HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO. Falta de contratación de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.1)

Transcripción

1 1 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Falta de contratación de Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.1) En el proceso de evaluación del área financiera se determinó que durante el periodo auditado la municipalidad no contrató a un auditor interno, que ejerza un control interno eficiente y oportuno, de las operaciones contables así como de otras áreas. El Código Municipal Decreto No en su artículo 88 indica literalmente así: Las municipalidades deberán contratar un auditor interno, quien deberá ser guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos, contador público y auditor colegiado activo, el auditor interno podrá ser contratado a tiempo completo o parcial. Las municipalidades podrán contratar en forma asociativa un auditor interno. Asimismo, el Decreto No del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, la Norma 1.7, establece: Evaluación del Control Interno. En el Contexto institucional le corresponde a la Unidad de Auditoria Interna UDAI- evaluar permanentemente el ambiente y estructura del Control Interno, en todos los niveles y operaciones, para promover el mejoramiento continuo de los mismos. Falta de observancia a las leyes y normas que les son aplicables a la municipalidad. Deficiencia en el control interno y en el uso de los recursos con que cuenta la municipalidad. Que las autoridades municipales procedan a contratar los servicios profesionales de un auditor interno, que cumpla con todos los requisitos legales contenidos en el artículo 88 del Código Municipal y que convenga a los intereses municipales. Tal decisión es competencia exclusiva del Consejo Municipal y en todo caso no se ha emitido el Acuerdo de dicho ente para su inclusión en el presupuesto. Para esta Comisión de Auditoría se considera que los elementos que aportaron, no son suficientes, debido a que la contratación debe hacerse en su oportunidad por lo que el hallazgo se confirma. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q20,

2 2 Incumplimiento en la presentación de fianza de sostenimiento de oferta. (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Al hacer la revisión de los expedientes de obras se estableció que las empresas a las cuales se les adjudico los proyectos: Construcción de Puente Vehicular en el Barrio el Cementerio Contrato No de fecha 9 de diciembre del año 2004 por Q201, y Construcción de Muro Perimetral de la Escuela Comunidad Sacsuhá Contrato No de fecha 9 de diciembre del año 2004 por Q181,832.08, no cumplieron con presentar la fianza de sostenimiento de oferta en la fecha indicada en el oficio de invitación a ofertar. La Ley de Contrataciones del Estado Decreto establece en el Artículo 64: La firmeza de la oferta se caucionará con depósito en efectivo o mediante fianza, por un porcentaje no menor del (1) por ciento ni mayor del (5) por ciento del valor del contrato. Cubrirá el período comprendido desde la recepción y apertura de plicas, hasta la aprobación de la adjudicación y en todo caso, tendrá una vigencia de ciento veinte (120) días. Sin embargo, con el adjudicatario puede convenirse su prórroga. Falta de observancia a lo preceptuado en la Ley de Contrataciones, por la Junta de Cotización. Procedimientos inexistentes de control al verificar los expedientes de cotizaciones presentados por los oferentes. Que la junta de cotización revise en apego a la ley que los oferentes cumplan con los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado. Dichas Fianzas se encuentran en su expediente correspondiente; Construcción de Puente Vehicular Barrio el Cementerio, Contrato No , la fianza se encuentra el folio No. 71 y para el proyecto Muro Perimetral Escuela Sacsuha, Contrato No , se encuentra en el folio No. 53. Con el ánimo de desvanecer dicho hallazgo, me permito manifestar que, para el efecto de calificación de las ofertas, se nombra a una Junta específica, quien debió revisar oportunamente dicho detalle. El consejo municipal aprobó las resoluciones de la Junta y esta Tesorería recibió la orden de pago del anticipo para tales proyectos, con fecha 16 de diciembre 2004, de tal manera que cuando se emitieron los cheques para el pago del anticipo, ya las fianzas estaban agregadas al expediente. El comentario de la Administración, no desvanece el hallazgo, por lo que se confirma. Multa, de conformidad con el Decreto No del Congreso de La República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo No del Reglamento de La Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56 para la junta de cotización que la integra el Coordinador de la Oficina de Planificación Municipal, Técnico Forestal Municipal y Secretario Municipal, por Q 3,427.00, para cada uno.

3 3 Copia de Contrato no enviado a Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.3) La municipalidad de Santa Catalina la Tinta, Cobán Alta Verapaz, no envío a la Contraloría General de Cuentas copia del Contrato No , del proyecto Mejoramiento de la Calle principal Área Urbana la Tinta, Alta Verapaz, por valor de Q2,172, De conformidad con el Artículo 74 y 75 del Decreto Número Ley de Contrataciones del Estado, establece que la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de 30 días contados a partir de la aprobación o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas para efectos de registro, control y fiscalización. Falta de control por parte de los responsables del envío de las copias de los contratos a la Contraloría General de Cuentas. Lo anterior no permite control, registro y fiscalización al respectivo contrato. Que el alcalde gire instrucciones a donde corresponda para que posterior a la firma del contrato, estos sean enviados a la Contraloría General de Cuentas. Dentro de las funciones internas de la Municipalidad, corresponde al Secretario municipal presentar oportunamente a la Contraloría General de Cuentas, copia de los contratos que realiza la Municipalidad. Al consultarle al Secretario sobre este detalle adujo que por olvido o descuido no lo presentó oportunamente. Sin embargo, este mismo día, personalmente hice entrega de la copia del referido contrato en la Sección de registro de contratos de la Contraloría General de Cuentas. El comentario de la Administración no desvanece el hallazgo, por lo que se confirma, derivado que estos deben ser remitidos en su oportunidad. Sanción económica de conformidad con el artículo 39, numeral 18, del Decreto , del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para el Alcalde y Secretario Municipal, por Q4,000.00, para cada uno.

