HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO. No existe cuenta bancaria específica por proyecto (Hallazgo de Control Interno No.1)

Transcripción

1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO No existe cuenta bancaria específica por proyecto (Hallazgo de Control Interno No.1) Se estableció que las autoridades municipales no aperturaron una cuenta bancaria específica por cada uno de los proyectos que ejecutaron durante el período comprendido de enero de 2004 al 31 de diciembre de 2006, tanto por administración como por contrato a escepción de los proyectos ejecutados con fondos del Consejo Departamental de Desarrollo de Sololá. Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, numeral 1.6, Tipo de Controles, indica "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionen con los sistemas administrativos y financieros." Falta de interés de las autoridades municipales de implementar controles efectivos en la ejecución de proyectos. Dificultad al integrar los ingresos y egresos por cada uno de los proyectos. Para facilitar el control financiero es necesario que cada vez que se ejecute un proyecto se aperture una cuanta bancaria específica a nombre del proyecto. En oficio S/N del 15 de agosto de 2007, el Alcalde Municipal, manifiesta lo siguiente: "Atendiendo a la notificación de los Hallazgos de Control Interno como resultado de la auditoría practicada en la Municipalidad de Santiago Atitlán, con todo respeto le informo que por error involuntario no se aperturó una cuenta bancaria específica por cada proyecto que se ejecutaron en el período auditado de enero de 2004 al 31 de diciembre de 2006, como lo hace ver en el Hallazgo No.1. Sirva la presente para contestar la notificación referente a dicho hallazgo." Se confirma el hallazgo, debido a que el comentario de la administración acepta esta falta de control interno en la ejecución de proyectos. Sanción económica de conformidad con el Decreto No , Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Tesorero Municipal de Q2,

2 2 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO No existen libros auxiliares de cuenta corriente de proyectos (Hallazgo de Cumplimiento No.1) En la municipalidad de Santiago Atitlán, Sololá, no existen libros de cuenta corriente por cada uno de los proyectos que se ejecutaron durante el período de enero de 2004 al 31 de diciembre de 2006, en el cual se consignen los saldos iniciales, cheques y facturas pagadas. El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM, en el Módulo de Tesorería, numeral 3 indica: Otros Controles y Registros Necesarios en Tesorería. "Los controles que se implanten, pueden ser llevados en libros, tarjetas, hojas movibles o bien en sistema computarizado, siempre y cuando estén autorizados por la Contraloría General de Cuentas." Falta de interés de las autoridades municipales de implementar controles efectivos por cada uno de los proyectos ejecutados. Dificultad al integrar el costo del proyecto. Las autoridades municipales deben de implementar controles auxiliares que les permitan llevar una cuenta corriente por cada uno de los proyectos. En oficio S/N del 15 de agosto de 2007, el Alcalde Municipal, manifiesta lo siguiente: "Atendiendo a la notificación de los Hallazgos de Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables como resultado de la auditoría practicada en la Municipalidad de Santiago Atitlán, con todo respeto le informo que por error involuntario no se habilitaron los Libros de Cuentas Corriente por cada proyecto que se ejecutaron durante el período auditado de enero de 2004 al 31 de diciembre de 2006, como lo hace ver en el Hallazgo No. 1. Sirva la presente para contestar la notificación referente a dicho hallazgo." Se confirma el hallazgo debido a que el comentario de la administración acepta no haber habilitado oportunamente los libros auxiliares para el control de proyectos. Sanción económica de conformidad con el Decreto No , Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Tesorero Municipal de Q2,

3 3 Fianza de sostenimiento de oferta entregada después de suscrito el contrato (Hallazgo de Cumplimiento No.2) El contrato de ejecución de obra No , fue suscrito el 05 de abril de 2004, para ejecutar el proyecto denominado Adoquinamiento de Calle Principal Cantón Panaj, con valor de Q 397, y la fianza de Sostenimiento de Oferta No , fue entregada hasta el 16 de abril de 2004, once días después de haberse suscrito el contrato. El Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 64 indica: De Sostenimiento de Oferta. "La firmeza de la oferta se caucionará con depósito en efectivo o mediante fianza, por un porcentaje no menor del uno por ciento (1%) ni mayor del cinco por ciento (5%) del valor del contrato. Cubrirá el período comprendido desde la recepción y apertura de plicas, hasta la aprobación de la adjudicación y, en todo caso, tendrá una vigencia de ciento veinte (120) días. Sin embargo, con el adjudicatario puede convenirse su prórroga." Falta de interés de las autoridades municipales de darle cumplimiento a la normativa legal que establece el período en el cual se debe de presentar la fianza de sostenimiento de oferta. Falta de transparencia en la adjudicación del proyecto Las autoridades municipales deben de aceptar las fianzas de sostenimiento de oferta con fecha del día en que se reciben las plicas. En oficio S/N del 15 de agosto de 2007, el Alcalde Municipal, manifiesta lo siguiente: "Con todo respeto le informo que por error involuntario no se exigió al contratista en su debido momento la Fianza de Sostenimiento de Oferta, como lo hace ver en el Hallazgo No. 2. Sirva la presente para contestar la notificación referente a dicho hallazgo." Se confirma el hallazgo debido a que no adjuntaron la fianza de sostenimiento de oferta. Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Secretario Municipal de Q3,

