CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

Transcripción

1 CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFASIS EN LA EJECUCION PRESUPUETARIA MUNICIPAL JALPATAGUA, JUTIAPA PERIODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2008 GUATEMALA, MAYO 2009

2 Guatemala, 29 de Mayo de 2009 Señor(a) EDWIN ENRIQUE RUEDA MEDRANO Alcalde(sa) Municipal de Jalpatagua, Jutiapa SU DESPACHO Señor Alcalde(sa): Hemos efectuado la Auditoría Gubernamental que incluye la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento, de gestión y de presupuesto correspondiente al período del al de la Municipalidad de Jalpatagua, Departamento de Jutiapa. El examen se basó en la revisión de las operaciones financieras, de cumplimiento, de gestión y de presupuesto, ocurridas durante el ejercicio fiscal 2008 y como resultado del trabajo hemos detectado los siguientes aspectos importantes: HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO: LA DOCUMENTACIÓN DE LAS OPERACIONES ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y FINANCIERAS SE ENCUENTRAN EN FORMA DESORDENADA E INCOMPLETA (Hallazgo de Control Interno No.1) FALTA DE ALMACÉN O BODEGA PARA EL CONTROL DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS (Hallazgo de Control Interno No.2) FALTA DE NORMATIVA PARA EL CONTROL, USO Y DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES (Hallazgo de Control Interno No.3) HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO: FORMULARIOS DE VIÁTICOS NO AUTORIZADOS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS (Hallazgo de Cumplimiento No.1) INCUMPLIMIENTO EN EL ENVÍO DEL RESUMEN DE INVENTARIO ANUAL A LA DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO Y CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS (Hallazgo de Cumplimiento No.2) INCUMPLIMIENTO EN EL ENVÍO DE MODIFICACIONES Y TRANSFERENCIAS PRESUPUESTARIAS A LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS (Hallazgo de Cumplimiento No.3) FALTA DE REGISTRO MENSUAL DE PROYECTOS DE INVERSION EN EL SISTEMA NACIONAL DE INVERSION PUBLICA -SNIP- (Hallazgo de Cumplimiento No.4)

3 Los atributos de estos hallazgos se encuentran en el presente informe de auditoría. Atentamente, Ponente:

4 OBJETIVOS DE AUDITORÍA 1 GENERALES: Practicar Auditoría Gubernamental, que incluya la evaluación de aspectos financieros de cumplimiento y de gestión, con énfasis en el Presupuesto 2008, a efecto de determinar que la información contable registrada esté correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legales aplicables, observando el Decreto No del Congreso de la República LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS y las Normas Generales de Control Interno y Normas de Auditoria Gubernamental, contenidas en los Acuerdos Internos No , A , A emitidos por el Contralor General de Cuentas, Decreto No Ley Orgánica del Presupuesto y Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos para el Ejercicio Fiscal Alcanzar un nivel operativo sistemático y funcional que conlleve al fortalecimiento del control interno en los procesos administrativos y financieros, para el aprovechamiento racional de los recursos, a efecto de obtener resultados e información confiable, oportuna y transparente. ESPECÍFICOS: Practicar exámenes a las operaciones contables, presupuestarias y financieras del ejercicio fiscal Fortalecer la aplicación de la normativa legal aplicable y los procedimientos administrativos y técnicos, que permitan mejorar la calidad del control interno en el proceso de ejecución de las transacciones municipales y la administración de los recursos disponibles. Elevar el nivel de eficiencia de la Unidades de Administración Financiera Integrada Municipal y/o de las Tesorerías Municipales, a efecto de que éstas presten un mejor servicio en apoyo a la ejecución de los diferentes programas municipales. Apoyar la implantación de un sistema de información administrativa y financiera, confiable y oportuna, que provea los insumos básicos para la toma de decisiones a las autoridades municipales y la rendición de cuentas.

5 2 ALCANCE DE AUDITORÍA Practicar Auditoría Gubernamental que incluya la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión, con énfasis en la ejecución presupuestaria del ejercicio fiscal 2008, a efecto de determinar que la información contable registrada esté correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legales aplicables.

