CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE AUDITORÍA A ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES Y OTRAS INSTITUCIONES CIVILES ASOCIACION COORDINADORA DE ASOCIACIONES DE DESARROLLO PARA LA PAZ -CADEPAZ- 1 DE JULIO A 31 DE DICIEMBRE DE 2010 GUATEMALA, MAYO DE 2011

2 ÍNDICE 1. INFORMACION GENERAL 1 Base Legal 1 Función 1 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORIA 1 Otros Aspectos Legales 2 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA 2 Generales 2 Específicos 2 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 3 Área Financiera 3 Área Técnica 6 Limitaciones al Alcance 6 5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES 6 Comentarios 6 Seguimiento a Auditorías Anteriores 6 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 7 Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables 7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO COMISION DE AUDITORÍA 11 ANEXOS 12 Nombramiento 13 Información Complementaria del Área Financiera 14 Formulario Estadístico 19 Forma SR1 21

3 Guatemala, 25 de abril de 2011 Señor Sebastian Francisco Dionisio Ovando Presidente y Representante Legal Asociación Coordinadora de Asociaciones de Desarrollo para La Paz -CADEPAZ- Señor(a) Presidente y Representante Legal: El Auditor Gubernamental designado de conformidad con Nombramiento DAEE , de fecha 7 de enero de 2011, ha efectuado Auditoría a la Asociación Coordinadora de Asociaciones de Desarrollo para la Paz - CADEPAZ ONG-, con el objetivo de practicar Auditoria Gubernamental, que incluyó la evaluación de aspectos financieros y de cumplimiento. El examen se basó en la revisión de las operaciones y registros financieros, durante el periodo comprendido del 1 de octubre al 31 de diciembre de 2010, y como resultado del trabajo se ha concluido que los registros contables operados durante el periodo auditado, presentan razonablemente la situación de los ingresos percibidos y los egresos ejecutados, con fondos provenientes del Consejo Departamental de Desarrollo de Guatemala y de la Municipalidad de San Juan Sacatepéquez, Departamento de Guatemala. Asimismo, se detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados: Hallazgos relacionados con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones aplicables Área Financiera 1. Incumplimiento a Convenios Convenio N

4 2. Falta de resolución del Estudio de Impacto Ambiental Convenio No Los hallazgos contenidos en el presente informe, fueron discutidos por la comisión de auditoría con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en detalle en el informe de auditoría adjunto. Este Despacho oficializa el informe de Auditoría respectivo de conformidad con la Ley. Atentamente,

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6 Contraloria General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 1. INFORMACIÓN GENERAL Base Legal El fundamento legal de creación de la Asociación Coordinadora de Asociaciones de Desarrollo para la Paz, con nombre usual CADEPAZ, está normado en el Decreto Ley No. 106 Código Civil y en el Reglamento de Asociaciones Civiles, en el Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Organizaciones no Gubernamentales para el Desarrollo. Se constituyó en Escritura Pública No. 653 autorizada en la ciudad de Huehuetenango, el 6 de noviembre de 2001, por el Notario Sergio Arturo Vives Scheel. La Fundación fue inscrita en el Registro Civil de la ciudad de Huehuetenango el 12 de febrero de 2002 en folio 22 del libro Nº 02 de Representantes Legales de Asociaciones Civiles. La Asociación Coordinadora de Asociaciones de Desarrollo para la Paz con nombre usual CADEPAZ, fue inscrita en la Contraloría General de Cuentas, asignándole el registro de Cuentadancia No. A Es una entidad privada, no lucrativa, apolítica, no religiosa, dedicada al desarrollo integral comunitario, mediante acciones, proyectos y programas en salud, educación, producción, empleo, así como equidad, medio ambiente e investigación, no sectaria y con fines exclusivamente altruistas. Función Fortalecer la organización comunitaria haciéndola funcional, dinámica y eficiente, con el fin de propiciar el desarrollo local, gestionar asistencia técnica financiera y administrativa ante organismos nacionales e internacionales para la ejecución de proyectos y servicios a través de sus asociados, contribuir al cumplimiento de los Acuerdos de Paz. Contribuir con el proceso de desarrollo en las comunidades representadas por nuestras asociadas por medio de metodología participativa, brindar asistencia técnica financiera y capacitación a los representantes de las asociaciones comunitarias dentro del marco de la estrategia que permita que el proceso de desarrollo de las comunidades, y todos aquellos fines y objetivos que sean compatibles con el desarrollo y beneficio de nuestras asociadas y que la ley no prohíba. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en:

