CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

Transcripción

1 CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE AUDITORIA A LA LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2008 GUATEMALA, MAYO DE 2009

2 620 ANTECEDENTES RESUMEN GERENCIAL Se autoriza el funcionamiento de la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS, mediante Acuerdo Gubernativo No , de fecha 22 de octubre de 1992 y Acta No.01-92, de fecha 4 de julio de 1992 autorizada en el registro civil de Chiquimulilla, Departamento de Santa Rosa, mediante el cual fue inscrita en el libro No.1 de personas jurídicas, folio No.42 al 51 el diez de agosto de mil novecientos noventa y cuatro. Ubicada en 2ª. Avenida y 2ª. calle zona 1 Barrio Belén, Chiquimulilla Santa Rosa e inscrita en la Contraloría General de Cuentas con el No.A Los objetivos de la Asociación son: promover actividades de atención primaria tales como: Salud, educación, alimentación, vestido, trabajo, recreación para el individuo, su familia y su comunidad; desarrollar acciones de capacitación educación y producción que estimulen el desarrollo integral del individuo, tales objetivos son realizados con apego a la paz, el orden público, la moral y de conformidad con las leyes de la República. De acuerdo al análisis financiero realizado, en la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS percibió fondos públicos por valor de OCHOCIENTOS NOVENTA Y TRES MIL NOVENTA Y TRES QUETZALES CON CUARENTA Y UN CENTAVOS (Q.893,093.41), Provenientes de la Dirección del Área de Salud de Santa Rosa, dichos fondos representan el total de Ingresos de la Asociación, el cual se ejecuto el 97%.

3 621 OBJETIVOS DE AUDITORÍA Evaluar los aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión así como evaluación y análisis Institucional y de procesos, para identificar situaciones críticas con la finalidad de emitir recomendaciones, y obtener mejores resultados que contribuyan al buen funcionamiento del control interno de la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS. Comprobar la razonabilidad de los fondos y valores a cargo de la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS. Verificar la aprobación del presupuesto según hoja electrónica emitida por la Dirección de Área de Salud de Santa Rosa, para la ejecución de proyectos comunitarios de Salud Pública, realizados por la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS, y determinar si son congruentes con las liquidaciones que la misma asociación presenta al área de Salud de Santa Rosa. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y regulaciones aplicables. Contribuir al mejoramiento de la administración de los recursos públicos a través de las recomendaciones técnicas y objetivas. Establecer que los gastos fueron autorizados de conformidad con las leyes y se aplicaron para fines de la Institución. Determinar la eficaz y eficiente utilización de los aportes provenientes de los fondos del Estado, de acuerdo a los programas y proyectos previstos. Evaluar la gestión administrativa y operativa bajo los preceptos de eficacia y eficiencia, así como analizar la capacidad del recurso humano con que cuenta la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS, para establecer si las funciones y atribuciones que realiza, son congruentes de acuerdo a cada puesto de trabajo existente. Verificar si los sistemas de contabilidad implementados por la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS, cumplen los requerimientos mínimos de registro, control y seguridad para salvaguardar la información que se reproduce por las operaciones financieras que se realizan.

