CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

Transcripción

1 CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFASIS EN LA EJECUCION PRESUPUETARIA MUNICIPAL SAN AGUSTIN ACASAGUASTLAN, EL PROGRESO PERIODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2008 GUATEMALA, MAYO 2009

2 Guatemala, 29 de Mayo de 2009 Señor(a) DANIEL ORTEGA MORALES Alcalde(sa) Municipal de San Agustin Acasaguastlan, El Progreso SU DESPACHO Señor Alcalde(sa): Hemos efectuado la Auditoría Gubernamental que incluye la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento, de gestión y de presupuesto correspondiente al período del al de la Municipalidad de San Agustin Acasaguastlan, Departamento de El Progreso. El examen se basó en la revisión de las operaciones financieras, de cumplimiento, de gestión y de presupuesto, ocurridas durante el ejercicio fiscal 2008 y como resultado del trabajo hemos detectado los siguientes aspectos importantes: HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO: FALTA DE NORMATIVA PARA EL CONTROL, USO Y DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES (Hallazgo de Control Interno No.1) FALTA DE CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES DE OBRAS POR ADMINISTRACIÓN (Hallazgo de Control Interno No.2) HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO: MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS INTERNAS SIN RESPALDO DOCUMENTAL DE APROBACIÓN (Hallazgo de Cumplimiento No.1) ENDEUDAMIENTO MUNICIPAL DESTINADO A GASTOS DE FUNCIONAMIENTO (Hallazgo de Cumplimiento No.2) INCUMPLIMIENTO EN EL ENVÍO DEL RESUMEN DE INVENTARIO ANUAL A LA DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO Y CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS (Hallazgo de Cumplimiento No.3) Los atributos de estos hallazgos se encuentran en el presente informe de auditoría. Atentamente, Ponente:

3 OBJETIVOS DE AUDITORÍA 1 GENERALES: Practicar Auditoría Gubernamental, que incluya la evaluación de aspectos financieros de cumplimiento y de gestión, con énfasis en el Presupuesto 2008, a efecto de determinar que la información contable registrada esté correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legales aplicables, observando el Decreto No del Congreso de la República LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS y las Normas Generales de Control Interno y Normas de Auditoria Gubernamental, contenidas en los Acuerdos Internos No , A , A emitidos por el Contralor General de Cuentas, Decreto No Ley Orgánica del Presupuesto y Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos para el Ejercicio Fiscal Alcanzar un nivel operativo sistemático y funcional que conlleve al fortalecimiento del control interno en los procesos administrativos y financieros, para el aprovechamiento racional de los recursos, a efecto de obtener resultados e información confiable, oportuna y transparente. ESPECÍFICOS: Practicar exámenes a las operaciones contables, presupuestarias y financieras del ejercicio fiscal Fortalecer la aplicación de la normativa legal aplicable y los procedimientos administrativos y técnicos, que permitan mejorar la calidad del control interno en el proceso de ejecución de las transacciones municipales y la administración de los recursos disponibles. Elevar el nivel de eficiencia de la Unidades de Administración Financiera Integrada Municipal y/o de las Tesorerías Municipales, a efecto de que éstas presten un mejor servicio en apoyo a la ejecución de los diferentes programas municipales. Apoyar la implantación de un sistema de información administrativa y financiera, confiable y oportuna, que provea los insumos básicos para la toma de decisiones a las autoridades municipales y la rendición de cuentas.

4 2 ALCANCE DE AUDITORÍA Practicar Auditoría Gubernamental que incluya la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión, con énfasis en la ejecución presupuestaria del ejercicio fiscal 2008, a efecto de determinar que la información contable registrada esté correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legales aplicables.

5 3 HALLAZGO No. 1 HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO FALTA DE NORMATIVA PARA EL CONTROL, USO Y DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES Condición Se determinó que la Tesorería Municipal, no lleva el registro y control en la distribución de combustibles y lubricantes, de los vehículos propiedad de la municipalidad. Criterio Acuerdo Número 09-03, del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental. Asimismo Numeral 1.2 Estructura del Control Interno Gubernamental indica: Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implementar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Asimismo el Numeral 2.6 La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la informacion adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis y evaluación. de igual forma el Numeral 4.17 determina que la máxima autoridad de cada ente público, con base en la programación física y financiera, dictará las políticas administrativas para lograr la calidad del gasto, con criterios de probidad, eficacia, transparencia, economía y equidad. Causa Incumplimiento de la normativa indicada en el criterio del presente hallazgo. Efecto No permite tener información oportuna, precisa y puntual, que determine cuánto se gasta en combustible en los vehículos propiedad de la municipalidad, con qué finalidad, y cargo de que personas están asignadas las unidades. Recomendación Que el Tesorero Municipal implemente un sistema de control interno para la persona delegada en llevar el control del consumo de combustible de cada uno de los vehículos municipales. Comentario de los Responsables Está en proceso de implementación y autorización para el manual como el de control de combustible y lubricantes. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo porque los comentarios vertidos por la administración no desvanecen el contenido del mismo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 Numeral 20, para él, Alcalde Municipal y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q.10, para cada uno.