7 Contraloria General de Cuentas 2 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Otros Aspectos Legales Nombramiento DAEE de fecha 7 de enero de 2011, emitido por el Director de Auditorìa de Entidades Especiales de la Contraloría General de Cuentas. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Generales Comprobar que el gasto sea ejecutado de acuerdo al convenio suscrito y congruente con las funciones y objetivos de la Entidad. Específicos Establecer si la entidad ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables. Evaluar la gestión administrativa y operativa bajo los preceptos de eficiencia y eficacia. Comprobar que los ingresos provenientes de la Municipalidad de San Juan Sacatepéquez, Departamento de Guatemala, administrados por la Asociación, se hayan percibido y registrado en cuentas bancarias y en Caja Fiscal en forma adecuada y oportuna. Examinar la documentación para comprobar que el gasto esté suficientemente soportado.

8 Contraloria General de Cuentas 3 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área Financiera La auditoría se practicó a los registros y operaciones del período del 1 de julio al 31 de diciembre de 2010, en la cual se evaluaron aspectos financieros y de cumplimiento que pudieran incidir en la eficiencia y transparencia de dicha gestión, con el fin de proponer recomendaciones que sean pertinentes para su mejoramiento. Ingresos Respecto a los ingresos percibidos por la Asociación durante el período auditado, se puede indicar que corresponden exclusivamente a fondos producto de los convenios número suscrito con el Consejo de Desarrollo Departamental de Guatemala y el número celebrado entre CADEPAZ y la Municipalidad de San Juan Sacatepéquez, Departamento de Guatemala, de los cuales en el periodo auditado se recibieron UN MILLON QUINIENTOS OCHENTA Y TRES VEINTISIETE QUETZALES CON OCHENTA Y CUATRO CENTAVOS (Q.1,583,027.74). La documentación se conforma únicamente por recibos 63-A y copia de los correspondientes depósitos bancarios, documentación que fue examinada en un 100%. El criterio aplicado en la evaluación de la documentación que respalda los ingresos, fue verificar la emisión en forma correlativa, el registro en Caja Fiscal y que los fondos fuesen depositados íntegramente en la cuenta bancaria respectiva. Egresos Los egresos en que incurrió la Asociación durante el periodo del 1 de julio al 31 de diciembre de 2010 ascienden a la cantidad de UN MILLON QUINIENTOS OCHENTA Y TRES MIL VEINTISIETE QUETZALES CON SETENTA Y CUATRO CENTAVOS (Q. 1,583,027.74), integrados así: DOSCIENTOS OCHENTA Y CUATRO MIL OCHOCIENTOS SIETE QUETZALES CON OCHENTA Y NUEVE CENTAVOS (Q. 284,807.89) del 3er y 4to pago del Convenio número de fecha 8 de abril de 2010, suscrito con el Consejo Departamental de Desarrollo de Guatemala; UN MILLON DOSCIENTOS NOVENTA Y OCHO MIL DOSCIENTOS DIECINUEVE QUETZALES CON OCHENTA Y CINCO CENTAVOS (Q.1,298,219.85) correspondiente al 20 % de anticipo y pago de primera estimación de trabajo hechos a la Empresa Mercantil denominada Dipro Diseños y Proyectos por convenio celebrado con la Municipalidad de San Juan Sacatepéquez para la construcción del 2do y 3er nivel del mercado de granos en

