HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO. Cheques girados a nombre de la Tesorería Municipal (Hallazgo de Control Interno No.1)

Transcripción

1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Cheques girados a nombre de la Tesorería Municipal (Hallazgo de Control Interno No.1) Dentro de la verificación realizada de los cheques extendidos por la Tesorería Municipal, se detectó que existen varios cheques que fueron emitidos a nombre de la Tesorería Municipal y endosados por el Tesorero Municipal, sin especificar los servicios pagados. Entre los cuales se mencionan: Nos por Q25,000.00; por Q20,000.00; por Q32,200.00; por Q33,964.13; por Q35,000.00, por Q30, y el por Q50, El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, MAFIM, en el Módulo de Tesorería, Establece: "Forma de pago. Todo pago que haga la Municipalidad se hará por medio de cheque voucher, el cual se extenderá exclusivamente a nombre del proveedor o prestador del servicio, aplicando los lineamientos contables que se requieren en el mismo, adjuntando a la vez toda la documentación del caso, de este procedimiento se exceptúan los gastos que se hagan con fondos de caja chica." Falta de aplicación del procedimiento financiero, estipulado en el MAFIM, en lo que respecta al pago a los diferentes proveedores o prestadores de servicios. Riesgo de que los recursos financieros de la municipalidad sean utilizados para fines particulares. El Tesorero Municipal no debe emitir y cobrar cheques municipales a su favor y debe implementar a la brevedad posible una caja chica con el monto que establece el Manual de Administración Financiera Municipal MAFIM. El Alcalde Municipal indicó:"en efecto los cheques identificados en el hallazgo número 1 de control interno efectivamente fueron extendidos a nombre de la Tesorería Municipal por los importes indicados, erogaciones que fueron utilizadas para cancelar diversos compromisos que por su cuantía en algunos casos y por lo apremiante en otros no era posible tramitar cheques individuales para cubrir obligaciones adquiridas, pero las citadas erogaciones si se encuentran debidamente documentadas. A la fecha aún no se trabaja en esta Municipalidad con el software SIAF, razón principal para indicar que no se tiene implementado el sistema de pagos por Cheques Voucher, sin embargo creemos que si estar en vigencia esta modalidad de pagos, el control establecido para los pagos es adecuado." No obstante el comentario de la administración, se confirma el hallazgo, en virtud que desde que se adoptó el MAFIM en la Municipalidad, como un Manual de Administración Financiera, los pagos deben hacerse por medio de cheque voucher, extendido exclusivamente a nombre el proveedor o prestador del servicio. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipal por Q10, para cada uno.

2 2 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Atraso en la entrega de la obra (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Para la ejecución del proyecto Construcción de Museo de Geología, se suscribió el Contrato Administrativo No , el 22 de septiembre de 2003, con valor de Q 481, a ejecutarse en un plazo de 4 meses. La obra se inició el 13 de octubre de 2003, según acta de inicio No y se concluyó el 19 de mayo de 2005, 15 meses después del plazo establecido en el contrato. El Contrato Administrativo No , suscrito el 22 de septiembre de 2003, en la Cláusula Novena establece:"plazo Contractual. El Contratista se compromete a ejecutar el proyecto objeto de la presente contratación en un plazo de ciento veinte (120) días, equivalente a cuatro meses calendario computados a partir de las suscripción del acta de inicio de obra." Falta de interés y de control de las autoridades Municipales en exigir al contratista la ejecución de la obra en el plazo establecido. El tiempo adicional invertido en la ejecución de las obras, no se encuentra garantizado por la fianza de cumplimiento. El Alcalde Municipal debe exigir a las empresas constructoras, que cumplan con el tiempo establecido en los Contratos para la ejecución de las obras. El Alcalde Municipal respondió: "Efectivamente el inicio de los trabajos cobró vigencia a partir del 13 de octubre de 2003 y se tenía previsto concluir en el plazo contractual de 4 meses el 12 de febrero de 2004, situación que no fue factible por las razones siguientes: a) Se suscribió un primer adendum al convenio de cofinanciamiento con fecha 3 de diciembre de 2004, mismo que tuvo por objetivo modificar el plazo aumentándolo en un mes a partir de la fecha indicada ( ). b) Recorte presupuestario 2003, por lo que el proyecto citado fue reprogramado y aprobado para el ejercicio 2004 calificado como proyecto de arrastre. c) Con fecha se suscribió el segundo adendum, acto que modificó por segunda vez el plazo para la entrega de la obra, mismo que comprende 5 meses a partir de la fecha citada ( ) y con vencimiento el 09 de junio de d) La constructora solicitó prórroga del contrato, argumentando que el terreno es muy rocoso, situación que fue aceptada por el Consejo Departamental de Desarrollo, Municipalidad de San Pedro La Laguna y Consejo Comunitario de Desarrollo Cabecera Municipal del Municipio de San Pedro La Laguna, Sololá, decisión aceptada por intermedio de los representantes identificados tanto en el convenio principal, como en los dos adendum suscritos. e) Como consecuencia de lo ocurrido, la fianza de Conservación de Obra identificada con el número tuvo vigencia a partir del 13 de junio 2005 al 12 de diciembre de 2005.

