CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

Transcripción

1 CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS CENTRO DE DESARROLLO INTEGRAL DE COMUNIDADES -CEDINCO- JOYABAJ, EL QUICHÈ INFORME DE AUDITORIA A LA LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2008 GUATEMALA, MAYO DE 2009

2 820 ANTECEDENTES RESUMEN GERENCIAL El Centro de Desarrollo Integral de Comunidades -CEDINCO-, fue creado como Sociedad Civil, que se rige por las normas contenidas en el Decreto No. 106 del Congreso de la República de Guatemala, Código Civil, así como de conformidad con la Clausula Primera de su Escritura de Constitución No.135, de fecha 14 de octubre de 1996, faccionada por el Abogado Hugo Alejandro Méndez López. Se encuentra inscrita en el Registro Civil de Joyabaj, El Quiché, en el libro No. 1 de Personas Jurídicas, folios del No. 6 al 13 según acta No , de fecha 11 de noviembre de 1996, con Cuentadancia No. DCEQ-CS A través de la Escritura de Modificación No. 382 de fecha 11 de diciembre del 2002, faccionada por el Abogado Hugo Alejandro Méndez López, se modificaron las cláusulas SEGUNDA, SEXTA, OCTAVA Y NOVENA, de la Escritura Pública No.135, quedando inscrita en el Registro Civil de Joyabaj, El Quiché, según acta No , libro No. 1 folios del No. 35 al 40 de inscripción de Personas Jurídicas. De acuerdo a las Clausulas contenidas en su Escritura de constitución, la Organización tiene como fines y objetivos: A) Contribuir al desarrollo integral de las comunidades rurales y urbanas de la República de Guatemala, aprovechando todos los recursos humanos. B) Procurar el desarrollo integral de sus asociados y sus familias. C) Coordinar esfuerzos con otras entidades públicas o privadas que propugnen por el desarrollo en materia de salud. D) Promover el mejoramiento agrario y cooperación mutua. E) Promover el financiamiento de sus proyectos y todas aquellas actividades que permitan las leyes. F) Fomentar la investigación y la divulgación científica de la situación actual de los cultivos agrícolas para coadyuvar a su mejoramiento. G) Promover y ejecutar proyectos o programas conforme a los patrones culturales propios de cada comunidad. H) Gestionar ante autoridades nacionales o extranjeras, públicas o privadas, la obtención de créditos e insumos. I) Cooperar con entidades gubernamentales y no gubernamentales para la ejecución de proyectos agrícolas, pecuarios, de salud, de educación, de nutrición y fomento de la Pequeña y Mediana Empresa. La Asociación CEDINCO suscribió convenios con los Consejos Departamentales de Desarrollo -CODEDE-, de Chimaltenango, Sacatepéquez, Sololá y el Quiché, para la ejecución de proyectos en su mayoría de infraestructura, en comunidades de los departamentos de la República referidos durante el ejercicio 2008, que ascienden a la cantidad de OCHO MILLONES NOVECIENTOS SETENTA Y SEIS MIL QUINIENTOS CINCUENTA Y NUEVE QUETZALES CON TREINTA CENTAVOS (Q.8,976,559.30), de los cuales se ejecutó el 100%.

3 821 OBJETIVOS DE AUDITORÍA Practicar Auditoría Gubernamental con enfoque de gestión, con énfasis en la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión, para identificar situaciones críticas y proponer soluciones prácticas, que permitan reforzar los controles internos de la Asociación Centro de Desarrollo Integral de Comunidades -CEDINCO-, con mejores resultados económicos, sociales y financieros. Evaluar la estructura Organizacional y de control interno, para conocer y comprender el funcionamiento de la Organización, así como la identificación de las áreas críticas para definir su naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría. Comprobar que las operaciones y transacciones financieras y administrativas, ejecutadas por la Asociación Centro de Desarrollo Integral de Comunidades -CEDINCO-, estén debidamente autorizadas por la Junta Directiva y que las mismas sean congruentes con su función. Evaluar si los sistemas de control interno implementados por la entidad, aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y las operaciones de su gestión. Verificar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a las distintas operaciones auditadas, con criterios de transparencia en la calidad del gasto público. Verificar si el sistema de contabilidad implementado por la Asociación CEDINCO, llena los requisitos mínimos de registro, control y seguridad, para salvaguardar la información que se produce por las operaciones financieras que se efectúan. Verificar si la ejecución de los fondos administrados y supervisados por la Organización Centro de Desarrollo Integral de Comunidades -CEDINCO-, en la ejecución de proyectos de infraestructura, cumplen con los términos contemplados en los convenios.