4 4 Contratos carecen de precios unitarios de renglones de trabajo (Hallazgo de Cumplimiento No.3) En el contrato , suscrito para la ejecución del proyecto, Adoquinado de Calle Cantón Panul, con valor de Q500,893.20, no se consignaron los precios unitarios ni precios totales de los renglones de trabajo contratados. El Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 6, establece: "Las ofertas y contratos que se presenten y/ó suscriban, para la contratación de obras, deben contener el precio unitario de cada uno de los renglones que lo integran expresados en quetzales, tanto en número como en letras, cuando corresponda." Falta de interés de las autoridades municipales al no darle cumplimiento a la normativa legal que establece que en los contratos de obras deben de cuantificarse los precios unitarios de cada uno de los renglones de trabajo. Dificultad de integrar el costo de cada uno de los renglones de trabajo. Las autoridades municipales deben de incluir en todos los contratos de ejecución de obra que suscriban, los precios unitarios de cada uno de los renglones de trabajo En oficio S/N, del 23 de julio del 2007, las autoridades municipales manifiestan lo siguiente: "Dichos presupuestos están incorporados en los expedientes respectivos de cada proyecto cuando las empresas adjudicadas presentaron sus ofertas; incluirlos directamente en los contratos, estos hubieran sido muy voluminosos porque algunos son muy extensos." El comentario de la administración no desvanece el hallazgo, debido a que los presupuestos, son documentos distintos al contrato. Contrataciones del Estado, artículo 56, para el secretario municipal de Q4,

5 5 Supervisor de obras municipales participó como oferente en proceso de cotización (Hallazgo de Cumplimiento No.4) El proyecto Mejoramiento de Calle Cantón Xechivoy Fase I, con valor de Q 466,830.00, se adjudicó mediante el acta No. No y una de las empresas ejecutoras participantes en el proceso de cotización fue BRARSAM, cuyo representante legal ocupa el puesto como supervisor de obras de la Municipalidad de Santiago Atitlán. El Decreto del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 80, inciso 3, indica: "No podrán cotizar quienes: sean servidores o trabajadores públicos del Estado o de las entidades a que se refiere el Artículo 1 de la misma ley." Interés particular de las autoridades municipales de contratar las empresas de los empleados municipales para la ejecución de obras. Falta de transparencia en la contratación de empresas ejecutoras. Las autoridades municipales en la adjudicación de proyectos a empresas ejecutoras deben de realizarlo con la mayor transparencia posible respetando lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. En oficio S/N, del 23 de julio del 2007, las autoridades municipales manifiestan lo siguiente: "Consideramos que es responsabilidad del Ingeniero, el haber participado en dichos eventos conociendo de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92; aunque no ganó ninguno de los eventos de cotización." Se confirma el hallazgo, debido a que el comentario de la administración, no satisface el criterio del Auditor actuante. Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Alcalde Municipal de Q4,

6 6 Empresa ejecutora adjudicada intervino en la fase previa a la contratación (Hallazgo de Cumplimiento No.5) La planificación de la obra, Mejoramiento de Calle Cantón Xechivoy Fase 2, con valor de Q 410,000.00, fue realizada por el Ingeniero Crecencio Benjamín Cifuentes, lo cual se demuestra en el presupuesto y los planos los que están firmados por esta persona, quien a la vez labora como director de obras de la empresa Consultoría en Construcción, empresa que participó y ganó la adjudicación de este proyecto. El Decreto del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 80, inciso 4, indica: "No podrán cotizar quienes hayan intervenido directa o indirectamente en las fases previas a la compra o contratación." Interés particular de las autoridades municipales de adjudicar proyectos a empresas que participaron previamente en la planificación de los proyectos. Falta de transparencia en la contratación de empresas ejecutoras Las autoridades municipales deben velar que la contratación de empresas ejecutoras sea con base a lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. En oficio S/N, del 23 de julio del 2007, las autoridades municipales manifiestan lo siguiente: "Sobre la intervención del Ingeniero Cifuentes en la planificación y su participación en el evento de cotización, habiéndola ganado, por lo que consideramos que es responsabilidad del Ingeniero, el haber participado en dicho evento conociendo de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto " Se confirma el hallazgo, debido a que los comentarios de la administración, no lo desvanecen. Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Alcalde Municipal de Q3,

7 7 Pagos sin respaldo de informes de avance físico (Hallazgo de Cumplimiento No.6) Se comprobó que los pagos efectuados a cada una de las obras ejecutadas por contrato durante el período del 2004 al 2006, no se encuentra respaldado por los informes de avance físico emitidos por el supervisor de obras municipales. En la Cláusula Quinta y Séptima de los contratos suscritos por la municipalidad de Santiago Atitlán indica: "Los pagos se harán conforme avance físico y el último pago de conformidad con el informe favorable de la supervisión." El Supervisor de obras no cumple con entregar los informes de avance físico de la obra a las autoridades municipales. Riesgo de que el avance financiero sea mayor al avance físico de la obra. Las autoridades municipales deben exigir al supervisor de obras la entrega oportuna de los informes físicos, los cuales servirán como referencia para el cálculo del pago al contratista. En oficio S/N, del 23 de julio del 2007, las autoridades municipales manifiestan: "Revisando los expedientes que obran en la secretaria Municipal y en la Oficina Municipal de Planificación -OMP- se encontraron algunos documentos a que se hace referencia." El comentario y documentación presentada no se consideran suficientes para desvanecer el hallazgo. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipal de Q2,000.00, para cada uno.