HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

Transcripción

1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Falta de manuales financieros (Hallazgo de Control Interno No.1) Se estableció que la municipalidad no cuenta con manuales financieros y manual de reclutamiento y selección de personal que permitan normar las funciones y operaciones del personal de la tesorería y reclutamiento de personal. Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental Acuero Interno No de la Contraloría General de Cuentas, en el grupo 1. Normas de Aplicación General, inciso 1.4 Funcionamiento de los Sistemas, manifiesta: Que es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad, emitir los reglamentos o normas especificas que regirán el funcionamiento de los sistemas operativos, de administración y finanzas. Negligencia de parte de las autoridades municipales. Carecer de un control adecuado sobre las actividades administrativas financieras de las diferentes unidades que tengan relación con la tesorería. El Alcalde Municipal debe prestar mas importancia para requerir los manuales financieros y de esta manera tener mejores controles en las diferentes unidades integradas a la tesorería. El mencionado reglamento esta en la fase de terminación y después se aprobará por el Concejo Municipal. Se confirma el hallazgo, ya que el comentario administrativo no lo desvanece. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Organiza de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 3, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q6,

2 2 Deficiencias en el registro de las características de los bienes en tarjetas de responsabilidad (Hallazgo de Control Interno No.2) Se estableció que en las tarjetas de responsabilidad el mobiliario y equipo no se encuentran identificados con las características que les corresponde a cada uno de ellos. La circular No Tarjetas de responsabilidad, manifiesta: que los rubros de las cuentas se antepondrán al detalle de cada grupo de bienes, consignando todos los datos de los artículos u objetos respectivos; por consiguiente, cuando se trate de maquinaria, vehículos, maquinas de escribir o de calcular y toda clase de aparatos, deberán identificarse sus características, tales como: marca, modelos, números de registro etc., para su fácil identificación. Falta de control interno en verificar si se efectúa correctamente los activos fijos en las tarjetas de responsabilidad. Se corre el riesgo de perdida de los bienes y que estos no se puedan detectar oportunamente. El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al responsable a fin de que las tarjetas de responsabilidad contengan todas las características de los bienes para tener un mejor control de los mismos. Efectivamente faltan los que actualmente en este año se ha adquirido recientemente esta se efectuara inmediatamente. Se confirma el hallazgo, ya que el comentario administrativo no lo desvanece. Sanción Económica de conformidad con el Decreto No , Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, articulo 39, numeral 21, para el Alcalde y Tesorero Municipal por la cantidad de Q5,000.00, para cada uno.

3 3 Falta de control y registro en almacén (Hallazgo de Control Interno No.3) Se comprobó que en el área de almacén existen las siguientes deficiencias de control interno: No se operan los ingresos y egresos en donde no se lleva libro auxiliar para control de facturas y no se tiene una bodega adecuada para el resguardo, custodia y clasificación de los productos. Las normas de Control Interno Gubernamental circular No , en el grupo 1. Normas de Aplicación General, inciso 1.2 estructura del control interno, manifiesta Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implementar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente optimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales Falta de cumplimiento de los procedimientos de control interno establecidos por parte del Alcalde y Tesorero Municipal. Al no tener un adecuado control de los ingresos y egresos en el área de almacén, y no contar con una bodega se corre el riesgo de una mala utilización de los bienes. El Alcalde Municipal debe girar instrucciones a quien corresponda para que se lleven los registros correspondientes de ingresos y egresos de almacén. Además ubicar un área adecuada para el resguardo de los bienes. Área de almacén, Incisos, 1, 2, 3 y 4 con relación a esto, es que todo material que se usan en las obras, todo lo maneja el contratista puesto que los contratos van incluidos mano de obra y materiales y es por esto que no ingresan a bodega, otro de los inconvenientes que hasta la fecha no existe almacén o bodega formal alguna lo que existe es solamente una galera con cosas usadas, como usted le consta que fuimos a ver físicamente. Se confirma el hallazgo en virtud que los comentarios administrativos no desvanecen el mismo. Sanción Económica conformidad con lo que establece el Decreto No , Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, en su artículo 39, numeral 21, para el Alcalde y Tesorero Municipal por la cantidad de Q5, para cada uno.

