HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO. Falta de registro de las obras en el libro de Inventario. (Hallazgo de Control Interno No.1)

Transcripción

1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Falta de registro de las obras en el libro de Inventario. (Hallazgo de Control Interno No.1) Se determinó que en el libro de Inventario no están registradas las obras terminadas y recepcionadas, siendo las siguientes: 1) Contrato No , Adoquinamiento Contorno Escuela e Instituto Básico Comunidad Agraria Chócala fase I, con fecha 04/10/2004, por un valor de Q 337,961.50; 2) Contrato No , Mejoramiento calle bajada Río de Ixtacapa San Pablo Jocopilas, Suchitepéquez, con fecha 19/09/2005, por un valor de Q 537,892.35; 3) Contrato No , Adoquinamiento calle principal, Aldea Las Piedritas, San Pablo Jocopilas, Suchitepéquez, con fecha 24/03/2006, por un valor de Q 544,600.00, las cuales ascienden a Q 1,420, El Acuerdo de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, norma 2.4, Autorización y Registro de Operaciones, indica: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Negligencia del Tesorero Municipal para registrar las obras terminadas y recepcionadas en el libro de inventario. Esto se refleja en el patrimonio al estar sub-valuado. El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Tesorero Municipal a efecto que registre de inmediato las obras terminadas y recepcionadas en el libro de inventario. Ya se notificó al señor Tesorero Municipal para que le de cumplimiento a las recomendaciones dejadas por su persona, para que todas las obras que se ejecuten por la Municipalidad sean incluidas dentro del Inventario Municipal. Se confirma el hallazgo ya que al momento de escuchar a las autoridades en Acta No , las obras terminadas y recepcionadas no fueron registradas en el período auditado. Sanción económica de conformidad con el Decreto del Congreso de la República, artículo 39, numeral 21 por la cantidad de Q 4, para el Tesorero Municipal.

2 2 Falta de expedientes de las obras en la Oficina Municipal de Planificación -OMP- (Hallazgo de Control Interno No.2) Se estableció que el Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación -OMP- no lleva expedientes de las obras ejecutadas y en proceso de los años 2004, 2005 y 2006, sino solamente el Tesorero Municipal. El Acuerdo de la Contraloría General de Cuentas, norma 1.11 Archivos, indica: Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, crean y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información. Por ser documentos de respaldo y originales, están en poder del Tesorero Municipal. Que no se tengan los expedientes de las obras en la Oficina Municipal de Planificación -OMP-, así es difícil localizar la información. El Alcalde Municipal debe girar instrucciones de inmediato al Coordinador Municipal de Planificación -OMPpara que forme los expedientes de las obras y así llevar un buen control interno de las mismas. Ya se giraron las instrucciones respectivas al Encargado de la Oficina Municipal de Planificación, para que proceda a formar el Archivo de todas las obras y/o proyectos que se hayan ejecutado o que se encuentran en ejecución, correspondientes a los años 2004, 2005 y 2006, los cuales ya se empezaron a ejecutar. Se confirma el hallazgo, ya que según los comentarios de la administración no formaron los expedientes de todas las obras y/o proyectos que se hayan ejecutado o que se encuentren en proceso. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la Republica, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 22, por la cantidad de Q 8, para el Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación -OMP-

3 3 No se elaboró el Plan Operativo Anual -POA- (Hallazgo de Control Interno No.3) Se comprobó que el Tesorero Municipal y el Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación -OMP- no elaboraron el Plan Operativo Anual -POA- en los años 2004, 2005 y El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, norma 4.2 Plan Operativo Anual, indica: La máxima autoridad de cada ente público, debe promover la elaboración técnica y objetiva de los planes operativos anuales. El Plan Operativo Anual constituye la base técnica para una adecuada formulación presupuestaria, por lo tanto, las unidades especializadas de cada entidad, deben elaborar anualmente en forma técnica y objetiva, sus respectivos planes operativos, reflejando los alcances y las metas según su finalidad, a fin de que en su anteproyecto de presupuesto sean contemplados los recursos financieros que harán posible alcanzar las metas propuestas, por lo que deberá existir interrelación entre ambos. Inobservancia de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental. Falta de una adecuada estrategia presupuestaria y administrativa en busca de objetivos y metas. El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Tesorero Municipal y al Ex-Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación -OMP- para que observen lo que estipulan las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, respecto a la elaboración del Plan Operativo Anual -POA- En relación al -POA- 2004, le correspondía elaborarlo a los señores Amilcar Estuardo de León Farfán, extesorero municipal y Abdías Misael Xetey Cox, encargado de la Oficina Municipal de Planificación; ambos extrabajadores municipales, por lo que se solicita deducir responsabilidades a los encargados de la Administración anterior. Con relación a los años 2005, 2006 y 2007, si se hicieron según lo expuesto por el señor Jimmy Haraldo Cárdenas Guzmán, ex-coordinador de la -OMP-, de los cuales se adjunta copia. Se confirma el hallazgo, ya que según comentarios de la administración exponen que los elaboraron pero no los presentaron al Auditor actuante. Sanción económica de conformidad con el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal, Tesorero Municipal y el Ex-Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación -OMP- por la cantidad de Q10, para cada uno.

