HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO. Deterioró en las cajas fiscales de ingresos y egresos (Hallazgo de Control Interno No.1)

Transcripción

1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Deterioró en las cajas fiscales de ingresos y egresos (Hallazgo de Control Interno No.1) Al revisar las cajas fiscales de ingresos y egresos se determino que las mismas se encuentran deterioradas, con manchones y tachones, desde el año 1994 no se han empastado para protección de las mismas. El módulo de Contabilidad en el numeral del Manual de Administración Financiera Integrada Municipal indica que Se deberá Archivar la documentación de soporte de los registros de las transacciones financieras, siguiendo un orden lógico, de manera que sea fácil su localización, en un lugar adecuado. Se adoptarán las medidas de seguridad contra robos, incendios u otro riesgo, manteniéndolos por el tiempo que establece la Contraloría General de Cuentas. Incumplimiento al resguardo de la documentación de soporte de los ingresos y egresos de la entidad municipal. Deterioró de la documentación de respaldo a las operaciones contables que realiza la administración. El Alcalde Municipal debe incluir dentro del presupuesto, una partida para registrar estos gastos que son de mucha importancia para tener en buenas condiciones la documentación de soporte de las transacciones financieras. En relación a este punto el señor Tesorero Municipal Manifestó que por falta de recursos no se habían arreglado y importando pero que ya contemplo en el presupuesto la encuadernación para el mayor cuido de las cajas fiscales y documentos. Se confirma el hallazgo, en virtud de que las autoridades municipales, no cumplieron con lo establecido en el Manual de Administración Financiera Municipal. de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 22, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q8, para cada uno.

2 2 Separación de funciones compatibles (Hallazgo de Control Interno No.2) Al revisar los expedientes de contratos de proyectos se determino que el Coordinador de la Oficina de Planificación Municipal, Integra la Junta de Cotización y a la vez es el Encargado de Compras. El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1.5, Separación de Funciones, establece: Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, delimitar cuidadosamente, las funciones de las unidades administrativas y sus servidores. Una adecuada separación de funciones garantiza independencia entre los procesos de: autorización ejecución, registro, recepción, custodia de valores y bienes y el control de las operaciones: La separación de funciones tiene como objetivo evitar que una unidad administrativa o persona ejerza el control total de una operación. El incumplimiento por parte de la máxima autoridad puede llevar a una inadecuada decisión dentro de los procesos de cotización. Esto permite que la persona que tiene a su cargo varias actividades compatibles pueda obtener ventajas económicas, puesto que él toma las decisiones para la adjudicación de proyectos. La máxima autoridad municipal debe tomar cartas en el asunto y separar a esta persona de funciones compatibles, y cumplir con la normativa y evitar sanciones impuestas por la Contraloría General de Cuentas. El Alcalde Municipal manifestó que en relación a este punto por falta personal que pueda desempeñar con eficiencia se tomó a esta persona para estas funciones, pero que a partir de la presente fecha se separan funciones. Se confirma el hallazgo, por el incumplimiento por parte de la autoridad máxima de cumplir con la Normas General de Control Interno Gubernamental emitidas por la Contraloría General de Cuentas. de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 14, para el Concejo y Alcalde Municipal, por la cantidad de Q10, para cada uno.

3 3 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Incumplimiento en el envío de información de las modificaciones y transferencias presupuestarias a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Las autoridades Municipales no enviaron copia de las Modificaciones y Transferencias Presupuestarias a la Contraloría General de Cuentas desde agosto de año 2006 a la fecha. Según el artículo 133 del Código Municipal, Decreto No , del Congreso de la República de Guatemala, establece: Aprobaciones de modificaciones de transferencias presupuestarias. La aprobación del presupuesto, las modificaciones al aprobarlo y las transferencias de partida del mismo, requieren del voto favorable de las dos terceras (2/3) partes de los miembros que integran el Consejo Municipal, que deberá observar las normas nacionales y municipales relativas a la ejecución presupuestaria. De éstas aprobaciones se enviará copia certificada a la Contraloría General de Cuentas, para los efectos de control y fiscalización. No poner en práctica lo estipulado en las leyes relacionadas con el funcionamiento de las funciones que se llevan a cabo en la Municipalidad. Esto incide en que la Contraloría General de Cuentas no disponga de toda la información necesaria para realizar el adecuado control y fiscalización. El señor tesorero debe enviar a la brevedad posible las Trasferencias y Modificaciones Presupuestarias, y a la vez elaborar un cronograma de actividades que tiene que cumplir con la Contraloría General de Cuentas. Al respecto a este punto el señor Tesorero Municipal manifiesta que reconoce de que no lo hizo entrega de lo descrito pero no fue de mala voluntad si no un olvido involuntario prueba de ello es que se venía entregando las modificaciones y transferencias presupuestarias, pero se corrigieran esos errores. Se confirma el hallazgo, en virtud de que las autoridades municipales, no cumplieron con lo establecido en el Código Municipal Decreto No del Congreso de la Republica. Sanción económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Concejo, Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q3, para cada uno.