4 4 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Incumplimiento de requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado en la contratacion de obras. (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Al revisar la documentación de soporte de los expedientes de las siguientes: Obras: año 2006: 1. Reconstrucción de Empedrado Hacia Chuva, Colomba Costa Cuca, Contrato No , por un valor sin IVA de Q357,142.86; 2. Muro de Contención, Colomba Costa Cuca, Contrato , por un valor sin IVA de: Q89,285.71; 3. Balastado Circulación Colomba Costa Cuca, Contrato No , con un valor sin IVA de Q190,410.71; 4. Mejoramiento Camino Comunidad Agraria Palmira Chuva, Colomba Costa Cuca. Contrato NO , por un valor sin IVA de Q223,884.38; 5. Introducción de Agua Potable Sector Cementerio y Escuela, Comunidad Agraria Pensamiento Chuva, Colomba Costa Cuca, Contrato No ; por un valor sin IVA de Q147,321.43; 6. Construcción Drenaje Sanitario Comunidad Agraria Palmira, Chuva, Colomba Costa Cuca, contrato No , por un valor sin IVA de Q252,470.65; 7. Ampliación Calle Comunidad Agraria Pensamiento Chuva, Colomba Costa Cuca, contrato No , por un valor sin IVA de Q223,746.43; 8. Construcción Puente tipo Bóveda, Calle Principal el Retiro Mercedes, Colomba Costa Cuca, Contrato No , por un valor sin IVA de Q48,214.29; 9. Mejoramiento Camino Caserío Nueva Santa Rosa, Colomba Costa Cuca, Contrato No , por un valor sin IVA de Q267,886.61; 10. Readecuación del Salón Municipal por Albergue de Emergencia, Colomba Costa Cuca, Contrato No , por un valor sin IVA de Q535,714.29; 11. Circulación Escuela Angelina Idígoras Fuentes, Colomba Costa Cuca, Contrato No , por un valor sin IVA de Q130, Obras año 2005: 1. Mejoramiento Camino Comunidad Agraria Santo Domingo, Colomba Costa Cuca, contrato No , por un valor sin IVA de Q409,375.00; 2. Construcción Escuela, Caserío San Carlos Miramar, Colomba Costa Cuca, contrato No , por un valor sin IVA de Q252,202.68; 3. Construcción Escuela, Caserío Retiro Colomba Costa Cuca, contrato No , por un valor sin IVA de Q290,615.18; 4. Construcción Drenaje Sanitario II Fase, Comunidad Agraria Mercedes, Colomba Costa Cuca, contrato No , por un valor sin IVA de Q619,795.89; 5. Construcción Escuela Barrio el Carmen, Colomba Costa Cuca, Contrato No , por un valor sin IVA de Q267, Obras año 2004: Biblioteca Municipal, Colomba Costa Cuca, contrato No , por un valor sin IVA de Q175, No se cumplió con todos los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado Decreto No.57-92, de la siguientes manera: Juntas de Licitación y Cotización, Declaración Jurada, Inspección y Recepción Final, Fianza Sostenimiento de Oferta, Fianza de Conservación de Obra, Fianza de Saldos Deudores y Precalificación Especifica. El Decreto No del Congreso de la República Ley de Contrataciones del Estado manifiesta cuales son los requisitos que deben cumplir las entidades para ejecutar los proyectos habiéndose incumplido los artículos 10. Recepción y Apertura de Plicas, 26. Declaración Jurada, 55. Inspección y Recepción Final, 64, Sostenimiento de Oferta, 67. De Conservación de Obra o de Calidad o de Funcionamiento 68. De Saldos Deudores y 71. Registros de Precalificados de Obras. Falta de revisión y control de los requisitos que deben cumplir las contrataciones de obras La falta de cumplimiento de las normas legales incide en que la Municipalidad no tenga una garantía de efectuar la contratación más idónea.

5 5 El Alcalde Municipal debe girar ordenes a donde corresponde, para que no se le den tramite a los expediente mientras los mismos no se encuentren completos con todos los requisitos que estable el Decreto Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Acuerdo Gubernativo , Además el Tesorero Municipal no debe efectuar pagos a la empresa responsable de la ejecución del proyecto si no cumplen con los requisitos establecidos. Alcalde Y Tesorero Municipal manifestaron lo siguiente: Obras 2006: 1. Reconstrucción de Empedrado hacia Chuva, Colomba Costa Cuca; 2. Muro de Contención, Colomba Costa Cuca; 3. Balastado Circunvalación, Colomba Costa Cuca; 4. Mejoramiento Camino Comunidad Agraria Palmira; 5. Introducción de Agua Potable, Sector Cementerio Comunidad Agraria, Pensamiento Chuva, Colomba; 6. Construcción Drenaje Sanitario Comunidad Agraria Palmira, Chuva Colomba; 7. Ampliación Calle Comunidad Agraria Pensamiento, Chuva, Colomba; 8. Construcción Puente Tipo Bóveda, Calle Principal el Retiro Mercedes, Colomba; 9. Mejoramiento Camino Nueva Santa Rosa, Colomba; 10. Readecuación del Salón Municipal, por Albergue de emergencia, Colomba, Contrato; 11. Circulación Angelina Idígoras Fuentes, Colomba, Obras 2005: 1. Mejoramiento Camino Comunidad Agraria Santo Domingo; 2. Construcción Escuela Caserío San Carlos Miramar, Colomba; 3. Construcción Escuela Caserío el Retiro Colomba; 4. Construcción Drenaje Sanitario Comunidad Agraria Mercedes Fase II, Colomba; 5. Construcción de Escuela Barrio el Carmen Colomba. Obras 2004: 1.Construcción Biblioteca Municipal, Colomba Costa Cuca. De los diferentes proyectos se adjuntaron algunos documentos y otros se solicitaran a donde corresponde, ver anexo. Se confirma el hallazgo, ya que en el comentario administrativo no se presentaron todos los documentos requeridos. Multa a de conformidad con el Decreto No.57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, articulo 83 y 56 de su Reglamento, para el Alcalde y Tesorero Municipal por un valor de Q38,022.49, para cada uno.