4 622 ALCANCE DE AUDITORÍA La Auditoria se realizó a la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS, sobre una muestra del 100% de los ingresos por valor de OCHOCIENTOS NOVENTA Y TRES MIL NOVENTA Y TRES QUETZALES CON CUARENTA Y UN CENTAVOS (Q.893,093.41)y el 17% para los egresos, equivalente a CIENTO CUARENTA Y OCHO MIL NOVECIENTOS OCHO QUETZALES CON NOVENTA Y CUATRO CENTAVOS (Q. 148,908.94), por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre 2008, con el fin de evaluar los aspectos financieros, de cumplimiento y gestión, que afecten la probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad, proponiendo las recomendaciones pertinentes para su mejoramiento. Se realizó inspección ocular en un 10% en distintos Centros de Convergencias de las Jurisdicciones de Cuilapa- Casillas y Chiquimulilla el cual corresponde a OCHENTA Y NUEVE MIL TRESCIENTOS NUEVE QUETZALES CON TREINTA Y CUATRO CENTAVOS (Q. 89,309.34) derivado a que los convenios para la prestación de Servicios Básicos de Salud Publica Primer Nivel, cubren la siguientes Jurisdicciones: Chiquimulilla 11 Centros de Convergencia; Guazacapan Taxisco, 13 Centros de Convergencia; Cuilapa-Casillas, 14 Centros de Convergencia; mismas que en su mayoría se encuentran lejanas de la cabecera municipal con un camino en mal estado debido a las fuertes tormentas tropicales y otros fenómenos naturales. Sin embargo mediante oficio DAEE de fecha 22 de agosto del 2008, se solicito la intervención de un especialista en materia de Salud Pública y Asistencia Social para efectuar la evaluación técnica de los distintos Centros de Convergencia que administra la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS.

5 623 INFORME DE CONTROL INTERNO HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 1 DEFICIENCIAS EN LA OPERATORIA DE CAJA FISCAL Condición Se comprobaron deficiencias en los registros contables de la caja fiscal de la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS, como: duplicidad de ingresos, traslado de saldos incorrectos, cálculos aritméticos erróneos. Criterio De conformidad con las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por el Acuerdo Interno No del 8 de julio 2003 y modificadas según acuerdo número A de la Contraloría General de Cuentas en el numeral 2.6 indica Toda operación que realicen las entidades publicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe de mostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. Causa Falta de manuales de procedimientos para realizar en forma eficaz, eficiente, clara y oportunamente los registros en caja fiscal. Efecto Origina incertidumbre y falta de confiabilidad en la información contable presentada en caja fiscal para la toma de decisiones de la Junta Directiva de la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS. Recomendación Se le giraron instrucciones a la Presidenta y Director de la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS, para que ejerza supervisión sobre las atribuciones asignadas al contador responsable y que éstas sean realizadas con esmero, claridad y diligencia, garantizando razonabilidad en las cifras, para la toma de decisiones de Junta Directiva. Comentarios de la administración En respuesta a oficio de fecha 26 de septiembre del 2008, la administración comento al respecto De acuerdo a la condición de que los registros contables en las cajas fiscales Forma 200-A-3 se elaborarán a partir del mes de septiembre de una forma clara sin duplicidad de ingresos ni traslados de saldos, ni cálculos aritméticos erróneos. Comentarios de auditoría En virtud que los argumentos presentados por la administración relacionados con el hallazgo formulado, no son suficientes y competentes, para desvanecer su responsabilidad, por lo que se confirma el mismo.

6 624 Acción Correctiva Se solicitó sanción económica para la Señora Sandra Yaneth Villavicencio Campos, Presidenta de la Junta Directiva; Carlos Humberto González Revolorio, Director de la Asociación; Gustavo Adolfo González Lau Contador, de la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS a razón de OCHO MIL QUETZALES (Q. 8,000.00) para cada uno, de conformidad con el numeral 18, articulo 39 del Decreto del Congreso de la Republica de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas; sanción que asciende a VEINTICUATRO MIL QUETZALES EXACTOS (Q. 24,000.00).