3 3 f) Situación similar ocurrió con la Fianza de Saldos Deudores y mejor aún con la prórroga de la póliza de la Fianza de Cumplimiento No C la cual quedó prorrogada hasta el treinta de junio del año dos mil cinco. g) Adjunto anexo No. 1, documentos que prueban lo afirmado y que demuestran que se cumplió en su totalidad con el Convenio Principal y los dos adendum suscritos y demuestran a la vez que en ningún momento la Municipalidad de San Pedro La Laguna, quedó desprotegida para obligar a la Constructora DISCALCO el cumplimiento de sus obligaciones." Se confirma el presente hallazgo, en virtud de que no obstante que en el comentario de la administración se indica que se realizaron dos adendum al convenio de cofinanciamiento principal, no se amplió el tiempo en el contrato administrativo, que es el instrumento legal en donde se plasmaron los derechos y obligaciones de la Municipalidad, como Unidad Ejecutora y el Contratista. Multa, de conformidad con el Decreto No del Congreso de La República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y Acuerdo Gubernativo No del Reglamento de La Ley de Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Alcalde y Secretario Municipal por Q4, para cada uno.

4 4 Adjudicación de obra sin haberse presentado la constancia de precalificado exclusiva de obra. (Hallazgo de Cumplimiento No.2) En la obra Adoquinado Camino Embarcadero Chuasanaí, según Contrato Administrativo No , suscrito el 15 de agosto de 2006, con valor de Q 810,550.00, de acuerdo con el Acta No , la adjudicación de la obra se realizó el 23 de junio de 2006 y la constancia de precalificado exclusiva de obra, el ejecutor la entregó a la municipalidad con fecha 23 de julio de 2006, un mes después de haberse adjudicado la obra. Para la adjudicación de la obra, Mejoramiento de Camino del Sector Chuacanté a Cantón Pacuchá, se suscribió el Contrato Administrativo No , el 10 de octubre de 2005, con valor de Q712, La adjudicación de la obra se realizó sin haber exigido a la empresa ganadora la constancia de precalificado exclusiva de obra. El Acuerdo Ministerial No de fecha 31 de octubre de 2002, del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, en el artículo 24 establece:"el Registro extenderá constancia a costa del interesado, únicamente para participar en cotizaciones o licitaciones específicas a las empresas cuya precalificación se encuentre vigente, previa solicitud por escrito debidamente sellada y firmada por el propietario o representante legal de la empresa debiendo identificar plenamente en la solicitud la cotización o licitación de que se trate, proyecto, fecha de cotización o licitación y entidad que la promueve, acompañando fotocopia del anuncio de Prensa o invitación en su caso. Dichas constancias deberán ser extendidas con no más de 15 días de anticipación a la fecha de presentación de oferta. Las constancias deberán identificar la Cotización o Licitación de que se trate, el nombre de la empresa interesada, la capacidad económica anual disponible y las especificaciones técnicas en que está inscrita." Falta de interés de las autoridades municipales en no exigir a los oferentes, que previo a realizarse el proceso de adjudicación, entreguen a la junta de cotización la constancia de precalificado específica. Riesgo de adjudicar proyectos a empresas ejecutoras, que no tengan capacidad técnica y económica disponible. La Junta de Cotización y el Secretario Municipal previo a autorizar la adjudicación de obras, debe verificar que las empresas ganadoras hayan cumplido con presentar la constancia de precalificado exclusiva de obra. El Alcalde Municipal manifestó: "Efectivamente la recepción de plicas y adjudicación lo realizó la Junta de Cotización con fecha 23 de junio 2006 y con fecha 23 de julio de 2006, se recibió la constancia de precalificado exclusiva de obra. Otra de las razones del por qué se aceptó dicha constancia después de la apertura de plicas es porque el artículo 76 de la Ley de Contrataciones del Estado, establece que para toda persona pueda participar en cotizaciones o licitaciones públicas, deberá estar inscrita en el Registro de Precalificados correspondiente. Como puede apreciarse y realizando la exégesis correspondiente dicho precepto no obliga a la presentación de la constancia de precalificado exclusiva, sólo dice estar inscrita y eso fue lo que se calificó tal y como lo prueba la constancia identificada en el anexo número dos y referenciada como VIG-903/2005, extendida con

