CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

Transcripción

1 CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE AUDITORIA A LA LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2008 GUATEMALA, MAYO DE 2009

2 288 ANTECEDENTES RESUMEN GERENCIAL La Asociación de Desarrollo para la Paz -ADEPAZ-, es una Asociación civil, no lucrativa, se constituyó como una entidad privada sin vinculación política, no religiosa, sin fines políticos, dedicada a promover por cualquier medio lícito el desarrollo de sus Asociados y de toda persona y comunidad en general asentada en el territorio de la República de Guatemala o de su sede territorial específica que es el Municipio de Santa Cruz del Quiché del Departamento de El Quiché. Se constituyó como Asociación Civil el 04 de marzo de 2008 mediante escritura pública número 93 e inscrita en el registro civil de la Municipalidad de Santa Cruz de El Quiché, Departamento de El Quiché, en la partida número 42, folios 265 al 283, del libro número 15 del sistema único del registro electrónico de personas jurídicas, se encuentra registrada ante Contraloría General de Cuentas como cuentadante con el número A Sus fines y objetivos son el contribuir al fortalecimiento y consolidación institucional de las entidades asociadas, proporcionar asistencia técnica a los asociados fundadores y quienes se integren en el futuro en materia de producción, proporcionar asesoría en Gestión Empresarial a los asociados fundadores y quienes se integren en el futuro, elaborar estudios de factibilidad técnica y económica, participar activamente en el Programa o proceso nacional de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa, participar decididamente en la ejecución de programas o proyectos que contribuyan al cumplimiento y consolidación de los Acuerdos de Paz y dentro de otros y por encargo de las entidades asociadas, la Asociación para el Desarrollo y la Paz -ADEPAZ- podrá dedicarse a la elaboración, ejecución física y administración de Proyectos Agrícolas, agroindustriales, de suelos, proyectos forestales que incluyan la producción, proyectos productivos que tengan por objeto la protección del medio ambiente, proyectos de capacitación, proyectos de salud para comunidades, promover y participar en actividades directamente relacionadas con la superación técnica, propiciar la inducción de una agricultura sostenible y ecológica de impacto positivo al medio ambiente y protección a la biodiversidad, promover y coadyuvar viajes de estudio, captación, administración de cualquier tipo de préstamos, velar, promover y dar educación sobre el respeto a los Derechos Humanos, velar porque se cumplan los derechos del niño, del adolescente, la mujer y de la tercera edad y propiciar, gestionar, ejecutar proyectos para contribuir al tema de equidad de género. Los programas fundamentales que maneja la Asociación de Desarrollo para la Paz -ADEPAZ-, son convenios de infraestructura por medio de las fuentes de financiamiento siguientes: Consejo Departamental de Desarrollo de Quiché CODEDE, aportes de las Municipalidades de: Pachalum, Canilla, San Bartolomé Jocotenango, San Antonio Ilotenango, Joyabaj, Chiché, San Andrés Sajcabajá del Departamento de El Quiché y mano de obra no calificada de -COCODES- de los mismos lugares. La Asociación de Desarrollo para la Paz -ADEPAZ-, funciona con ingresos provenientes del Consejo de Desarrollo Departamental de El Quiché -CODEDE-y aportes Municipales de: Pachalum, Canilla, San Bartolomé Jocotenango, San Antonio Ilotenango, Joyabaj, Chiché, San Andrés Sajcabajá del Departamento de El Quiché y mano de obra no calificada de -COCODES- de los mismos lugares, por 32 convenios suscritos para proyectos de infraestructura que ascienden a SIETE MILLONES CIENTO CINCUENTA Y SIETE MIL CINCUENTA Y SIETE QUETZALES (Q.7,157,057.00), mientras que los egresos ascienden a la cantidad de SIETE MILLONES SETENTA Y SIETE MIL CINCUENTA Y SIETE QUETZALES (Q.7,077,057.00).

3 289 OBJETIVOS DE AUDITORÍA Efectuar una Auditoría Gubernamental integrada con enfoque de gestión, con énfasis en la evaluación y análisis institucional y de procesos para identificar situaciones críticas y promover mejoras en los controles y en la obtención de resultados. Determinar que la Asociación de Desarrollo para la Paz -ADEPAZ-, cumpla con las políticas y normas en la ejecución de proyectos de infraestructura, conforme a los diferentes convenios celebrados. Verificar que los ingresos recibidos por parte de las fuentes de financiamiento estén adecuadamente operados en los registros contables. Comprobar que las decisiones y acciones sean ejecutadas de acuerdo a los convenios suscritos y que sean congruentes con las funciones y los objetivos planificados. Evaluar los sistemas, procedimientos y las medidas de control interno en las distintas áreas del examen, así como los resultados obtenidos de su gestión.