6 4 HALLAZGO No. 2 FALTA DE CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES DE OBRAS POR ADMINISTRACIÓN Condición Al efectuar la revisión de expedientes de las obras realizadas por administración, se verificó que los expedientes por administración solo tienen los perfiles de las obras faltándoles las fotocopias de los cheques del pago de planillas y facturas de las compras de materiales, las cuales son: 1) código SNIP Mejoramiento calle pavimentación calles en mal estado. barrio el aripinal aldea tulumaje, San Agustín Acasaguastlán por un valor de Q.170, y 2) código SNIP Mejoramiento calle pavimentación calles en mal estado caserío puente Orellana, aldea el rancho San Agustín Acasaguastlán Criterio Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, normas de control interno gubernamental específicamente la 2.6 La documentacion de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, fianlidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. En el Manual de Administración Integrada Financiera Municipal -MAFIM- en el Módulo de Compras, específicamente en el numeral Compras para Obras por Administración, estipula que: La compra de materiales, suministros y servicios que sean necesarios para la realización de obras por administración, se sujetarán a la Ley de Contrataciones del Estado, su reglamento y al presente manual. Causa Incumplimiento de la normativa indicada en el criterio del presente hallazgo. Efecto Riesgos en sobre costos de la compra de materiales suministros y servicios, en sobre valuación de obras, desperdicios de materiales, no teniendo la cuantificación de materiales, precios unitarios y costo total de las obras ejecutadas. Recomendación Que a la brevedad se lleve el control de las obras realizadas por administración, debiendo adjuntar los documentos de respaldo consistentes en la planificación, comprobación, dimensiones, cuantificación de materiales, precios unitarios y costo de las obras ejecutadas. Comentario de los Responsables Se procederá a hacer una evaluación en el manejo de los expedientes que en la oficina municipal de planificación a efecto de evitar este tipo de incidentes. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, porque los comentarios de la administración no desvanecen el mismo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, articulo 39 numeral 20, para el Alcalde, Tesorero municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q.10, para cada uno.

7 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO 5 HALLAZGO No. 1 MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS INTERNAS SIN RESPALDO DOCUMENTAL DE APROBACIÓN Condición No se tuvo a la vista la ampliación presupuestaria de ingresos, por ciento cincuenta y ocho mil quetzales exactos (Q.158,000.00), derivado de un préstamo que recibieron y que ya cancelaron. Criterio El Decreto No Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 133. Aprobación de modificaciones y transferencias presupuestarias. La aprobación del presupuesto, las modificaciones al aprobado y la transferencia de partidas del mismo, requieren del voto favorable de las dos terceras (2/3) partes de los miembros que integran el Concejo Municipal, que deberá observar las normas nacionales y municipales relativas a la ejecución presupuestaria. De estas aprobaciones se enviará copia certificada a la Contraloría General de Cuentas, para los efectos de control y fiscalización. Causa Lo indicado en el párrafo primero, obedece a la mala práctica de ejecución presupuestaria, lo cual implica que no exista correspondencia del gasto y el renglón afectado por lo que no se lleva un registro adecuado del control de presupuesto. Efecto Como consecuencia de esta deficiencia existe mala presentación de la ejecución del presupuesto de egresos, debido a que el renglón aplicado por su naturaleza no corresponde al bien adquirido o servicio prestado, no habiendo un adecuado registro del control del presupuesto. Recomendación El alcalde, debe girar instrucciones a el Tesorero para que cumpla con la ley vigente del presupuesto. Comentario de los Responsables Fueron realizados cuando fungía como tesorero el Señor Otto Godínez Oqueli; ya que el señor Orellana Noriega tomo el cargo de tesorero el 5 de junio de Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, porque los comentarios de la administración no desvanecen el mismo. Acción Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad Decreto No , Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 13, para el Alcalde Municipal y Ex-Tesorero Municipal, por la cantidad de Q.20, para cada uno.