4 4 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO No se cuenta con Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Se comprobó que la municipalidad no cuenta con auditor interno para evaluar permanentemente el control interno. El Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 88, indica: Las Municipalidades deben de contratar un Auditor Interno, Contador Público y Auditor, Colegiado Activo para velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones ante el Concejo Municipal. Las autoridades municipales han hecho caso omiso a lo que el código municipal reglamenta, respecto a la contratación de un Auditor Interno. Deficiencias y errores en la administración. El Concejo y Alcalde Municipal deben programar en el presupuesto y contratar los servicios de un Auditor Interno lo antes posible, para tener más control de sus erogaciones y de la misma manera cumplir con lo estipulado en el artículo 88 del Código Municipal. A partir del 02 de mayo al 31 de diciembre de 2005, se contó con un Auditor Interno; pero debido a la falta de fondos propios ya no se pudo continuar con el mismo, pero para el próximo año se estará tomando en cuenta dentro del Presupuesto, para cumplir con lo que estipula la Ley, tomando en cuenta que durante el presente año no es posible debido a los pocos ingresos que se perciben en esta Municipalidad. Se confirma el hallazgo ya que los comentarios que presentó la administración con relación a la no contratación de un auditor interno no son valederos. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal por la cantidad de Q20,

5 5 Remisión extemporánea de copias de contrato (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Se comprobó que 2 copias de contrato se remitieron extemporáneamente, siendo las siguientes: 1) Contrato No , Mejoramiento Acceso Comunidad San Pablito, Fase I, Comunidad Agraria Lolemi, con fecha 07 de enero del año 2005 por un valor de Q 332,197.25, con fecha de presentación a la Contraloría General de Cuentas 03 de marzo del año 2005; 2) Contrato No , Mejoramiento 1ª. Calle Comunidad Agraria Madre Mía, San Pablo Jocopilas con fecha 24 de marzo del año 2006 por un valor de Q 206,300.00, con fecha de presentación a la Contraloría General de Cuentas el 14 de junio de 2006, los cuales suman Q 538, El Decreto No del Congreso de la República, de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 75, Fines del Registro de Contratos, indica: Todo contrato, de su resolución, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación, o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización. Negligencia del Secretario Municipal para remitir en el tiempo estipulado, las copias de los contratos administrativos a la Contraloría General de Cuentas. La Contraloría General de Cuentas no lleva un registro exacto y desconoce los contratos administrativos de ejecución de obras. El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Secretario, para que en el plazo de 30 días cumpla con la remisión de los contratos a la Contraloría General de Cuentas. Ya se giraron instrucciones al señor Secretario Municipal para que los mismos sean enviados durante el término legal. Se confirma el hallazgo ya que según comentarios de la administración, las copias de los contratos se remitieron extemporáneamente. Multa, de conformidad con el Decreto del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 82, para el Secretario y Alcalde Municipal, por la cantidad de Q 9,616.02, para cada uno.

6 6 Falta No.3) acta de Liquidación del Contrato y Aprobación de la Liquidación (Hallazgo de Cumplimiento Se comprobó que los contratos, que se detallan a continuación les falta acta de Liquidación del Contrato y Aprobación de la Liquidación: 1) Contrato , Mejoramiento Calle Bajada Río de Ixtacapa, San pablo Jocopilas, con fecha 19 de septiembre del año 2005 por un valor de Q 537,892.35; 2) Contrato No , Adoquinamiento Calle Principal, Aldea Las Piedritas, San Pablo Jocopilas, con fecha 26 de enero del año 2006 por un valor de Q 544,600.00, haciendo un total de Q 1,082, El Decreto del Congreso de la Republica de la Ley de Contrataciones del Estado en el artículo 56, Liquidación, indica: Inmediatamente después que las obras hayan sido recibidas, la Comisión en un plazo de noventa (90) días procederá a efectuar la liquidación del contrato y a establecer el importe de los pagos o cobros que deban hacerse al contratista. Artículo 57, Aprobación de la Liquidación, indica que la Comisión deberá practicar la liquidación, dentro de los noventa (90) días siguientes a la fecha del acta de recepción definitiva de la obra. Acuerdo Gubernativo No del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 31, Pago por Liquidación, indica: El saldo que existiera a favor del contratista en la liquidación, se le pagará dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha en que la autoridad administrativa superior de la entidad o dependencia interesada apruebe la liquidación del contrato. Inobservancia a lo que estipula la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Falta de transparencia en el cumplimiento de la Ley de Contrataciones del Estado. El Concejo y Alcalde Municipal gire sus instrucciones a donde corresponda para que se suscriban las actas de liquidación de los contratos y aprobación de la liquidación y así cumplir con lo que estipula el Decreto de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. El concejo y Alcalde Municipal, ya giraron las instrucciones respectivas a efecto se de cumplimiento a las recomendaciones emitidas para la liquidación de los contratos. Se confirma el hallazgo ya que según comentarios de la administración en Acta , no elaboraron las Actas de Liquidación de los contratos respectivos y la Aprobación de la Liquidación. Multa de conformidad con el Decreto del Congreso de la República de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 82, para el Concejo y Alcalde Municipal por la cantidad de Q 19, para cada uno.