6 6 Incumplimiento a cláusula de diferentes contratos de obras. (Hallazgo de Cumplimiento No.2) De la comparación de los resultados de campo contra los renglones de trabajo contratados se detectó lo siguiente: 1) En el Proyecto Mejoramiento Camino (Empedrado sin fraguado), Comunidad Agraria Palmira, Chuva, Colomba Costa Cuca, Quetzaltenango, por un valor de Q250,750.50; se contrataron 450 metros cúbicos de piedra y se utilizaron 270 metros cúbicos, por lo que no se utilizaron 180 metros cúbicos, que ascienden a la cantidad de Q22,500.00; en el contrato aparece imprevistos, pero debido a que imprevistos no es un renglón de trabajo ejecutable, se debe de reintegrar la cantidad de Q18,500.00; 2) En el proyecto Mejoramiento Camino (Pavimento Rígido), Caserío Nueva Santa Rosa, Chuva, Colomba Costa Cuca, Quetzaltenango, por un valor de Q300,033.00; se contrataron 178 metros cúbicos de arena y se utilizaron 94 metros cúbicos, por lo que no se utilizaron 84 metros cúbicos, que ascienden a la cantidad de Q7,560.00; en el contrato aparecen imprevistos por Q4,200.00, pero debido a que imprevistos no es un renglón de trabajo ejecutable, se debe de reintegrar la cantidad de Q18, ) Contrato No , suscrito entre la CONSTRUCTORA LA ECONÓMICA y la Municipalidad establece en la Cláusula Segunda: En donde se describen los materiales a utilizar y los renglones de trabajo a ejecutar por el valor de Q250,750.50, para el Mejoramiento Camino (Empedrado sin Fraguado) Comunidad Palmira, Chuvá, Colomba Costa Cuca, Quetzaltenango, 2) Contrato No , por la CONSTRUCTORA GALINDO, por el valor de: Q300,033.00, para el Mejoramiento Camino (Pavimento Rígido), Caserío Nueva Santa Rosa, Chuvá, Colomba Costa Cuca, Quetzaltenango, Cláusula Segunda: En donde se describen los materiales a utilizar y los renglones de trabajo a ejecutar. Las personas nombradas para realizar la supervisión de los proyectos, no verifican la cuantificación de los materiales a utilizar, que aparecen en los contratos. Al autorizar los desembolsos sin que se utilicen los materiales contratados y al pagar renglones de trabajo no cuantificables, provoca menoscabo en los intereses del Estado. El Alcalde Municipal debe girar instrucciones a la Unidad Técnica, para que verifique el cumplimiento de la ejecución de los renglones contratados y el Tesorero no debe pagar renglones de trabajo no ejecutados. La administración presentó el oficio sin número de fecha 16 de agosto de 2007, en donde adjunta como prueba de descargo 2 oficios, uno de la Constructora La Económica de fecha 15 de agosto de 2007 y el otro de la Constructora Galindo de fecha 15 de agosto de 2007, en donde las constructora indican que se efectuaron trabajos adicionales, en compensación de los materiales no utilizados y del renglón de trabajo imprevistos. Las pruebas de descargo presentadas no desvanecen los cargos imputados, debido a que los trabajos adicionales indicados no son cuantificables y además no se cumplió con lo que establece el artículo 52 de la Ley de Contrataciones del Estado y el artículo 28 del Reglamento, por lo que se confirma el hallazgo. Formulación de cargos de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República. Ley de la Contraloría General de Cuentas, artículo 4. Literal f, y Acuerdo Gubernativo No Reglamento de la

7 7 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 53, para el Alcalde y Tesorero Municipal por un valor de Q66,