4 4 Falta de liquidación de contratos de Obras (Hallazgo de Cumplimiento No.4) Se estableció que la municipalidad de Santa Catalina la Tinta, no liquido los contratos de obras Nos por un monto de Q201, del proyecto Construcción de Puente Vehicular Barrio el Cementerio, No por un monto de Q181, del proyecto Construcción de Muro Perimetral en la Escuela de la Comunidad Sacsuhá, No por un monto de 201,067.74, del proyecto Construcción de Puente Vehicular Comunidad Salac I, No por un monto de Q750, y una ampliación de contrato No por valor de Q100, Del proyecto Construcción de kilómetro de carretera a la Comunidad San Vicente II, No por un monto Q752, Del proyecto Ampliación Sistema de Agua Potable Comunidad Tzununul Tampur, No por un monto de Q370, Del Proyecto Construcción de Muro Perimetral de la Escuela Comunidad Salac I, No por un monto de Q143, Del Proyecto Construcción Centro de Convergencia de la Comunidad Puente Viejo, No por un monto de Q293, Del Proyecto Ampliación de la escuela Comunidad Tampur, No por un monto de Q293, Del Proyecto Construcción de la Escuela de la Comunidad Agua Sucia II, No por un monto de Q280, Del Proyecto Construcción del Muro Perimetral de la Escuela de la Comunidad Jolomijixito III, No por un monto de Q148, del proyecto Construcción Centro de Convergencia de la Comunidad San Vicente II, No por un monto de Q148, del proyecto Construcción Centro de Convergencia de la Comunidad Samilhá I, No por un monto de Q899, y una ampliación de contrato No por un valor de Q174, del proyecto Introducción de Drenajes en la Comunidad Sacsuhá. El articulo 56 de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92, preceptúa que inmediatamente después que las obras, bienes y servicios hayan sido recibidos, la comisión en un plazo de noventa (90) días procederá a efectuar la liquidación del contrato y a establecer el importe de los pagos o cobros que deban hacerse al contratista. Igual procedimiento se observará en caso de rescisión o resolución del contrato Incumplimiento y negligencia por parte de las autoridades municipales a lo preceptuado en La Ley de Contrataciones de Estado. No se tiene control del proceso de los noventa días que establece la Ley para dar liquidación a las obras ejecutadas. Que el Alcalde municipal implemente los controles necesarios para que la comisión receptora cumpla con el proceso final de la liquidación de cada contrato. Con relación a los contratos , , , , , y , dichos proyectos a la fecha no han sido liquidados, por lo mismo no existe el documento o acta de liquidación. Los demás contratos, no cuentan con acta de liquidación de contratos, sin embargo de igual forma, se integró una junta de recepción y liquidación, por lo que corresponde a dicha junta la responsabilidad de haber realizado la liquidación en su oportunidad. El comentario de la Administración, no desvanece el hallazgo, por lo que se confirma.

5 5 Sanción económica de conformidad con el artículo 83 del Decreto Ley de Contrataciones del Estado y el 56 del Acuerdo Gubernativo , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, para el Alcalde Municipal y Comisión de Recepción y Liquidación, por Q68,025.33, para cada uno.

