; evidenciándose inconsistencias entre el contenido de los pliegos aprobados, las cláusulas contractuales y las fechas de entrega recepción de los bienes adquiridos. - El Presidente, no designó a la comisión que se encargue de la calificación de las ofertas técnicas y económicas para cada proceso, solicitando esta actividad al representante de los deportistas, que fue el que presentó el requerimiento y no tiene vínculo laboral con la Federación; por lo que no permitió transparentar los procesos de adquisición. - La Administradora Gerencial, no subió al portal de compras públicas los contratos de los 3 procesos de menor cuantía, no finalizó los procesos de adquisición de uniformes y vitaminas, procesos que se mantienen en estado de ejecución de contrato en el portal; evidenciándose la falta de control en los procesos de adquisiciones de bienes y servicios realizados por la Federación. Al Presidente de la Federación Ecuatoriana de Ciclismo 9. Dispondrá a la Administradora Gerencial, que realice la revisión y verificación del contenido de los documentos a suscribir, fechas y plazos de entrega de los bienes adquiridos y designación de Administradores de los contratos, y que a la finalización de los procesos de contratación de bienes y servicios así como la información relevante de los procesos sea subida a la página web del portal de compras públicas oportunamente, lo que permitirá un seguimiento y control de los procesos.

5 10. Para los procesos de adquisición de bienes o servicios, designará las comisiones para la calificación de las ofertas económicas y técnicas, cuyos integrantes no deberán tener relación consanguínea ni filial con los oferentes. RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES No consta en el informe seguimiento de recomendaciones