9 Contraloria General de Cuentas 4 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) la cabecera municipal (Anexo1), según consta en fotocopias de los cheques y facturas proporcionados por la entidad que corren adjuntos a los papeles de trabajo; con lo que se cumple lo establecido en el instrumento legal suscrito entre CADEPAZ y el Consejo Departamental de Desarrollo de Guatemala y el Ayuntamiento de San Juan Sacatepéquez, según se comprobó en los registros contables cuya documentación respalda los egresos de la Caja Fiscal y la verificación de la existencia física del inmueble. Se comprobó la existencia y vigencia de las respectivas fianzas exigidas por la ley. Se estableció que la documentación financiera se encuentra archivada adecuadamente, lo que facilita la inmediata localización de la misma. Se analizó el expediente que contiene el contrato de obra originado del convenio suscrito por la Asociación, determinando que el mismo se ajusta a los aspectos legales vigentes. Se verificó la publicación y gestión por parte de la entidad en el sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, los anuncios y convocatorias que se relacionan con los proyectos a cargo de la entidad, determinándose que en el proceso de adjudicación no se presentaron inconformidades. Se efectuó inspección ocular a la obra. Por medio de Oficio No. 01-DAEE Dirigido a la Dirección de Auditoría de Entidades Especiales se solicitó la intervención de un ingeniero civil para evaluar técnicamente la obra. Caja Fiscal A la fecha de la intervención del Auditor Gubernamental la caja fiscal no reportaba saldo (anexo No. 2) Se comprobó que los registros de caja fiscal se operan oportunamente y son resguardados adecuadamente en los oficinas que ocupa la Asociación, las copias han sido rendidas oportunamente a la Dirección de Formas y Talonarios de la Contraloría General de Cuentas. Rendición de cuentas Se encuentran rendidas al 31 de diciembre de 2010, conocimiento sin número, de fecha 14 de enero de 2011, folio 3, libro registro número , autorizado por la Contraloría General de Cuentas el 27 de agosto de Anotado en el libro de registro y habilitación de libros empastados con registro número del 31 de mayo de 2005, en folio 32. Bancos Para administrar los fondos del Convenio suscrito con la Municipalidad de San

10 Contraloria General de Cuentas 5 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Juan Sacatepéquez, la Asociación dispone de cuenta bancaria de depósitos monetarios aperturada en el Banco de Desarrollo Rural, S. A. la cual se identifica con el número cuyas operaciones se registran en el libro correspondiente autorizado por la Contraloría General de Cuentas, no presentan saldos disponibles al 31 de diciembre de De conformidad con la aplicación de procedimientos de auditoría, se examinaron las conciliaciones bancarias las cuales se encuentran operadas al día, determinándose la razonabilidad de las operaciones bancarias.

11 Contraloria General de Cuentas 6 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Depuración de Formas Oficiales Se practicó depuración de Formas Oficiales, detectándose que la entidad únicamente emite recibos de ingresos 63-A y formas 200-A-3 Caja Fiscal, no encontrándose irregularidades en el manejo de los mismos. (Anexo No. 5). Para realizar dicha depuración se tuvieron a la vista los envíos fiscales autorizados por la Contraloría General de Cuentas, en poder de la Asociación, cuyos datos fueron cotejados con la información de formas oficiales, reportadas en los reversos de las cajas fiscales. Área Técnica Se realizó visita ocular al proyecto en ejecución, el día 18 de febrero de 2011, no obstante la evaluación técnica del mismo estará a cargo de la Dirección de Infraestructura de la Contraloría General de Cuentas, lo cual se solicitó en oficio No. 01-DAEE de fecha 12 de abril de 2011 dirigido a la Dirección de Auditoría de Entidades Especiales. Limitaciones al Alcance No se encontraron limitaciones al alcance de la auditoria, respecto a los aspectos contables de la asociación sus operaciones se encontraron actualizadas. 5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES Comentarios La auditoría practicada a la Asociación Coordinadora de Asociaciones de Desarrollo para la Paz abarcó el periodo comprendió del 1 de julio al 31 de diciembre de Se concluye que la Asociación presenta adecuadamente en sus registros contables la ejecución de los fondos públicos que percibió. En el proceso de auditoría se detectaron situaciones que por su importancia ameritan revelarse como hallazgos en este informe y que se detallan en el apartado respectivo. Seguimiento a Auditorías Anteriores No existen recomendaciones de auditorías anteriores.

12 Contraloria General de Cuentas 7 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables Área Financiera Hallazgo No.1 Incumplimiento a Convenios Convenio N Condición La clausula novena numeral 1 del Convenio No establece la obligación de remitir a la Municipalidad de San Juan Sacatepéquez, informes mensuales del avance físico de la obra, elaborados por profesionales de la materia, tanto del contratista (constructora) como de la Asociación. Criterio La norma de control interno No. 2.6 contenida en el Acuerdo número del Contralor General de Cuentas, indica: Documentos de respaldo. Toda operación que realicen las entidades públicas, cualquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con todos los requisitos legales, administrativos de registro y control de la entidad, por lo tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar resultados de cada operación para facilitar su análisis. La Norma 1.11 indica que: Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información. La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico de acceso y consulta de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Causa Falta de control en la recepción y archivo de la documentación de cada uno de los proyectos ejecutados, generados en el proceso de adjudicación y liquidación. Efecto Expedientes de obras incompletos que dificultan la fiscalización.