4 4 La documentación de Egresos no cuenta con las firmas de la Comisión de Finanzas (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Se revisaron los egresos de pagos a contratistas por los proyectos efectuados en los períodos 2004, 2005, 2006 careciendo del Visto Bueno de la comisión de finanzas. El Decreto No del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 54, literrales d) y f), establecen: Integrar y desempeñar con prontitud y esmero las comisiones para las cuales sean designados por el alcalde o el Concejo Municipal. Fiscalizar la acción administrativa del alcalde y exigir el cumplimiento de los acuerdos y resoluciones del Concejo Municipal. Incumplimiento por parte de la Comisión de Finanzas, para tener un mejor control de los aspectos financieros municipales. Esto permite que se paguen facturas sin que la Comisión de Finanzas tenga conocimiento de los mismos. Que la Comisión de Finanzas y el Tesorero se pongan de acuerdo para programar los pagos a proveedores y poder revisar la documentación de soporte y darle el Visto Bueno. El señor Eduardo López Concejal primero e integrante de la Comisión de Finanzas manifiesta que por costumbre no se usa sello en la documentación únicamente se firma. Se confirma el hallazgo, en virtud de que los miembros de la Comisión de Finanzas, no cumplieron con lo establecido en el Código Municipal Decreto No del Congreso de la Republica. de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y la Comisión de Finanzas, por la cantidad de Q3, para cada uno.

5 5 Incumplimiento al uso de Guatecompras para la adquisición de bienes o servicios (Hallazgo de Cumplimiento No.3) Al revisar los contratos No denominado Construcción de Puente Vehicular Chisman, y el contrato No denominado Construcción Escuela La Florida se determino que los mismos no utilizaron el servicio de Guatecompras. La Resolución No. 100 emitida por el Ministerio de Finanzas Públicas, denominada "Normas para el uso de información de contrataciones y adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-", establece el uso del portal para publicar los eventos de las adquisiciones de bienes y servicios. Incumplimiento por parte de la comisión de cotización de efectuar el debido proceso establecido en la ley. Esto permite que dentro del procedimiento no exista transparencia para la adjudicación de las cotizaciones y licitaciones. Las comisiones que integren las juntas de licitación y cotización deben cumplir con esta normativa tanto de publicar los eventos, así como hacer la respectiva adjudicación. El señor Alcalde Municipal manifiesta de que esta municipalidad no utilizaba Guatecompras ya que no se tenía posibilidad para compra de equipo y quedamos inscritos a partir del 31 de enero del Se confirma el hallazgo, en virtud de que no es necesario tener todo el equipo para poder publicar los eventos ya que pueden realizar a través de un café Internet. de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q3,

6 6 Fraccionamiento en la adquisición de materiales (Hallazgo de Cumplimiento No.4) Al revisar el contrato No denominado Ampliación y balastro de carretera de Máquivil a Exial, Chiningüitz y Cabajchún, realizado por la Administración Municipal, por un costo de Q213,033.10, no se efectuó el debido proceso de cotización. El Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 81 y 55 de su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No establecen, Fraccionamiento: El funcionario y empleado público que fraccione en cualquier forma la negociación, con el objeto de evadir la práctica de la cotización y licitación, será sancionado con una multa equivalente al dos punto cinco por ciento (2.5%) del valor total de la negociación, se haya o no suscrito contrato. Descuido de la personas encargadas de cotizar efectuar el debido proceso de cotización. Este procedimiento permite que a la hora que exista un incumplimiento no se puedan ejecutar las fianzas. Independientemente que los proyectos sean realizados por la Administración la junta de cotización y licitación debe cumplir con la normativa y eviten la mala practica de fraccionamiento, para evitar sanciones posteriores emitidas por la Contraloría General de Cuentas. Con relación a este punto el señor Alcalde Municipal manifiesta que en relación a este proyecto no se utilizo la totalidad costo del proyecto ya que se invirtió la cantidad de Q213, únicamente para terminar el proyecto. Se confirma el hallazgo, derivado que los miembros de la Juntan de Cotización, no cumplieron con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado. Multa de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 81 y 55 de su Reglamento, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q5,