6 6 Incumplimiento al régimen de cotización (Hallazgo de Cumplimiento No.5) Se estableció que en la municipalidad de Santa Catalina la Tinta, Cobán Alta Verapaz no se cotizaron los siguiente proyectos, Reparación y mantenimiento de calles del barrio San Benito Zona 4 por valor de Q66,000.00, Reparación y mantenimiento de calles Comunidad Papalhá Q58,000.00, Reparación y mantenimiento de calles Barrio el Centro Q114,600.00, Reparación y mantenimiento de calles del Barrio la Estación Q60,000.00, Reparación y mantenimiento de calles Barrio el Periférico Q74,200.00, Reparación y mantenimiento de calles Comunidad Tampur Q88,000.00, Reparación y mantenimiento de calles del Barrio Campo Nuevo Q68,700.00, Reparación y mantenimiento de calles de la Aldea Tampur Q80,000.00, Arrendamiento de maquinaria, Zanjeo, Drenajes Comunidad Sacsuhá, Q330,000.00, Dragado del Río Tampomá Q100,000.00, Dragado de Río Polochic Q160,000.00, Dragado de Río Matanzas Q100,000.00, Techo Mínimo Q150, y Dragado de Río Actelá Q150, El artículo 38 del Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, establece que cuando se exceda del Monto de Q30, hasta Q900,000.00, las compras o contrataciones podrán hacerse por el sistema de cotización y el artículo 43 del mismo cuerpo legal, indica que La contratación que se efectúe en un solo acto con una misma persona y por un precio de hasta Q30, se realizará bajo la responsabilidad y autorización previa de la autoridad administrativa superior de la entidad interesada, tomando en cuenta el precio, calidad, el plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan los intereses del estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, siguiéndose el procedimiento que establece dicha autoridad. Falta de observancia de la Ley de Contrataciones del Estado por el Alcalde Municipal y Tesorero. Los precios pagados por los servicios y compras adquiridos por la municipalidad no fueron los mas convenientes ya que no hubo participación de oferentes. Que las Autoridades Municipales, en lo que se refiere a la contratación y ejecución de proyectos, se apeguen estrictamente a lo estipulado en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Con relación a este hallazgo, no se tuvo previsto el monto de inversión para cada obra en el momento del inicio de las mismas, porque en el caso de las reparaciones y mantenimiento de calles, las exigencias se fueron presentando en el transcurrir del tiempo, por las condiciones climáticas y de la misma demanda de los vecinos. En todos estos casos se previó actuar al amparo del artículo 43 CAPITULO III de la ley de Contrataciones del Estado, pues no se tenía contemplado invertir más de Q30, para cada proyecto. La misma situación se dio con los proyectos de dragado, fue el invierno el que marcó la demanda de seguir realizando trabajos, supuestamente pequeños, que al final se fueron haciendo grandes, hasta llegar a los montos de inversión final. Los argumentos de la Administración, no desvanece el hallazgo, por lo que se confirma. Multa, de conformidad con el Decreto No del Congreso de La República de Guatemala, Ley de

7 7 Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo No del Reglamento de La Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Alcalde y Tesorero municipal, a razón de Q14, para cada uno.

8 8 Falsificación de egresos registrados en cajas fiscales con documentos no originales (Hallazgo de Cumplimiento No.6) Se estableció que la Municipalidad de Santa Catalina la Tinta, realizó pagos y registró en sus cajas fiscales la siguientes facturas: Factura No. 173 del 18/12/2006 por valor de Q25, operada en la caja fiscal de diciembre del año 2006, Factura No. 168 del 13/09/2005 por Q24, operada en septiembre 2005, Factura No. 645 del 15/09/2006 por Q10, operada en septiembre 2006, Factura No. 167 del 07/12/2006 por Q25, operada en diciembre 2006, Factura No. 162 del 16/11/2006 por Q30, operada en noviembre 2006, Factura No. 641 del 27/01/2006 por Q150, operada en febrero 2006, Factura No. 642 del 02/02/2006 por Q150, operada en febrero 2006, Factura No. 640 del 26/03/2006 por Q30, operada en marzo 2006, Factura No. 606 del 15/05/2006 por Q60, operada mayo 2006, Factura No. 638 del 31/01/2006 por Q50, operada en febrero 2006, Factura No. 604 del 13/05/2006 por Q90, operada en febrero 2006, Factura No. 605 del 15/05/2006 por Q60, operada en febrero 2006, por servicios de dragado de ríos, zanjeo y reparación y mantenimiento de calles, las cuales al realizar pruebas de auditoria y escuchar al propietario de estas, se confirmó que no se han prestado dichos servicios a la Municipalidad. El Decreto No del Congreso de la República, Ley de Responsabilidad de Funcionarios Públicos; artículo 7, establece: Los funcionarios públicos conforme los denomina el artículo 4 de esta ley, están obligados a desempeñar sus deberes, atribuciones, facultades y funciones con estricto apego a la Constitución Política de la República y, las leyes. En consecuencia, están sujetos a responsabilidades de carácter administrativo, civil y penal, por las infracciones, omisiones, acciones, decisiones y resoluciones en que incurriere en el ejercicio de su cargo. Inobservancia de la ley por parte del Alcalde y Tesorero Municipal. Incumplimiento a la Ley y menoscabo a los intereses municipales. Que el alcalde municipal gire instrucciones a donde corresponde para que antes de hacerse efectivo los pagos se verifique la legitimidad de los documentos de soporte de los registros en caja fiscal. En relación a este hallazgo, aclaramos que esta municipalidad adquirió los servicios de la empresa en mención, para ejecutar las obras cuestionadas y así cubrir las necesidades que se presentaron en su oportunidad, para este municipio. Dichos trabajos se efectuaron en calidad de urgencia debido a las condiciones climáticas que se presentan para invierno y a la exigencia de la población. Se confirma el hallazgo derivado que los argumentos planteados por la administración, no desvanecen el cargo. Denuncia ante el Ministerio Publico por la cantidad de Q704,700.00, en contra del Alcalde y Tesorero Municipal de conformidad al artículo 30 del Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.