6 3 HALLAZGO No. 1 HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO LA DOCUMENTACIÓN DE LAS OPERACIONES ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y FINANCIERAS SE ENCUENTRAN EN FORMA DESORDENADA E INCOMPLETA Condición Al revisar documentación de soporte de las operaciones del periodo fiscal 2008 de la Municipalidad, se verifico que la misma se encuentra desordenada e incompleta, falta copia de Voucher de cheque con que fue pagada, en el caso de materiales falta copia de orden de compra, el ingreso y egreso de almacén, en el caso de servicios de personal no tienen adjunto el informe de actividades respectivo. Criterio Las normas de control interno gubernamental en su norma numero 2 Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General en su numeral 6 establece: Documentos de Respaldo. Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. Causa Negligencia por parte de las autoridades municipales al no supervisar el trabajo de ordenamiento y archivo de la documentación de las operaciones de la misma. Efecto Falta de confiabilidad en la ejecución de los gastos municipales. Recomendación Que el Alcalde Municipal gire sus instrucciones al Tesorero Municipal para que se realice el trabajo de completar y ordenar la documentación administrativa financiera de la Municipalidad. Comentario de los Responsables La administración manifestó a través de nota de fecha 24 de abril que en el año 2008, la Tesorería Municipal fue dividida en las secciones de tesorería y área de contabilidad y presupuesto; lo que genero un desorden en por la falta de experiencia en esas áreas de las personas encargadas; pero dicho descontrol se ha estado tratando de solucionar de la mejor y más rápida manera. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que los comentarios de la administración no son convincentes. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica, de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 22, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q 10,000.00, para cada uno.

7 4 HALLAZGO No. 2 FALTA DE ALMACÉN O BODEGA PARA EL CONTROL DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS Condición Al solicitar información del área de Almacén se pudo determinar que, no existe un sistema implementado de almacén, así también no existe espacio físico para la custodia de los bienes, materiales y suministros que son utilizados por la Municipalidad. Criterio El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal Primera Versión en el numeral 1 Procedimientos para el Control de Almacén de Bienes y Suministros, incisos 1.1 Almacén de Suministros y 1.2 Disposiciones Generales establece: Definición; Es el espacio físico en el cual se almacenan y se encuentran bajo custodia, materiales, útiles de escritorio, equipo, vehículos, maquinaria, mobiliario y otros bienes de consumo, que por su naturaleza, tienen que ser objeto de control y resguardo por medio del Almacén Municipal. Las diferentes dependencias municipales, para solicitar bienes, materiales o suministros al almacén, deberán hacerlo por medio del formulario Solicitud/entrega de Bienes. Los interesados obtendrán del Guardalmacén el formulario Solicitud/entrega de Bienes, quien lo entregará por medio de conocimiento, en el entendido de que si dicho formulario no es utilizado, será devuelto al Guardalmacén para su archivo. Al llenar el formulario Solicitud/entrega de Bienes, en éste solo debe incluirse artículos que se encuentren en existencia en el almacén municipal. Por los bienes, materiales o suministros que no haya existencia en el almacén, se llenará, por parte del interesado, una Solicitud/entrega de Bienes y su trámite se ajustará a los procedimientos de autorización establecidos. El Guardalmacén para recibir e ingresar al almacén, utilizará el formulario Recepción de Bienes y Servicios. Causa Falta de interés e importancia por parte de las autoridades superiores de la Municipalidad para implementar los controles de almacén. Efecto No existe confiabilidad en el proceso de adquisición y utilización de bienes y suministros de la Municipalidad. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal para habilitar en forma inmediata un espacio físico para la bodega así también implementar el sistema de tarjetas de Kárdex, las cuales deben estar debidamente autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, mandar a imprimir Solicitud de entrega de bienes y recepción de bienes y designar una persona encargada para que lleve los registros de ingresos y egresos de materiales, esto con el objeto de demostrar transparencia en el uso que se dé a los bienes adquiridos. Comentario de los Responsables La administración a través de nota de fecha 24 de abril del presente año manifestó que ya se tiene a la persona encargada de almacén, quien se encuentra recibiendo la orientación necesaria; y el mismo iniciara dicho cargo inmediatamente; así también que se está realizando el estudio de organización en esta Municipalidad para designar un lugar especifico para el funcionamiento de Almacén, y que el mismo llene los requisitos necesarios, y poder así llevar a cabo un mejor sistema de control, ya que se cuenta con las tarjetas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas ; Órdenes de Compra, entregas y solicitudes de bienes; y aquello que sea necesario se realizara a la mayor brevedad posible. Comentario de Auditoría Se confirma el Hallazgo en virtud que los comentarios de la administración no son convincentes. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica, de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q 8, para cada uno.

8 5 HALLAZGO No. 3 FALTA DE NORMATIVA PARA EL CONTROL, USO Y DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES Condición Se determino que la municipalidad no cuenta con un adecuado control del consumo de combustibles, ya que se ha comprado el mismo para uso de la maquinaria y vehículos al servicio de la Municipalidad y no existen controles que puedan determinar el consumo de cada máquina y vehículo. Criterio El Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental emitido por la Contraloría General de Cuentas en capítulo II Principios de Control Interno, numeral 9 Aplicables a los sistemas contables integrados, literal d) establece: Uso de cuentas de control La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones, así como de aquellos datos que, por sus características, no formen parte del sistema en sí; por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de mantenimiento y otras operaciones; se deben diseñar los registros auxiliares que sean necesarios para controlar e informar al nivel de detalle que la operación requiera. Causa Incumplimiento de la normativa indicada en el criterio. Efecto No permite tener información, oportuna y precisa que determine cuanto se gasta en combustible en los vehículos. Recomendación El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal para que se diseñen los controles adecuados para el uso del combustible. Comentario de los Responsables La Administración manifestó mediante nota de fecha 24 de abril acepto que no se tiene un dicho control. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que la administración acepto que no se tiene el control de los combustibles. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica, de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q 8, para cada uno.