4 290 ALCANCE DE AUDITORÍA La Auditoría se realizó a los registros y operaciones del período comprendido del 01 de agosto al 31 de diciembre de 2008, en la cual se evaluaron aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión institucional, con el fin de establecer situaciones críticas de tipo legal, financiero ó técnico-administrativo, que incidieron en la probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad de dicha gestión, con el fin de proponer recomendaciones que sean pertinentes para su mejoramiento. Para la determinación de la muestra se consideró el universo que conforman los ingresos durante el período comprendido del 01 de agosto al 31 de diciembre de 2008 por un monto de SIETE MILLONES CIENTO CINCUENTA Y SIETE MIL CINCUENTA Y SIETE QUETZALES (Q.7,157,057.00) equivalentes al 100% de ingresos y SIETE MILLONES SETENTA Y SIETE MIL CINCUENTA Y SIETE QUETZALES (Q.7,077,057.00), de los cuales se seleccionó el 72% equivalentes a CINCO MILLONES TRESCIENTOS OCHENTA Y OCHO MIL SEISCIENTOS OCHENTA Y SEIS QUETZALES CON SETENTA Y DOS CENTAVOS (Q.5,388,686.72) analizando 05 expediente de obras de infraestructura.

5 291 INFORME DE CONTROL INTERNO HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 1 DEFICIENTE OPERATORIA EN CAJA FISCAL Condición Se estableció que la Asociación de Desarrollo para la Paz -ADEPAZ-, durante el período auditado del 01 de agosto al 31 de diciembre de 2008 incurrió en deficiencias en la operatoria de caja fiscal, que por su importancia merecen revelarse como: Egresos no registrados, saldos erróneos mensualmente y descripción incompleta de las operaciones contables. Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por medio de Acuerdo Interno No del 8 de julio de 2003, modificado por el Acuerdo Interno A emitido por la Contraloría General de Cuentas, contemplan en el Grupo 2 las Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General, y el Numeral 2.4 Autorización y Registro de Operaciones. Cada entidad pública debe establecer por escrito los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Causa Falta de cuidado e interés del Tesorero en el registro de las operaciones contables de la Asociación de Desarrollo para la Paz -ADEPAZ-. Efecto El cúmulo de deficiencias que se originaron en la Asociación de Desarrollo para la Paz -ADEPAZ-, genera incertidumbre y obstaculiza la toma de decisiones de Junta Directiva sobre la información financiera, ya que no garantiza confiabilidad ni razonabilidad. Recomendación Que el Presidente y Representante Legal, para contratar los servicios técnicos de un Contador, deben evaluar los aspectos como: Honestidad, lealtad, eficiencia, experiencia en conocimientos de diferentes tipos de contabilidades, manejo de Caja Fiscal, así mismo, debe informar constantemente los resultados financieros. Comentarios de la administración Que el egreso no registrado durante el mes de diciembre (22) para proyecto: (segundo desembolso) Mejoramiento Camino Rural, Caserío Veguitas de Mercedes Pachalum, ya había sido detectado por los responsables de ésta asociación, con la salvedad que se desconocía como realizar la corrección, la cual ya fue realizada según recomendación mediante un ajuste en la caja fiscal del mes de marzo. Por lo que se ruega tomar en consideración que no ha habido anomalía ni mala fe en el manejo de los fondos provenientes del Estado ya que dichos fondos han sido invertidos íntegramente en el proyecto para el cual fueron designados. Comentarios de auditoría A criterio de la Comisión de Auditoría, se confirma el hallazgo en virtud de que las deficiencias detectadas dificultaron la obtención oportuna, real y confiable de la información financiera. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica, de conformidad con el numeral 18 del Artículo 39 del Decreto , del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas para el Presidente y Representante Legal, Licenciado Gerson Alexis Morales Hernández y Tesorero Alexander Gumercindo Herrera Girón, a razón de CINCO MIL QUETZALES (Q.5,000.00) para cada uno, sanciones que ascienden a DIEZ MIL QUETZALES (Q.10,000.00).

6 292 RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES No existen recomendaciones de Auditorías anteriores en virtud de que ésta es la primera Auditoría practicada a la Asociación por parte de la Contraloría General de Cuentas.

7 293 PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO No. 1 2 Nombre Cargo Del Al GERSON ALEXIS MORALES HERNANDEZ ALEXANDER GUMERCINDO HERRERA GIRON PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL TESORERO 01/01/ /01/ /12/ /12/2008