5 5 fecha 28 de diciembre de 2005, en donde claramente indica:"la comisión calificadora de este registro acordó otorgarle vigencia para el año 2006 a la empresa Constructora Gale, número de registro Como puede apreciarse no se cometió infracción alguna a la Ley de Contrataciones del Estado. Caso: Contrato administrativo No , Obra: Mejoramiento de Camino del Sector Chuacanté a Cantón Pacuchá. Las mismas explicaciones vertidas en el caso anterior, es decir no hay obligatoriedad y en este caso la empresa Arcon, cumplió con la constancia identificada con la referencia ACT de fecha 29 de septiembre de 2005." Se confirma el presente hallazgo en vista de que en la fecha en que se adjudicaron los proyectos no se exigió la presentación de la constancia de Precalificado exclusiva de obra. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y Secretario Municipal por Q2, para cada uno.

6 6 No se envían reportes del uso de los préstamos a la Dirección de Crédito Público (Hallazgo de Cumplimiento No.3) Se estableció que el departamento financiero de la municipalidad, no presenta mensualmente a la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, la información financiera relacionada con los préstamos vigentes y el saldo de la deuda contratada. El Decreto No , del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, en el artículo 115 establece:"el Concejo Municipal deberá presentar mensualmente dentro de los diez (10) días del mes siguiente a la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, un detalle de los préstamos internos y externos vigentes y el saldo de la deuda contratada, con copia al INFOM. El Ministerio de Finanzas Públicas elaborará y enviará los formularios respectivos, para la presentación de la información, la cual podrá efectuarse en forma física o cualquier otro medio electrónico disponible." Falta de interés de las autoridades municipales en cumplir con la normativa legal contenida en el Código Municipal, que establece la obligación de las municipalidades reportar a la Dirección de Crédito Publico, la contratación y uso de los préstamos. La Dirección de Crédito Público no cuenta con la información real y actualizada de la deuda contraída por la Municipalidad. El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal, para que en forma mensual se presente el detalle de los préstamos y el saldo de la deuda, requerido por la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas. El Alcalde Municipal respondió:"durante los años 2004, 2005, hasta septiembre del 2006, La Municipalidad de San Pedro La Laguna, no adquirió préstamos, razón principal del por qué no existen envíos de reportes a la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas." Se confirma el presente hallazgo en virtud de que el 31 de octubre de 2006, adquirieron un préstamo con el Instituto de Fomento Municipal, por lo consiguiente quedan obligados a cumplir con el requisito indicado en la condición. Sanción económica de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18 para el Tesorero Municipal, por Q2,