7 625 HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 2 DEFICIENCIAS EN LOS REGISTROS BANCARIOS Condición Se constató que en el Libro de Bancos de la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS, no son regularizadas las siguientes operaciones: notas de debito por la emisión de cheques sin fondos, reintegros de cheques cobrados, intereses generados. Criterio De conformidad con las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por el Acuerdo Interno No del 8 de julio 2003 y modificadas según acuerdo número A de la Contraloría General de Cuentas en el numeral 2.4 indica: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones.los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de la organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo. Causa Falta de capacitación para el manejo de Libro de Bancos, así como de los registros complementarios que permitan establecer clara y oportunamente los saldos reales de las cuentas bancarias de la Asociación. Efecto Imposibilidad de acceso a la información relacionada con las operaciones financieras de la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS, de manera inmediata, al no contar con la información oportuna y veraz para la toma de decisiones de la Junta Directiva. Recomendación Se le giraron instrucciones a la Presidenta y el Director de la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS, para que el contador registre las operaciones y movimientos bancarios, que coadyuven a la obtención razonable y oportuna de disponibilidades monetarias. Comentarios de la administración La Administración no se pronuncio al respecto. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que la administración no se pronuncio al respecto. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica para la Señora Sandra Yaneth Villavicencio Campos, Presidenta de la Junta Directiva; Carlos Humberto González Revolorio, Director de la Asociación; Gustavo Adolfo González Lau Contador, de la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS a razón de OCHO MIL QUETZALES (Q. 8,000.00) para cada uno, de conformidad con el numeral 18, articulo 39 del Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas; sanción que asciende a VEINTICUATRO MIL QUETZALES EXACTOS (Q. 24,000.00).

8 626 HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 3 DOCUMENTOS NO AUTORIZADOS Condición Se comprobó que la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS extiende recibos que no se encuentran autorizados por la Superintendencia de Administración Tributaria SAT, para la recepción de ingresos entre sus asociados y otros ingresos propios de la Asociación. Criterio De conformidad con el artículo 29 del Decreto de la Ley del Impuesto al Valor Agregado, establece: Los Contribuyentes afectos al impuesto de esta ley están obligados a emitir y entregar al adquiriente, y es obligación del adquiriente exigir y retirar, los siguientes documentos: a) Facturas en las ventas que realicen y por los servicios que presten, incluso respecto de las operaciones exentas. y de conformidad con las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por el Acuerdo Interno No del 8 de julio 2003 y modificadas según acuerdo número A de la Contraloría General de Cuentas en el numeral 2.6 indica: Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis. Causa Desconocimiento por parte del contador para gestionar ante la Superintendencia de Administración Tributaria SAT, autorización de recibos de ingresos para la recepción de fondos propios de la Asociación. Efecto Falta de transparencia y riesgo en detrimento del patrimonio de la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS. Recomendación Que la Presidenta de Junta Directiva gire sus instrucciones al contador para que gestione ante la Superintendencia de Administración Tributaria la autorización de recibos exentos que la Asociación Padres de Familia LOS CATAÑOS extiende a sus asociados y terceras personas. Comentarios de la administración En respuesta a oficio de fecha 26 de septiembre del 2008, la administración comento: De acuerdo a la condición de no usar recibos autorizados por la Superintendencia de administración tributaria SAT se hizo la gestión para el procedimiento de autorización, la cual no pudimos hacer en delegación de Cuilapa Santa Rosa, por lo tanto el tramite se está haciendo en el edificio de finanzas en el primer nivel, donde se encuentra la Central de la SAT. Comentarios de auditoría En virtud que los argumentos presentados por la administración relacionados con el hallazgo formulado, no son suficientes y competentes, para desvanecer su responsabilidad, por lo que se confirma el mismo. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica para la Señora Sandra Yaneth Villavicencio Campos, Presidenta de la Junta Directiva; Carlos Humberto González Revolorio, Director de la Asociación; Gustavo Adolfo González Lau Contador, ambos de la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS a razón de OCHO MIL QUETZALES (Q. 8,000.00) para cada uno, de conformidad con el numeral 19, articulo 39 del Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas; sanción que haciende a

9 627 VEINTICUATRO MIL QUETZALES EXACTOS (Q. 24,000.00).

10 628 RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES No existen recomendaciones anteriores, en virtud de practicarse por primera vez Auditoria Gubernamental, que incluye la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión, a la Asociación Padres de Familia LOS CASTAÑOS por el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre 2008.

11 629 PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO No Nombre Cargo Del Al SANDRA YANETH VILLAVICENCIO CAMPOS CARLOS HUMBERTO GONZALEZ REVOLORIO GUSTAVO ADOLFO GONZALEZ LAU PRESIDENTE DIRECTOR CONTADOR 01/01/ /01/ /01/ /12/ /12/ /12/2008