7 7 No se renovó la Fianza de Cumplimiento de Contrato (Hallazgo de Cumplimiento No.4) Se comprobó que la fianza de cumplimiento del contrato No de fecha 02 de noviembre de 2004, que se refiere a Adoquinamiento de San Pablo Jocopilas a la comunidad Agraria Madre Mía fase I, por un valor de Q 716, no se renovó, ya que la empresa constructora si cumplió con el contrato y la obra fue recepcionada el 06 de diciembre del año El período de vigencia de la presente fianza es a partir del 02 de noviembre de 2004 hasta el 01 de marzo de El Decreto de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 65, De Cumplimiento, indica: Para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones estipuladas en el contrato, el contratista deberá prestar fianza, depósito en efectivo o constituir hipoteca en los porcentajes y condiciones que señale el reglamento. Para el caso de obras, además esta garantía cubrirá las fallas o desperfectos que aparecieren durante la ejecución del contrato, antes que se constituya la garantía de conservación. Inobservancia del Tesorero Municipal de la no renovación de la Fianza de Cumplimiento por parte del Contratista. Se corre el riesgo que la obra sufra una falla o desperfecto que aparecieren durante la ejecución del contrato y así la municipalidad tenga una pérdida al no renovar la fianza de cumplimiento por parte del contratista. El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Tesorero Municipal para que de todas las obras en proceso y terminadas controle la vigencia de las fianzas de cumplimiento. Ya se giraron las instrucciones respectivas al señor Tesorero Municipal a efecto que lleve el control sobre las fianzas indicadas. Se confirma el hallazgo, ya que según comentarios de la administración la fianza de cumplimiento no se renovó. Multa, de conformidad con el Decreto del Congreso de la República, artículo 82, para el Alcalde y Tesorero Municipal por la cantidad de Q 12, para cada uno.

8 8 Falta de Bitácora (Hallazgo de Cumplimiento No.5) Al efectuar la revisión del expediente que ampara la ejecución de las obras, Adoquinado Contorno Escuela Comunidad Agraria Chocolá, Fase I, Adoquinado Contorno Escuela Comunidad Agraria Chocolá, Fase II y Circulación Instituto de Educación Básica; se comprobó que no se llevó la respectiva bitácora autorizada por la Contraloría General de Cuentas. El Decreto del Congreso de la República de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 39, Formulario de Cotización, indica: Los formularios de cotización, deberán entregarse sin costo alguno a los interesados en presentar ofertas. Incumplimiento de la Municipalidad de San Pablo Jocopilas, al no velar para que se autorice y se lleve la respectiva bitácora de la obra. Esto ha provocado que no se cuente con un historial de la obra, que indique como se ejecutó y el porqué se dejó abandonada por parte de la empresa constructora. La Municipalidad de San Pablo Jocopilas, deberá de velar por que se lleven las respectivas bitácoras autorizadas por la Contraloría General de cuentas, con el objeto de tener un historial de la obra y para cumplir con lo normado en el Reglamento de la Ley de la Contraloría General de Cuentas. Los libros de Bitácora se empezaron a requerir en esta Municipalidad a partir del mes de junio de 2,006, en virtud que hasta esa fecha se empezó a exigir en los proyectos y se dieron los lineamientos o requisitos para solicitar la autorización de la Bitácora. Asimismo existe circular en donde se indican los requisitos para la autorización y habilitación de Bitácoras a partir del 20 de febrero de 2,007. Se confirma el hallazgo, debido a que no se pudieron comprobar las bitácoras respectivas. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloria General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para Alcalde y encargado de la Oficina de Planificación Municipal, por la cantidad de Q10, para cada uno.