4 822 ALCANCE DE AUDITORÍA El examen comprendió la revisión de la documentación de respaldo operada en caja fiscal, por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2008, con énfasis en las áreas de Ingresos y Egresos ejecutados y supervisados por la Asociación Centro de Desarrollo Integral de Comunidades -CEDINCO-. La muestra seleccionada fue del 65.32% del movimiento de egresos, ascendiendo a CINCO MILLONES OCHOCIENTOS SESENTITRES MIL CUATROCIENTOS OCHENTA Y OCHO QUETZALES CON CINCUENTA Y TRES CENTAVOS (Q.5,863,488.53). En cuanto a ingresos se revisó el 100% equivalente a OCHO MILLONES NOVECIENTOS SETENTA Y SEIS MIL QUINIENTOS CINCUENTA Y NUEVE QUETZALES CON TREINTA CENTAVOS (Q.8,976,559.30).

5 823 INFORME DE CONTROL INTERNO HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 1 FALTA DE REGISTRO DE OPERACIONES EN CAJA FISCAL Condición No se operó en la Caja Fiscal el recibo oficial 63-A2 No por Q.78,051.70, del Consejo Departamental de Desarrollo de Sololá, por pago del último desembolso del convenio No denominado Construcción Instituto Básico de Telesecundaria, Cantón Pamezabal, Santa Lucía Utatlán, Sololá, de noviembre 2008, asimismo la factura No A No. 414 del 7 de noviembre 2008 a nombre de Edwin Tobías Muñoz, por Q.78, por este mismo concepto. Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, unificadas mediante el Acuerdo A , de la Contraloría General de Cuentas, de fecha 8 de junio de 2006, indican en el numeral 2.4 Autorización y Registro de Operaciones, Normas de Generales de Control Interno Gubernamental, indica que: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo. Causa Inobservancia de los procedimientos para el registro de las operaciones contables. Efecto Al no registrarse en la caja fiscal desembolsos de fondos para la ejecución de convenios con fondos públicos, origina la no revelación oportuna de los mismos, así como la falta de un adecuado control interno en el registro de las operaciones contables. Recomendación Que el Presidente del Consejo Directivo de la Asociación, gire instrucciones precisas a la Contadora para que registre en la caja fiscal, cada uno de los desembolsos provenientes de fondos públicos para la ejecución de diferentes proyectos. Comentarios de la administración No se pronunciaron con respecto a este hallazgo. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que la Administración no se pronunció al respecto. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica para Robin Ricardo Ogaldez García, Presidente del Consejo Directivo, Wendy Rosario Vivar Gil, Secretaria Contadora, a razón de SEIS MIL QUETZALES (Q.6,000.00) para cada uno de los responsables, sanción que asciende a la cantidad de DOCE MIL QUETZALES (Q12,000.00) de conformidad con el numeral 18 del artículo 39, Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

6 824 RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAS ANTERIORES En Informe de Auditoría Gubernamental de fecha 21 de julio del 2008, se formuló 1 hallazgo relacionado con Control Interno por falta de autorización de documentos contables, sanciones que en total ascienden a la cantidad de Cuatro Mil Quetzales (Q.4,000.00), para el Representante Legal y la Tesorera Contadora. Sobre el particular, se estableció que la Asociación CEDINCO está dando cumplimiento a la recomendación mencionada, al autorizar los gastos efectuados con la firma del Presidente. Regularmente en la Asociación CEDINCO los gastos que efectúan con fondos públicos, se utilizan para el pago de obligaciones contraídas y quien los lleva a cabo es el Presidente ya que funge como Director Financiero de la misma, por lo que es él quien autoriza dichos gastos.

7 825 PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO No. 1 Nombre Cargo Del Al ROBIN RICARDO OGALDEZ GARCIA PRESIDENTE Y REPRESENTANTE LEGAL 24/08/ /12/ MARIO ALBERTO CABRERA CHAVEZ TESORERO 28/08/ /12/ JULIO HECTOR MARTINEZ LETONA VOCAL I 08/09/ /12/ WENDY ROSARIO VIVAR GIL VOCAL II 28/08/ /12/2008