8 6 HALLAZGO No. 2 ENDEUDAMIENTO MUNICIPAL DESTINADO A GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Condición Se adquirió un préstamo con BANRURAL por Tres Millones de Quetzales (Q. 3,000,000.00) para pago de sueldos correspondientes del 09 de septiembre 2007 al 31 de enero de 2008, Aguinaldo del 01 de enero al 31 de diciembre, Indemnizaciones del 15 de enero al 31 de diciembre 2007 y enero 2008 bono 14 del uno de julio 2006 al 30 de junio 2007, bono incentivo de octubre 2005 a enero 2007, Vacaciones año 2006 y 2007 a empleados municipales, el cual están amortizando con fondos provenientes del Situado Constitucional que corresponde a inversión. Criterio Decreto numero el congreso de la República de Guatemala Código Municipal artículo 110. Objeto. Las municipalidades, para el logro de sus fines, podrán contratar préstamos cumpliendo con los requisitos legales establecidos para el efecto. Deberán observar cuidadosamente el principio de capacidad de pago para no afectar las finanzas municipales y asegurar que el endeudamiento en que incurren no afecte ni comprometa las finanzas públicas nacionales. Asimismo el Decreto número del Congreso de la República Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 61. Ámbito legal. El crédito público se rige por las disposiciones de esta Ley, por las normas reglamentarias que dicte el Ministerio de Finanzas Públicas y por las demás disposiciones legales que autoricen operaciones específicas. Los recursos provenientes del crédito público se destinarán a financiar: a. Inversiones productivas. No se podrán realizar operaciones de crédito público para financiar gastos corrientes u operativos. Causa Descontrol en el manejo del presupuesto municipal. Efecto Se pierde la oportunidad de brindarle mejor servicio a la población. Recomendación Al Concejo Municipal para que no vuelva a solicitar y obtener préstamos para funcionamiento que afecten la calidad del gasto y va en contra a lo estipulado en la Ley del Presupuesto. Comentario de los Responsables Fueron realizados cuando fungía como tesorero el Señor Otto Godínez Oqueli; ya que el señor Orellana Noriega tomo el cargo de tesorero el 5 de junio de Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, porque los comentarios de la administración no desvanecen el mismo. Acción Legales y Administrativas Sanción Económica de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Alcalde y 7 miembros del Consejo Municipal por un valor de Q 80, para cada uno

9 7 HALLAZGO No. 3 INCUMPLIMIENTO EN EL ENVÍO DEL RESUMEN DE INVENTARIO ANUAL A LA DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO Y CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Condición La Municipalidad, no cumplió con enviar a la Contraloría General de Cuentas, dentro de los primeros quince días calendario del mes de enero de 2009, copia autorizada del inventario al , debiéndose tomar en cuenta las adquisiciones y bajas registradas durante el ejercicio, para su correcta actualización de los bienes del municipio, como lo establece el Código Municipal. Criterio La circular No. 3-57, indica: que cada jefe de oficina bajo su responsabilidad deberá disponer la verificación física del inventario respectivo, a efecto de que esté terminado el día 31 de diciembre de cada año, debiéndose tomar en cuenta las adquisiciones y bajas registradas durante el ejercicio, para su correcta actualización. Acuerdo Gubernativo número , Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública, en los Artículos número 4 y siete establece el procedimiento para la baja por deterioro o pérdida de bienes y presentación correcta del monto del inventario. Asimismo El Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 53, literal r), establece la obligación de presentar dentro de los primeros quince días calendario del mes de enero de cada año, copia autorizada del inventario de los bienes del municipio, a la Contraloría General de Cuentas. Causa Falta de observancia a las leyes y normas aplicables. Efecto La Contraloría General de Cuentas, no cuenta con información oportuna y actualizada respecto a los bienes de la municipalidad, objeto de evaluación. Recomendación El Alcalde debe girar instructivo por escrito al Tesorero Municipal, a efecto de generar información oportuna para cumplir con el plazo establecido para presentar copia autorizada del inventario de los bienes del municipio ante la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los Responsables Segun Acta No , manifiestan: la diferencia se debe a que se dieron de baja bienes según autorización del consejo, y a que el sistema toma las construcciones en proceso como el total cuando aún se encuentra en proceso de finalización. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, porque la administración, no presentó pruebas de desvanecimiento. Acción Legales y Administrativas Sanción económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Alcalde Municipal y Tesorero, por la cantidad de Q.8, para cada uno.

10 8 Contraloría General de Cuentas PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERIODO DE AUDITORIA 1 DANIEL ORTEGA MORALES ALCALDE 2 ELMER GIOVANI JUMIQUE SINDICO I 3 ELIAS GARCIA SANCHEZ SINDICO II 4 ABELARDO LOPEZ RAMIREZ CONCEJAL I 5 MAXIMILIANO RALDA JIMENEZ CONCEJAL II 6 EDGAR ROLANDO JUAREZ ORTIZ CONCEJAL III 7 VICTOR ALFONSO VASQUEZ SANCHEZ CONCEJAL IV 8 EDGAR ROLANDO VARGAS VASQUEZ CONCEJAL V 9 JORGE ANTONIO ORELLANA NORIEGA TESORERO 04/06/ CARLOS ALBERTO SAGASTUME AUDITOR 01/09/ /12/ MARVIN JOSE MEJIA MENDEZ COORDINADOR O.M.P. 12 OTTO RENE GODINEZ OQUELI EX TESORERO 13 CARLOS ENRIQUE RIVAS SIS SECRETARIO

11 9 ANEXOS

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