13 Contraloria General de Cuentas 8 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Recomendación El Presidente de la Asociación deberá instruir a la persona encargada, para que todos los expedientes de cada una de las obras, tengan la documentación necesaria generada en el proceso de ejecución de los proyectos y archivarla en orden cronológico y debidamente foliado. Comentario de los Responsables En oficio sin número del 19 de abril de 2011, el Presidente y Representante Legal de la Asociación manifiesta que oportunamente se presentará el documento de respaldo. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo por falta de evidencia documental. Acciones Legales y Administrativas Se solicitó sanción económica de conformidad con el artículo 39, numeral 16, del Decreto del Congreso de la República, Ley de la Contraloría General de Cuentas, para el Presidente y Representante legal, por valor de DOS MIL QUETZALES (Q.2,000.00) Hallazgo No.2 Falta de resolución del Estudio de Impacto Ambiental Convenio No Condición Al analizar el contenido del expediente de obra de la construcción del 2do y 3er nivel del mercado de granos de San Juan Sacatepéquez, se estableció la falta de la Resolución del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales sobre la conveniencia de ejecutar la obra en el sitio determinado. Criterio El artículo 1 del Decreto número 68-86, modificado por Decreto Número 1-93 del Congreso de la República de Guatemala, establece la obligatoriedad de presentar ante el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales el estudio de impacto ambiental del proyecto a ejecutar. La norma de control interno No. 2.6 contenida en el Acuerdo número del Contralor General de Cuentas, indica: Documentos de respaldo. Toda operación que realicen las entidades públicas, cualquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con todos los requisitos

14 Contraloria General de Cuentas 9 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) legales, administrativos de registro y control de la entidad, por lo tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar resultados de cada operación para facilitar su análisis. Causa Falta de control en la recepción y archivo de la documentación de cada uno de los proyectos ejecutados, generados en el proceso de adjudicación y liquidación. Efecto Expedientes de obras incompletos que dificultan la fiscalización. Recomendación El Presidente de la Asociación deberá instruir a la persona encargada, para que todos los expedientes de cada una de las obras, tengan la documentación necesaria generada en el proceso de ejecución de los proyectos y archivarla en orden cronológico y debidamente foliado. Comentario de los Responsables En oficio sin número del 19 de abril de 2011, el Presidente y Representante Legal de la Asociación manifiesta que oportunamente se presentará el documento de respaldo. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo por falta de evidencia documental. Acciones Legales y Administrativas Se solicitó sanción económica de conformidad con el artículo 39, numeral 16, del Decreto del Congreso de la República, Ley de la Contraloría General de Cuentas, para el Presidente y Representante legal, por valor de DOS MIL QUETZALES (Q.2,000.00).

15 Contraloria General de Cuentas 10 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO No. Nombre Cargo Del Al 1 DARRY SMITH GARRIDO QUINTANILLA TESORERO 01/07/ /12/ SEBASTIAN FRANCISCO DIONICIO OVANDO PRESIDENTE Y REP. LEGAL 01/07/ /12/2010

16 Contraloria General de Cuentas 11 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 8. COMISION DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA LIC. JOSE ERNESTO LIRA PEREZ Coordinador de Comisión LIC. RAFAEL ESTUARDO ORTIZ SIGUENZA Supervisor Gubernamental INFORME CONOCIDO POR:

17 Contraloria General de Cuentas 12 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) ANEXOS

18 Contraloria General de Cuentas 13 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Nombramiento

19 Contraloria General de Cuentas 14 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Información Complementaria del Área Financiera

20 Contraloria General de Cuentas 15 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

21 Contraloria General de Cuentas 16 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

22 Contraloria General de Cuentas 17 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

23 Contraloria General de Cuentas 18 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

24 Contraloria General de Cuentas 19 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Formulario Estadístico

25 Contraloria General de Cuentas 20 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

26 Contraloria General de Cuentas 21 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Forma SR1

27 Contraloria General de Cuentas 22 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)