7 7 No remiten copias de los contratos de obras ante el registro correspondiente (Hallazgo de Cumplimiento No.4) Se determinó que no presentaron ante el Registro de Contratos que funciona adscrito a la Contraloría General de Cuentas, copias de los Contratos Administrativos siguientes: Nos del , con valor de Q 635, de la obra Construcción Escuela Primaria Cantón Chuasanaí; de fecha por Q 314, que corresponde a la Compra e Instalación de Equipo de Bombeo Tipo Turbina Vertical; de fecha por Q 614, del proyecto Ampliación Escuela Primaria Cantón Chuasanaí y el de fecha por Q 442, de la obra Mejoramiento Red de Distribución de Agua Potable Cantón Bella Vista. El Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, en su articulo 74, establece:"registro de Contratos. Se crea el registro de contratos que funcionará adscrito a la Contraloría General de Cuentas, para facilitar la fiscalización de las contrataciones que se deriven de la aplicación de la presente ley y centralizar la información." El artículo 75 indica:"fines del registro de Contratos. De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados a partir de su aprobación, o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro control y fiscalización." Falta de interés de las autoridades municipales de darle cumplimiento a la normativa legal que establece la obligación de enviar a la Contraloría General de Cuentas, copia de los contratos de ejecución de obras, dentro del plazo establecido. La Contraloría General de Cuentas, desconoce la forma en que la municipalidad está invirtiendo los recursos del Estado. Cuando se suscriba un contrato de obra, el Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones a donde corresponde a efecto de que dentro del plazo de 30 días, se envié la copia a la Contraloría General de Cuentas. El Alcalde Municipal manifestó:"después de la verificación correspondiente, detectamos esa deficiencia, pero se han girado instrucciones precisas para que se remitan las copias respectivas al Registro de Contratos adscrito a la Contraloría General de Cuentas." En virtud del comentario de la administración, se confirma el presente hallazgo. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 82, para el Alcalde y Secretario Municipal por Q35, para cada uno.

8 8 Conocimientos pendientes de liquidar (Hallazgo de Cumplimiento No.5) Al 31 de diciembre de 2006, se encuentran formando parte del saldo de caja conocimientos que no llenan los requisitos legales como documentos de legítimo abono, entre ellos los que se encuentran firmados por el Alcalde Municipal, como responsable de haber recibido el efectivo para cubrir gastos de ayuda a los damnificados por la Tormenta Stan, según conocimientos Nos , del 28 de octubre de 2005, con valor de Q 170,000.00, , del 23 de enero de 2006, con valor de Q 490,000.00, , del 27 de febrero de 2006, con valor de Q 400, Por concepto de gastos de fin de año, existe el conocimiento No , del 30 de noviembre de 2005, con valor de Q.41,593.76; por gastos administrativos de la municipalidad el conocimiento No , del 24 de abril de 2006, con valor de Q 18,000.00; pagos parciales proyecto Adoquinamiento Camino Chuacanté-Pacuchá, conocimiento No , del 29 de mayo de 2006, con valor de Q.60,000.00, pagos parciales proyecto Adoquinamiento Camino Embarcadero de Chuasanaí, conocimiento , del 26 de junio de 2006, con valor de Q 150,000.00; Gastos de celebración de fiesta titular, conocimiento No , del 02 de septiembre de 2006, con valor de Q 65, y celebración de fiestas religiosas de la Iglesia Católica, conocimiento , del 10 de noviembre de 2006, con valor de Q 7,000.00, el valor total de los conocimientos emitidos a favor del Alcalde Municipal, asciende a Q 1,401, El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, MAFIM, en el Módulo de Tesorería, numeral 1.5 indica:"liquidación de Anticipos. Cuando por razones justificadas y propias de la institución, se entreguen cheques o efectivo, por medio de conocimiento, estos deben ser liquidados por lo menos dentro de los dos días hábiles subsiguientes a la fecha de finalización del evento que dio origen al anticipo y que la documentación originada por el gasto siga el mismo trámite presupuestario, elaborando la respectiva orden de compra (cuando el valor pase del autorizado para compra con fondos de caja chica)." El Tesorero Municipal no exigió al Alcalde Municipal que liquidara los conocimientos emitidos a su favor oportunamente. Los fondos que fueron entregados en conocimientos al Alcalde Municipal, pudieron haberse utilizado para financiar otras actividades distintas a los objetivos municipales. El Concejo debe de solicitar al Alcalde Municipal que de inmediato proceda a liquidar el total de conocimientos que se encuentran emitidos a su favor. Sin Comentario. El 12 de septiembre de 2007, mediante el oficio No. Of , el hallazgo fue notificado a las autoridades municipales y no se obtuvo la respuesta correspondiente.

9 9 Denuncia de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 30, para el Alcalde y Tesorero Municipales de Q1,401,