9 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO 6 HALLAZGO No. 1 FORMULARIOS DE VIÁTICOS NO AUTORIZADOS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Condición Se pudo constatar que los formularios de viáticos utilizados por la Municipalidad en el periodo fiscal 2008, no están autorizados por la Contraloría General de Cuentas. Criterio El Acuerdo Gubernativo numero del Presidente de la República Reglamento de Gastos de Viatico para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas del Estado en su artículo 5 establece: FORMULARIOS. Para el cobro y comprobación de los pagos de viático y otros gastos conexos, se establecen los siguientes formularios: a) Formulario V-A Viático Anticipo, b) Formulario V-C Viático Constancia, c) Formulario V-E Viático Exterior, d) Formulario V-L Viático Liquidación, Los formularios deben ser impresos por las dependencias o entidades respectivas, con numeración correlativa para cada uno, conforme a los modelos que proporcione la Contraloría General de Cuentas. Para los efectos de fiscalización, las dependencias del Organismo Ejecutivo y de sus entidades descentralizadas y autónomas, quedan obligadas a llevar un registro debidamente autorizado por la Contraloría General de Cuentas, para el control de los formularios utilizados y las existencias de los mismos. Causa Negligencia por parte de las autoridades municipales al no realizar los trámites para autorizar dichos formularios. Efecto Al no tener formularios autorizados dificulta la fiscalización del gasto de viatico. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Tesorero Municipal para que realice los trámites de autorización de formularios de viáticos. Comentario de los Responsables La Administración Municipal manifestó en nota de fecha 24 de abril que realizaron el trámite para implementarlos a partir del año Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que la administración en el año 2008 no tenia formularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas. Acción Legales y Administrativas Sanción económica, de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 19, para el Alcalde Municipal y Tesorero Municipal por la cantidad de Q 4, para cada uno.

10 7 HALLAZGO No. 2 INCUMPLIMIENTO EN EL ENVÍO DEL RESUMEN DE INVENTARIO ANUAL A LA DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO Y CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Condición Al Proceder a verificar el envío de la copia del inventario practicado al 31 de diciembre del 2008 se determino que no se cumplió con el mismo. Criterio El Decreto No del Congreso de la República, Código Municipal Articulo 53 literal r establece: Atribuciones y Obligaciones del Alcalde. En lo que le corresponde, es atribución y obligación del alcalde hacer cumplir las ordenanzas, reglamentos, acuerdos, resoluciones y demás disposiciones del Concejo Municipal y al efecto expedirá las órdenes e instrucciones necesarias, dictara las medidas de política y buen gobierno y ejercerá la potestad de acción directa y, en general, resolverá los asuntos del municipio que no estén atribuidos a otra autoridad. El alcalde preside el Concejo Municipal y tiene las atribuciones especificas siguientes: Enviar Copia autorizada a la Contraloría General de Cuentas del inventario de los bienes del municipio, dentro de los primeros quince (15) días calendario del mes de enero de cada año. Causa El no realizar el envío incumple con lo estipulado por la Ley. Efecto La falta de envío de la copia certificada del Inventario Municipal a la Contraloría General de Cuentas, impide que se pueda contar con herramientas útiles para la verificación de los bienes con que cuenta la municipalidad. Recomendación El Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal para que realice dicho envío antes del tiempo estipulado por la Ley. Comentario de los Responsables La Administración Municipal manifestó en nota de fecha 24 de abril que efectivamente no había realizado tal envío. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que la administración acepto el incumplimiento. Acción Legales y Administrativas Sanción económica, de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal por la cantidad de Q 8,

