RESUMEN EJECUTIVO. Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda (MIDUVI)

Transcripción

1 RESUMEN EJECUTIVO EQUIPO AUDITOR Supervisor: Lcdo. José Igllón Carrillo Jefe de Equipo: Ing. Raúl Torres Pazmiño Operativos: ENTIDAD: Eco. Ángel Cueva Correa Ing. Anita Martínez Ramos Srta. Gabriela Pinchao Arévalo Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda (MIDUVI) TIPO DE EXAMEN Examen especial ALCANCE : Examen especial al proceso precontractual, contractual y de ejecución de los contratos para la adquisición de bienes, servicios y consultoría, su recepción uso y consumo en el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda. Período examinado: Desde: Hasta: TITULO COMENTARIO, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Proceso SIE-MIDUVI El Administrador del contrato 512, del proceso SIE-MIDUVI , no supervisó la ejecución del contrato, por lo cual no informó: que el contratista no dio soporte técnico y mantenimiento preventivo; que como parte del contrato, se recibió 6 escáneres, que fueron entregados a los usuarios, pero no fueron registrados contablemente; que se escanearon imágenes de 36 CURs, en los que se incluyeron 832 documentos reciclados, porque no existió una correcta depuración de la información previa a la digitalización; y, no se subió al portal de compras públicas los documentos relevantes del citado contrato, lo que no permitió al Ministerio mantener información útil y oportuna para los usuarios internos y externos y que facilite el control posterior.

2 1. Dispondrá al Director Administrativo, supervise las actividades del servidor Encargado del portal de compras públicas del SERCOP, para lo cual instruirá que todos los documentos relevantes sean publicados en el mismo, así como las reformas al Plan Anual de Compras 2. Dispondrá al Director Administrativo remita a la Dirección de Gestión Financiera la documentación de los 6 escáneres entregados por el contratista para el registro contable. Al Director Administrativo 3. Dispondrá y supervisará que el Administrador del contrato, cumpla las obligaciones estipuladas en la normativa que regula la actividad, para el efecto obtendrá del contratista un cronograma del soporte técnico y mantenimiento preventivo, así como vigilará la digitalización de las imágenes adicionales dentro del plazo convenido; previo la implantación y control de calidad del Sistema de Gestión Documental, resultado que será remitido al Director Administrativo para el trámite correspondiente. Proceso MIDUVLC-CP En el portal de compras públicas del INCOP, no se publicó los documentos relevantes del proceso MIDUVLC-CP ; la falta de cumplimiento de las recomendaciones del Contratista y la elaboración del plan operativo anual de 2013, en base al manual del usuario para el módulo de Planificación Estratégica, entregado por la empresa AGRESS GROUP S. A., ocasionó que no se cuente con un instrumento de planificación que contenga información completa y oportuna para la toma de decisiones. 4. Dispondrá al Director Administrativo, que periódicamente acceda a la plataforma del portal de compras públicas del SERCOP, procedimiento que le permitirá verificar el ingreso de toda la documentación que habilita cada proceso de contratación.

3 A la Coordinadora General de Planificación 5. Dispondrá a la Directora de Planificación, utilizar el módulo de Planificación Estratégica, entregado por la empresa AGRESS GROUP S. A., situación que le permitirá generar el PAI, POA y PIA, instrumentos de planificación que serán elaborados en función de las necesidades institucionales. Documentos relevantes no se subieron al portal del INCOP Los Encargados del portal de compras públicas no publicaron en el portal del INCOP documentación generada en las fases precontractual, contractual y de ejecución, considerada como información relevante, lo que no facilitó el seguimiento y control posterior de los procesos de contratación. 6. Dispondrá al Director Administrativo y al servidor Encargado del portal de compras públicas, publiquen en dicha plataforma informática, todos los documentos generados en las fases de contratación, procedimiento que permitirá transparentar el proceso y permitirá verificaciones posteriores 7. Dispondrá al Director Administrativo y al servidor Encargado del portal de compras públicas, que identifiquen los procesos de ínfima cuantía correspondientes a los años 2010 y 2011 y publiquen en el portal del SERCOP, para que se complete la información en esa plataforma informática y ésta sea de utilidad para los usuarios internos y externos Planes Anuales de Contratación sin observar procedimientos administrativos El Coordinador General de Planificación y los Directores Administrativos, no delegaron por escrito, ni verificaron la elaboración de los Planes Anuales de Contratación y su publicación en el portal de compras públicas del INCOP, además la ausencia de manuales de procesos que definan las funciones para la elaboración del mencionado Plan, que fue responsabilidad de la Dirección Administrativa hasta el 10 de octubre de 2012, puesto que con el Acuerdo Ministerial 0126 de 11 de octubre de 2012, se responsabilizó de esta gestión a la Coordinación General de Planificación, ocasionó que

4 los PAC elaborados y sus reformas no se publicaran en el portal de compras públicas lo que no permitió que se cuente con información completa para conocimiento de los usuarios internos y externos y no facilitó su control y seguimiento posterior. A la Coordinadora General de Planificación 8. Dispondrá a la Directora de Planificación, que una vez elaborados los Planes Anuales de Contratación, le remitan el documento para su aprobación, luego de lo cual será enviado a la Coordinadora General Administrativa Financiera, para su aplicación y ejecución presupuestaria, el que será evaluado periódicamente. 9. Dispondrá a la Directora Administrativa que los Planes Anuales de Contratación, aprobados, se entreguen al servidor Encargado del portal de compras públicas, para que se publique en esa plataforma informática, a fin de que accedan los usuarios internos y externos. Registros de bodega por adquisiciones a ROMYKON SUMINISTROS, sin control La falta de reglamentación interna para el manejo de la bodega y de kárdex para su control, ocasionó que los egresos se registraran en papeles simples, documentación que se mantuvo sin archivar en forma ordenada, por lo que con procedimientos alternativos de auditoría se pudo validar el uso y consumo de los suministros adquiridos a ROMYKON SUMINISTROS. La inadecuada utilización y control de los documentos que respaldan los ingresos y egresos de bodega, generados en las actividades ejecutadas por parte de los Responsables de la custodia de suministros, dificultó su ubicación y control posterior. 10. Solicitará a las Coordinadoras de Planificación y de Asesoría Jurídica, la elaboración de un proyecto de reglamento interno que norme el uso de los suministros de la bodega de la institución, documento que será aprobado

5 por el Ministro para su difusión entre los servidores que intervienen en el proceso 11. Dispondrá al Director Administrativo y al Responsable de la bodega, implementen procedimientos de control a fin de que la documentación y demás información generada en la bodega de existencias, se mantenga actualizada y organizada, lo que facilitará su control posterior. Asesor Ministerial, en libre ejercicio profesional Los criterios emitidos por los servidores y ex servidores relacionados, con respecto a esta denuncia, están de acuerdo al contenido de las copias de los documentos presentados, por lo tanto y en concordancia con el pronunciamiento definitorio y concluyente realizado por la Directora de Talento Humano y por la Coordinadora General Jurídica del MIDUVI, que fue puesto en conocimiento del Ministro de Desarrollo Urbano y Vivienda, se concluye que no hubo incumplimiento de la normativa por parte del Asesor Ministerial. RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES No consta en el informe seguimiento de recomendaciones