11 8 HALLAZGO No. 3 INCUMPLIMIENTO EN EL ENVÍO DE MODIFICACIONES Y TRANSFERENCIAS PRESUPUESTARIAS A LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Condición Al revisar la ejecución presupuestaria del año 2,008, se estableció que no se cumplió con enviar a la Contraloría General de Cuentas, copia de las ampliaciones y transferencias presupuestarias. Criterio Decreto No del Congreso de la República, Código Municipal en artículo 133 establece: Aprobación de Modificaciones y Transferencias Presupuestarias. La aprobación del presupuesto, las modificaciones al aprobarlo y la transferencia de partidas del mismo, requieren del voto favorable de las dos terceras (2/3) partes de los miembros que integran el Concejo Municipal, que deberá observar las normas nacionales y municipales relativas a la ejecución presupuestaria. De estas aprobaciones se enviara copia certificada a la Contraloría General de Cuentas, para los efectos de control y Fiscalización. Causa Falta de un adecuado control para el envío de la información, que ordena la ley. Efecto Incertidumbre respecto de la ejecución presupuestaria municipal. Recomendación Que el Concejo Municipal gire sus instrucciones a donde corresponda para poder realizar el envío de todos los movimientos presupuestarios a la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los Responsables La Administración Municipal manifestó mediante nota de fecha 24 de abril que, no envió dicho documento. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud de que no presentaron copia del envío de las ampliaciones y Transferencias presupuestarias. Acción Legales y Administrativas Sanción económica, de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q 8,000.00, para cada uno.

12 9 HALLAZGO No. 4 FALTA DE REGISTRO MENSUAL DE PROYECTOS DE INVERSION EN EL SISTEMA NACIONAL DE INVERSION PUBLICA -SNIP- Condición Se determino que la Municipalidad cargo los proyectos en el Sistema de Inversión Pública SNIP, pero no le dio seguimiento ya que no alimento en el mismo los avances físicos y financieros. Criterio La Circular Conjunta de fecha 02 de Mayo del 2007 emitida por la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia, Contraloría General de Cuentas y Ministerio de Finanzas Publicas en su párrafo sexto establece: La secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia ha implementado el modulo de seguimiento del Sistema Nacional de Inversión Pública SNIP, que permite verificar el grado de avance físico y financiero de los proyectos, y de conformidad con las funciones que la ley otorga a la Contraloría General de Cuentas, al Ministerio de Finanzas Publicas y a la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia y lo que establece la literal d) del artículo 22 del Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto: se notifica a todas las entidades del sector publico que a partir del presente ejercicio fiscal, el avance físico y financiero de los programas y proyectos de inversión se verificara tanto en gabinete como en los lugares de ejecución. Para efectos de la verificación indicada, los ministerios, secretarias, fondos y entidades descentralizadas, autónomas y semiautónomas, a través de sus correspondientes unidades ejecutoras deberán registrar en el modulo de seguimiento del SNIP la información requerida. Causa Falta de importancia por parte de las autoridades de la Municipalidad para dar seguimiento a los procesos implementados para el control de la inversión pública. Efecto Falta de confiabilidad en la ejecución de obras de la Municipalidad y de información a la población. Recomendación Que el Alcalde gire sus instrucciones al encargado de la Oficina Municipal de Planificación para que no solamente cargue los proyectos al Sistema de Inversión Pública SNIP, sino que también se le de seguimiento para que se refleje en dicho sistema la situación financiera y el avance físico de los mismos. Comentario de los Responsables La Administración Municipal manifestó a través de nota de fecha 24 de abril que en lo que respecta a proyectos CODEDE este ente fue el encargado de alimentar con la información necesaria de los proyectos Comentario de Auditoría Se confirma el Hallazgo en virtud que los comentarios de la Administración no son convincentes. Acción Legales y Administrativas Sanción económica, de conformidad con el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Alcalde Municipal y el Encargado de la Oficina Municipal de Planificación de Q.8,000.00, para cada uno.

13 10 Contraloría General de Cuentas PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERIODO DE AUDITORIA 1 EDWIN ENRIQUE RUEDA MEDRANO ALCALDE 2 SIOMARA ANTONIETA RECINOS SALGUERO CONCEJAL PRIMERO 3 OTTO HUGO RECINOS VENTURA CONCEJAL SEGUNDO 4 NIXON ESTUARDO SARCEÑO QUIÑONEZ CONCEJAL TERCERO 5 HUGO ROLANDO CORADO CONCEJAL CUARTO 6 PEDRO GOZALEZ ROSALES CONCEJAL QUINTO 7 MIGUEL ANGEL AGUILAR SINDICO I 8 LEONEL OSBERTO SAZO HERNANDEZ SINDICO II 9 GUSTAVO ADOLFO MAYEN ENRIQUEZ CONCEJAL SUPLENTE 10 CARLOS ENRIQUE CORADO DUBON CONCEJAL SUPLENTE II 11 SAUL LEMUS CERMEÑO SINDICO SUPLENTE 12 JULIO ENRIQUE PINEDA MARIN SECRETARIO MUNICIPAL 13 HECTOR AUGUSTO MELLADO CASTILLO TESORERO MUNICIPAL 14 JUAN GUILLERMO RAMIREZ SALAZAR COORDINADOR OMP

14 11 ANEXOS

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